【簡単設定】freee会計のデータを自動更新する方法

フォームのデータをfreee会計に自動で送信・転送する

Googleフォームなどのフォームアプリを起点にして、freee会計のデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。

データベース/CRMサービスのデータをfreee会計に自動で送信・転送する

Google スプレッドシートなどのデータを持つアプリを起点にして、freee会計のデータを更新するフローです。複数のアプリでのデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。

freee会計のデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、実際にfreee会計のデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回はGmailの特定ラベルのメールをもとに、freee会計の取引先情報を更新するフローボットを作成していきます！</span>
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• freee会計とGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• freee会計のトリガー設定とGmailのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：freee会計とGmailをマイアプリ連携

freee会計とGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailで特定のラベルのメールを作成しましょう！
今回は、以下画像のようなメールを作成しました。画像の赤枠部分のラベルを付けました。

※ラベルの作り方はこちらから

※freee会計にも、更新する取引先情報を作成します。今回は、以下画像のように作成しました。

担当者情報は、以下画像のように作成しました。

ここまで準備をしたらマイアプリ連携を進めていきましょう

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「freee会計」と入力し、検索結果からアイコンを選択しましょう。

2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

次の画面で、「許可する」をクリックしてください。

3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Gmailを検索します。次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。

表示された画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにfreee会計とGmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee会計の取引先情報を更新する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

1.「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

※・OCRやAIオペレーションはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでは使えませんが、有料プランは2週間の無料トライアルがあるので、気になる機能も気軽に試せますよ！

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目を入力します。今回は、テンプレートを活用して以下画像のように入力しました。

入力を終えたら「テスト」を実行します。
指定した項目通りに値が取得できたら、「保存する」をクリックします。

ステップ5：freee会計の取引先検索設定

1.アプリと連携する「取引先の検索」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「検索キーワード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：freee会計の取引先更新設定

1.アプリと連携する「取引先の更新（基本情報）」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「取引先ID」「取引先名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

更新内容を設定します。

「更新対象項目」は、プルダウンで「担当者氏名」「担当者メールアドレス」を選択してください。

「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が完了したら、以下画像のようにfreee会計の取引先情報が更新されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

freee会計を使った便利な自動化例

各種申請が承認されたら、チャットツールに通知したり、データベースやクラウドストレージツールの情報・ファイルから取引先やファイルボックスに自動登録できます。他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

終わりに

freee会計のデータ更新は、手作業だとどうしても時間や手間がかかってしまいます。
今回ご紹介したように、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、Gmailなどの身近なアプリと連携してfreee会計を自動化できます。

テンプレートを使えば設定も簡単なので、誰でもすぐに活用を始められます。
面倒な更新作業から解放されたい方は、ぜひこの機会にYoomを無料で試してみてください。