BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
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■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
- BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
- 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「紙の書類をスキャンしてPDFにしたけれど、結局その内容を手作業で入力しないといけない…」
「スキャンデータから文字起こしをする作業に多くの時間を取られて、他の重要な業務になかなか集中できない！」
このように、スキャンしたPDFの取り扱いや、そこからの情報抽出作業に手間や非効率さを感じていませんか？
スキャンしたPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係者にメールで通知したり、他の業務システムにスムーズに連携させたりできる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より創造的で価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
導入にかかる手間や時間も大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはスキャンしたPDFファイルの内容を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
試してみる
■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
- BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
- 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
スキャンしたPDFの文字起こし結果をメールで通知・共有する方法
紙の書類をスキャンしてPDFとして保存する機会は多いものの、その後の内容確認や関係者への情報共有に手間がかかっているケースは少なくありません。
ここでは、スキャンしたPDFから自動で文字を抽出し、その結果をメールで効率的に通知・共有するための様々な自動化パターンを、具体的なYoomのテンプレートを交えて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスにアップロードされたPDFを文字起こししてメールで通知する
Boxのようなオンラインストレージサービスにスキャン済みのPDFファイルがアップロードされると、そのファイルの内容を自動的に文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailなどのメールツールを通じて指定の宛先に通知するフローです。
ファイルがアップロードされた後の迅速な内容確認や情報共有プロセスの手間を大幅に削減し、業務のスピードアップと対応漏れの防止に貢献します！
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
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■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
- BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
- 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで受信したPDFを文字起こししてメールで通知する
Googleフォームなどのウェブフォームを通じてスキャンされたPDFファイルが送信された際に、添付されたPDFの内容を自動で文字起こしし、その結果をGmailなどのメールサービスを利用して担当者や関係者に通知することもできます。
申請書や報告書といったフォーム経由でのPDFファイルの授受が多い業務において、手動での確認作業を効率化し、迅速な情報処理と対応漏れの削減を実現しましょう。
フォームでスキャンしたPDFが送信されたら、文字起こししてGmailで通知する
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■概要
フォームを通じてPDFファイルを受け取る業務で、その都度内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特にスキャンされたPDFの場合、手作業での文字起こしや転記が必要となり、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したPDFの内容を自動で文字起こしし、Gmailで指定した宛先に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信するスキャンPDFの内容確認や通知作業に手間を感じている方
- 手作業での文字起こしによる時間的ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 定型的なPDF処理と通知業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信されたPDFの内容が自動で文字起こしされ通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文字起こしの手間や、それに伴う転記ミス、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るためのファイルアップロード項目をフォーム内に用意します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取ったPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを含めた通知メールを指定したメールアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、PDFファイル内のどの部分から、どのような情報を抽出するかを詳細に設定することが可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの送信先メールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文内容を任意で設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーション（OCR機能など）で取得した動的なデータを差し込んでカスタマイズすることも可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信したPDFを文字起こししてメールで通知する
OutlookなどのメールクライアントでスキャンされたPDFファイルを含むメールを受信した際に、添付されているPDFファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容を関係部署や担当者にメールで通知する設定も可能です。
メールを介したファイル共有が頻繁に行われる環境において、都度ファイルを開いて内容を確認する手間を省き、情報伝達の迅速性と正確性を高めることができます。
OutlookでスキャンしたPDFを受信したら、文字起こしして担当者に通知する
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■概要
Outlookで受信するスキャンされたPDFの内容確認や、その後の担当者への情報共有に手間を感じていませんか？特に手作業での文字起こしや通知は、時間がかかる上にミスも発生しやすいため、業務効率の低下を招くことがあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、その内容を担当者へ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFの内容確認と担当者への通知作業に追われている方
- 手作業による文字起こしや情報伝達のミスを減らし、業務品質を向上させたいチームの方
- 定型的ながら重要な情報共有プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からPDFの文字起こし、担当者への通知までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ注力できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、担当者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象となるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、PDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを含めて、指定した担当者へメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名だけでなく、送信者や本文の内容など、様々な条件でフローを起動するように設定変更が可能です。
- 分岐機能では、PDFファイルが添付されているかどうかの条件だけでなく、ファイル名やサイズなど、より詳細な条件を設定してフローの実行を制御できます。
- OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際、読み取りたい言語や、特定の領域のみを抽出するなど、詳細な設定が可能です。
- Outlookで「メールを送る」アクションを設定する際に、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定でき、OCRで抽出したテキストデータなどを本文に動的に埋め込むことができます。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン異常、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたスキャンPDFを文字起こししてZoho Mailで通知するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、その内容を自動で文字起こしし、抽出されたテキスト情報をZoho Mailで担当者に通知するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるフォルダと各アクション（テキスト抽出・メール通知）の設定
- フロー稼働の準備
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
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■概要
Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
- BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
- 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、アップロードするPDFファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。
ステップ1：Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいZoho MailアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではZoho Mail）を検索して選択。
- 連携させるアカウントのデータセンターに応じて「ドメイン」を設定。
- 「追加」をクリック
- Zohoのサインイン画面が表示されます。
連携させるアカウントでサインインしてください。
- YoomからZohoへのアクセス権限を確認し、「承認する」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
続けて、Boxも連携していきましょう。
- 「アプリ一覧」でBoxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
- YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Zoho MailとBoxが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
BoxにスキャンしたPDFがアップロードされたら、文字起こししてZoho Mailで通知する
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Boxにスキャンした請求書や契約書などのPDFをアップロードした後、その内容を確認してZoho Mailで関係者に通知する作業に、手間を感じていませんか。手作業での転記ではミスの発生も避けられないため、業務上のリスクになることもあります。このワークフローは、BoxとZoho Mailの連携を自動化し、アップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、自動でメール通知まで完了させるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で確認し、メールで通知している方
- BoxとZoho Mailを連携させて、書類管理に関連する業務フローを効率化したい方
- 紙媒体で受け取った書類のDX化と、後続業務の自動化を推進している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字起こしからZoho Mailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、対象ファイルのコンテンツIDを任意で設定することが可能です。
- OCR機能のオペレーションでは、PDFファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- Zoho Mailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文などに固定値を設定したり、前段の処理で取得した情報を埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として、「連携用フォルダに契約書が追加されたら」に変更しています。
- 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 先ずは対象フォルダにWebhookを作成します。
「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
コンテンツIDはBoxの対象フォルダURL（folder/{{ID部分}}/）で確認できます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
※ 既にWebhookが作成されている場合はテストに失敗します。ご注意ください。
Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて | Yoomヘルプセンター
- 「次へ」をクリック。
- Boxの指定したフォルダに、前準備で用意したテスト用のファイルをアップロード。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。
- 手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
※先ほどアクションのタイトルを変更したので、以下の赤枠のようにフロー画面でのタイトルも変更されています。
ステップ4：ファイルのダウンロード
連携したBoxのフォルダにアップロードされたファイルをダウンロードします。
- Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ5：テキストの抽出
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」を選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から使用プランやファイル内容によってアクションを選択してください。
なお、デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更する必要はありません。
- 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「全文」と設定した場合は、ファイルから全てのテキストを抽出します。
議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
- 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
- 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ここでは例として、「会社名,住所,氏名,請求金額,契約内容の要約（200字程度）」をダウンロードしたファイルから抽出しています。
- テストに成功すると、設定した項目がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
- 抽出したい情報が取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
ステップ6：メール通知の設定
最後に、抽出したテキストを含むメールをZoho Mailで送信しましょう。
- Zoho Mailの「メールを送信」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「アカウントID」にメール送信を行うアカウントのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているZoho Mailから候補が表示されますので、対象となるアカウントを選択してください。
- 「送信者のメールアドレス」と「受信者のメールアドレス」に、それぞれ任意のメールアドレスを設定。
目的に応じて、CCやBCCも設定してください。
- 「件名」と「メール本文」を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示される各アクションのメニューから、取得した値が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に追加できます。
このような「取得した値」(アウトプット)は、フローが稼働する度に更新されます。
「日付」タブから日付を任意の形式で追加することもできます。
※ 送信するメールの例
- その他、メール形式やスケジュール送信など、各種設定が可能です。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、送信先に設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。
※ 送信されたメールの例
- 抽出したい情報が取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイルから抽出したテキストがメールで送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
スキャンしたPDFや音声データから文字起こしを行うその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、スキャンしたPDFや画像ファイルをOCRで文字起こしし、その結果をさまざまなツールと連携することで、業務の記録・共有・分析を自動化できるテンプレートがあります！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelに情報追加
試してみる
■概要
Webフォーム経由で送られてくる申込書や請求書などの書類。その内容を目で確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるだけで、OCR機能が書類の文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートへ情報を追加します。これまで手作業で行っていた一連のデータ入力業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた書類の情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 書類の目視確認やデータ入力におけるヒューマンエラーをなくし、業務を効率化したい方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、添付書類のOCR処理からMicrosoft Excelへの情報追加までが自動で実行されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付用の項目を含んだフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRで文字を抽出」アクションで、トリガーで添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を任意のシートや列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や会社名、ファイル添付欄など、取得したい情報に応じて入力項目を任意でカスタマイズしてください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに応じて、どの範囲のテキスト情報を抽出するかを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへの情報追加の際に、どの列にどの情報（OCRで抽出した情報やフォームの入力値など）を紐付けるか、任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointにファイルが格納されるとAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する一連の流れが自動化され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間のデータ転記に手間を感じている方
- 請求書や申込書などの書類処理における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OCRを活用した業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル格納を起点にOCRでの読取りからExcelへの追加までが自動実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、処理対象とするファイルの条件を任意に設定してください。
- Microsoft SharePointの各アクションでは、自動化の対象としたいサイトID、ドライブID、アイテムIDなどを実際の環境に合わせて設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意に設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、レコードを追加したいファイルやシートを選択し、どのセルにどのOCRデータを追加するかを設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
- 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した会議の録音データなどを、後から手作業で文字起こししていませんか？この作業は時間がかかる上、聞き間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIが自動で文字起こしを行い、その内容をMicrosoft Excelに記録するため、こうした手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Boxに保存した音声データの文字起こしと管理に手間を感じている方
- ・会議や商談の議事録作成を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
- ・手作業による聞き間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・BoxへのアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、文字起こしやデータ入力にかかる作業時間を短縮できます。
- ・手作業による聞き間違いや転記ミスがなくなることで、情報の正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで対象のフォルダを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のファイルに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、文字起こしの精度や特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢から任意で選択できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、文字起こし結果を記録するファイルやシートを任意で指定します。また、ファイル名や日時、文字起こしテキストといったデータを、どの列に格納するかを自由に設定可能です。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
試してみる
■概要
メールで受け取ったインタビューや会議の音声データを、手作業で文字起こししたり、内容を要約して関係者に共有する作業は、手間がかかり非効率に感じていませんか。 また、手作業がゆえの聞き逃しや転記ミスが発生することもあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された音声データの文字起こしから要約、さらには送信者へのメール返信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや会議の音声データをメールで受け取る機会が多い広報・マーケティング担当の方
- 音声データの文字起こしや要約作成といったノンコア業務の効率化を目指している方
- Gmailを活用して、日々のコミュニケーションや情報共有を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで音声データを受信後、文字起こしから要約、返信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による文字起こし時の聞き間違いや、要約内容の抜け漏れ、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、特定の条件（件名や差出人など）を指定します。
- 次に、オペレーションで文字起こし機能を選択し、受信したメールに添付されている音声ファイルを指定して文字起こしを実行します。
- 続けて、オペレーションで要約機能を選択し、前のステップで文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約したテキストを元のメールの送信者へ自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、処理を開始したいメールの受信用アドレスや、件名・差出人といった起動条件を任意で設定できます。
- 文字起こし機能では、処理の対象としたい音声ファイルを任意で設定することが可能です。
- 要約機能では、要約のベースとなるテキストデータや、生成したい要約の文字数を任意で指定できます。
- Gmailでのメール送信アクションでは、宛先を任意で設定できるほか、本文に固定の文章を入れたり、文字起こしや要約の結果を変数として埋め込んだりといった柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
スキャンしたPDFの文字起こし作業と、その後の通知プロセスを自動化することで、これまで手作業に頼っていたPDFの内容確認、データ入力、そして関係者への情報共有といった一連の業務フローを劇的に効率化し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを大幅に低減させることができます。
これにより、紙媒体で管理されていた情報も迅速かつ正確にデジタルデータとして活用できるようになり、必要な情報の検索性が向上するだけでなく、業務プロセス全体のスピードアップが実現し、結果として、より付加価値の高い戦略的な業務に貴重な人的リソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する自動化の仕組みは、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、専門的なプログラミング知識がない方でも、画面上で各機能をドラッグ＆ドロップするといった直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できます。
もしこのような業務自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたのであれば、ぜひこの機会にこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性をご自身で体験してみてください！
