受け取ったデータをkintoneに集約して管理している場合、転記作業が必須となりますよね。
「あとでやればいいや」なんて思っていたら、どのデータをkintoneに転記すべきなのか忘れてしまい、時間がかかってしまった経験、ありませんか？しかも、時間が奪われるだけでなく、細かい作業であるため、ミスや転記漏れも発生しやすくなりますよね…。
このようなお悩みを抱えている方におすすめしたいのが、kintoneへのデータ転記を自動化する方法です！この自動化を導入することで、kintoneに様々なデータを送信でき、転記作業が自動的に完了します。なんだかとても便利そうな気がしますよね…！
また、ノーコードツールのYoomを活用することで、kintoneを活用した自動化は簡単に実現できます。
プログラミングの知識がない方でも簡単に連携できる方法です。ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
kintoneにデータを転記・書き込む様々な方法
いろいろな方法で、kintoneにデータを転記・書き込むことができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをkintoneに自動で送信・転送する
Jotformなどのフォームアプリを起点に、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。フォームの回答をスピーディに確認でき、最新の回答を共有できます。
■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Googleフォームから回答が送信されたら、その情報をkintoneに登録します。
メールの受信内容をkintoneに自動で送信・転送する
Outlookなどのメールアプリを起点に、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。手動で通知を確認することなく、スムーズにメールの内容を管理できます。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する」フローは、メール管理とデータ入力の手間を軽減する業務ワークフローです。
Gmailで指定したラベルが付いたメールを自動的にkintoneに転記することで、重要な情報を手作業で入力する必要がなくなります。
情報の一元管理が可能となり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、ラベルでメールを分類している方
・kintoneを活用して業務データを一元管理したいと考えているビジネスユーザー
・メールの内容をkintoneに自動的に記録し、情報整理を効率化したいチームリーダー
・手動でのデータ転記に時間を取られており、業務効率化を図りたいIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて使用しており、データ連携の自動化を目指している経営者
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
「Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する」フローは、メール管理とデータ入力の手間を削減する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、特定の件名を持つメールを自動的にkintoneに転記することで、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでのメール処理に時間を取られているオフィスワーカーの方
・kintoneを活用しているが、手動でのデータ転記に負担を感じている管理者の方
・特定の件名のメール内容を迅速にkintoneへ記録したいビジネスユーザー
・業務フローの自動化を進め、効率化を図りたい企業の担当者の方
■注意事項
・Salesforce、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スケジュールツールのデータをkintoneに自動で送信・転送
Salesforceなどのアプリを起点にして、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。日々の作業を自動化し、業務時間の短縮や作業漏れの防止が期待できます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、予定管理を自動化し業務効率化に役立ちます。
過去の予定を検索する際もデータベース上から把握できるため、情報を調べやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを使って予定管理を行っている方
・Googleカレンダーの予定をkintoneに迅速に反映させたいと考えている方
・チームでGoogleカレンダーを共有して予定の管理を行っている方
・kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneと他のツールとの連携を強化したいと考えている方
・予定作成と同時に迅速に情報を共有し、業務効率を上げたいと考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日Salesforceのデータをkintoneに転記する
試してみる
■概要
「毎日Salesforceのデータをkintoneに転記する」フローは、Salesforceとkintone間のデータ同期を自動化する業務ワークフローです。
営業活動や顧客管理のデータをkintoneでも活用したい場合に役立ちます。
Yoomを活用すれば、Salesforceからkintoneへのデータ転記がスムーズに行われ、チーム間の情報共有が容易になり、迅速な意思決定が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを両方利用しており、データの二重管理に課題を感じているビジネス担当者の方
・毎日大量のデータをSalesforceからkintoneに手作業で転記しており、時間を節約したい方
・営業チームと管理チーム間でのスムーズなデータ共有を実現したいマネージャーの方
・データ転記に伴うヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたい企業のIT担当者の方
・Salesforceのデータをkintoneでさらに分析・活用したいデータアナリストの方
・業務プロセスの自動化を推進し、効率化を図りたい経営者の方
■注意事項
・Salesforce、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceとの連携、および、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Jotformの回答をkintoneに転記するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Jotformとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Jotformのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
ステップ1：Jotformとkintoneをマイアプリ連携
まずは、Jotformとkintoneをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Jotformの場合】
(1)「Jotform」と検索し、アプリ一覧からJotformを選択します。
(2)「アカウント名」「アクセストークン」を入力します。
アクセストークンを取得するために、赤矢印の「こちらのページ」をクリックしましょう。
(3)Jotformのログイン画面に移動するので、お使いのアカウントにログインします。
(4)JotformのAPIキー設定画面に移動するので、「新しいキーを作成」をクリックします。
(5)作成されたAPIキーをコピーして、「アクセストークン」に貼り付けます。
「アカウント名」は管理者アカウントなど、任意で設定しましょう。
以上で、Jotformのマイアプリ連携は完了です。
【kintoneの場合】
(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。
(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。
※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。
(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。
kintoneのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるJotformの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)本フローでは、Webhookを利用します。Webhookとは、特定のアクションが行われた際に、リアルタイムに外部のアプリへ通知する仕組みです。
次の画面で、赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーしましょう。
(4)Jotformに移動し、フローの対象となるフォームの設定を開きます。
左メニューの「INTEGRATIONS（統合）」を選択し、検索ボックスで「Webhooks」と入力してWebhooksのアイコンをクリックしましょう。
(5)コピーしたWebhookURLを貼り付け、「COMPLETE INTEGRATION」をクリックします。
(6)設定完了メッセージが表示されるので、「FINISH」をクリックします。
(7)設定したフォームに一度仮の回答を送信します。その後、フローの設定画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示されたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ4：回答内容の取得設定
(1)次に、フォームの回答を取得する設定を行います。
テンプレートの「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「フォームID」に運用対象のフォームのIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のフォーム一覧が表示されるので、対象のフォームをクリックしましょう。
(4)テストを実行すると、「取得した値」に抽出された回答内容が表示されます。
しかし、最初はフォームの回答内容を正常に抽出できないため、「取得する値を追加」をクリックして詳細な設定を行いましょう。
(5)「取得する値を追加」をクリックすると、次の画面が表示されます。
取得したい回答内容が記載されたvalue横の+ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。
(6)「取得した値」に項目を追加できたら、鉛筆マークをクリックします。
(7)「項目名」を「名前」や「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」をクリックします。
※すでに同じ項目名が設定されている場合、重複している旨の注意書きが表示されます。重複を避けたい場合は、「名前_1」など乱数を追加するのがおすすめです。
(8)「取得した値」は、この後のオペレーション設定でも利用します。
今後設定しやすいように、「×」をクリックして抽出されていない項目は削除しておくのがおすすめです。
(9)今回は次の画像のように設定しました。
フォームの内容に合わせて、任意で設定しましょう。
※Jetformから回答内容を取得するには、説明のようにJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法については、ヘルプページもあわせて確認してください。
最後に「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：kintoneのアクション設定
(1)最後に、kintoneにデータを追加する設定を行います。
テンプレートの「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で運用したいkintoneのアカウント情報を選択します。
(3)「アプリID」にフォームの回答内容を転記したいkintoneのアプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
(4)「追加するレコードの値」にアプリ内の項目が表示されます。
「取得した値」の「最新の回答を取得する」から、項目にあった情報を選択しましょう。自動で回答の内容を引用できます。
(5)設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(6)テストが成功したら、実際に設定したアプリに回答内容が転記されているか確認してみましょう。
正常にデータが転記されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
kintoneを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方
■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで特定のステータスに更新されたレコードをMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「kintoneで特定のステータスに更新されたレコードをMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、kintoneとMicrosoft Excelの連携を自動化し、業務の効率化を図るためのものです。
これにより、手動でのデータ移行作業が不要になり、時間と労力を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用してデータ管理を行っているが、Microsoft Excelとの連携に時間がかかっている方
・手動でのデータ移行作業を減らし、業務効率を向上させたい担当者
・データの一貫性を保ちつつ、Microsoft Excelにデータを反映させたい方
・Microsoft Excelを用いたデータ分析をスムーズに行いたいチームメンバー
・業務ワークフローの自動化を検討しており、具体的な手法を探している経営者
・kintoneとMicrosoft Excelの連携を活用して、業務プロセスを最適化したいIT担当者
・定期的に更新されるデータを効率的に管理・分析したいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業を効率化してくれます。
完了した契約情報が自動で追加されるため、作業効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約書の締結を行っている方
・契約が完了した際のデータ管理を簡素にしたい方
・kintoneを利用して契約データを管理しているが、手動での入力に負担を感じている方
・迅速に契約完了情報をkintoneに反映させたい方
・業務プロセスの効率化を図りたい方
・スムーズな情報共有とデータ管理を実現したい企業担当者・チームマネージャー
■注意事項
・DocuSignとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
kintoneへデータを自動転記可能になれば手動での転記作業が不要となり、作業を簡略化できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、データをコピー＆ペーストし続けたり、日々更新作業に追われたり、また、「転記するデータを取り違えてしまった！」なんて場面が少なくなることが期待できるでしょう。
なお、Yoomは初心者の方でも簡単に自動化が導入できるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、kintoneを活用した自動化にチャレンジしやすいはずです！
今すぐ無料でアカウントを発行する
登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験してみて、使用感を確かめてみてくださいね！
.avif)
.png)
.avif)
