【ノーコードで実現】Canvaにデータを自動で書き込み・転記する方法

フォームのデータをCanvaに自動で書き込み・転記する

他にも、フォームへの回答を元にフォルダを作成したり、デザインのダウンロードリンクを送信したりといった反復作業が自動化できます。
フォーム内容の確認や、フォルダの整理、完成デザインの共有などの単調な業務に割いていた時間を減らし、クリエイティブに集中できる環境を整えられるでしょう。

チャットツールのデータをCanvaに書き込み・転記する

これらの自動化は、チャットツールでのやりとりを起点にすることも可能です。
普段の業務で使用しているツールを起点に、シームレスにCanvaへのアクションを行いましょう。

Canvaにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にCanvaにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「HubSpotで製品が作成されたら、Canvaにフォルダを作成する」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• CanvaとHubSpotのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• 製品情報の取得と作成するフォルダの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：CanvaとHubSpotのマイアプリ連携

CanvaとHubSpotをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。

先ずはCanvaを連携しましょう。

1. アプリ一覧でCanvaを選択。

2. 任意の方法でCanvaにログイン。

3. アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。

「マイアプリ」の画面に戻り、Canvaが追加されていれば連携は完了です。

1. アプリ一覧でHubSpotを選択。

2. HubSpotのアカウントがない場合はオレンジのボタン、既にアカウントがある場合はグレーのボタンをクリック。

3. （アカウントがない場合は登録後）連携させるアカウントをラジオボタンから選択し、「アカウントを選択」をクリック。

4. アクセス権限の内容を確認し、ページ下部のチェックボックスにチェックを入れた後、「アプリを接続」をクリック。

「マイアプリ」の画面に戻り、HubSpotが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

CanvaとHubSpotの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. HubSpotの「製品が作成されたら」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
   なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4. 「テスト」をクリック。
   HubSpotに作成された最新の製品情報を取得します。

「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」に取得した製品情報が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Canvaに作成するフォルダの設定

次に、ステップ3で取得した製品情報を用いてCanvaにフォルダを作成します。

1. Canvaの「フォルダの作成」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

3. 「フォルダ名」に重複しない任意の名称を設定。
   デフォルトではステップ3で取得した{{製品名}}が設定されています。

ステップ3で取得した値は、入力欄クリック時に表示されるアウトプットから選択可能です。

4. 「親フォルダID」に新しいフォルダを作成するフォルダのIDを設定。
   フォルダIDはCanvaのプロジェクトのフォルダURL（folder/<フォルダID部分>）で確認できます。
   プロジェクトのトップレベルに作成する場合は「root」と設定してください。

5. 「テスト」をクリック。
   指定した親フォルダに、新しいフォルダを作成します。

「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りCanvaにフォルダが作成されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

CanvaのAPIを使ったその他の自動化例

CanvaのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化することが可能になります。

Canvaを使った自動化例

CanvaはAsanaやJotform、Microsoft Teamsなどと連携することで、タスク登録やフォーム送信をきっかけにフォルダを自動作成したり、デザインの共有を自動化できます。

終わりに

いかがでしたか？Canvaとさまざまなアプリを連携させることで、「毎回のデザイン準備に手間がかかる」「ファイルの整理が後回しになる」「共有漏れが起きがち」といった悩みを解決できるのではないでしょうか。タスク管理やデータ入力の流れにあわせてCanvaを自動で動かすことで、クリエイティブ業務により多くの時間を使えるようになります。

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