Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
- Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
- 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
- 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
- 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Zoho Mailで受信する請求書や契約書などの添付ファイルを、毎回手動でBoxに保存している…」
「ファイル名をリネームしたり、適切なフォルダに振り分けたりするのが地味に面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、Zoho MailとBox間でのファイル管理業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業での繰り返し業務は、時間がかかるだけでなく、保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Zoho Mailで受信したメールの添付ファイルを、自動的にBoxの指定フォルダへ格納する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、すぐに効果を実感しやすいので、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho MailとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
- Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
- 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
- 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
- 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho MailとBoxを連携してできること
Zoho MailとBoxのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたファイル管理業務を自動化できます。
例えば、Zoho Mailで受信したメールの添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダに保存したり、ファイル名に取引先名や受信日を付与して整理したりすることが可能です。
これにより、手作業による手間やミスの削減と業務効率の向上に繋がります。
ここでは、Yoomで提供している具体的な自動化のテンプレートをご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
Zoho Mailで受信したメールに添付ファイルがある場合に、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納する連携です。
この自動化により、請求書や各種書類のダウンロードとアップロードといった一連の手作業が不要になり、ファイル管理の手間を削減できます。
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
- Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
- 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
- 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
- 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定条件の添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
特定の送信元からや、件名に「請求書」などの特定のキーワードが含まれるメールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxに格納する連携です。
このフローを活用することで、重要なファイルだけを自動で整理し、不要なファイルでBoxが煩雑になるのを防げます。
特定の条件で処理を分岐させることができるため、業務フローにあわせた柔軟なファイル管理をしたいときにおすすめです。
Zoho Mailで特定条件の添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
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■概要
Zoho Mailで受信した請求書やレポートなど、重要なメールの添付ファイルを都度手動でBoxに保存していませんか？この作業は件数が増えると手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でBoxへ格納し、ファイル管理に関する手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxに手動で保存している方
- 特定のメール（請求書など）をBoxで一元管理し、業務を効率化したい方
- Zoho MailとBox間のファイル転記ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailの受信をトリガーにBoxへ自動でファイルが格納されるため、手作業の時間を削減し、他の重要な業務に集中できます。
- 手動でのファイル転記がなくなることで、添付ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、メールに添付ファイルがあるかを確認します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルがあった場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、起動のきっかけとしたいフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐条件では、特定の差出人や件名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を進めるなど、より詳細な条件を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho MailとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にZoho MailとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとBoxの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
- Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
- 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
- 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
- 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Zoho MailとBoxのマイアプリ連携
まずはYoomにログインします。
左側に表示されている「マイアプリ」を選択したら、右側に表示されている「+新規接続」ボタンをクリックしましょう。
Zoho Mailのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Zoho Mailと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
今回はJPのデータセンターを利用しているため「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
表示内容を確認し問題なければ、「承諾する」をクリックします。
これでZoho Mailのマイアプリ連携が完了です。
Boxのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄にBoxと入力しましょう。
表示されたアプリをクリックすると以下の画面が表示されます。
メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
表示内容を確認し問題なければ、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上でBoxのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
- Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
- 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
- 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
- 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーが成功すると以下の画面が表示されます。
「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Zoho Mailの特定のフォルダにメールが届いたらフローボットが起動する設定
まずは「特定のフォルダにメールが届いたら」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
テンプレートを使うことで、その他の項目は設定されています。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
アカウントIDを設定します。
入力欄をクリックすると、マイアプリ連携したZoho Mailに紐づいたアカウントが候補に表示されますので、使用したいアカウントを選択しましょう。
フォルダIDを設定します。
フォルダIDも同様に入力欄をクリックして、Zoho Mail内のフォルダを選択しましょう。
ここまで設定できたら、設定したZoho Mail宛てにテストメールを送信します。
今回のテンプレートは、Zoho Mailの特定のフォルダにメールが届いたら起動します。
そのため、実際に起動するかテストするには、先ほどフォルダIDで指定したフォルダにメールを送る必要があるのです。
今回は下記のようなメールを送信しました。
メールを送信できたらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこの後の項目でも使用します。
詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
アウトプットについて
テスト成功画面が確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐・コマンドオペレーションの設定
今回のテンプレートでは分岐を使用しています。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
ここでの分岐・コマンドオペレーション設定では、メールに添付ファイルが存在するかを判別しています。
そのため、添付ファイルが存在する場合のみ、このあとの処理が実行されます。
変更はありませんので、そのまま「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Zoho Mailのファイル情報を取得する設定
「ファイル情報を取得」をクリックします。
こちらのページはデフォルトで設定されているため、内容を確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
アカウントIDは、先ほどと同じアカウントを選択しましょう。
メッセージIDはデフォルトで設定されているため今回は変更しませんが、下記のように入力欄をクリックして「取得した値」から設定できます。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功するとテスト成功画面と下記のように取得した値が表示されます。
ファイル名などが正しく取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Zoho Mailのファイルをダウンロードする設定
次に「ファイルをダウンロード」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面では、先ほどと同様に連携するアカウント情報などを確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
アカウントID、フォルダIDは先ほどと同様に、入力欄をクリックして候補から同じ値を選択してください。
メッセージIDとアタッチメントIDはデフォルトで設定されているため今回は変更しませんが、入力欄をクリックし、取得した値から選択できます。
※メッセージIDとアタッチメントIDはデフォルトで設定されていますが、入力欄に他の文字が入っているとテストに失敗してしまう可能性があります。
下記の画面にあるように、入力欄には取得した値のみが設定されているようにしましょう。
すべての項目を設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値が表示されます。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：Boxへファイルをアップロードする設定
「ファイルをアップロード」をクリックします。
Boxと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
ファイル名は自由に設定できます。
直接文字を入力することも可能ですが、その場合は毎回ファイル名が同じになってしまうため注意が必要です。
今回は入力欄をクリックし、「ファイル情報を取得」から「添付ファイル名のリスト」を設定しました。
このように、取得した値から設定することで元のファイル名のまま、Boxへファイルをアップロードできます。
※アップロード予定のフォルダ内に同名のファイルが存在すると、アップロードに失敗してしまいます。
ファイル名を一意のものに設定したい場合は、「日付」タブから今日の日付などを追加することも可能です。
格納先フォルダのコンテンツIDを設定してください。
Boxの特定フォルダを開いた際のURLから、注記を確認しながらコンテンツIDを抜き出し、入力します。
ファイルの添付方法とファイルの項目はデフォルトで設定されています。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際に設定したBoxのフォルダへファイルが保存されます。
テスト成功画面が表示され、Boxの特定フォルダへファイルが保存されているのを確認したら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailで添付ファイルを受信したらBoxに格納する方法」でした！
BoxのデータをZoho Mailに連携したい場合
今回はZoho MailからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからZoho Mailへのデータ連携も可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チーム内でのファイル共有の通知などに活用でき、情報共有の迅速化に繋がります。
Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされた際に、その旨をZoho Mailで自動通知する連携です。
チームで共有しているフォルダへのファイル追加を関係者へ知らせることができるため、確認漏れを防ぎ、スムーズな情報共有に繋がります。
Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた重要なファイルを、関係者が見落としてしまうことはないでしょうか。あるいは、ファイルを追加するたびに手作業でZoho Mailから通知を送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知して、自動でZoho Mailから関係者へ通知メールを送信するため、BoxとZoho Mailを連携させることでこうした手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでファイルを管理し、Zoho Mailで関係者への通知を手作業で行っている方
- ファイルの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したい管理者の方
- BoxとZoho Mailを使った定型業務を自動化し、作業効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でZoho Mailから通知が送られるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を削減できます。
- 手作業による通知の送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailを選択し、「メールを送信」アクションを設定して通知内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知を起動する対象としたいフォルダを、任意のコンテンツIDで指定してください。
- Zoho Mailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知元として使用するアカウントIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
Boxの特定のフォルダに、「.pdf」や「契約書」といった特定のファイル名や拡張子を持つファイルがアップロードされた場合にのみ、Zoho Mailで通知する連携です。
このフローにより、自分やチームにとって本当に重要なファイル情報だけをフィルタリングして受け取れるため、不要な通知に煩わされることなく、効率的に情報をキャッチしたいときにおすすめです。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、都度確認して関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、通知の遅延や共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に合致したファイルのみをZoho Mailで自動通知できます。Zoho MailとBox間の定型業務を自動化し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされた特定のファイルをZoho Mailでチームに共有している方
- Zoho MailとBox間での手作業による情報共有に、手間や連絡漏れなどの課題を感じている方
- 請求書や契約書といった重要ファイルのアップロードを、関係者へ通知したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに、自動でメール通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することに繋がります
- 手動での確認や連絡作業がなくなることで、重要なファイルの通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名や種類など、指定した条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、関係者へ自動で通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の監視対象としたいフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください
- 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、通知を実行する条件を任意で設定可能です
- Zoho Mailからメールを送信するアクションでは、通知元として使用するアカウントを任意で設定してください
■注意事項
- Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho MailやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
Zoho MailやBoxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Zoho Mailを使った便利な自動化例
Slackなどと連携することで、受信したメールをチャットツールへ自動で転送することができます。
これにより、手動での転記作業が削減されるため、業務効率の向上を図りたいときにおすすめです。
Googleフォームで請求書が送信されたら、OCRで読み取ってZoho Mailで自動通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで請求書ファイルを受け取った後、内容を確認して関係者に通知する作業は、件数が増えると大きな負担になるのではないでしょうか。 特に手作業でのファイルダウンロードや情報転記、メール作成は、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの請求書送信をきっかけに、OCR機能による内容読み取りからZoho Mailでの自動通知までを一気通貫で行い、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った請求書の処理を効率化したいと考えている経理担当者
- 請求書の内容確認とZoho Mailでの通知作業に手間を感じている業務担当者
- 手作業による請求書処理でのヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに請求書が送信されると、OCR機能での読み取りからZoho Mailでの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの取り扱いや情報の転記が不要になるため、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Zoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答から請求書ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、抽出した情報を含めた通知メールを関係者に自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたい任意のフォームを指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、請求書ファイルから抽出したい項目（例：請求金額、支払期日、取引先名など）を任意でカスタム設定することが可能です。
- Zoho Mailのメール送信オペレーションでは、メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由に設定できます。本文には、OCR機能で読み取った請求書情報やGoogleフォームの回答内容を変数として挿入し、固定文と組み合わせて通知内容を柔軟に作成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Shopifyで商品が発送された後のフォローメール送信、手作業で行っていませんか？
お客様への細やかな配慮は重要ですが、注文が増えるほどその手間は大きな負担となり、送信漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Shopifyでの発送完了をトリガーにZoho Mailから自動でフォローメールを送信するため、これらの課題を解決し、顧客エンゲージメントの向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ShopifyでECサイトを運営し、発送後のフォローメール送信に手間を感じている方
- Zoho Mailを顧客対応に活用しており、より効率的な運用を目指している方
- 手作業によるメール送信ミスを防止し、顧客満足度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Shopifyでの発送作業が完了すると、Zoho Mailからフォローメールが自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- メールの宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、お客様一人ひとりへ確実に情報をお届けすることで、信頼性の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ShopifyとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでShopifyを選択し、「注文が発送されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Shopifyで注文が発送済みとしてマークされた際にフローが自動的に起動します。
- 続いて、オペレーションでShopifyの「注文情報を取得」アクションを設定し、発送された注文に関する詳細情報（顧客情報、商品情報など）を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、取得した注文情報を活用して作成したフォローメールを、該当のお客様へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailの「メールを送信」オペレーションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。
- メッセージ内容には、感謝の言葉などの固定テキストに加え、前のステップでShopifyから取得した顧客名や購入商品名といった情報を変数として埋め込むことで、よりパーソナライズされたフォローメールを作成することが可能です。
■注意事項
- Shopify、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho Mailで受信した内容を翻訳して、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
海外からのメール対応で、内容の翻訳や問い合わせ管理表への転記に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、内容を自動で翻訳しGoogle スプレッドシートへ記録する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受信する海外からの問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
- メール内容の翻訳や転記といった手作業に、多くの時間を費やしている方
- 手作業による転記ミスをなくし、問い合わせ管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでの受信を起点に翻訳から転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのコピー＆ペーストや転記作業がなくなるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、特定のフォルダでメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、受信したメールの本文や件名を指定の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、翻訳結果を指定のファイルに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、自動化の対象としたいアカウントIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能の翻訳アクションでは、翻訳先の言語（例：英語から日本語）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象としたいファイルやシートを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoho Mail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで特定のタグのメールを受信したらSlackに通知する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信する大量のメールの中から、重要なものだけを手作業で確認し、Slackでチームに共有するのは手間がかかる作業であり、見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信した際に、自動でSlackの指定チャンネルへ通知できます。これにより、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受信した特定メールの内容を手作業でSlackに転記している方
- 重要なメールの見落としや、チームへの情報共有漏れを防ぎたいと考えている方
- メール対応の属人化を防ぎ、チーム全体の対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで特定のタグが付いたメールを受信すると自動でSlackに通知されるため、手作業での確認や転記の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での共有作業が不要になることで、重要な連絡の見落としや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のタグのメールが届いたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいメールタグを指定します。
- 最後に、Slackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメールの件名や本文などをメッセージに含めることで、Slack上でメールの概要を確認できるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定できます。例えば、プロジェクトごとやチームごとに異なるチャンネルへ通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZoho Mailの「件名」や「送信者アドレス」「本文」といった情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoho MailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで打ち合わせ依頼のメールなどを受け取った際、手動でZoomの会議を作成し返信する作業は、手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容から情報を抽出し、自動でZoomのミーティングを作成できます。これにより、会議設定にかかる時間を短縮し、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailでのやり取りが多く、Zoom会議の設定を手作業で行っている方
- 会議調整の連絡を受けるたびに、手動でURLを発行する作業を効率化したい方
- メール対応から会議設定までの一連の流れを自動化し、対応漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでのメール受信を起点にZoom会議が自動作成されるため、手作業でのURL発行や情報入力に費やしていた時間を短縮できます。
- メール本文からAI機能が情報を自動で抽出して会議を作成するため、手入力による情報の転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、受信したメールの詳細を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から会議名や日時などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いてミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から取得したい「会社名」や「希望日時」といった項目を任意で設定できます。
- Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、議題やアジェンダの項目に、AI機能で抽出したテキストを変数として埋め込み、動的な会議情報を設定できます。
■注意事項
- Zoho MailとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxを使った便利な自動化例
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスが課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクと関連資料の紐付けを徹底したい方
- 手作業によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク追加をトリガーにBoxのフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、タスクと資料の管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名としてAsanaのトリガーで取得したタスク名やIDなどの情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Zoho MailとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた添付ファイルのダウンロードとアップロード作業から解放され、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者はファイル管理業務に時間を奪われることなく、正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイル名をより細かくカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
取得した値を利用することで、送信者の名前やメールアドレスなども自由に設定できます。
Q：この自動化はどの料金プランで、月何回まで実行できますか？
A：今回は分岐を利用しているため、ミニプラン以上の利用が必要です。
例えばミニプランは月3000のタスク数があるため、解説したテンプレートのみの使用であれば月に750回実行できます。
Q：連携が失敗した場合、通知などはありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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