「異なるシステム間のタスク内容の共有って面倒だな…」
「Gmailに添付されたファイルをクラウドサービスに保存するのまた忘れちゃった…」
このようなお悩みは自動化を導入すれば、解決できるかもしれません。
たとえば、Gmailの受信内容を基にChatworkにタスクを自動追加したり、HubSpotやSalesforceにリードを自動登録したりできます。
これにより、タスク追加の手間や登録漏れを防ぐことができるでしょう。
また、Gmailに添付されたファイルをストレージサービスに保存し、リンクの自動送信が可能です。
今回は、Gmailのデータを活用した自動化の設定方法をご紹介します。
自動化の設定方法は、プログラミング知識不要で誰でも簡単に設定できますので、ぜひ試してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
- メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
- データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
- AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
- データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
- Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのデータを使って、自動で更新する様々な方法
いろいろな方法で、Gmailのデータを使って、自動で更新することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください。
Gmailのデータでチャットツールを自動で更新する
Gmailの内容をもとに自動でChatworkにタスク作成できるので、転記ミスなどのヒューマンエラーを防げます。
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
- メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
- データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
- AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
- データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
- Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのデータでデータベース/CRMサービスを自動で更新する
こちらもGmailのデータを使って自動でコンタクト・リード作成ができるので、忙しい毎日でも業務をスムーズに進められそうです。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Hubspotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや資料請求メールの情報を、手作業でHubSpotに転記していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際に情報の入力漏れや間違いが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定の条件に合致するメールを受信した際に、AIがメール本文から必要な情報を抽出しHubSpotへコンタクトを自動で作成するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailからの問い合わせ情報をHubSpotで管理しており、手入力に手間を感じているマーケティング担当者の方
- リード情報の登録を迅速化し、営業活動における機会損失を防ぎたいと考えているセールス担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、CRM上の顧客情報の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにHubSpotへのコンタクト登録が自動で完結するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で起こりうる入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や担当者名、電話番号などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するため、特定のラベルが付いたメールのみを対象とする条件を設定できます。
- AI機能でメール本文から抽出するデータ項目は、会社名や担当者名、お問い合わせ内容など、ユーザーの用途に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
- HubSpotにコンタクトを作成するオペレーションでは、コンタクトの各プロパティに設定する値や、同時に作成するチケット名などを設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をもとに、Salesforceに新規リードを作成する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせを手動でSalesforceに登録している営業・マーケティング担当者の方
- リード情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
- リード獲得から管理までのプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにSalesforceへのリード登録が自動化されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から会社名や担当者名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「アプリと連携する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新規リードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、登録するリードの所有者IDや、自社のマイドメインURLを設定してください。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailのデータでストレージサービスを自動で更新する
Gmailで受信したデータを自動でストレージサービスに保存し、メール送信までできるので作業の手間が省けます。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、リンクをメール返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、リンクをメール返信する」フローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
Gmailで受け取った添付ファイルを自動的にGoogle Driveに保存し、そのリンクを送信者に返信することで、ファイルの整理と共有をスムーズに行えます。
これにより、手動での保存作業やリンクのやり取りが不要になり、業務の自動化と時間の節約が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの管理に時間を取られているビジネスパーソン
- Google Driveを活用してファイルを一元管理したいチームリーダー
- メールの返信作業を自動化し、業務効率を向上させたい事務担当者
- 複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT管理者
- 手動でのファイル保存やリンク共有に煩わしさを感じている個人ユーザー
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、自動的にリンクがメール返信されるため、手動での保存・共有の手間を省けます。
GmailとGoogle Driveを連携させることで、ファイル管理が一箇所に集約され、業務がスムーズに進行します。
自動化によって、ファイルの管理・共有におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なファイル管理とリンク共有が可能になります。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、保存漏れや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダへ保存します。手作業による手間やミスをなくし、確実で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でBoxにアップロードしている方
- チームで利用するBoxへのファイル格納漏れや、格納忘れを防止したい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルをダウンロードしBoxへ格納する一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「アプリトリガー」を設定し、特定の条件を満たすメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBoxのファイルアップロードのアクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを指定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
- フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailのデータを使って、自動で更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローボットを作成していきます！
- GmailとChatworkをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびChatworkのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
- メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
- データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
- AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
- データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
- Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてChatworkと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ご利用の方法でログインをお願いします。
以下の画面が出たら、許可をクリックしてください。
GmailとChatworkの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
- メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
- データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
- AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
- データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
- Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
-
トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
-
キーワード:今回はタスクと設定しました。
ここでGmailにテストメールを送信してみましょう。
後ほどテキスト抽出しやすいよう、以下の形式にしました。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GoogleカレンダーとWrikeのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:Gmailの受信テキストからデータを抽出する設定
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
ステップ5:日付・日時形式の変換
続いて、Chatworkにタスク作成する際に期日を変換する必要があるので、「日付・日時形式の変換」をクリックします。
項目は設定されているので、このままテストします。
アウトプットに変換後の値が表示されたら保存します。
ステップ6:Chatworkにタスクを作成する設定
続いて、Gmailで受信した内容から抽出した項目などを活用して、Chatworkにタスクを作成する設定を行うため、「チャットに新しいタスクを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
-
タスクの内容・タスク期限:下記のようにアウトプットを利用します。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
タイトルを固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、トリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
-
担当者のアカウントID:Chatworkの右上、環境設定から以下のように進むと確認できます。(ここで確認できるのは自身のものです)
もしくはこちらを参考に。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Chatworkにタスクが作成されるのでご注意ください。
Chatworkを確認してみましょう。
無事に登録されましたね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」方法でした。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートのリストやGoogleフォームの回答者宛にGmailを送信できます。
問い合わせメールの内容を返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信可能です。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
今回は、Gmailの受信内容を活用してChatworkにタスクを自動追加する方法をご紹介しました。
これにより、タスクの作成漏れやミスを防ぐことができ、異なるシステム間の移動を減らすことができるでしょう。
また、Gmailの受信内容を基にHubSpotやSalesforceにリードを自動で登録できます。
こうした自動化フローを導入すれば、業務効率向上が期待でき、うっかりミスも防止できそうですね。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
転送作業は地味に時間がかかりますが、これから自動化を導入すれば、スピーディーに対応できますよ！
