【簡単設定】Dropboxの音声ファイルを自動で文字起こしする方法

文字起こし結果をメールで送信する

<span class="mark-yellow">Dropboxにアップロードされた音声ファイルの文字起こしが完了したら、その内容をGmailやOutlookから自動でメール送信することもできます。</span>
議事録の共有や特定の担当者への報告などを自動化し、情報伝達の手間を省き、抜け漏れを防ぎましょう！

文字起こし結果をデータベース/CRMサービスに記録する

<span class="mark-yellow">Dropbox内の音声ファイルを文字起こしし、そのテキストデータをGoogle スプレッドシートやNotionといったデータベース/CRMサービスに自動で記録・蓄積することも可能です。</span>
会議内容やインタビュー記録などを一元管理し、後からの検索や分析が容易になれば、ナレッジの活用を促進できるはずです！

Dropboxの音声ファイルを文字起こししてGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Dropboxに音声データがアップロードされた際に、自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

1. DropboxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
2. テンプレートをコピー
3. Dropboxのトリガー設定と文字起こし、Google スプレッドシートのアクション設定
4. トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Dropbox

検索結果からアプリ名をクリックします。Dropboxのアカウント情報を入力する画面に切り替わります。

連液するアカウント情報を入力すると、アクセス権限の確認に進みます。

「許可」をクリックすると、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。

Slack

検索結果からアプリ名をクリックします。Slackのサインイン画面に移ります。

ワークスペースのURLを入力し、『続行』をクリック。YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。

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許可をクリックし、連携完了です。

ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細

Slack公式：ワークスペースの管理

Google スプレッドシート

検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。

• 「Sign in with Google」ボタンをクリックすると、Google アカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。

• 連携するアカウントを選択します

• Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。

• 「続行」をクリックしてください。

これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Dropboxと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

次へをクリックして進みましょう。

（1/2）アプリトリガーのAPI接続設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• 対象のフォルダパス
  
  • URLから取得できます。https://www.dropbox.com/home/document/変換の場合、/home/document/変換　になります。
• ファイル名
  
  • 今回はMP4を検知するため、.mp4と入力します。

指定したフォルダに、テスト用にMP4ファイルをアップロードしてください。ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。

ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。

成功すると、以下のような結果が表示されます。

これは、YoomがDropboxに正しくつながり、指定のMP4ファイルの情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。

取得できる項目・値は以下です。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。

保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」

テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、指定のフォルダにアップロードされたファイル・フォルダをダウンロードする設定を行います。

(1/1)アクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Dropboxと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）詳細を設定

• フォルダのパス
  
  • 前の操作と同じパスを入力します。
• ファイル名
  
  • 事前設定で、前の操作で取得できる引用コードが埋め込まれています。この引用コードは編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。

テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。

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保存するをクリックします。

ステップ5：音声データを文字起こしする「音声データを文字起こしする」

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テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得した音声ファイルを文字起こしする設定を行います。

（1/2）アクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アクション
  
  • アクションは以下の内容から選べます。時間の長さで消費タスクが異なりますので、ちょうど良いアクションを選んでみてください。運用をスタートして変更も可能です。

ご案内

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

次へをクリックします。

（2/2）詳細を設定

• ファイルの添付方法
  
  • 前の操作で取得したダウンロードデータを使用するため、プルダウンから「取得した値を使用」「ダウンロードファイル」を選択してください。

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• 言語
  
  • 以下の中から選べます。

編集が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、レコーディングの音声から文字起こし結果が表示されます。

保存するをクリックします。

ステップ6：データベースを操作する「レコードを追加する」

テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で文字起こしした結果を用いてGoogle スプレッドシートへ追加していく設定を行います。

（1/2）データベースの連携

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
• アクション

下へスクロールします。

データベースの連携

今回は抽出する項目に合わせてデータベースを作成しました。以下はサンプルです。

項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します。

Yoomの画面に戻ります。

• スプレッドシートID
  
  • 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、連携したアカウントに権限があるシートが候補として表示されます。選択すると、IDを引用できます。

• スプレッドシートのタブ名
  
  • 同じく編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、選択します。
• テーブル範囲
  
  • ヘッダの始まりがA1で最後がBの場合は、A1:Bと記入します。

入力ができたら次へをクリックします。

（2/2）データベース操作の詳細設定

• 追加するレコードの値
  
  • 前の画面で指定したスプレッドシートの項目を読み込んだ画面が表示されます。それぞれの項目に、取得した値の引用コードを紐付けします。

項目の編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、「音声データを文字起こしする」タブの中に、取得した値の引用コードが格納されています。

項目に該当する値を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。この操作で、指定したシートのテーブルの各項目に値が表示されるようになります。

すべての項目に紐付けができたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、スプレッドシートに値が追加されます。

Yoomの画面に戻り、保存するボタンをクリックしましょう。

ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。

Dropboxを使ったその他の自動化例

ここでは、Dropboxを活用した業務をもっと効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。

まとめ

Dropboxに保存した音声ファイルの文字起こしを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた時間のかかる文字起こし作業から解放され、聞き逃しや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、会議やインタビューの内容を迅速かつ正確にテキスト化し、議事録作成の効率化や、関係者へのスムーズな情報共有が実現するかもしれませんよね。また、より本質的な業務に時間を活用できるようになるはずです！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも実現可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！