メールの受信内容をMicrosoft Excelに自動で送信・転送する
メールを受信後、その情報をもとにMicrosoft Excelの情報を更新します。
メールでのやり取りが多く、データはMicrosoft Excelでまとめている方におすすめです。
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「Microsoft Excelへの入力ミスが多い」「更新作業に時間がかかる」――そんなお悩みはありませんか？
Microsoft Excelで日々の情報を管理していると、手動での入力や更新に手間がかかり、作業ミスや抜け漏れの原因になります。
とはいえ、データを自動で更新する仕組みをつくるには、エンジニアの協力が必要だったり、難しそうな印象がありますよね。
そんな課題を解決できるのが、ノーコードツールYoomです。
<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、Googleフォームの回答をもとにMicrosoft Excelの情報をかんたんに自動更新できます。</span>
作業負担の軽減はもちろん、正確で効率的なデータ管理にもつながります。
この記事では、Yoomを使ってMicrosoft Excelと他サービスを連携する具体的な方法をご紹介します。
自分たちだけで業務の自動化を始めたい方は、ぜひ続きをご覧ください。
YoomにはGoogle フォームとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft Excelのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをMicrosoft Excelに更新して追記します。
<span class="mark-yellow">自動でデータが更新されるため、最新のデータをすぐに確認することが可能です！</span>
メールを受信後、その情報をもとにMicrosoft Excelの情報を更新します。
メールでのやり取りが多く、データはMicrosoft Excelでまとめている方におすすめです。
データ管理のツールをいくつか使用しており、データを一元化したいと考えている方におすすめです。
それでは、実際にGoogleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回はGoogleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、GoogleフォームとMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行います。
マイアプリから、右の「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧から検索窓で「Googleフォーム」と入力し、クリックしてください。
Googleアカウントをサインインしてください。
連携したいアカウントを選択してください。
以下の画面が出てきたら、次に進んで下さい。
マイアプリに「Google フォーム」が出てきたら、登録完了です！
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力します。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
ここからフローを作っていきますので、まずはテンプレートのコピーをしてください。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリのトリガー設定を行います。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたらアカウント情報を確認し、必要であればタイトルを修正してから次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔は、何分の間隔でこのトリガーを起動させるかの設定です。間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
お好みの間隔をプルダウンから選択しましょう。
ただし、利用しているプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
その下には、Google フォームのIDを入力します。
設定ができたら指定したフォームに設定用の回答を送信してから、テストを行いましょう。
(フォームの回答をせずにテストを行うとエラーが出ます。)
以下のアウトプットは、このあとの設定で使用します。
これを使うことで、Google フォームの回答内容をMicrosoft Excelに自動で反映させることができます！
そのためには、どのデータを使うかを指定する「JSON Path」の設定が必要です。
難しそうに感じるかもしれませんが、画面の指示に沿って設定するだけで大丈夫です。
準備ができたら「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
続いて、「レコードを更新する」をクリックしてください。
次にデータベースの連携の設定です。
連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションは以下の画面の通り「レコードを更新する」を選択しましょう。
ファイルの保存場所は、プルダウンから選択できます。
OneDrive、SharePointから選べます。普段活用している方を選択してください。今回は、OneDriveを選択しました。
ドライブIDは、候補から選択してください。指定したOneDriveフォルダに保存されます。
続いて、アイテムIDです。
候補から、対象のMicrosoft Excelを選択してください。
シート名は、対象のシートを選択しましょう。
テーブルの範囲を入力してください。
Microsoft Excelのシートの範囲です。ここまで設定したら、次に進んで下さい。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
更新したいレコードの条件を追加していきます。
更新したいレコード条件をプルダウンから選択してください。
今回は以下顧客シートの契約日を更新する想定で行います。
Microsoft Excelの更新したい対象の列の会社名を照合するため、左列は会社名を選択してください。
使用用途によっては設定は変わるため、ご了承ください。
右の列は取得した値から会社名を入力してください。
続いて、更新後のレコードの値です。
更新後のレコード値とは、Microsoft Excelに更新する値のことです。
今回は、先程の顧客シートの契約日を更新する想定で作成しているため、更新後のレコードの値には更新日を入力していきます。
契約日に取得した値を入力してください。
テストを行いましょう。
テスト成功後、Microsoft Excelの情報が更新されているか確認してみてください。
情報が更新できていれば、OKです！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Excelに自動でデータを追加・転記・通知できるので、作業漏れや入力ミスを防ぎながら、集計や報告の手間を大幅に減らすことにつながるでしょう！
Microsoft Excelを使ったデータ管理は便利ですが、手作業だとどうしてもミスや手間が気になりますよね。
今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、Googleフォームの情報をもとにMicrosoft Excelを自動で更新でき、作業の効率化と正確さを両立できます。
プログラミング不要で誰でも簡単に始められるのがYoomの魅力です。
業務の自動化に少しでも興味がある方は、まずはYoomに無料登録して、使い心地を試してみてください！
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