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Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを作成するたびに、関連するGoogleカレンダーの共有設定や各種アプリケーションのアクセス権限を手動で調整する作業に、手間と時間を取られていませんか？
特に組織が大きくなるにつれて、これらの設定変更は頻繁に発生し、一つ一つの対応は細かくても積み重ると大きな負担となり、時には設定ミスから情報共有の漏れやセキュリティ上の懸念につながることもあります。
もし、<span class="mark-yellow">新しいユーザーが登録されたタイミングで、関連するGoogleカレンダーの共有設定やその他のアプリケーション設定が自動で更新される仕組み</span>があれば、これらの定型的な管理業務から解放され、情報システム担当者や管理者はより戦略的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築することが可能です。
導入にかかる手間や時間も少ないため、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザー情報をトリガーに各種設定を自動更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Workspaceのユーザー情報（新規登録、更新、削除など）をトリガーとして、様々な業務プロセスを自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
日々の管理業務の効率化や、手作業によるミスの削減に繋がる自動化のアイデアが見つかるかもしれませんので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報を基にGoogleカレンダーの共有設定などを自動で更新する</span>ことで、手作業による設定漏れや対応の遅延を防ぐことが可能です。
新メンバーがスムーズに業務を開始できるような情報共有体制を迅速に構築できます！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceでのユーザー登録や情報更新といったイベントが発生した際に、その内容をSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知できるフローです。
</span>関係部署や担当者への迅速な情報共有を実現し、必要なアクションの喚起や対応漏れを防ぎます！
<span class="mark-yellow">Google Workspaceのユーザーに関するイベント（例えば、新規アカウント作成完了や特定のグループへの追加など）に応じて、関係者へGmailなどで状況を報告するメールを自動送信するフローです。</span>
情報伝達の効率化と確実性を高め、手動での連絡作業の手間を削減します！
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザーのGoogleカレンダーの共有設定を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1.Google Workspaceの登録方法
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、表示されたマイアプリ画面の「新規接続」を押します。
検索窓が表示されるので、Google WorkspaceおよびGoogleカレンダーを検索してください。
下記画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後、権限の付与に進みます。
「続行」をクリックしたら、Google Workspaceのマイアプリ連携完了です！
注意事項：Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2. Googleカレンダーの登録方法
先ほど同様、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、Googleカレンダーを検索しましょう。
連携方法は、Googleカレンダーと同様に設定してください。
ここから、フローの設定の説明を行っていきます！
Yoomのテンプレートを利用し、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
まずは、下記テンプレートページを開き、移行した画面で『このテンプレートを試してみる』ボタンを押してみましょう。
下記画面が表示されたら、「OK」をクリックしましょう。
まずは、「ユーザーが登録されたら」をクリックし設定していきます！
下記画面は、デフォルトで設定されています。
トリガーアクションが「ユーザーが登録されたら」になっているのを確認しましょう。
確認できたら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
次の画面では、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることをテストします。
テストが成功したら「次へ」ボタンを押しましょう！
Google Workspaceの画面を開き、テスト用に新たにユーザーを登録してください。
（ユーザー情報は自由に設定してOKです！）
登録できたら、再びYoomの画面に戻りましょう。
画面下部にある「テスト」ボタンをクリックすると、先ほどGoogle Workspaceに登録したユーザー情報がアウトプットとして取得されます。
このアウトプットは、次のステップで使用します。
正しく情報が取得できたのを確認してから「保存する」ボタンをクリックしてください。
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。
続いて、「共有設定を変更」という項目を設定していきましょう！
次のページもデフォルトで設定されているため、アクションが「カレンダーの共有設定を変更」になっているのを確認したら、次のページに進みましょう。
カレンダーIDは、枠外をクリックし表示される候補から任意で設定してください。
付与する権限は、用途に合わせてプルダウンから選択しましょう。
付与対象のユーザーのメールアドレスは、下記画像のように設定してあります。
このように設定すると、Google Workspaceに新規ユーザーが登録されたら、「ユーザーのメールアドレス」を取得し、自動でGoogleカレンダーの付与対象のユーザーのメールアドレスに設定することができますよ！
設定を確認したら、テストを行い、「保存する」ボタンをクリックしてください。
最後に、下記画面が表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これで、「Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新する」フローの完成です！
早速フローの動作確認をしてみましょう。
Google Workspaceに新規ユーザーが追加された際に、通知したり、データベースに追加したりできます。
データベースの情報やフォームの回答内容を基に、Google Workspaceにユーザーを追加することも可能です！
Google Workspaceのユーザー情報と各種設定の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた新規ユーザー登録に伴うGoogleカレンダーの共有設定の更新といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、管理部門の担当者は反復的な作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力できる環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるはずです。
今回ご紹介したように、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし日々の業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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