Zoomミーティングを開催する際、日時や参加者の追加など、登録済みのデータに変動があることって珍しくないですよね。
この際、例えばチャットツールやメールツールで変更すべきデータを把握したけれど、Zoomのミーティング情報を更新するのを忘れてしまうことってありませんか？
このようなお悩みを抱えているのであれば、Zoomを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すればZoomのミーティング情報を手動で更新する手間が省け、効率的にZoomのデータを自動更新可能となります。
本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！
Zoomの自動化を活用すれば、データ管理の効率化はもちろん、Zoomミーティングをスムーズに開催しやすくなるかもしれません。
自動化を簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのデータを自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Zoomにデータを自動で更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
データベース/CRMサービスのデータをZoomに自動で送信・転送する
Google スプレッドシートやNotionなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
これにより、予定の変更や追加にも迅速に対応でき、スケジュール管理がスムーズになるでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionの情報をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Notionで管理しているプロジェクトやタスクに関連するミーティング情報を、都度Zoomを開いて編集する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、NotionのページからワンクリックでZoomのミーティング情報を自動で編集できます。手作業による二度手間や情報更新の漏れといった課題を解消し、スムーズな会議運営を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとZoomを連携させて、ミーティング管理を効率化したいと考えている方
- 複数のミーティング情報を手作業で更新しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- SaaS間の情報転記作業を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページで管理している情報をもとにZoomのミーティング情報を直接更新できるため、アプリ間の画面遷移や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、会議のトピックや日時の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガー機能を選択し、「特定のページから起動」アクションをNotionのページに設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにミーティング内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティング情報を編集」アクションでは、更新するミーティングIDやトピック、議題などの項目を任意に設定してください。
- 各項目には、前のステップでNotionから取得したページのタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込むことで、動的な情報更新が可能です。
■注意事項
フォームのデータをZoomに自動で送信・転送する
GoogleフォームやHubspotなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
フォームの送信情報が迅速にミーティング情報に反映されるという利点があります。
Googleフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容に合わせて、都度Zoomのミーティング情報を手動で編集していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Zoomのミーティング情報を自動で更新できます。手作業による更新の手間やミスをなくし、スムーズなイベント運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoomを使い、セミナーや面談の予約受付を行っている方
- フォームの回答内容をZoomの議題や説明欄に手動で反映させている方
- 定型的な連絡や情報更新の作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答があるたびに手動でZoomを更新する手間が省け、本来の業務に充てる時間を確保できます。
- システムが自動で情報を更新するため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの機能である「レコードを取得する」を設定し、フォームから送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をミーティングの議題や説明などに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に設定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみをきっかけにワークフローを起動できます。
- Zoomのミーティング情報編集では、議題や説明文にGoogleフォームから取得した回答内容を動的に差し込めます。また、固定の案内文を追加するなど柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Hubspotのフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせやデモの申し込みがあるたびに、Zoomミーティングの議題や説明を手動で更新する作業は手間がかかるものです。また、多くの対応に追われる中で、情報の転記ミスや更新漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、指定したZoomミーティングの情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消し、スムーズなミーティング準備を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのフォームを活用し、Zoomでの商談や面談を設定している営業担当者の方
- 手作業によるミーティング情報の更新に時間がかかり、日程調整業務を効率化したい方
- フォームの回答内容に合わせて、ミーティングの議題を自動で設定したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信を起点にZoomの情報が自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報でミーティングを準備することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubspotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「レコードを取得する」を選択し、フォームから送信された情報を取得するように設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、更新したいミーティングと、議題などの設定内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティング情報を編集」アクションでは、会議のトピック（タイトル）や議題（説明）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- HubSpotフォームで取得した顧客名や問い合わせ内容などを議題に自動で反映させたり、定型の案内文をあらかじめ設定したりすることができます。
■注意事項
- Hubspot、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールのデータをZoomに自動で送信・転送する
SlackやDiscrodなどのアプリを起点にして、Zoomのデータ更新を行うフローです。
ミーティング情報を確認しながらそのまま編集ができるため、作業の効率が向上しそうですね！
Slackの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Slackでミーティングの変更連絡を受け、その都度Zoomを開いて情報を手動で編集するのは手間がかかるのではないでしょうか。急な変更が重なると対応が遅れたり、更新ミスが発生したりする原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Zoomのミーティング情報が自動で編集されます。これにより、手作業による更新の手間やミスを削減し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとZoomを利用し、日常的にミーティングの調整を行っている方
- ミーティング情報の更新漏れや、手作業によるミスを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を基にZoomミーティング情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた情報編集の時間を短縮することができます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、ミーティングIDの入力間違いや議題の更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Slackの投稿からミーティングIDや変更したい内容を抽出します。
- 次に、データベーストリガー機能の「レコードを取得する」アクションで、抽出した情報を基に編集対象となるミーティングの情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、取得した情報でミーティング内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Slackの投稿から読み取る情報を任意に設定できます。例えば、ミーティングの議題や時間など、特定の情報を抽出するようカスタムが可能です。
- Zoomの「ミーティング情報を編集」アクションでは、前段のAI機能で抽出した値を、ミーティングのトピックや議題などの項目に変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- SlackとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Discrodの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Discordで決まったミーティングの議題や時間を、都度Zoomに反映するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のチャンネルへの投稿内容をもとにZoomのミーティング情報が自動で更新されるため、こうした情報更新の手間を省き、よりスムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordでのやり取りをもとに、Zoomのミーティング情報を手動で更新している方
- Web会議の設定や更新作業の時間を短縮し、業務を効率化したいと考えている方
- コミュニケーションツールとWeb会議ツール間の情報連携を自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿だけでZoomの情報が自動更新されるため、これまで手作業で行っていた更新作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なミーティング情報を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、特定のチャンネルを監視します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を使い、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Discordの投稿から議題や日時などの情報を抽出します。
- 次に、Yoomのデータベース機能などを利用して、編集対象となるZoomミーティングの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとにミーティング内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Discordの投稿からどのような情報を抽出するかを自由に設定可能です。ミーティングの議題、日時、参加者など、必要な項目を定義してください。
- Zoomの「ミーティング情報を編集」アクションでは、更新したい項目を細かく設定できます。ミーティングのトピック（議題）や開始日時に加え、パスコードなどの情報も自動で更新することが可能です。
■注意事項
- ZoomとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのデータを自動更新するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびZoomのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ登録
Google スプレッドシートとZoomをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
※マイアプリ連携前に、テンプレートで使用するGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう！
（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります。）
今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました↓
※こちらのフローはミーティングIDが記載されていることが前提です。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
1.まず初めにGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
Zoomのマイアプリ登録
4.次はZoomをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からZoomをクリックして追加します。
※注意点
・Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。
各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
・下記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Google スプレッドシートのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Google スプレッドシート
- 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→行が更新されたら
3.画面が切り替わったら、以下の注意事項を確認しましょう。
4.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
5.「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。
6.残りの項目を入力欄下の補足説明を参考に入力します。
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値はZoomのフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
ステップ4:Zoomのミーティング情報を編集する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Zoom（OAuth）
- 「Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→ミーティング情報を編集
3.API接続設定を行います。
入力欄をクリックし、先ほど取得したアウトプットを選択します。
4.その他の項目も用途に合わせて入力しましょう！
以下は入力例です↓
5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Zoomのミーティング情報が編集できていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Zoomを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもZoomを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailでメールを送付する
試してみる
◼️概要
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。
・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Teamsからのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのチャンネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローです。
新しいチャットメッセージがMicrosoft Teamsに投稿があると、ZoomのミーティングURLが即座に作成され、すべての出席者が簡単にアクセスすることができます。
Microsoft TeamsとZoomを連携することで、業務の手間を省くことができます。
■注意事項
・Microsoft Teams、ZoomそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AI機能はチームプラン以上でのご提供となります。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。AI機能などの検証の際はご活用ください。
Zoomで会議終了後、内容を議事録化してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してDiscordで情報共有するチーム
・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をDiscordでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方
■このテンプレートを使うメリット
会議中にメモを取ることは、議論への集中を妨げたり、重要な情報を見逃したりする可能性があります。
このフローを活用すれば、自動文字起こしによって会議内容が記録されるため、参加メンバーはメモを取る必要がなくなることで議論に集中することができます。また、文字起こしデータはDiscordを通じて自動的に共有されることで会議後すぐに内容を確認したり、欠席者へ共有したりすることが容易になります。
■注意事項
・Zoom、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
Zoomウェビナーが終了したら参加者情報をSalesforceにリードを登録する
試してみる
■概要
Zoomウェビナーの開催後、参加者リストをSalesforceに手作業で登録する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者情報をSalesforceにリードとして自動で登録します。ウェビナー後のフォローアップを迅速化し、リード管理の効率を高めることで、営業活動の機会損失を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomウェビナーとSalesforce間のデータ入力作業に手間を感じているマーケティング担当者の方
- ウェビナーで獲得したリード情報を迅速に管理し、営業活動へスムーズに繋げたいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、顧客データの正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、自動で参加者情報がSalesforceに登録されるため、手作業でのデータ移行に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、まずZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 続いて、取得した参加者一人ひとりに対して処理を行うため、「繰り返し処理」を設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、各参加者の情報をリードとしてSalesforceに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいウェビナーのIDを任意で設定してください。
- Salesforceへレコードを追加するアクションでは、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLや、情報を登録したいオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
終わりに
いかがでしたか？Zoomを活用した自動化を導入することで、Zoomのミーティング情報の更新がスムーズに完了し、データを正しく保ちやすくなるはずです。
例えば、日時や参加者のリストなど、変動しやすいデータがじっかり自動更新されれば、「情報を勘違いしたままZoomミーティングを開催してしまった！」ということが少なくなりそうですよね。
なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！
初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にZoomの自動化の導入ができるでしょう。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
今すぐ無料でアカウントを発行する
登録はたったの30秒で完了します。登録後はすぐに実機操作ができるため、実際に操作しながら使用感をチェック可能です！
