【プログラミング不要】kintoneにデータを自動で転記・書き込む方法

メールの受信内容をkintoneに自動で送信・転送する

Outlookなどのメールアプリを起点に、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。手動で通知を確認することなく、スムーズにメールの内容を管理できます。

スケジュールツールのデータをkintoneに自動で送信・転送

Salesforceなどのアプリを起点にして、kintoneにデータを転記・書き込むフローです。日々の作業を自動化し、業務時間の短縮や作業漏れの防止が期待できます。

kintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Jotformの回答をkintoneに転記するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Jotformとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Jotformのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：Jotformとkintoneをマイアプリ連携

まずは、Jotformとkintoneをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Jotformの場合】

(1)「Jotform」と検索し、アプリ一覧からJotformを選択します。

(2)「アカウント名」「アクセストークン」を入力します。
アクセストークンを取得するために、赤矢印の「こちらのページ」をクリックしましょう。

(3)Jotformのログイン画面に移動するので、お使いのアカウントにログインします。

(4)JotformのAPIキー設定画面に移動するので、「新しいキーを作成」をクリックします。

(5)作成されたAPIキーをコピーして、「アクセストークン」に貼り付けます。
「アカウント名」は管理者アカウントなど、任意で設定しましょう。

以上で、Jotformのマイアプリ連携は完了です。

【kintoneの場合】

(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。

(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。

※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。

(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。

kintoneのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Jotformのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるJotformの設定を行います。
テンプレートの1番上にある「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。

(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)本フローでは、Webhookを利用します。Webhookとは、特定のアクションが行われた際に、リアルタイムに外部のアプリへ通知する仕組みです。
次の画面で、赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーしましょう。

(4)Jotformに移動し、フローの対象となるフォームの設定を開きます。
左メニューの「INTEGRATIONS（統合）」を選択し、検索ボックスで「Webhooks」と入力してWebhooksのアイコンをクリックしましょう。

(5)コピーしたWebhookURLを貼り付け、「COMPLETE INTEGRATION」をクリックします。

(6)設定完了メッセージが表示されるので、「FINISH」をクリックします。

(7)設定したフォームに一度仮の回答を送信します。その後、フローの設定画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示されたら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：回答内容の取得設定

(1)次に、フォームの回答を取得する設定を行います。

テンプレートの「最新の回答を取得する」をクリックしましょう。

(2)「Jotformと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいJotformのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)「フォームID」に運用対象のフォームのIDを設定します。
「候補」に連携したアカウント内のフォーム一覧が表示されるので、対象のフォームをクリックしましょう。

(4)テストを実行すると、「取得した値」に抽出された回答内容が表示されます。
しかし、最初はフォームの回答内容を正常に抽出できないため、「取得する値を追加」をクリックして詳細な設定を行いましょう。

(5)「取得する値を追加」をクリックすると、次の画面が表示されます。
取得したい回答内容が記載されたvalue横の+ボタンをクリックして、「追加」をクリックしましょう。

(6)「取得した値」に項目を追加できたら、鉛筆マークをクリックします。

(7)「項目名」を「名前」や「メールアドレス」など分かりやすい名前に変更し、「保存」をクリックします。
※すでに同じ項目名が設定されている場合、重複している旨の注意書きが表示されます。重複を避けたい場合は、「名前_1」など乱数を追加するのがおすすめです。

(8)「取得した値」は、この後のオペレーション設定でも利用します。
今後設定しやすいように、「×」をクリックして抽出されていない項目は削除しておくのがおすすめです。

(9)今回は次の画像のように設定しました。
フォームの内容に合わせて、任意で設定しましょう。
※Jetformから回答内容を取得するには、説明のようにJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法については、ヘルプページもあわせて確認してください。

最後に「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：kintoneのアクション設定

(1)最後に、kintoneにデータを追加する設定を行います。
テンプレートの「レコードを追加する」をクリックしましょう。

(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で運用したいkintoneのアカウント情報を選択します。

(3)「アプリID」にフォームの回答内容を転記したいkintoneのアプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。

(4)「追加するレコードの値」にアプリ内の項目が表示されます。
「取得した値」の「最新の回答を取得する」から、項目にあった情報を選択しましょう。自動で回答の内容を引用できます。

(5)設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

(6)テストが成功したら、実際に設定したアプリに回答内容が転記されているか確認してみましょう。

正常にデータが転記されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

kintoneを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

kintoneへデータを自動転記可能になれば手動での転記作業が不要となり、作業を簡略化できることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、データをコピー＆ペーストし続けたり、日々更新作業に追われたり、また、「転記するデータを取り違えてしまった！」なんて場面が少なくなることが期待できるでしょう。

なお、Yoomは初心者の方でも簡単に自動化が導入できるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも、kintoneを活用した自動化にチャレンジしやすいはずです！

今すぐ無料でアカウントを発行する

登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験してみて、使用感を確かめてみてくださいね！