「異なるシステム間のタスク内容の共有って面倒だな…」
「Gmailに添付されたファイルをクラウドサービスに保存するのまた忘れちゃった…」
このようなお悩みは自動化を導入すれば、解決できるかもしれません。
たとえば、Gmailの受信内容を基にChatworkにタスクを自動追加したり、HubSpotやSalesforceにリードを自動登録したりできます。
これにより、タスク追加の手間や登録漏れを防ぐことができるでしょう。
また、Gmailに添付されたファイルをストレージサービスに保存し、リンクの自動送信が可能です。
今回は、Gmailのデータを活用した自動化の設定方法をご紹介します。
自動化の設定方法は、プログラミング知識不要で誰でも簡単に設定できますので、ぜひ試してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」フローは、メールの管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Gmailで受信した重要なメール内容を自動的にChatworkにタスクとして登録することで、情報の見逃しや手動入力の手間を削減します。
これにより、日々の業務効率が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のメールを受信し、その内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してタスク管理を行っており、メールからのタスク登録を自動化したいチームリーダーの方
・メールの内容を手動でタスクに変換する作業に時間を取られている事務担当者の方
・業務フローの自動化を推進し、日常業務の効率化を図りたい経営者の方
・GmailとChatworkの連携を強化し、情報の一元管理を実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのデータを使って、自動で更新する様々な方法
いろいろな方法で、Gmailのデータを使って、自動で更新することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください。
Gmailのデータでチャットツールを自動で更新する
Gmailの内容をもとに自動でChatworkにタスク作成できるので、転記ミスなどのヒューマンエラーを防げます。
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」フローは、メールの管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Gmailで受信した重要なメール内容を自動的にChatworkにタスクとして登録することで、情報の見逃しや手動入力の手間を削減します。
これにより、日々の業務効率が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のメールを受信し、その内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してタスク管理を行っており、メールからのタスク登録を自動化したいチームリーダーの方
・メールの内容を手動でタスクに変換する作業に時間を取られている事務担当者の方
・業務フローの自動化を推進し、日常業務の効率化を図りたい経営者の方
・GmailとChatworkの連携を強化し、情報の一元管理を実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのデータでデータベース/CRMサービスを自動で更新する
こちらもGmailのデータを使って自動でコンタクト・リード作成ができるので、忙しい毎日でも業務をスムーズに進められそうです。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Hubspotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで特定条件のメールを受信したら、Hubspotにコンタクトを作成する」フローは、メール管理と顧客管理を連携させる業務ワークフローです。
Gmailで設定した条件に合致するメールを自動的に検出し、その送信者をHubspotにコンタクトとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、効率的な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、効率的にメールを管理したいマーケティング担当者の方
・Hubspotでの顧客管理をスムーズに行いたい営業チームのリーダーの方
・手動でのコンタクト登録に時間を取られているビジネスオーナーの方
・Gmailのメール内容を自動で更新・整理、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・Gmail、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をもとに、Salesforceに新規リードを作成する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。
この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせを手動でSalesforceに登録している営業・マーケティング担当者の方
・リード情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
・リード獲得から管理までのプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailのデータでストレージサービスを自動で更新する
Gmailで受信したデータを自動でストレージサービスに保存し、メール送信までできるので作業の手間が省けます。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、リンクをメール返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、リンクをメール返信する」フローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
Gmailで受け取った添付ファイルを自動的にGoogle Driveに保存し、そのリンクを送信者に返信することで、ファイルの整理と共有をスムーズに行えます。
これにより、手動での保存作業やリンクのやり取りが不要になり、業務の自動化と時間の節約が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの管理に時間を取られているビジネスパーソン
・Google Driveを活用してファイルを一元管理したいチームリーダー
・メールの返信作業を自動化し、業務効率を向上させたい事務担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT管理者
・手動でのファイル保存やリンク共有に煩わしさを感じている個人ユーザー
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理の手間を削減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受け取る中で、添付ファイルを一つずつ手動で保存するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にBoxに保存され、効率的なファイル管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの添付ファイルを受信し、手動での管理に時間を取られている方
・Boxを利用してファイルを一元管理しているが、Gmailからのファイル保存を自動化したい方
・日常的に大量のメールと添付ファイルを扱うビジネスプロフェッショナルの方
・チーム内でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailのデータを使って、自動で更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローボットを作成していきます！
- GmailとChatworkをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびChatworkのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」フローは、メールの管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Gmailで受信した重要なメール内容を自動的にChatworkにタスクとして登録することで、情報の見逃しや手動入力の手間を削減します。
これにより、日々の業務効率が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のメールを受信し、その内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してタスク管理を行っており、メールからのタスク登録を自動化したいチームリーダーの方
・メールの内容を手動でタスクに変換する作業に時間を取られている事務担当者の方
・業務フローの自動化を推進し、日常業務の効率化を図りたい経営者の方
・GmailとChatworkの連携を強化し、情報の一元管理を実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてChatworkと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ご利用の方法でログインをお願いします。
以下の画面が出たら、許可をクリックしてください。
GmailとChatworkの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」フローは、メールの管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Gmailで受信した重要なメール内容を自動的にChatworkにタスクとして登録することで、情報の見逃しや手動入力の手間を削減します。
これにより、日々の業務効率が向上し、チーム全体の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のメールを受信し、その内容を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してタスク管理を行っており、メールからのタスク登録を自動化したいチームリーダーの方
・メールの内容を手動でタスクに変換する作業に時間を取られている事務担当者の方
・業務フローの自動化を推進し、日常業務の効率化を図りたい経営者の方
・GmailとChatworkの連携を強化し、情報の一元管理を実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
-
トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
-
キーワード:今回はタスクと設定しました。
ここでGmailにテストメールを送信してみましょう。
後ほどテキスト抽出しやすいよう、以下の形式にしました。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GoogleカレンダーとWrikeのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:Gmailの受信テキストからデータを抽出する設定
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
ステップ5:日付・日時形式の変換
続いて、Chatworkにタスク作成する際に期日を変換する必要があるので、「日付・日時形式の変換」をクリックします。
項目は設定されているので、このままテストします。
アウトプットに変換後の値が表示されたら保存します。
ステップ6:Chatworkにタスクを作成する設定
続いて、Gmailで受信した内容から抽出した項目などを活用して、Chatworkにタスクを作成する設定を行うため、「チャットに新しいタスクを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
-
タスクの内容・タスク期限:下記のようにアウトプットを利用します。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
タイトルを固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、トリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
-
担当者のアカウントID:Chatworkの右上、環境設定から以下のように進むと確認できます。(ここで確認できるのは自身のものです)
もしくはこちらを参考に。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Chatworkにタスクが作成されるのでご注意ください。
Chatworkを確認してみましょう。
無事に登録されましたね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」方法でした。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートのリストやGoogleフォームの回答者宛にGmailを送信できます。
問い合わせメールの内容を返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信可能です。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
今回は、Gmailの受信内容を活用してChatworkにタスクを自動追加する方法をご紹介しました。
これにより、タスクの作成漏れやミスを防ぐことができ、異なるシステム間の移動を減らすことができるでしょう。
また、Gmailの受信内容を基にHubSpotやSalesforceにリードを自動で登録できます。
こうした自動化フローを導入すれば、業務効率向上が期待でき、うっかりミスも防止できそうですね。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
転送作業は地味に時間がかかりますが、これから自動化を導入すれば、スピーディーに対応できますよ！
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