Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailに届いた特定のメールを、別の担当者のGmailアドレスに手動で転送している…」
「このキーワードが含まれていたらAさん、この差出人ならBさん、といったメールの振り分け作業に毎日時間を取られている…」
このように、Gmailを使った情報共有で、手作業による手間や非効率を感じていませんか？
重要なメールの確認や転送は欠かせませんが、定型業務に時間を取られると、本来注力すべき業務が滞ってしまいます。
もし、受信したメールのラベルや内容といった条件に応じて、関連する担当者へ自動で転送する仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。より迅速で抜け漏れのない情報共有が実現し、手作業による転送ミスや共有忘れも防げます。チーム全体の生産性も高まり、本来取り組むべき付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できます。ぜひこの機会に導入して、日々のメール業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとGmailを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmail同士を連携してできること
GmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの確認や転送といった業務を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail同士の連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーとして、指定した担当者のGmailアドレスに自動でメールを転送するため、手作業による転送の手間や共有漏れをなくし、迅速な対応を実現できます。
この連携は、特定条件で処理を分岐させるような柔軟な設定が可能です。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容を読み取り、内容に応じて担当者に転送する
受信したGmailのメール本文や件名に含まれるキーワードを基に、転送先を自動で判断して担当者に転送できるため、人が内容を確認して振り分ける手間を大幅に削減し、よりスピーディーで正確な情報共有が可能になります。
このフローは、条件分岐の処理を効果的に活用して構築されています。
Gmailで受信した内容を読み取り、内容に応じて担当者に転送する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailを利用していると、大量のメールの中から重要な問い合わせを見つけ出し、内容を確認して担当者に転送する作業に手間を感じることはありませんか。
手作業による対応では、どうしても見落としや転送ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをきっかけに、AIが内容を判断し、適切な担当者へ自動で転送する一連の流れを構築でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する問い合わせの一次対応や振り分けを自動化したいと考えている方
・手作業でのメール転送による連絡漏れや対応の遅れといった課題を抱えている方
・チーム内のGmail対応を標準化し、業務の属人化を解消したいマネージャーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmail同士の連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGmailとGmailを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化ツール「Yoom」を使って、プログラミング不要でGmail同士を連携します。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- Gmailのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1： Gmailのマイアプリ連携
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるので「Gmail」と検索してください。
Gmailを選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し「続行」をクリックします。
これでGmailとYoomの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルとトリガーアクションはあらかじめテンプレートで設定されています。
タイトルは任意で変更も可能ですので、ご自身の分かりやすい内容で設定してください。Gmailと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
編集欄をクリックしトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択可能です。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※料金プランはこちらからご確認いただけます。
次にラベルを設定します。編集欄をクリックすると候補が表示されるので、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
ここまでの入力が完了したら、連携したGmail宛にテストメールを送信しラベルをつけましょう。
今回は下記のように送信しました。
「テスト」を実行し成功すると取得した値の横に、先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されますので、「保存する」をクリックします。
※取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
ステップ4：Gmailのアクション設定
「メールを送る」をクリックします。
こちらもタイトルは任意で変更が可能です。Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
次に、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら担当者に転送するメールの詳細を任意で設定しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能ですので、担当者に転送するメールに必要な情報を入力してください。
編集欄をクリックし、取得した値を選択すると、転送するGmailの情報を簡単に引用できます。
入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
担当者に転送するメッセージの内容が表示されます。内容を確認し「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
テストに成功し、Gmailに転送用のメールが届きました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送するフローができているか確認してみてくださいね！
Gmailを使ったその他の自動化例
Yoomでは、Gmailを使ったさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、受信メールの内容をChatGPTで要約して自動返信したり、OCRで名刺や書類の情報を読み取って会計ソフトや営業ツールに連携することも可能です。
こうした自動化テンプレートを活用することで、情報整理や通知作業など日々のルーチンワークを効率化できるので、本来の業務により多くの時間を使えるようになります。
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約し、要約メールを自動返信する」フローは、日々大量に届くメールの対応を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたメールを自動的にChatGPTで要約し、その要約内容を元に自動で返信メールを送信します。
これにより、メール対応にかかる時間を大幅に削減し、重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々多くのメールを処理しているビジネスパーソン
・メール対応の効率化を図りたいサポートスタッフ
・AIを活用して業務を自動化したいIT担当者
・GmailとChatGPTの連携を試してみたい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで受信した内容をOCRで読み取り、freee会計に追加しSlackへ通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をOCRで読み取り、freee会計に追加しSlackへ通知する」ワークフローは、メールで受け取った請求書や領収書を自動で処理し、会計ソフトへの入力とチームへの共有をスムーズに行います。手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させるための業務ワークフローです。
Gmailに届く各種書類をOCR技術で正確に読み取り、freee会計に自動で追加することで、手作業のミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して請求書や領収書を受信している経理担当者
・freee会計を利用しており、手動でのデータ入力に時間を費やしている方
・チーム内で経理情報を迅速に共有したい管理者やリーダー
■注意事項
・freee会計、Gmail、SlackとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailの内容を要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailのメール内容を自動で要約し、Google スプレッドシートに追加する業務ワークフローです。
毎日のメール管理を効率化し、重要な情報を一元的に整理することで、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailのメールが多く、内容整理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Google スプレッドシートでデータを管理・分析したいチームリーダーの方
・手動でメール内容をスプレッドシートに転記する作業を減らしたい事務担当者の方
・業務の効率化を図り、データの一元管理を目指す経営者の方
・Yoomを利用して業務ワークフローの自動化を検討している方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailの内容をSlackに抽出・通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して重要な情報を受信している方
・Gmailを使っているが、重要なメールを見落としがちな方
・重要なメールを即座に把握したいと考えている方
2.Slackを利用してチームでのコミュニケーションを行っている方
・Slackを日常的に使っていて、重要なメール通知を一括して受け取りたい方
・メールの共有を手動で行っているが、効率的に自動化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GmailとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた特定のメールの確認や担当者への転送作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、問い合わせや重要な通知に対する共有が迅速かつ正確に行われるため、担当者は情報共有の抜け漏れを心配することなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で簡単に実現可能です。もしGmailを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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