受け取ったデータをkintoneに集約して管理している場合、転記作業が必須となりますよね。
「あとでやればいいや」なんて思っていたら、どのデータをkintoneに転記すべきなのか忘れてしまい、時間がかかってしまった経験、ありませんか？しかも、時間が奪われるだけでなく、細かい作業であるため、ミスや転記漏れも発生しやすくなりますよね…。
このようなお悩みを抱えている方におすすめしたいのが、kintoneへのデータ転記を自動化する方法です！この自動化を導入することで、kintoneに様々なデータを送信でき、転記作業が自動的に完了します。なんだかとても便利そうな気がしますよね…！
また、ノーコードツールのYoomを活用することで、kintoneを活用した自動化は簡単に実現できます。
プログラミングの知識がない方でも簡単に連携できる方法です。ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneにデータを転記・書き込む様々な方法
いろいろな方法で、kintoneにデータを転記・書き込むことができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをkintoneに自動で送信・転送する
Jotformなどのフォームアプリを起点に、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。フォームの回答をスピーディに確認でき、最新の回答を共有できます。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
メールの受信内容をkintoneに自動で送信・転送する
Outlookなどのメールアプリを起点に、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。手動で通知を確認することなく、スムーズにメールの内容を管理できます。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
Gmailに届く問い合わせや資料請求などの重要なメールを、kintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による転記は時間がかかるだけでなく、コピーミスや入力漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、kintoneへのレコード追加が自動化されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせなどをkintoneで管理しており、転記作業に手間を感じている方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている業務担当者の方
- Gmailとkintoneを連携させ、情報共有の迅速化と業務効率化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに特定のメールが届くと自動でkintoneに情報が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにレコードが追加されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- kintoneのアクションでは、連携先のkintoneアプリを任意で指定でき、メールの件名や本文といった情報をkintoneアプリのどのフィールドに割り当てるかなど、詳細なマッピングを自由にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、kintoneとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、kintoneに転記する
試してみる
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文通知などの特定メールを都度kintoneに手作業で転記するのは手間がかかる上に、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、自動でkintoneへレコードを追加できるため、手作業による定型業務を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定メールの内容をkintoneに手作業で転記している方
- kintoneへのデータ入力漏れやミスを防ぎ、情報管理を正確に行いたい方
- 手作業での定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名を指定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、任意の情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、トリガーで取得したOutlookのメール情報を変数として引用できます。
■注意事項
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スケジュールツールのデータをkintoneに自動で送信・転送
Salesforceなどのアプリを起点にして、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。日々の作業を自動化し、業務時間の短縮や作業漏れの防止が期待できます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している顧客とのアポイントや社内会議の予定を、別途kintoneにも登録する作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は、入力漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなりかねず、重要な情報だからこそ正確性が求められます。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、kintoneへレコードが自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定をkintoneで管理しており、手入力に手間を感じている方
- 顧客との打ち合わせ履歴などを、二重入力せずに一元管理したい営業担当者の方
- チームのスケジュール管理と案件管理の連携を効率化したいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけでkintoneにも自動で反映されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの二重入力がなくなることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した予定の情報をkintoneのレコードに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーのIDを任意で設定してください。
- kintoneのオペレーション設定では、レコードを追加したいアプリのIDを指定し、どのフィールドに何の情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日Salesforceのデータをkintoneに転記する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している顧客情報を、毎日kintoneにも手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この単純作業に時間を取られるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforceのデータを自動で取得しkintoneへ転記できるため、こうした日々の定型業務の効率化に貢献し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneの両方を利用し、日々のデータ転記に課題を感じている方
- 手作業によるSaaS間の情報連携を自動化し、業務の生産性を向上させたいと考えている方
- データの入力ミスや漏れを防ぎ、SFAとデータベースの情報を正確に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceからkintoneへの定期的なデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの整合性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時（毎日、毎週など）を設定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを選択し、kintoneに転記したいデータを取得します
- 次に、繰り返し処理機能で、前段で取得したSalesforceのレコード情報1件ずつに対して、後続の処理を実行するよう設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基にレコードを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、業務に合わせてフローを実行する頻度や日時をカスタマイズしてください。
- Salesforceからレコードを取得する際に、取得したいレコードの条件（例：合致する日付など）を設定してください。
- 繰り返し処理では、前段のSalesforceで取得した任意のレコード一覧情報を、繰り返し処理の対象として設定してください。
- kintoneにレコードを追加する際に、各フィールドに対して、Salesforceから取得したどの情報を登録するかを柔軟に設定してください。
■注意事項
- Salesforce、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceとの連携、および、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Jotformの回答をkintoneに転記するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Jotformとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Jotformのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：Jotformとkintoneをマイアプリ連携
まずは、Jotformとkintoneをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Jotformの場合】
(1)「Jotform」と検索し、アプリ一覧からJotformを選択します。
(2)「アカウント名」「アクセストークン」を入力します。
アクセストークンを取得するために、赤矢印の「こちらのページ」をクリックしましょう。
(3)Jotformのログイン画面に移動するので、お使いのアカウントにログインします。
(4)JotformのAPIキー設定画面に移動するので、「新しいキーを作成」をクリックします。
(5)作成されたAPIキーをコピーして、「アクセストークン」に貼り付けます。
「アカウント名」は管理者アカウントなど、任意で設定しましょう。
以上で、Jotformのマイアプリ連携は完了です。
【kintoneの場合】
(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。
(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。
※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。
(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。
kintoneのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるJotformの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)本フローでは、Webhookを利用します。Webhookとは、特定のアクションが行われた際に、リアルタイムに外部のアプリへ通知する仕組みです。
次の画面で、赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーしましょう。
(4)Jotformに移動し、フローの対象となるフォームの設定を開きます。
左メニューの「INTEGRATIONS（統合）」を選択し、検索ボックスで「Webhooks」と入力してWebhooksのアイコンをクリックしましょう。
(5)コピーしたWebhookURLを貼り付け、「COMPLETE INTEGRATION」をクリックします。
(6)設定完了メッセージが表示されるので、「FINISH」をクリックします。
(7)設定したフォームに一度仮の回答を送信します。その後、フローの設定画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示されたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ4：回答内容の取得設定
(1)次に、フォームの回答を取得する設定を行います。
テンプレートの「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。
(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「フォームID」に運用対象のフォームのIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のフォーム一覧が表示されるので、対象のフォームをクリックしましょう。
(4)テストを実行すると、「取得した値」に抽出された回答内容が表示されます。
しかし、最初はフォームの回答内容を正常に抽出できないため、「取得する値を追加」をクリックして詳細な設定を行いましょう。
(5)「取得する値を追加」をクリックすると、次の画面が表示されます。
取得したい回答内容が記載されたvalue横の+ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。
(6)「取得した値」に項目を追加できたら、鉛筆マークをクリックします。
(7)「項目名」を「名前」や「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」をクリックします。
※すでに同じ項目名が設定されている場合、重複している旨の注意書きが表示されます。重複を避けたい場合は、「名前_1」など乱数を追加するのがおすすめです。
(8)「取得した値」は、この後のオペレーション設定でも利用します。
今後設定しやすいように、「×」をクリックして抽出されていない項目は削除しておくのがおすすめです。
(9)今回は次の画像のように設定しました。
フォームの内容に合わせて、任意で設定しましょう。
※Jetformから回答内容を取得するには、説明のようにJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法については、ヘルプページもあわせて確認してください。
最後に「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：kintoneのアクション設定
(1)最後に、kintoneにデータを追加する設定を行います。
テンプレートの「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で運用したいkintoneのアカウント情報を選択します。
(3)「アプリID」にフォームの回答内容を転記したいkintoneのアプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
(4)「追加するレコードの値」にアプリ内の項目が表示されます。
「取得した値」の「最新の回答を取得する」から、項目にあった情報を選択しましょう。自動で回答の内容を引用できます。
(5)設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(6)テストが成功したら、実際に設定したアプリに回答内容が転記されているか確認してみましょう。
正常にデータが転記されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
kintoneを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定の手間をなくしたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
- 定型業務を自動化することで、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をきっかけに、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の入力や転記がなくなるため、日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコードの情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピック（件名）や説明文に、kintoneから取得した顧客名や案件名といった情報を動的に割り当てることが可能です。
- ミーティングの開始時刻や所要時間も、kintoneのフィールド情報を基に設定するか、あるいは固定の値を指定するかなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで特定のステータスに更新されたレコードをMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
kintoneで案件やタスクのステータスを管理しているものの、特定のステータスになったレコードを都度Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードのステータスが特定のものに更新された際に、自動でMicrosoft Excelへレコードを追加できるため、手作業による転記作業をなくし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft Excelを併用し、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
- kintoneでのステータス更新を起点とした報告やデータ集計を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新をトリガーに、自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をMicrosoft Excelの新しい行に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローボットを起動させたいステータスを任意のものに指定できます。例えば「完了」や「承認済み」など、業務フローに合わせて設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、kintoneから取得したどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。また、固定のテキストや日付などを設定することも可能です。
■注意事項
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了するたびに、kintoneへ顧客情報を手入力していませんか？重要な契約情報だからこそ、手作業による転記ミスや対応漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約者情報が自動でkintoneにレコードとして追加されるため、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消し、契約管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとkintoneを用いた契約管理で、手作業での情報転記に手間を感じている方
- ・契約締結後の迅速な顧客情報登録と、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- ・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業から管理までのプロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた情報入力の時間を短縮できます。
- ・手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、DocuSignとkintoneをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します。
- 4.最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneアプリへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・はじめに、ユーザー自身の利用環境に応じてDocuSignおよびkintoneのアカウントをYoomと正しく連携してください。
- ・kintoneの「レコードを追加する」オペレーションで、レコードを追加したいkintoneアプリを指定し、DocuSignから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを設定してください。
終わりに
kintoneへデータを自動転記可能になれば手動での転記作業が不要となり、作業を簡略化できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、データをコピー＆ペーストし続けたり、日々更新作業に追われたり、また、「転記するデータを取り違えてしまった！」なんて場面が少なくなることが期待できるでしょう。
なお、Yoomは初心者の方でも簡単に自動化が導入できるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、kintoneを活用した自動化にチャレンジしやすいはずです！
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登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験してみて、使用感を確かめてみてくださいね！
