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「Zoho Mailで受信する請求書や契約書などの添付ファイルを、毎回手動でBoxに保存している…」
「ファイル名をリネームしたり、適切なフォルダに振り分けたりするのが地味に面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、Zoho MailとBox間でのファイル管理業務に、手間や煩わしさを感じていませんか?
手作業での繰り返し業務は、時間がかかるだけでなく、保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメールの添付ファイルを、自動的にBoxの指定フォルダへ格納する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、すぐに効果を実感しやすいので、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Zoho MailとBoxのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたファイル管理業務を自動化できます。
例えば、Zoho Mailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存したり、ファイル名に取引先名や受信日を付与して整理したりすることが可能です。
これにより、手作業による手間やミスの削減と業務効率の向上に繋がります。
ここでは、Yoomで提供している具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Zoho Mailで受信したメールに添付ファイルがある場合に、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">請求書や各種書類のダウンロードとアップロードといった一連の手作業が不要になり、ファイル管理の手間を削減</span>できます。
特定の送信元からや、件名に「請求書」などの特定のキーワードが含まれるメールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxに格納する連携です。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">重要なファイルだけを自動で整理し、不要なファイルでBoxが煩雑になるのを防げます。</span>
特定の条件で処理を分岐させることができるため、業務フローにあわせた柔軟なファイル管理をしたいときにおすすめです。
それでは、実際にZoho MailとBoxを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはYoomにログインします。
左側に表示されている「マイアプリ」を選択したら、右側に表示されている「+新規接続」ボタンをクリックしましょう。
Zoho Mailのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Zoho Mailと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
今回はJPのデータセンターを利用しているため「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
表示内容を確認し問題なければ、「承諾する」をクリックします。
これでZoho Mailのマイアプリ連携が完了です。
Boxのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄にBoxと入力しましょう。
表示されたアプリをクリックすると以下の画面が表示されます。
メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
表示内容を確認し問題なければ、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上でBoxのマイアプリ連携が完了です。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
コピーが成功すると以下の画面が表示されます。
「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
まずは「特定のフォルダにメールが届いたら」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
テンプレートを使うことで、その他の項目は設定されています。
トリガーの起動間隔を設定します。
アカウントIDを設定します。
入力欄をクリックすると、マイアプリ連携したZoho Mailに紐づいたアカウントが候補に表示されますので、使用したいアカウントを選択しましょう。
フォルダIDを設定します。
フォルダIDも同様に入力欄をクリックして、Zoho Mail内のフォルダを選択しましょう。
ここまで設定できたら、設定したZoho Mail宛てにテストメールを送信します。
今回のテンプレートは、Zoho Mailの特定のフォルダにメールが届いたら起動します。
そのため、実際に起動するかテストするには、先ほどフォルダIDで指定したフォルダにメールを送る必要があるのです。
今回は下記のようなメールを送信しました。
メールを送信できたらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値(アウトプット)が表示されます。
取得した値はこの後の項目でも使用します。
詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
テスト成功画面が確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
今回のテンプレートでは分岐を使用しています。
ここでの分岐・コマンドオペレーション設定では、メールに添付ファイルが存在するかを判別しています。
そのため、添付ファイルが存在する場合のみ、このあとの処理が実行されます。
変更はありませんので、そのまま「保存する」をクリックしましょう。
「ファイル情報を取得」をクリックします。
こちらのページはデフォルトで設定されているため、内容を確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
アカウントIDは、先ほどと同じアカウントを選択しましょう。
メッセージIDはデフォルトで設定されているため今回は変更しませんが、下記のように入力欄をクリックして「取得した値」から設定できます。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとテスト成功画面と下記のように取得した値が表示されます。
ファイル名などが正しく取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、先ほどと同様に連携するアカウント情報などを確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
アカウントID、フォルダIDは先ほどと同様に、入力欄をクリックして候補から同じ値を選択してください。
メッセージIDとアタッチメントIDはデフォルトで設定されているため今回は変更しませんが、入力欄をクリックし、取得した値から選択できます。
※メッセージIDとアタッチメントIDはデフォルトで設定されていますが、入力欄に他の文字が入っているとテストに失敗してしまう可能性があります。
下記の画面にあるように、入力欄には取得した値のみが設定されているようにしましょう。
すべての項目を設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値が表示されます。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
Boxと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
ファイル名は自由に設定できます。
直接文字を入力することも可能ですが、その場合は毎回ファイル名が同じになってしまうため注意が必要です。
今回は入力欄をクリックし、「ファイル情報を取得」から「添付ファイル名のリスト」を設定しました。
このように、取得した値から設定することで元のファイル名のまま、Boxへファイルをアップロードできます。
※アップロード予定のフォルダ内に同名のファイルが存在すると、アップロードに失敗してしまいます。
ファイル名を一意のものに設定したい場合は、「日付」タブから今日の日付などを追加することも可能です。
格納先フォルダのコンテンツIDを設定してください。
Boxの特定フォルダを開いた際のURLから、注記を確認しながらコンテンツIDを抜き出し、入力します。
ファイルの添付方法とファイルの項目はデフォルトで設定されています。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際に設定したBoxのフォルダへファイルが保存されます。
テスト成功画面が表示され、Boxの特定フォルダへファイルが保存されているのを確認したら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした!ここまでで設定は完了です!
以上が、「Zoho Mailで添付ファイルを受信したらBoxに格納する方法」でした!
今回はZoho MailからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからZoho Mailへのデータ連携も可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チーム内でのファイル共有の通知などに活用でき、情報共有の迅速化に繋がります。
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされた際に、その旨をZoho Mailで自動通知する連携です。
<span class="mark-yellow">チームで共有しているフォルダへのファイル追加を関係者へ知らせることができる</span>ため、確認漏れを防ぎ、スムーズな情報共有に繋がります。
Boxの特定のフォルダに、「.pdf」や「契約書」といった特定のファイル名や拡張子を持つファイルがアップロードされた場合にのみ、Zoho Mailで通知する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">自分やチームにとって本当に重要なファイル情報だけをフィルタリングして受け取れる</span>ため、不要な通知に煩わされることなく、効率的に情報をキャッチしたいときにおすすめです。
Zoho MailやBoxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね!
Slackなどと連携することで、受信したメールをチャットツールへ自動で転送することができます。
これにより、手動での転記作業が削減されるため、業務効率の向上を図りたいときにおすすめです。
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスが課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください!
Zoho MailとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロードとアップロード作業から解放され、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者はファイル管理業務に時間を奪われることなく、正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです!
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます!日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:ファイル名をより細かくカスタマイズできますか?
A:はい、可能です。
取得した値を利用することで、送信者の名前やメールアドレスなども自由に設定できます。
Q:この自動化はどの料金プランで、月何回まで実行できますか?
A:今回は分岐を利用しているため、ミニプラン以上の利用が必要です。
例えばミニプランは月3000のタスク数があるため、解説したテンプレートのみの使用であれば月に750回実行できます。
Q:連携が失敗した場合、通知などはありますか?
A:連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。