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「紙の書類をスキャンしてPDFにしたけれど、結局その内容を手作業で入力しないといけない…」
「スキャンデータから文字起こしをする作業に多くの時間を取られて、他の重要な業務になかなか集中できない！」
このように、スキャンしたPDFの取り扱いや、そこからの情報抽出作業に手間や非効率さを感じていませんか？
<span class="mark-yellow">スキャンしたPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係者にメールで通知したり、他の業務システムにスムーズに連携させたりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
導入にかかる手間や時間も大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スキャンしたPDFファイルの内容を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
紙の書類をスキャンしてPDFとして保存する機会は多いものの、その後の内容確認や関係者への情報共有に手間がかかっているケースは少なくありません。
ここでは、スキャンしたPDFから自動で文字を抽出し、その結果をメールで効率的に通知・共有するための様々な自動化パターンを、具体的なYoomのテンプレートを交えて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxのようなオンラインストレージサービスにスキャン済みのPDFファイルがアップロードされると、そのファイルの内容を自動的に文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailなどのメールツールを通じて指定の宛先に通知する</span>フローです。
ファイルがアップロードされた後の迅速な内容確認や情報共有プロセスの手間を大幅に削減し、業務のスピードアップと対応漏れの防止に貢献します！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのウェブフォームを通じてスキャンされたPDFファイルが送信された際に、添付されたPDFの内容を自動で文字起こしし、その結果をGmailなどのメールサービスを利用して担当者や関係者に通知する</span>こともできます。
申請書や報告書といったフォーム経由でのPDFファイルの授受が多い業務において、手動での確認作業を効率化し、迅速な情報処理と対応漏れの削減を実現しましょう。
<span class="mark-yellow">OutlookなどのメールクライアントでスキャンされたPDFファイルを含むメールを受信した際に、添付されているPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係部署や担当者にメールで通知する</span>設定も可能です。
メールを介したファイル共有が頻繁に行われる環境において、都度ファイルを開いて内容を確認する手間を省き、情報伝達の迅速性と正確性を高めることができます。
それでは代表的な例として、「BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、その内容を自動で文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailで担当者に通知するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。
先ずは、Yoomと連携させたいZoho MailアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
続けて、Boxも連携していきましょう。
Zoho MailとBoxが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
※先ほどアクションのタイトルを変更したので、以下の赤枠のようにフロー画面でのタイトルも変更されています。
連携したBoxのフォルダにアップロードされたファイルをダウンロードします。
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
最後に、抽出したテキストを含むメールをZoho Mailで送信しましょう。
「日付」タブから日付を任意の形式で追加することもできます。
※ 送信するメールの例
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイルから抽出したテキストがメールで送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、スキャンしたPDFや画像ファイルをOCRで文字起こしし、その結果をさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
スキャンしたPDFの文字起こし作業と、その後の通知プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業に頼っていたPDFの内容確認、データ入力、そして関係者への情報共有といった一連の業務フローを劇的に効率化し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを大幅に低減させることができます。</span>
これにより、紙媒体で管理されていた情報も迅速かつ正確にデジタルデータとして活用できるようになり、必要な情報の検索性が向上するだけでなく、業務プロセス全体のスピードアップが実現し、結果として、より付加価値の高い戦略的な業務に貴重な人的リソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する自動化の仕組みは、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、専門的なプログラミング知識がない方でも、画面上で各機能をドラッグ＆ドロップするといった直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できます。
もしこのような業務自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたのであれば、ぜひこの機会にこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性をご自身で体験してみてください！
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