BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。
手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。
このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
・BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
・紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「紙の書類をスキャンしてPDFにしたけれど、結局その内容を手作業で入力しないといけない…」
「スキャンデータから文字起こしをする作業に多くの時間を取られて、他の重要な業務になかなか集中できない！」
このように、スキャンしたPDFの取り扱いや、そこからの情報抽出作業に手間や非効率さを感じていませんか？
スキャンしたPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係者にメールで通知したり、他の業務システムにスムーズに連携させたりできる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
導入にかかる手間や時間も大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはスキャンしたPDFファイルの内容を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。
手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。
このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
・BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
・紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スキャンしたPDFの文字起こし結果をメールで通知・共有する方法
紙の書類をスキャンしてPDFとして保存する機会は多いものの、その後の内容確認や関係者への情報共有に手間がかかっているケースは少なくありません。
ここでは、スキャンしたPDFから自動で文字を抽出し、その結果をメールで効率的に通知・共有するための様々な自動化パターンを、具体的なYoomのテンプレートを交えて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスにアップロードされたPDFを文字起こししてメールで通知する
Boxのようなオンラインストレージサービスにスキャン済みのPDFファイルがアップロードされると、そのファイルの内容を自動的に文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailなどのメールツールを通じて指定の宛先に通知するフローです。
ファイルがアップロードされた後の迅速な内容確認や情報共有プロセスの手間を大幅に削減し、業務のスピードアップと対応漏れの防止に貢献します！
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
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■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。
手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。
このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
・BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
・紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで受信したPDFを文字起こししてメールで通知する
Googleフォームなどのウェブフォームを通じてスキャンされたPDFファイルが送信された際に、添付されたPDFの内容を自動で文字起こしし、その結果をGmailなどのメールサービスを利用して担当者や関係者に通知することもできます。
申請書や報告書といったフォーム経由でのPDFファイルの授受が多い業務において、手動での確認作業を効率化し、迅速な情報処理と対応漏れの削減を実現しましょう。
フォームでスキャンしたPDFが送信されたら、文字起こししてGmailで通知する
試してみる
■概要
「フォームでスキャンしたPDFが送信されたら、文字起こししてGmailで通知する」ワークフローは、スキャンしたPDFの内容を自動で文字起こしし、Gmailを通じて関係者に通知する業務ワークフローです。
フォームから送信されたPDFは、YoomのAIとOCR機能を活用して迅速にテキスト化され、その結果が自動的にGmailで送信されます。
このプロセスにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を軽減し、業務の効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用してPDFファイルを収集している方
・スキャンしたPDFの内容を迅速に確認したい方
・手動での文字起こしや通知作業を自動化したい業務担当者の方
・情報共有を効率化し、作業時間を短縮したい企業の方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信したPDFを文字起こししてメールで通知する
OutlookなどのメールクライアントでスキャンされたPDFファイルを含むメールを受信した際に、添付されているPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係部署や担当者にメールで通知する設定も可能です。
メールを介したファイル共有が頻繁に行われる環境において、都度ファイルを開いて内容を確認する手間を省き、情報伝達の迅速性と正確性を高めることができます。
OutlookでスキャンしたPDFを受信したら、文字起こしして担当者に通知する
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■概要
「OutlookでスキャンしたPDFを受信したら、文字起こしして担当者に通知する」フローは、Outlookに届いたスキャンPDFを自動で文字起こしし、関連する担当者へ通知する業務ワークフローです。
これにより、手作業の手間を省き、効率的な文書管理と迅速な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookでスキャンPDFを頻繁に受信し、手動での文字起こしに時間がかかっている事務担当者の方
・スキャンされたPDFの内容を迅速かつ正確にチーム内で共有したいチームリーダーの方
・文書管理の効率化を図り、業務プロセスを自動化したい経営者や管理者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン異常、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたスキャンPDFを文字起こししてZoho Mailで通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、その内容を自動で文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailで担当者に通知するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるフォルダと各アクション（テキスト抽出・メール通知）の設定
- フロー稼働の準備
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。
手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。
このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
・BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
・紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。
ステップ1：Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいZoho MailアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではZoho Mail）を検索して選択。
- 連携させるアカウントのデータセンターに応じて「ドメイン」を設定。
- 「追加」をクリック
- Zohoのサインイン画面が表示されます。
連携させるアカウントでサインインしてください。
- YoomからZohoへのアクセス権限を確認し、「承認する」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
続けて、Boxも連携していきましょう。
- 「アプリ一覧」でBoxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
- YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Zoho MailとBoxが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。
手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。
このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
・BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
・紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■注意事項
・Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として、「連携用フォルダに契約書が追加されたら」に変更しています。
- 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 先ずは対象フォルダにWebhookを作成します。
「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
コンテンツIDはBoxの対象フォルダURL（folder/{{ID部分}}/）で確認できます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
※ 既にWebhookが作成されている場合はテストに失敗します。ご注意ください。
Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて | Yoomヘルプセンター
- 「次へ」をクリック。
- Boxの指定したフォルダに、前準備で用意したテスト用のファイルをアップロード。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。
- 手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
※先ほどアクションのタイトルを変更したので、以下の赤枠のようにフロー画面でのタイトルも変更されています。
ステップ4：ファイルのダウンロード
連携したBoxのフォルダにアップロードされたファイルをダウンロードします。
- Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ5：テキストの抽出
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」を選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から使用プランやファイル内容によってアクションを選択してください。
なお、デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更する必要はありません。
- 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「全文」と設定した場合は、ファイルから全てのテキストを抽出します。
議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
- 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
- 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ここでは例として、「会社名,住所,氏名,請求金額,契約内容の要約（200字程度）」をダウンロードしたファイルから抽出しています。
- テストに成功すると、設定した項目がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
- 抽出したい情報が取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
ステップ6：メール通知の設定
最後に、抽出したテキストを含むメールをZoho Mailで送信しましょう。
- Zoho Mailの「メールを送信」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「アカウントID」にメール送信を行うアカウントのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているZoho Mailから候補が表示されますので、対象となるアカウントを選択してください。
- 「送信者のメールアドレス」と「受信者のメールアドレス」に、それぞれ任意のメールアドレスを設定。
目的に応じて、CCやBCCも設定してください。
- 「件名」と「メール本文」を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示される各アクションのメニューから、取得した値が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に追加できます。
このような「取得した値」(アウトプット)は、フローが稼働する度に更新されます。
「日付」タブから日付を任意の形式で追加することもできます。
※ 送信するメールの例
- その他、メール形式やスケジュール送信など、各種設定が可能です。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、送信先に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
※ 送信されたメールの例
- 抽出したい情報が取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイルから抽出したテキストがメールで送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
スキャンしたPDFや音声データから文字起こしを行うその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、スキャンしたPDFや画像ファイルをOCRで文字起こしし、その結果をさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する」フローを利用すると、Microsoft SharePointに格納されたファイルを自動でOCR処理できます。
読み取った内容はMicrosoft Excelに追加され、データの管理が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してドキュメント管理を行っている方
・Microsoft SharePointに格納された書類を迅速に分析や整理したいと考えている方
・OCR技術を利用して書類内のデータを自動的に抽出し、活用したい方
・Microsoft Excelを使用してデータ集計や分析を行っている方
・Excelへのデータ入力を手間なくスピーディに行いたいと考えている方
・業務を効率化し、自動化ツールで業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Boxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した会議の録音データなどを、後から手作業で文字起こししていませんか？
この作業は時間がかかる上、聞き間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をMicrosoft Excelに記録するため、こうした手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存した音声データの文字起こしと管理に手間を感じている方
・会議や商談の議事録作成を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
・手作業による聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスを防ぎたい方
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加するフローです。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに情報を追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や領収書などの書類情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに添付された書類をOCRで自動的に読み取り、Microsoft Excelへ情報を追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け取った書類の内容をMicrosoft Excelで管理している方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・OCRを活用して、紙媒体やPDFからのデータ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
スキャンしたPDFの文字起こし作業と、その後の通知プロセスを自動化することで、これまで手作業に頼っていたPDFの内容確認、データ入力、そして関係者への情報共有といった一連の業務フローを劇的に効率化し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを大幅に低減させることができます。
これにより、紙媒体で管理されていた情報も迅速かつ正確にデジタルデータとして活用できるようになり、必要な情報の検索性が向上するだけでなく、業務プロセス全体のスピードアップが実現し、結果として、より付加価値の高い戦略的な業務に貴重な人的リソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する自動化の仕組みは、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、専門的なプログラミング知識がない方でも、画面上で各機能をドラッグ＆ドロップするといった直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できます。
もしこのような業務自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたのであれば、ぜひこの機会にこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性をご自身で体験してみてください！
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