【ノーコードで実現】Google Workspaceのユーザー情報に基づきGoogleカレンダーの設定を自動更新する方法

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

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■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」ワークフローは、新規ユーザー追加時に自動でGoogleカレンダーの共有設定を調整し、チーム全体のスケジュール管理を円滑にする業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに登録されると、手動でのカレンダー共有設定の更新作業が必要になりますが、このワークフローを利用することで、自動的に共有設定が適用され、管理者の負担を軽減します。
これにより、チーム全体のスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのカレンダー共有設定に手間を感じている管理者の方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したいと考えているリーダーの方
・手動でのカレンダー設定更新によるミスを防ぎたいと考えているIT担当者の方
・Google Workspace カレンダーを活用しているが、自動化でさらに効率化を図りたい企業の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを作成するたびに、関連するGoogleカレンダーの共有設定や各種アプリケーションのアクセス権限を手動で調整する作業に、手間と時間を取られていませんか？
特に組織が大きくなるにつれて、これらの設定変更は頻繁に発生し、一つ一つの対応は細かくても積み重ると大きな負担となり、時には設定ミスから情報共有の漏れやセキュリティ上の懸念につながることもあります。

もし、新しいユーザーが登録されたタイミングで、関連するGoogleカレンダーの共有設定やその他のアプリケーション設定が自動で更新される仕組みがあれば、これらの定型的な管理業務から解放され、情報システム担当者や管理者はより戦略的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができますよ！

今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築することが可能です。
導入にかかる手間や時間も少ないため、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Workspaceのユーザー情報をトリガーに各種設定を自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

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■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」ワークフローは、新規ユーザー追加時に自動でGoogleカレンダーの共有設定を調整し、チーム全体のスケジュール管理を円滑にする業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに登録されると、手動でのカレンダー共有設定の更新作業が必要になりますが、このワークフローを利用することで、自動的に共有設定が適用され、管理者の負担を軽減します。
これにより、チーム全体のスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのカレンダー共有設定に手間を感じている管理者の方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したいと考えているリーダーの方
・手動でのカレンダー設定更新によるミスを防ぎたいと考えているIT担当者の方
・Google Workspace カレンダーを活用しているが、自動化でさらに効率化を図りたい企業の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceのユーザー情報を活用した自動化テンプレート

Google Workspaceのユーザー情報（新規登録、更新、削除など）をトリガーとして、様々な業務プロセスを自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
日々の管理業務の効率化や、手作業によるミスの削減に繋がる自動化のアイデアが見つかるかもしれませんので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにカレンダー設定を自動更新する

Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を基にGoogleカレンダーの共有設定などを自動で更新することで、手作業による設定漏れや対応の遅延を防ぐことが可能です。
新メンバーがスムーズに業務を開始できるような情報共有体制を迅速に構築できます！

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

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■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」ワークフローは、新規ユーザー追加時に自動でGoogleカレンダーの共有設定を調整し、チーム全体のスケジュール管理を円滑にする業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに登録されると、手動でのカレンダー共有設定の更新作業が必要になりますが、このワークフローを利用することで、自動的に共有設定が適用され、管理者の負担を軽減します。
これにより、チーム全体のスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのカレンダー共有設定に手間を感じている管理者の方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したいと考えているリーダーの方
・手動でのカレンダー設定更新によるミスを防ぎたいと考えているIT担当者の方
・Google Workspace カレンダーを活用しているが、自動化でさらに効率化を図りたい企業の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにチャットツールへ通知する

Google Workspaceでのユーザー登録や情報更新といったイベントが発生した際に、その内容をSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知できるフローです。
関係部署や担当者への迅速な情報共有を実現し、必要なアクションの喚起や対応漏れを防ぎます！

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しSlackに通知する

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■概要
「Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しSlackに通知する」フローは、ユーザーの追加時に発生する一連の作業を自動化する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle WorkSpaceに登録されると、自動的にGoogleカレンダーの共有設定が更新され、チーム全体にSlackで通知が送信されます。
これにより、手動での設定変更や通知の手間を省き、スムーズなチーム運営をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・新規ユーザーの登録手続きを効率化したいIT管理者の方
・Google Workspaceを活用してチームのスケジュール管理を行っているリーダーの方
・手動でのカレンダー共有設定や通知に時間を割いているビジネスパーソンの方
・業務ワークフローの自動化を通じて業務効率化を図りたい企業の経営者の方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい管理者の方

■注意事項
・Google WorkSpace、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceのユーザー情報をトリガーにメールを自動送信する

Google Workspaceのユーザーに関するイベント（例えば、新規アカウント作成完了や特定のグループへの追加など）に応じて、関係者へGmailなどで状況を報告するメールを自動送信するフローです。
情報伝達の効率化と確実性を高め、手動での連絡作業の手間を削減します！

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しGmailを送信する

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■概要
「Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しGmailを送信する」フローは、新しいユーザーの追加に伴うカレンダー共有や通知メールの送信を自動化する業務ワークフローです。
組織に新メンバーが加わる際、Google Workspaceの管理作業は煩雑になりがちです。このワークフローを活用することで、ユーザー登録と同時にGoogleカレンダーの共有設定が自動的に更新され、必要な情報がGmailで送信されるため、スムーズなオンボーディングが実現します。
これにより、手動での設定作業やメール送信の手間を大幅に削減できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのオンボーディングプロセスを効率化したいIT管理者の方
・Googleカレンダーの共有設定やGmailでの通知メール送信に手間を感じているチームリーダーの方
・組織内でのコミュニケーションをスムーズにし、業務効率を向上させたい経営者の方
・業務ワークフローの自動化を検討しており、具体的なソリューションを探している企業の方
・新メンバーの迅速な情報共有と業務開始をサポートしたい人事担当者の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceのユーザー情報を基にカレンダー設定を自動更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザーのGoogleカレンダーの共有設定を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google WorkspaceとGoogleカレンダーのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
•  Google Workspaceのトリガー設定とGoogleカレンダーのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

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■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」ワークフローは、新規ユーザー追加時に自動でGoogleカレンダーの共有設定を調整し、チーム全体のスケジュール管理を円滑にする業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに登録されると、手動でのカレンダー共有設定の更新作業が必要になりますが、このワークフローを利用することで、自動的に共有設定が適用され、管理者の負担を軽減します。
これにより、チーム全体のスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのカレンダー共有設定に手間を感じている管理者の方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したいと考えているリーダーの方
・手動でのカレンダー設定更新によるミスを防ぎたいと考えているIT担当者の方
・Google Workspace カレンダーを活用しているが、自動化でさらに効率化を図りたい企業の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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ステップ1:Google WorkspaceとGoogleカレンダーのマイアプリ連携

1.Google Workspaceの登録方法

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、表示されたマイアプリ画面の「新規接続」を押します。
検索窓が表示されるので、Google WorkspaceおよびGoogleカレンダーを検索してください。

下記画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

次の画面で、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。

ログイン後、権限の付与に進みます。
「続行」をクリックしたら、Google Workspaceのマイアプリ連携完了です！

注意事項：Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2. Googleカレンダーの登録方法

先ほど同様、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、Googleカレンダーを検索しましょう。
連携方法は、Googleカレンダーと同様に設定してください。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここから、フローの設定の説明を行っていきます！
Yoomのテンプレートを利用し、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
まずは、下記テンプレートページを開き、移行した画面で『このテンプレートを試してみる』ボタンを押してみましょう。

Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する

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■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」ワークフローは、新規ユーザー追加時に自動でGoogleカレンダーの共有設定を調整し、チーム全体のスケジュール管理を円滑にする業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに登録されると、手動でのカレンダー共有設定の更新作業が必要になりますが、このワークフローを利用することで、自動的に共有設定が適用され、管理者の負担を軽減します。
これにより、チーム全体のスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーのカレンダー共有設定に手間を感じている管理者の方
・チームメンバーのスケジュール管理を効率化したいと考えているリーダーの方
・手動でのカレンダー設定更新によるミスを防ぎたいと考えているIT担当者の方
・Google Workspace カレンダーを活用しているが、自動化でさらに効率化を図りたい企業の方

■注意事項
・Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Google Workspaceにユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定

まずは、「ユーザーが登録されたら」をクリックし設定していきます！

下記画面は、デフォルトで設定されています。
トリガーアクションが「ユーザーが登録されたら」になっているのを確認しましょう。
確認できたら、「次へ」ボタンをクリックしてください。

次の画面では、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることをテストします。

テストが成功したら「次へ」ボタンを押しましょう！

Google Workspaceの画面を開き、テスト用に新たにユーザーを登録してください。
（ユーザー情報は自由に設定してOKです！）

登録できたら、再びYoomの画面に戻りましょう。

画面下部にある「テスト」ボタンをクリックすると、先ほどGoogle Workspaceに登録したユーザー情報がアウトプットとして取得されます。

このアウトプットは、次のステップで使用します。
正しく情報が取得できたのを確認してから「保存する」ボタンをクリックしてください。

※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。

ステップ4:Googleカレンダーの共有設定を変更する

続いて、「共有設定を変更」という項目を設定していきましょう！

次のページもデフォルトで設定されているため、アクションが「カレンダーの共有設定を変更」になっているのを確認したら、次のページに進みましょう。

カレンダーIDは、枠外をクリックし表示される候補から任意で設定してください。

付与する権限は、用途に合わせてプルダウンから選択しましょう。

付与対象のユーザーのメールアドレスは、下記画像のように設定してあります。
このように設定すると、Google Workspaceに新規ユーザーが登録されたら、「ユーザーのメールアドレス」を取得し、自動でGoogleカレンダーの付与対象のユーザーのメールアドレスに設定することができますよ！

設定を確認したら、テストを行い、「保存する」ボタンをクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONにする

最後に、下記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これで、「Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」フローの完成です！
早速フローの動作確認をしてみましょう。

Google Workspaceを使用したその他の自動化事例

Google Workspaceに新規ユーザーが追加された際に、通知したり、データベースに追加したりできます。
データベースの情報やフォームの回答内容を基に、Google Workspaceにユーザーを追加することも可能です！

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者

■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。

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Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。

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Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する

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■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方‍

■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Google Workspaceのユーザー情報と各種設定の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規ユーザー登録に伴うGoogleカレンダーの共有設定の更新といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、管理部門の担当者は反復的な作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力できる環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるはずです。

今回ご紹介したように、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし日々の業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！