「議事録の整理って地味に時間がかかるんだよな…」
「チャットでのやりとりを後で探すの大変だな…」
このようなモヤモヤを解消したいと思いませんか？
このような課題はChatGPTを活用することで解決できるかもしれません。
たとえば、Google スプレッドシートとChatGPTを連携すれば、議事録の内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートを自動更新できます。
これにより、要約や更新の手間が省け、作業時間を短縮できるでしょう。
他にも、チャットツールの内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートの自動更新が可能です。
必要な情報を後で見返したい場合に特におすすめの自動化です。
本記事では、ChatGPTを活用した自動化や自動化の設定方法を解説します！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで議事録を管理しており、手作業での要約に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、定型的なテキスト整理や要約作業の効率化を図りたいと考えている方
- チーム内の議事録共有を円滑にし、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 議事録の追加をトリガーにChatGPTによる要約と更新が自動で行われるため、手作業での整理・要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記や要約時の抜け漏れ、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を一定に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、議事録を管理しているシートを対象に設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得した議事録の内容を要約するように指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約で元の行を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、トリガーで取得した議事録のテキストを変数としてプロンプトに埋め込むことができます。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの出力結果をどの列に反映させるかなどを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTのデータで自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、ChatGPTのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatGPTの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
データベース/CRMサービスのデータをChatGPTに自動で送信・転送する
Google スプレッドシートなどのデータ管理アプリを起点にして、ChatGPTに送信して整理・要約するフローです。
データをまとめ直す手間が省けるので、報告や資料作成のベースとしても役立ちます！
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
Notionで作成した議事録を、別途ChatGPTに貼り付けて要約し、再度Notionに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページ上から直接ChatGPTを起動し、議事録の要約や整理を自動で行い、その結果を元のページに反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した議事録をChatGPTで要約する作業を手作業で行っている方
- 会議後の議事録整理や共有にかかる時間を短縮し、効率化したいと考えている方
- NotionとAIを連携させ、情報管理のワークフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionページから直接ChatGPTを起動して自動で更新するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- ChatGPTへの指示を定型化することで、担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、議事録整理の業務を標準化し属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーが起動したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに議事録の要約や整理を行います。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成されたテキストで元のページを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのクローム拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいページのURLサンプルを設定してください。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、対象となるデータベースのIDを指定してください。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、「要約してください」や「箇条書きでまとめてください」など、目的に応じた指示（プロンプト）を任意で設定してください。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションでは、対象データベースのIDを指定し、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかなどを設定してください。
■注意事項
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで議事録を管理しており、手作業での要約に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、定型的なテキスト整理や要約作業の効率化を図りたいと考えている方
- チーム内の議事録共有を円滑にし、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 議事録の追加をトリガーにChatGPTによる要約と更新が自動で行われるため、手作業での整理・要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記や要約時の抜け漏れ、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を一定に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、議事録を管理しているシートを対象に設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得した議事録の内容を要約するように指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約で元の行を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、トリガーで取得した議事録のテキストを変数としてプロンプトに埋め込むことができます。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの出力結果をどの列に反映させるかなどを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
チャットツールのデータをChatGPTに自動で送信・転送する
Microsoft Teamsなどのチャットアプリを起点にして、ChatGPTで会話内容を要約・整理するフローです。
あとから読み返したり、別のツールに転記したりするときにラクになります！
Microsoft Teamsの投稿内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートでレコードを更新する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのチャネルは情報が流れやすく、重要な投稿を見逃してしまったり、後から内容を追いかけるのが大変だったりしないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をChatGPTが自動で要約し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録できます。
情報のキャッチアップにかかる手間や、手作業での転記に伴う負担を解消し、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの特定チャネルの情報を効率的に収集・管理したいと考えている方
- 日々の投稿内容の確認や、報告書作成の手間を削減したい方
- ChatGPTと各種SaaSを連携させ、情報収集業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの投稿を自動で要約・記録するため、情報確認や転記に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要な内容の見逃しといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して対象のチャネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定して、トリガーで取得したメッセージ内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、要約のプロンプトを任意の内容にカスタムできます。「箇条書きで要約して」「重要な点を3つに絞って」など、目的に応じた指示を追加することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの要約結果だけでなく、トリガーで取得した情報も変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシート、ChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackの投稿内容をChatGPTで要約し、Google スプレッドシートでレコードを更新する
試してみる
■概要
Slackのチャンネルでは日々多くの情報が飛び交い、重要な投稿を見逃したり、後から内容を把握するのが大変だと感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をChatGPTが自動で要約します。
さらに、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、情報のキャッチアップや管理が効率的になると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの情報共有が多く、重要な内容の把握や整理に課題を感じている方
- ChatGPTを活用して、文章の要約作業を自動化したいと考えている方
- SlackとGoogle スプレッドシート間の手作業での情報転記をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackの投稿内容を手動で確認・要約する手間が不要になり、情報収集にかかる時間を短縮することができます。
- 要約された情報がGoogle スプレッドシートに自動で集約され、情報が資産として蓄積・管理しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでSlackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したSlackの投稿内容を要約するように指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTで要約した内容などを指定のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、プロンプトを調整することで、要約の形式や文字数を任意で指定することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、要約結果やSlackの投稿日時といった情報を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、ChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームのデータをChatGPTに自動で送信・転送する
Googleフォームのようなフォーム作成ツールを起点にして、ChatGPTで回答内容を要約し、Notionのデータベースを自動で更新するフローです。
集まった意見や要望をざっくり見たいときや、議事録をパパッとまとめたいときに便利です！
Googleフォームの回答をChatGPT要約し、Google スプレッドシートでレコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートやお問い合わせの回答に一つひとつ目を通して内容を把握し、要点を手作業でまとめるのは時間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で要約します。
さらに、Google スプレッドシートのレコードを更新するため、手動作業の削減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したアンケート回答の分析に時間を要している方
- 問い合わせ内容の一次確認と管理を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記や要約作業の工数を削減し、業務効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、内容の要約からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、要約内容のブレや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleフォームをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を要約するようにプロンプトを組みます。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、指定した部分をChatGPTが生成した要約テキストに更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、トリガーで取得したフォームの回答内容を「変数」としてプロンプト内に埋め込むことで、回答に応じた要約が可能です。
- 「レコードを更新する」では、フォームの回答情報やChatGPTが生成した要約など、前段のアクションで取得した値を任意のセルに指定して更新することができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleフォームをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答をChatGPT要約し、Notionでレコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケート回答や問い合わせ内容の確認、そしてNotionへの転記作業に手間を感じていませんか。
特に、長文の回答が増えると内容の把握や要約に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに送信された回答をChatGPTが自動で要約し、その結果をNotionのデータベースへ自動で更新できるため、一連の情報集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をNotionで管理しており、転記や要約作業に時間を費やしている方
- ChatGPTを活用して、顧客からのフィードバックや問い合わせ内容の把握を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報集約の漏れやミスを防ぎ、より迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答受信からChatGPTによる要約、Notionへの更新までが自動化されるため、情報集約にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや要約内容のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報をNotionに蓄積することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、ChatGPT、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定して、フォームの回答内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約をNotionの指定のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込む設定ができます。
- 「レコードを更新する」では、前のステップで生成した要約結果を変数として活用し、任意のデータベースの特定の項目に反映させることが可能です。
■注意事項
- Notion、ChatGPT、GoogleフォームをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ChatGPTのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にChatGPTのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ChatGPTとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびChatGPTのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで議事録を管理しており、手作業での要約に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、定型的なテキスト整理や要約作業の効率化を図りたいと考えている方
- チーム内の議事録共有を円滑にし、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 議事録の追加をトリガーにChatGPTによる要約と更新が自動で行われるため、手作業での整理・要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記や要約時の抜け漏れ、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を一定に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、議事録を管理しているシートを対象に設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得した議事録の内容を要約するように指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約で元の行を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、トリガーで取得した議事録のテキストを変数としてプロンプトに埋め込むことができます。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの出力結果をどの列に反映させるかなどを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1:ChatGPTとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
ChatGPTのマイアプリ登録
では、さっそくChatGPTをマイアプリ登録していきましょう！
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランを契約する必要があります。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPIは、OpenAI社が有料で提供しており、利用した分だけ料金が発生する従量課金制です。
APIを使う際に支払いができない状態だとエラーになるので、事前に確認しておきましょう！
入力欄にChatGPTと入力するとChatGPTのアイコンが表示されるので、ChatGPTというアイコンをクリックします。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
なお、詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
ChatGPTのマイアプリ登録方法
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。
内容を確認し、問題なければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にChatGPTとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで議事録を管理しており、手作業での要約に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、定型的なテキスト整理や要約作業の効率化を図りたいと考えている方
- チーム内の議事録共有を円滑にし、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 議事録の追加をトリガーにChatGPTによる要約と更新が自動で行われるため、手作業での整理・要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記や要約時の抜け漏れ、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を一定に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、議事録を管理しているシートを対象に設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得した議事録の内容を要約するように指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約で元の行を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、トリガーで取得した議事録のテキストを変数としてプロンプトに埋め込むことができます。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの出力結果をどの列に反映させるかなどを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Google スプレッドシートに行が追加されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「行が追加されたら」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
-
スプレッドシートID、シートID：入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されます。
その中から選択しましょう。
-
テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)：注釈を確認しながら任意の範囲を入力しましょう。
-
一意の値が入った列：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう！（ユニークキーとなる列）
今回は以下のように設定しています。
なお、今回は事前にテスト用として以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のようにGoogle スプレッドシートから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:ChatGPTで整理・要約して更新する設定
次に、「要約する」のアイコンをクリックします。
ChatGPTと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「テキストを作成」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
メッセージ内容の編集欄をクリックすると、以下のようにGoogle スプレッドシートのアウトプットが表示されるので設定の際には活用してくださいね！
また、temperatureや最大トークン数など、その他の設定は必須項目ではありませんが、変更したい場合は注釈を参考にしながら入力してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題なければ保存しましょう！
最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを更新する」を選択しましょう。
データベースの連携を設定していきます。
-
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
-
テーブル範囲：注釈を確認しながら範囲を設定しましょう。
今回は以下のように設定しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
今回はユニークキーとなる会議Noを条件にしています。
更新後のレコードの値は、今回のフローではChatGPTで要約した内容をGoogle スプレッドシートに転記したいので、議事録要約の箇所にChatGPTのアウトプットを引用します。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、議事録要約の列にChatGPTで要約した内容がGoogle スプレッドシートに転記されているはずです。
確認したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上がGoogle スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する方法でした！
ChatGPTを使ったその他の自動化例
ChatGPTを使った便利な自動化例
フォームに入力された内容を整理して、そのまま記事の下書きを作ることができます。
リストをもとに案内メールを自動で作成して送ったり、届いたメールへの自動返信も可能です！
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約し通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされる議事録や報告書など、都度ファイルを開いて内容を確認する作業に手間がかかっているのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにファイル内のテキストをOCR機能で読み取り、ChatGPTが自動で要約を作成して指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知することが可能です。ファイル確認の手間を削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存される大量のファイルの内容確認と共有に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、文書の要約や情報収集といった業務を自動化したい方
- 手作業による情報共有の遅延や、重要な情報の見落としをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードから要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や共有にかかる時間を削減できます。
- ファイル内容の要点が自動でチームに共有されるため、情報把握の属人化を防ぎ、迅速かつ的確な状況判断や意思決定を後押しします。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するようプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取りに使用するAIモデルや言語を選択できるほか、特定の項目のみを抽出するよう設定することも可能です。
- ChatGPTのアクションでは、要約の文字数や形式を指定するなど、目的に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを任意で指定できるほか、通知本文に要約結果を変数として埋め込むなど、自由に内容を編集可能です。
■注意事項
- OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
■概要
日々Outlookで受信する多くのメール、特に定型的な問い合わせへの返信に時間を取られていませんか？
手作業での返信文作成は、時間もかかりコア業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Outlookでメールを受信するとChatGPTが自動で返信文を作成し、送信までを完結させることができ、こうしたメール対応業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール返信作業に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- ChatGPTを活用して、メール対応業務の効率化と品質の均一化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するたびにChatGPTが返信文案を自動作成するため、これまで手作業での文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
- ChatGPTが設定された指示に基づき返信文を作成するため、担当者による対応のばらつきを防ぎ、返信業務の品質を均一化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に入れて返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような返信文を作成したいかに応じて、プロンプト（指示文）の内容や役割（ロール）、生成されるテキストの多様性を調整するtemperature値などを任意に設定してください。
- Outlookからメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレス（宛先）や件名、本文に含めるChatGPTが生成したテキストなどを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
試してみる
■概要
Zoomでのオンライン会議後、議事録の作成や参加者への共有に手間がかかっていませんか？重要な業務でありながら、文字起こしや要約、メール作成といった一連の作業は時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、ChatGPTが議事録を自動で作成し、参加者へメール送信までを行うため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議内容の迅速な共有と、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ChatGPTなどのAIを活用し、日々の業務効率化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議後の議事録作成からメールでの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 文字起こしから要約、メール送信までをシステムが担うため、聞き間違いや共有漏れといった人的ミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、参加者などの情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 次に、ChatGPTの「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされた内容を要約して議事録を作成します。
- 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成された議事録をミーティング参加者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの音声文字起こし機能では、処理の精度や特性に応じて、利用するAIモデルを任意で設定することが可能です。
- メール送信のアクションでは、件名や本文の内容、送信先を自由にカスタマイズしたり、議事録以外のファイルを添付したりすることもできます。
■注意事項
- Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの内容をChatGPTで整理し、WordPressに下書きを作成する
試してみる
■概要
Webサイトのフォームから寄せられた貴重なご意見や情報を、記事コンテンツとして活用する際に、内容の整理やWordPressへの転記作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その内容をChatGPTが自動で記事形式に整理し、WordPressに下書きとして保存します。コンテンツ制作の初動を自動化し、より創造的な業務に時間を割くことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基にWordPressで記事を作成しているWeb担当者の方
- ChatGPTを活用して、文章の要約や清書といった定型作業を効率化したい方
- コンテンツ制作フローにおける手作業での転記作業をなくし、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力後、ChatGPTによる内容整理からWordPressへの下書き作成までを自動化できるため、コンテンツ制作にかかる時間を短縮します。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや要約時の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、記事作成に必要な項目を設置します。
- 次に、ChatGPTを選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでフォームの入力内容を基に、記事本文を生成するよう指示します。
- 最後に、WordPressを選択し、「新規投稿を作成する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文として下書き投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームの項目は、業務内容に合わせて自由に編集が可能です。例えば、記事のタイトルや含めたいキーワードなどを入力する項目を追加できます。
- ChatGPTでテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は、任意の内容に設定できます。生成したい文章の構成やトーン、文字数などを具体的に指定し、アウトプットを調整してください。
■注意事項
- ChatGPT、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
終わりに
ChatGPTを活用した自動化に興味を持った方は、ご紹介したテンプレートを試してみてください。
特に、Google スプレッドシートをトリガーとした議事録の要約やチャットツールの要約、Googleフォームの回答内容の要約を自動化すれば、手作業での要約から解放されます。
今まで時間に追われていた作業も大幅に短縮され、他の業務に専念できる環境を整えられるでしょう。
この自動化により、データベースのデータも自動更新されるため、転記の手間も省けます。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
これらの自動化はノーコードで簡単に導入できるので、ぜひ活用してみてください
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