Gmailのデータでデータベース/CRMサービスを自動で更新する
こちらもGmailのデータを使って自動でコンタクト・リード作成ができるので、忙しい毎日でも業務をスムーズに進められそうです。
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「異なるシステム間のタスク内容の共有って面倒だな…」
「Gmailに添付されたファイルをクラウドサービスに保存するのまた忘れちゃった…」
このようなお悩みは自動化を導入すれば、解決できるかもしれません。
たとえば、Gmailの受信内容を基にChatworkにタスクを自動追加したり、HubSpotやSalesforceにリードを自動登録したりできます。
これにより、<span class="mark-yellow">タスク追加の手間や登録漏れを防ぐことができるでしょう。</span>
また、Gmailに添付されたファイルをストレージサービスに保存し、リンクの自動送信が可能です。
今回は、Gmailのデータを活用した自動化の設定方法をご紹介します。
自動化の設定方法は、プログラミング知識不要で誰でも簡単に設定できますので、ぜひ試してみてください。
YoomにはGmailを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Gmailのデータを使って、自動で更新することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください。
Gmailの内容をもとに自動でChatworkにタスク作成できるので、転記ミスなどのヒューマンエラーを防げます。
こちらもGmailのデータを使って自動でコンタクト・リード作成ができるので、忙しい毎日でも業務をスムーズに進められそうです。
Gmailで受信したデータを自動でストレージサービスに保存し、メール送信までできるので作業の手間が省けます。
それでは、さっそく実際にGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成するフローボットを作成していきます！
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてChatworkと連携します。
先ほどと同様、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
ご利用の方法でログインをお願いします。
以下の画面が出たら、許可をクリックしてください。
GmailとChatworkの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、特定のキーワードに一致するメールを受信したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでGmailにテストメールを送信してみましょう。
後ほどテキスト抽出しやすいよう、以下の形式にしました。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GoogleカレンダーとWrikeのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
続いて、Chatworkにタスク作成する際に期日を変換する必要があるので、「日付・日時形式の変換」をクリックします。
項目は設定されているので、このままテストします。
アウトプットに変換後の値が表示されたら保存します。
続いて、Gmailで受信した内容から抽出した項目などを活用して、Chatworkにタスクを作成する設定を行うため、「チャットに新しいタスクを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Chatworkにタスクが作成されるのでご注意ください。
Chatworkを確認してみましょう。
無事に登録されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクが作成されるかを確認してみましょう。
以上が「Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する」方法でした。
Google スプレッドシートのリストやGoogleフォームの回答者宛にGmailを送信できます。
問い合わせメールの内容を返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信可能です。
今回は、Gmailの受信内容を活用してChatworkにタスクを自動追加する方法をご紹介しました。
これにより、タスクの作成漏れやミスを防ぐことができ、異なるシステム間の移動を減らすことができるでしょう。
また、Gmailの受信内容を基にHubSpotやSalesforceにリードを自動で登録できます。
<span class="mark-yellow">こうした自動化フローを導入すれば、業務効率向上が期待でき、うっかりミスも防止できそうですね。</span>
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
転送作業は地味に時間がかかりますが、これから自動化を導入すれば、スピーディーに対応できますよ！
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