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■概要
従業員情報の変更が発生するたびに、SmartHRとfreee人事労務の両方で情報を更新する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、その内容をfreee人事労務へ自動で反映させることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「従業員情報が更新されるたびに、freee人事労務のデータも手作業で修正するのが面倒…」
「複数の人事システムを使っているせいで、情報の二重入力や更新漏れが発生してしまう…」
このように、従業員情報の管理、特に複数のツール間でのデータ同期に手間や課題を感じていませんか？
もし、他の人事労務ツールで従業員情報が変更された際に、freee人事労務のデータも自動で更新される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
新しく正確な従業員情報を維持できるため、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreee人事労務の従業員情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
従業員情報の変更が発生するたびに、SmartHRとfreee人事労務の両方で情報を更新する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、その内容をfreee人事労務へ自動で反映させることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから、SmartHRで従業員情報が更新された際に、freee人事労務の従業員情報も自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee人事労務
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
従業員情報の変更が発生するたびに、SmartHRとfreee人事労務の両方で情報を更新する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、その内容をfreee人事労務へ自動で反映させることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SmartHRのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からSmartHRを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。
これでSmartHRのマイアプリ登録が完了です。
freee人事労務のマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からfreee人事労務を検索し、クリックします。
ログイン画面に移行するので、任意の方法でログインしましょう。
アプリ連携の開始画面が出てくるので、内容を確認し「許可する」を押してください。
これでfreee人事労務のマイアプリ登録が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
従業員情報の変更が発生するたびに、SmartHRとfreee人事労務の両方で情報を更新する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、その内容をfreee人事労務へ自動で反映させることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「従業員が更新されたら（Webhook）」をクリックしてください。
以下の画面に切り替わるので、「連携アカウントを追加」を押します。
「サブドメイン」を、注釈を参考に入力しましょう。
SmartHRのURLから取得可能です。
設定したら「追加」を押して次へ進んでください。
再度「サブドメイン」を、入力してください。
入力が完了したら「Webhook URLを登録」をクリックしましょう。
テストに成功したら「次へ」進みます。
以下の画面に移行するので、トリガーとなるイベント(従業員を更新する)を実行しましょう。
更新内容は、テスト用のため架空の情報（「山田テスト」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は以下の従業員データを【在籍中→退職済】に更新しました。
なお、SmartHRの「社員番号」欄にfreee人事労務の従業員IDを登録しておくことで、両システム間で同一従業員として正しく紐づけられます。
社員番号を独自に設定している場合は、備考欄などに「freee人事労務ID：〇〇〇〇」と入力しておくことで、抽出アクションを使ってfreee側の従業員IDと紐づけることができます。
作成が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
更新年月を取得する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
「対象のテキスト」は、AIに抽出させるテキストを設定します。
今月データを更新したので「日付」から今月を選択しました。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
今回は【年,月】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みます。
「従業員の基本情報を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
freee人事労務と連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
従業員の基本情報を更新していきます。
まずは、必須項目を設定しましょう。
「事業所ID」は、連携させる事業所を候補から選択してください。
「従業員ID」は、ステップ3で取得した値を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「更新対象年」と「更新対象月」はテキストから抽出した値を設定してください。
「生年月日」と「入社日」も、取得した値を活用し設定しましょう。
その他の項目は、更新がある場合に入力してください。
今回のテストでは【在籍中→退職済】の更新なので「退職日」を入力します。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に従業員情報が更新されるので、freee人事労務を確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、SmartHRで従業員情報が更新された際に、freee人事労務の従業員情報も自動で更新するフローの連携手順になります。
Yoomでは、freee人事労務を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee人事労務に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
フォーム回答や履歴書OCR、Salesforce、kintoneなどからの情報でfreee人事労務に社員情報を自動登録・更新します。
さらに、従業員登録をトリガーに、Entra IDやGoogle Workspaceにアカウントを作成し、Googleカレンダーにオリエンテーション予定を自動登録できます。
また、oviceの入退室で打刻したり、Microsoft Teamsのメッセージで有給申請したりできます。
これにより、新入社員の初期設定や労務手続きを自動化し、オンボーディングと勤怠管理の効率化を実現できます。
■概要
oviceで入退室が行われたらfreee人事労務に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.freee人事労務を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務を使用することで、入退室情報を一元管理でき、人事労務管理が効率化されます。
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・ovice、freee人事労務それぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、freee人事労務に従業員を自動的に登録します。
新入社員の入社対応時などにご利用ください。
■設定方法
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、freee人事労務それぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請が承認されたら」というトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・ジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得」というオペレーションを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
・freee人事労務の「従業員の作成」というオペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、従業員の氏名、所属部署、雇用形態、入社日などの情報を設定してください。
・フローボットをONにすると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてfreee人事労務に従業員が登録されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・freee人事労務のオペレーション内で事業所IDや従業員情報を任意の値に変更してご利用ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを共同編集している部署
・従業員情報を管理している人事担当者
2.freee人事労務を業務で使用している方
・従業員情報を一元管理している人事担当者
・Google スプレッドシートとfreee人事労務の情報を同期させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用していると住所変更や連絡先の変更に伴い、従業員情報を更新する場面が出てきます。
しかし、手作業で対応をしていると更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートを使用することで、Google スプレッドシートの更新情報をfreee人事労務にも自動で反映することができます。
特定の情報が更新される度にフローボットが起動するため、更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
このフローの後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Microsoft Teamsで受け取った有給申請の連絡を、都度freee人事労務に手入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルに有給申請のメッセージが投稿されると、その内容を自動で読み取りfreee人事労務に有給申請を作成します。申請の見落としや転記ミスを防ぎ、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで従業員情報を管理している企業
・顧客管理だけでなく、社内の従業員情報もSalesforceで管理している方
・Salesforceに情報を集約して一元管理したい方
2.従業員情報の管理ツールとしてfreee人事労務を利用している方
・新入社員の情報をfreee人事労務に追加している情報管理者
・情報の入力作業を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも同じ情報が自動追加されます。
これまで、どちらのアプリにも情報を入力していた方は、作業工数が半分になるため、作業時間が短縮されます。
余った時間は他の業務に有効活用できるので、1日にこなせる仕事量が増え、生産性向上につながります。
また、追加漏れの防止としても有効です。
Salesforceには情報を登録したがfreee人事労務には登録し忘れていた、といった事態を未然に防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Salesforceとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Microsoft Entra IDにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社手続きを頻繁に行う必要がある方
2.新規ユーザーの登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とMicrosoft Entra IDを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたフローにより、人為的なエラーを減らし、従業員の登録とアクセス管理を効率化します。
・freee人事労務での従業員登録後、すぐにMicrosoft Entra IDへのアクセスが可能になり、業務の遅延を防ぐことができ生産性を向上させます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft Entra IDそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに新しい社員情報が登録されるたび、freee人事労務にも手作業で情報を入力していませんか。このような二度手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを利用すれば、kintoneで特定条件のレコードが登録された際にfreee人事労務へ社員情報を自動で登録できるため、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームに回答があったら、Google Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 人事・総務担当者
・入社手続きのプロセスを一貫化したい方
・オンボーディングや勤怠管理の準備をスムーズに進めたい方
2. 経営者・管理者
・従業員データの一元管理を検討している方
・新入社員の情報をいち早く把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、フォームの回答をもとにGoogle Workspaceとfreee人事労務の双方に従業員情報を自動で登録できます。
データ転記が不要になるため、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
また、Slackなどのチャットツールと連携することで、登録後の通知も行えます。
■注意事項
・Google Workspace、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
また、入力誤りがあった場合に気付くのが遅れてしまうと、トラブルの原因となる可能性があります。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローは、フォームから履歴書を送信することで内容をOCRで読み取り、必要となる従業員情報をfreee人事労務に登録することができます。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
メンバーの昇格に伴うオンボーディング準備は、人事や各部署の担当者にとって重要な業務ですが、手作業での情報連携や予定調整には手間がかかります。
特に、複数のツールを使っている場合、情報の転記ミスや対応漏れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務の従業員情報更新をきっかけに、Googleカレンダーへのオリエンテーション予定作成までを自動化できるため、効率的な業務を実現し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
freee人事労務と他の人事労務ツールを連携させることで、これまで手作業で行っていた従業員情報の二重入力や転記作業の手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は更新された従業員情報を維持できるだけでなく、データの整合性を取るための確認作業からも解放され、採用活動や制度設計といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：SmartHR以外の人事労務ツールでも連携できますか？
A：連携可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、使用している人事労務ツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：特定の従業員だけを対象に自動更新できますか？
A：可能です！
「従業員が更新されたら（Webhook）」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の従業員だけを対象に自動化できるようになります。
Q：自動更新が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：自動化が失敗した時は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
