メールのファイルデータをDropboxに自動で送信・転送する
Gmailなどのメールアプリを起点にデータの追加を自動化するフローです。ファイルをDropboxに保存してからさらにそのファイルを添付しメールを自動送信できます。
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Dropboxにアップロードしたファイルを他のクラウドストレージにもアップロードしなければならない場合、同じ作業を繰り返すこととなりますよね。
また、新規追加したデータをチャットツールで知らせたり、メールに添付してあるファイルをダウンロードして、Dropboxにまたアップロードして…など、ファイル管理って結構手間がかかりませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Dropboxを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればこれらの作業がすべてオートメーション化可能になり、効率的なファイル管理が実現できるかもしれません。
<span class="mark-yellow">本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！</span>
Dropboxの自動化を活用すれば、業務の効率化はもちろん、ファイル共有ミスや対応の遅れを防ぐことができるかもしれません。簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
YoomにはDropboxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Dropboxのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
OneDriveなどのストレージアプリを起点に、Dropboxにデータを送信するフローです。メールを開くことなく自動でファイル保存などができます。
Gmailなどのメールアプリを起点にデータの追加を自動化するフローです。ファイルをDropboxに保存してからさらにそのファイルを添付しメールを自動送信できます。
HubSpotなどの顧客管理アプリを起点にして、Dropboxにデータ追加するフローです。フォルダの作成が自動化可能です。
それでは、さっそく実際にDropboxのデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、OneDriveに格納されたファイルをDropboxにも格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、OneDriveとDropboxをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【OneDriveの場合】
1. 「OneDrive」と検索し、アプリ一覧に表示されるOneDriveを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
以上で、OneDriveのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
【Dropboxの場合】
1.「Dropbox」と検索し、アプリ一覧に表示されるDropboxを選択します。
2.Dropboxに登録済みのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
3.パスワードを入力します。
4.認証コードの入力が求められる場合があります。
登録済みのメールアドレス宛に認証コードが送信されるので、コードを入力しましょう。
5.ログイン完了後、次の画面で「許可」をクリックします。
以上で、Dropboxのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
(2)「OneDriveと連携したいアカウント情報」で連携したいOneDriveのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「ドライブID」にファイルを格納するドライブのIDを入力します。
「候補」に連携したアカウントのドライブIDのリストが表示されるので、運用対象のドライブ名を選択しましょう。ドライブIDが自動で入力されます。
(5)「フォルダ名」に対象となるフォルダの名前を入力します。
(6)「フォルダID」を設定します。
「候補」から対象のフォルダ名をクリックしましょう。
※「候補」に対象のフォルダ名が表示されない場合は、前で設定した「フォルダ名」を変更しましょう。例えば、「テスト用0328」というフォルダを設定したい場合、「フォルダ名」を「テ」など一部だけ入力するのがおすすめです。
(7)「テスト」をクリックして、設定したOneDriveのフォルダからファイル情報を抽出してみましょう。
「アウトプット」に正常に情報が抽出されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)「OneDriveと連携したいアカウント情報」で連携したいOneDriveのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「ドライブID」にOneDriveのドライブIDを入力します。
「候補」から対象のドライブを選択しましょう。ドライブIDが自動で入力されます。
(4)「ファイルのアイテムID」にステップ3で抽出したファイルのIDを設定します。
「アウトプット」の「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」から「アイテムID」を選択しましょう。
(5)「テスト」をクリックして、ファイルをダウンロードします。
「テスト成功」と表示されたら、「ダウンロード」をクリックしてトリガーに設定したファイルと同一かどうかチェックしてみましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)「Dropboxと連携したいアカウント情報」で運用したいDropboxのアカウント情報を選択します。
(3)「フォルダのパス」に格納したいDropboxのフォルダのパスを任意で設定します。
「/メインフォルダ名/サブフォルダ名/・・・」の順で設定しましょう。
未設定の場合、特定のフォルダに保存されることはありません。
(4)「ファイル名」にDropboxに格納するファイルの名前を設定します。
「アウトプット」の「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」にある「アイテム名」を選択することで、OneDriveに格納されたファイル名をそのまま引用してDropboxに保存できます。
(5)「ファイルの添付方法」に「アウトプットを使用する」、「ファイル」に「ダウンロードしたファイル」を選択します。
最後に「テスト」をクリックして、実際にDropboxにファイルを格納してみましょう。
(6)テストが成功したら、実際にDropboxにファイルが保存されているか確認してみましょう。
正常に格納されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Yoomにはこの他にもDropboxを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
いかがでしたか？Dropboxを自動更新可能にすることで、他のクラウドストレージサービスとデータ同期が素早く完結したり、添付ファイルを勝手にアップロードしてくれたりなど、とっても便利な作業環境が整うと言えるのではないでしょうか。
これでファイルを取りこぼしたり、どちらのクラウドストレージが最新データなのか悩むことも少なくなりそうですよね！
なお、今回のような自動化は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！</span>
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にDropboxの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
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