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Gmailに届いた特定のメールを、別の担当者のGmailアドレスに手動で転送している…」
「このキーワードが含まれていたらAさん、この差出人ならBさん、といったメールの振り分け作業に毎日時間を取られている…」
このように、Gmailを使った情報共有で、手作業による手間や非効率を感じていませんか？
重要なメールの確認や転送は欠かせませんが、定型業務に時間を取られると、本来注力すべき業務が滞ってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールのラベルや内容といった条件に応じて、関連する担当者へ自動で転送する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。より迅速で抜け漏れのない情報共有が実現し、手作業による転送ミスや共有忘れも防げます。チーム全体の生産性も高まり、本来取り組むべき付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できます。ぜひこの機会に導入して、日々のメール業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの確認や転送といった業務を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail同士の連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーとして、指定した担当者のGmailアドレスに自動でメールを転送するため、<span class="mark-yellow">手作業による転送の手間や共有漏れをなくし、迅速な対応を実現</span>できます。
この連携は、特定条件で処理を分岐させる設定も含むため、用途に応じて柔軟な自動化が可能です。
受信したGmailのメール本文や件名に含まれるキーワードを基に、転送先を自動で判断して担当者に転送できるため、<span class="mark-yellow">人が内容を確認して振り分ける手間を大幅に削減し、よりスピーディーで正確な情報共有が可能</span>になります。
このフローは、条件分岐の処理を効果的に活用して構築されています。
それでは、実際にGmailとGmailを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使って、プログラミング不要でGmail同士を連携します。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるので「Gmail」と検索してください。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルとトリガーアクションはあらかじめテンプレートで設定されています。
タイトルは任意で変更も可能ですので、ご自身の分かりやすい内容で設定してください。Gmailと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
編集欄をクリックしトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択可能です。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
次にラベルを設定します。編集欄をクリックすると候補が表示されるので、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
ここまでの入力が完了したら、連携したGmail宛にテストメールを送信しラベルをつけましょう。
今回は下記のように送信しました。
「テスト」を実行し成功すると取得した値の横に、先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されますので、「保存する」をクリックします。
※取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
「メールを送る」をクリックします。
こちらもタイトルは任意で変更が可能です。Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
次に、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら担当者に転送するメールの詳細を任意で設定しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能ですので、担当者に転送するメールに必要な情報を入力してください。
編集欄をクリックし、取得した値を選択すると、転送するGmailの情報を簡単に引用できます。
入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
担当者に転送するメッセージの内容が表示されます。内容を確認し「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
テストに成功し、Gmailに転送用のメールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送するフローができているか確認してみてくださいね！
Yoomでは、Gmailを使ったさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、受信メールの内容をChatGPTで要約して自動返信したり、OCRで名刺や書類の情報を読み取って会計ソフトや営業ツールに連携することも可能です。
こうした自動化テンプレートを活用することで、情報整理や通知作業など日々のルーチンワークを効率化できるので、本来の業務により多くの時間を使えるようになります。
GmailとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた特定のメールの確認や担当者への転送作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、問い合わせや重要な通知に対する共有が迅速かつ正確に行われるため、担当者は情報共有の抜け漏れを心配することなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で簡単に実現可能です。もしGmailを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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