Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する
試してみる
■概要
Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者 カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを作成するたびに、関連するGoogleカレンダーの共有設定や各種アプリケーションのアクセス権限を手動で調整する作業に、手間と時間を取られていませんか？
もし、新しいユーザーが登録されたタイミングで、関連するGoogleカレンダーの共有設定やその他のアプリケーション設定が自動で更新される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築することが可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー情報をトリガーに各種設定を自動更新する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する
試してみる
■概要
Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者 カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報を活用した自動化テンプレート
Google Workspaceのユーザー情報（新規登録、更新、削除など）をトリガーとして、様々な業務プロセスを自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにカレンダー設定を自動更新する
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を基にGoogleカレンダーの共有設定などを自動で更新する ことで、手作業による設定漏れや対応の遅延を防ぐことが可能です。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する
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■概要
Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者 カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにチャットツールへ通知する
Google Workspaceでのユーザー登録や情報更新といったイベントが発生した際に、その内容をSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知できるフローです。 関係部署や担当者への迅速な情報共有を実現し、必要なアクションの喚起や対応漏れを防ぎます！
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しSlackに通知する
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■概要
新しいメンバーがGoogle WorkSpaceに登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を変更し関係者にSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、対応が遅れると業務に支障が出る可能性もあり、迅速かつ正確な処理が求められます。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定更新とSlackへの通知までを自動化するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceでユーザー管理を行い、手作業での通知や設定変更に課題を感じている情報システム担当者 新メンバーのオンボーディング業務でGoogleカレンダーの共有やSlack通知を頻繁に行う人事・総務担当者 Google WorkSpace、Googleカレンダー、Slackを利用し、関連業務の効率化を目指すチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーに、Googleカレンダーの共有設定更新とSlack通知が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動での設定変更や通知作業による、設定ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpace、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでGoogle WorkSpaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと付与する権限を指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに完了通知やユーザー情報を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーションでは、共有設定を変更するカレンダーIDを候補から選択し、ユーザーに付与する権限（閲覧のみ、編集可能など）を選択肢から指定してください。 Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文は固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したユーザー名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Google WorkSpace、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにメールを自動送信する
Google Workspaceのユーザーに関するイベント（例えば、新規アカウント作成完了や特定のグループへの追加など）に応じて、関係者へGmailなどで状況を報告するメールを自動送信するフローです。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しGmailを送信する
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■概要
新しいメンバーがチームに加わる際、Google WorkSpaceへのユーザー登録後に行うGoogleカレンダーの共有設定や関連部署への通知メール作成といった一連の作業は、数が増えると手間になることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceにユーザーが登録されると自動でGoogleカレンダーの共有設定を更新、Gmailで関係者へ通知するため、これらの定型業務の負担を軽減して作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceでユーザー登録後、手作業でカレンダー設定や通知を行っている情報システム担当 新メンバーのオンボーディング業務におけるアカウント関連作業の効率化を目指す人事担当 複数のSaaS間での情報伝達を手作業で行っており、自動化による効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにカレンダー共有設定の変更とGmailでの通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動での設定変更やメール作成時に起こり得る設定ミスや宛先間違い、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpace、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、新しいユーザーが登録された際にフローが自動的に開始されます。 続いて、オペレーションでGoogle WorkSpaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、指定したカレンダーに対して、適切な共有権限を付与します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ユーザー登録とカレンダー設定が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションでは、共有設定を変更したいカレンダーのカレンダーIDを、Yoomが連携しているGoogleカレンダーアカウントから候補として表示される中から選択してください。また、そのユーザーに付与する権限（閲覧のみ、編集可能など）も選択肢の中から指定できます。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定できます。メールの件名や本文には、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップ（例：Google WorkSpaceのユーザ情報）で取得した情報を変数として埋め込み、パーソナライズされた通知を自動作成することも可能です。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報を基にカレンダー設定を自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザーのGoogleカレンダーの共有設定を自動で更新する フローを解説していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google WorkspaceとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Workspaceのトリガー設定とGoogleカレンダーのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する
試してみる
■概要
Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者 カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:Google WorkspaceとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
1.Google Workspaceの登録方法
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、表示されたマイアプリ画面の「新規接続」を押します。Google WorkspaceおよびGoogleカレンダー を検索してください。
下記画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後、権限の付与に進みます。
注意事項：Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
2. Googleカレンダーの登録方法
先ほど同様、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、Googleカレンダー を検索しましょう。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここから、フローの設定の説明を行っていきます！
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する
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■概要
Google WorkSpaceに新しいユーザーが登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を更新するのは手間がかかり設定漏れのリスクも伴います。特に組織が大きくなるほど、この作業の負担は増していくのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定を自動更新するため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceとGoogleカレンダーを利用し、手作業での設定変更に手間を感じている方 新メンバー加入時のオンボーディング業務を効率化したい情報システム担当者 カレンダーの共有漏れによる情報格差を防ぎたいチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録後、手作業で行っていたGoogleカレンダーの共有設定更新が自動化され、作業時間を短縮できます。 手動設定による共有相手の間違いや権限設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpaceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、対象カレンダーと共有設定内容を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのオペレーション設定で、共有設定を変更する対象のカレンダーIDをYoomが提示する候補の中から正確に選択してください。 同じくGoogleカレンダーのオペレーション設定で、新しく登録されたユーザーに付与するカレンダーへのアクセス権限を選択肢から指定してください。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Google Workspaceにユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定 まずは、「ユーザーが登録されたら」をクリックし設定していきます！
下記画面は、デフォルトで設定されています。
次の画面では、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることをテストします。
テストが成功したら「次へ」ボタンを押しましょう！
Google Workspaceの画面を開き、テスト用に新たにユーザーを登録してください。
登録できたら、再びYoomの画面に戻りましょう。
画面下部にある「テスト」ボタンをクリックすると、先ほどGoogle Workspaceに登録したユーザー情報がアウトプットとして取得されます。
このアウトプットは、次のステップで使用します。
※参照：アウトプットについてはこちら
ステップ4:Googleカレンダーの共有設定を変更する 続いて、「共有設定を変更」という項目を設定していきましょう！
次のページもデフォルトで設定されているため、アクションが「カレンダーの共有設定を変更」になっているのを確認したら、次のページに進みましょう。
カレンダーIDは、枠外をクリックし表示される候補から任意で設定してください。
付与する権限は、用途に合わせてプルダウンから選択しましょう。
付与対象のユーザーのメールアドレスは、下記画像のように設定してあります。
設定を確認したら、テストを行い、「保存する」ボタンをクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONにする
最後に、下記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
Google Workspaceを使用したその他の自動化事例
Google Workspaceに新規ユーザーが追加された際に、通知したり、データベースに追加したりできます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとGoogle Driveでアカウント管理を行っている情報システム担当者の方 新メンバー加入時の権限付与作業に、毎回手間と時間を費やしているチームリーダーの方 手作業による権限付与のミスをなくし、セキュリティを担保したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に権限付与が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による権限の付与漏れや、誤ったユーザーへの権限設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、セキュリティの向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録をフローボット起動のきっかけとします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとに、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を自動で付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveで権限を付与するアクションでは、付与する権限（閲覧者、編集者など）を、運用に合わせて任意で設定してください。 権限を付与したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを任意で設定してください。 権限を付与するユーザーのメールアドレスには、トリガーであるGoogle Workspaceのアクションで取得したユーザーのメールアドレス情報を設定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
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■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方 メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。 Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。 ■注意事項
Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
■概要
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方 Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方 このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
まとめ
Google Workspaceのユーザー情報と各種設定の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規ユーザー登録に伴うGoogleカレンダーの共有設定の更新といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
今回ご紹介したように、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能です。こちら
