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「Outlookで特定のメールを受け取ったら、関連するデザイン作業のためにCanvaにフォルダを作りたい」
「毎回手作業でCanvaにログインして、メールの件名に合わせてフォルダを作成するのが地味に手間…」
日々の業務でOutlookとCanvaを頻繁に利用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さや、入力ミスなどのヒューマンエラーに悩まされてはいませんか？
そこで<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したら、Canvaに必要なフォルダが自動で作成される仕組み</span>を構築できれば、業務の効率が大きく向上するはずです。
また、こうした定型業務から解放され、デザイン作成や企画立案などの重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで実現可能なため、ITが苦手な方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとCanvaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとCanvaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有や作業指示を自動化できます。
これにより、作業の抜け漏れや手動入力によるミスを防ぎ、業務の正確性とスピードを大幅に向上させることが可能です。
これから具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のプロジェクトやクライアントに関するメールをOutlookで受信するたびに、手動でCanvaにデザインアセット用のフォルダを作成する手間を削減できます。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">メールの件名に含まれるプロジェクト名やクライアント名を自動で抽出し、Canva内に適切な名称のフォルダを即座に作成できます。</span>
デザイン作業への移行がスムーズになり、フォルダの命名規則も統一できます。
Outlookで受信したメールに添付されている請求書や発注書などのPDFファイルから、OCR（光学的文字認識）機能を使って必要な情報を自動で読み取ります。
その情報に基づいてCanvaにフォルダを作成する業務を自動化します。
このフローにより、<span class="mark-yellow">ファイルを開いて内容を確認し、手動でフォルダ名を入力する一連の作業が不要</span>になり、作業時間が短縮ができそうですね。
それでは、さっそく実際にOutlookとCanvaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとCanvaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
1.右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
2.サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3.アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
4.「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
1.同様に、新規接続ボタンをクリックします。
2.検索ボックスに「Canva」と入力し、左上のCanvaのアイコンをクリックします。
3.以下のような画面が出たら、「許可」を選択します。
4.Yoom画面にて以下のような表示が出たら、連携は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定の件名のメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
Outlookに進み、メールを送信しておきましょう。
※今回は、以下のようなメールを送信しました。
Yoomの設定に戻ります。
メールフォルダIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のメールフォルダIDを選択しましょう！
送信したメールの件名に含まれる言葉をキーワードとして設定しましょう！
このキーワードが件名に含まれる場合にのみフローボットが稼働します。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してください。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
2番目の赤枠をクリックします。
変換タイプが送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを設定しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を指定します。
複数ある場合はカンマで区切って指定できます。
また、任意で指示内容を細かく設定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「保存する」をクリックしておきましょう！
最後の赤枠をクリック
アクションは「フォルダを作成」のままで、アカウント名を確認します。
特に問題がなければ、「次へ」ボタンで次の設定へ進みます。
メール本文から抽出した値でフォルダ名を設定します。
このように設定することで、フローボットが稼働するたびに変動した値をフォルダ名とすることができます。
親フォルダIDを手動で設定します。
特定のフォルダ内にフォルダを作成したい場合は、Canvaを開いた際に上部に表示されるURLの部分からフォルダIDを設定できます。
※赤枠の部分がフォルダIDです。
今回は下記のように設定しています。
設定が済んだらテストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示されたら、Canva上で新しくフォルダが作成されています！
最後に設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやCanvaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信や指定日時をトリガーとして、外部データベースへのデータ自動転記、CRMへのリード登録、書類の自動送付などを実現。
これにより、手作業によるデータ入力や情報連携の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止します。
ルーティンワークから解放された時間を、より戦略的な業務に充てましょう。
顧客管理、タスク管理、フォーム回答など、他のツールでのアクションをトリガーとして、Canvaで作業用のフォルダを自動生成。
これにより、手作業によるデザイン制作の準備作業を削減し、チームがより創造的な活動に集中できる環境を整えます。
情報の一元化と連携を自動化することで、プロジェクトの開始を迅速化し、全体の生産性を向上させましょう。
OutlookとCanvaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">特定のメール受信をトリガーに、手動でCanvaにフォルダを作成していた一連の作業を削減できます。</span>
これにより、単純なフォルダ管理業務から解放され、デザイン制作やクリエイティブな企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる生産性の高い環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に作成できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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