Zoomミーティングを開催する際、日時や参加者の追加など、登録済みのデータに変動があることって珍しくないですよね。
この際、例えばチャットツールやメールツールで変更すべきデータを把握したけれど、Zoomのミーティング情報を更新するのを忘れてしまうことってありませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Zoomを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればZoomのミーティング情報を手動で更新する手間が省け、効率的にZoomのデータを自動更新可能となります。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Zoomの自動化を活用すれば、データ管理の効率化はもちろん、Zoomミーティングをスムーズに開催しやすくなるかもしれません。
自動化を簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
Google スプレッドシート上で情報を更新すると、自動でZoomの会議情報も更新されるので、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・Google スプレッドシートの内容が更新されるたびに、迅速に対応が必要な業務がある方
・Zoomを頻繁に使用している方で、ミーティング情報の更新作業に手間を感じている方
・リモートワーク環境での業務効率化を図りたい方
・複数のプロジェクトやクライアントを抱えており、ミーティング情報をスピーディに更新したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのデータを自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Zoomにデータを自動で更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
データベース/CRMサービスのデータをZoomに自動で送信・転送する
Google スプレッドシートやNotionなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
これにより、予定の変更や追加にも迅速に対応でき、スケジュール管理がスムーズになるでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
Google スプレッドシート上で情報を更新すると、自動でZoomの会議情報も更新されるので、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・Google スプレッドシートの内容が更新されるたびに、迅速に対応が必要な業務がある方
・Zoomを頻繁に使用している方で、ミーティング情報の更新作業に手間を感じている方
・リモートワーク環境での業務効率化を図りたい方
・複数のプロジェクトやクライアントを抱えており、ミーティング情報をスピーディに更新したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionの情報をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Notionの情報をもとにZoomのミーティング情報を編集する」ワークフローを利用すると、データ更新作業の負担を軽減します。
作業時間が短縮されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して情報の一元管理を行っている方
・チームでNotionを活用し、情報共有の迅速化を図りたい方
・Zoomを使って頻繁にミーティングを開催しており、スケジュール管理を効率化したい方
・会議の内容や議事録をNotionにまとめているが、スケジュール更新に手間を感じている方
・ミーティング情報を一元管理し、スピーディに更新できるシステムを求めている方
・リモートワークやハイブリッドワークを導入しており、ツール間の連携を強化したい方
■注意事項
・NotionとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
フォームのデータをZoomに自動で送信・転送する
GoogleフォームやHubspotなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
フォームの送信情報が迅速にミーティング情報に反映されるという利点があります。
Googleフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容に合わせて、都度Zoomのミーティング情報を手動で編集していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Zoomのミーティング情報を自動で更新できます。手作業による更新の手間やミスをなくし、スムーズなイベント運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとZoomを使い、セミナーや面談の予約受付を行っている方
・フォームの回答内容をZoomの議題や説明欄に手動で反映させている方
・定型的な連絡や情報更新の作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・GoogleフォームとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Hubspotのフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、情報更新作業を効率化します。
自動で更新されるので、更新漏れの防止にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して営業活動を行っている方
・リード生成や顧客管理の効率化をはかりたいと考える方
・フォーム送信後の対応を迅速に行いたい方
・Zoomを利用してオンラインミーティングを頻繁に開催している方
・HubspotとZoomの情報連携を手間なくスムーズに行いたい方
■注意事項
・HubspotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールのデータをZoomに自動で送信・転送する
SlackやDiscrodなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
ミーティング情報を確認しながらそのまま編集ができるため、作業の効率が向上しそうですね！
Slackの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、会議予定の変更を効率化します。
チャット上の操作のみで作業が完結するため、利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを使ってコミュニケーションを行っている方
・Zoomミーティングを活用しているが、日程の変更や情報編集に手間を感じている方
・Slackの投稿内容を迅速に反映させてミーティング情報を保持したい方
・チームのスケジュール管理を効率化し、時間を有効活用したい方
・複数のツールを統合し、スムーズなワークフローを構築したい方
■注意事項
・SlackとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Discrodの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Discrodの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する」ワークフローを利用すると、情報更新の手間を削減します。
チャットで会議についてのやりとりもそのままできるため、コミュニケーションも円滑になるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordを利用してコミュニケーションを行っている方
・チームでDiscordを使って情報共有をしており、ミーティング情報の更新を効率的に行いたいと考えている方
・Zoomを活用して会議を行う頻度が高い方
・会議のたびに手動で情報を更新する手間を減らしたい方
・スピーディにミーティング情報を確認・共有したい方
■注意事項
・ZoomとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびZoomのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
Google スプレッドシート上で情報を更新すると、自動でZoomの会議情報も更新されるので、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・Google スプレッドシートの内容が更新されるたびに、迅速に対応が必要な業務がある方
・Zoomを頻繁に使用している方で、ミーティング情報の更新作業に手間を感じている方
・リモートワーク環境での業務効率化を図りたい方
・複数のプロジェクトやクライアントを抱えており、ミーティング情報をスピーディに更新したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ登録
Google スプレッドシートとZoomをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
※マイアプリ連携前に、テンプレートで使用するGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう！
（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります。）
今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました↓
※こちらのフローはミーティングIDが記載されていることが前提です。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
1.まず初めにGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Zoomのマイアプリ登録
4.次はZoomをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からZoomをクリックして追加します。
※注意点
・Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。
各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
・下記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
Google スプレッドシート上で情報を更新すると、自動でZoomの会議情報も更新されるので、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・Google スプレッドシートの内容が更新されるたびに、迅速に対応が必要な業務がある方
・Zoomを頻繁に使用している方で、ミーティング情報の更新作業に手間を感じている方
・リモートワーク環境での業務効率化を図りたい方
・複数のプロジェクトやクライアントを抱えており、ミーティング情報をスピーディに更新したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Google スプレッドシートのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Google スプレッドシート
- 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→行が更新されたら
3.画面が切り替わったら、以下の注意事項を確認しましょう。
4.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
5.「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。
6.残りの項目を入力欄下の補足説明を参考に入力します。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値はZoomのフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ4:Zoomのミーティング情報を編集する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Zoom（OAuth）
- 「Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→ミーティング情報を編集
3.API接続設定を行います。
入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットを選択します。
4.その他の項目も用途に合わせて入力しましょう！
以下は入力例です↓
5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Zoomのミーティング情報が編集できていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Zoomを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもZoomを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailでメールを送付する
試してみる
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
Microsoft Teamsからのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する
試してみる
Microsoft Teamsのチャンネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングを作成するフローです。
Zoomで会議終了後、内容を議事録化してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してDiscordで情報共有するチーム
・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をDiscordでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方
■注意事項
・Zoom、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記URLをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
Zoomウェビナーが終了したら参加者情報をSalesforceにリードを登録する
試してみる
■概要
「Zoomウェビナーが終了したら参加者情報をSalesforceにリードを登録する」フローは、ウェビナー終了後の参加者データを自動的にSalesforceに連携し、営業活動の準備をスムーズにする業務ワークフローです。
手動でのデータ入力を省略し、効率的なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomウェビナーを定期的に開催し、参加者データをSalesforceに管理したい営業担当者の方
・SalesforceとZoomの連携を活用して、リード管理を自動化したいマーケティングチームの方
・ウェビナー後の参加者情報の手動入力に時間を取られている営業・マーケティング担当者の方
・効率的なリード登録を通じて、営業プロセスを改善したい経営者の方
■注意事項
・ZoomとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
終わりに
いかがでしたか？Zoomを活用した自動化を導入することで、Zoomのミーティング情報の更新がスムーズに完了し、データを正しく保ちやすくなるはずです。
例えば、日時や参加者のリストなど、変動しやすいデータがじっかり自動更新されれば、「情報を勘違いしたままZoomミーティングを開催してしまった！」ということが少なくなりそうですよね。
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にZoomの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
今すぐ無料でアカウントを発行する
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
