Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。 特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。 このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。 手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方 ・CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Outlookで特定のメールを受け取ったら、関連するデザイン作業のためにCanvaにフォルダを作りたい」 「毎回手作業でCanvaにログインして、メールの件名に合わせてフォルダを作成するのが地味に手間…」
日々の業務でOutlookとCanvaを頻繁に利用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さや、入力ミスなどのヒューマンエラーに悩まされてはいませんか? そこでOutlookで特定のメールを受信したら、Canvaに必要なフォルダが自動で作成される仕組み を構築できれば、業務の効率が大きく向上するはずです。
また、こうした定型業務から解放され、デザイン作成や企画立案などの重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで実現可能なため、ITが苦手な方でもすぐに導入可能です。 ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めていきましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとCanvaを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。 特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。 このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。 手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方 ・CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとCanvaを連携してできること
OutlookとCanvaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有や作業指示を自動化できます。 これにより、作業の抜け漏れや手動入力によるミスを防ぎ、業務の正確性とスピードを大幅に向上させることが可能です。 これから具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
特定のプロジェクトやクライアントに関するメールをOutlookで受信するたびに、手動でCanvaにデザインアセット用のフォルダを作成する手間を削減できます。
この連携を設定することで、メールの件名に含まれるプロジェクト名やクライアント名を自動で抽出し、Canva内に適切な名称のフォルダを即座に作成できます。
デザイン作業への移行がスムーズになり、フォルダの命名規則も統一できます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
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■概要 デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。 特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。 このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。 手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方 ・CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
Outlookで受信したメールに添付されている請求書や発注書などのPDFファイルから、OCR(光学的文字認識)機能を使って必要な情報を自動で読み取ります。 その情報に基づいてCanvaにフォルダを作成する業務を自動化します。
このフローにより、ファイルを開いて内容を確認し、手動でフォルダ名を入力する一連の作業が不要 になり、作業時間が短縮ができそうですね。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成することが可能です。このワークフローを活用すれば、デザイン作業の準備がスムーズに進み、クリエイティブな作業に集中できる環境を整えます。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで多くの添付ファイルを受信し、手動で管理に時間を取られているビジネスパーソン ・Canvaを活用してデザインプロジェクトを進めており、ファイル管理を自動化したいクリエイター ・OCR技術を用いてメール内容を効率的に整理・活用したい企業のIT担当者 ・業務フローの自動化を検討しており、具体的なワークフロー例を探している経営者 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
OutlookとCanvaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとCanvaを連携したフローを作成してみましょう! 今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとCanvaの連携を進めていきます。 もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する」フローを作成していきます! 作成の流れは大きく分けて以下です。
OutlookとCanvaをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定およびCanvaのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
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■概要 デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。 特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。 このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。 手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方 ・CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携
まず最初に、Yoomにログインします。 左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう!
Outlookの連携
1.右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
2.サインインします。 下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう! 入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。 法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3.アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
4.「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です!
Canvaの連携
1.同様に、新規接続ボタンをクリックします。
2.検索ボックスに「Canva」と入力し、左上のCanvaのアイコンをクリックします。
3.以下のような画面が出たら、「許可」を選択します。
4.Yoom画面にて以下のような表示が出たら、連携は完了です!
ステップ2:テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます! 簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。 Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。 特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。 このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。 手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受けた依頼をもとに、Canvaでデザインを作成している方 ・CanvaとOutlookを利用した業務フローを効率化したいと考えているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダ作成に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 ■注意事項 ・Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う ※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3:Outlookのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。 1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。 トリガーアクションは、「特定の件名のメールを受信したら」のままで問題ありません。 「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。 5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです! 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
Outlookに進み、メールを送信しておきましょう。 ※今回は、以下のようなメールを送信しました。
Yoomの設定に戻ります。 メールフォルダIDを設定してください。 空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のメールフォルダIDを選択しましょう!
送信したメールの件名に含まれる言葉をキーワードとして設定しましょう! このキーワードが件名に含まれる場合にのみフローボットが稼働します。 設定が終わったら「テスト」ボタンを押してください。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット (取得した値)が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。 取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
ステップ4:テキストからのデータ抽出
2番目の赤枠をクリックします。
変換タイプが送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを設定しています。 アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。 選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を指定します。 複数ある場合はカンマで区切って指定できます。 また、任意で指示内容を細かく設定が可能です。 設定が済んだら、テストを実行してみましょう!
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。 「保存する」をクリックしておきましょう!
ステップ5:Canvaのアクション設定
最後の赤枠をクリック
アクションは「フォルダを作成」のままで、アカウント名を確認します。 特に問題がなければ、「次へ」ボタンで次の設定へ進みます。
メール本文から抽出した値でフォルダ名を設定します。 このように設定することで、フローボットが稼働するたびに変動した値をフォルダ名とすることができます。
親フォルダIDを手動で設定します。
特定のフォルダ内にフォルダを作成したい場合は、Canvaを開いた際に上部に表示されるURLの部分からフォルダIDを設定できます。 ※赤枠の部分がフォルダIDです。
今回は下記のように設定しています。 設定が済んだらテストを実行してみましょう!
「テスト成功」と表示されたら、Canva上で新しくフォルダが作成されています!
最後に設定を保存しておきましょう。
ステップ6:トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です! 設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。 これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
OutlookやCanvaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやCanvaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
Outlookを使った自動化例
メールの受信や指定日時をトリガーとして、外部データベースへのデータ自動転記、CRMへのリード登録、書類の自動送付などを実現。 これにより、手作業によるデータ入力や情報連携の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止します。 ルーティンワークから解放された時間を、より戦略的な業務に充てましょう。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録するフローです。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
kintoneから1クリックで請求書を発行しOutlookで送付する
試してみる
kintoneから1クリックで請求書を発行しOutlookで送付するフローです。
指定の時間に自動的にOutlookでメールを送信する
試してみる
毎日指定した時間に自動的にOutlookでメールを送信するフローです。
Canvaを使った自動化例
顧客管理、タスク管理、フォーム回答など、他のツールでのアクションをトリガーとして、Canvaで作業用のフォルダを自動生成。 これにより、手作業によるデザイン制作の準備作業を削減し、チームがより創造的な活動に集中できる環境を整えます。 情報の一元化と連携を自動化することで、プロジェクトの開始を迅速化し、全体の生産性を向上させましょう。
Asanaでタスクが登録されたら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するクリエイティブを保管するためにCanvaで都度フォルダを作成する作業は手間がかかるものです。 この繰り返し作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると同時に、Canvaに指定したフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、クリエイティブ制作を円滑に開始できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・AsanaとCanvaを併用し、クリエイティブ管理を効率化したいと考えている方 ・タスクとデザインアセットの紐付け作業に手間を感じているチームリーダーの方 ・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一を防ぎたい方 ■注意事項 ・AsanaとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理し、それに基づいてCanvaでデザイン用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。単純作業でありながら時間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでCanvaにフォルダが自動で作成され、手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな業務連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートの情報をもとに、Canvaでデザイン資産を管理している方 ・案件やプロジェクトごとにCanvaのフォルダを手作業で作成し、非効率を感じている方 ・手作業によるフォルダ作成時の、入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、CanvaとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Googleフォームで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成することが可能です。この自動化によって、手動でフォルダを作成する手間を省き、効率的な業務運営を実現しましょう。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Googleフォームを使用してデータを収集しているが、手動でのフォルダ管理に時間がかかっている方 ・Canvaでのデザインプロジェクトを効率的に整理したいと考えているマーケティング担当者 ・自動化を導入して業務プロセスの改善を図りたいチームリーダー ・繰り返しのタスクを減らし、クリエイティブな作業に集中したいデザイナー ・GoogleフォームとCanvaを活用して、業務フローの一元管理を目指している企業の方 ■注意事項 ・GoogleフォームとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoho Formsで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Zoho Formsで回答が送信されたらCanvaでフォルダを作成することが可能です。これにより、デザインプロジェクトの管理がスムーズになり、手動でのフォルダ作成にかかる時間と手間を削減できます。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zoho FormsとCanvaを活用して業務を効率化したい方 ・多くのフォーム回答を管理し、手動でフォルダを作成する手間を減らしたいマーケティング担当者 ・デザインチームのプロジェクト管理を自動化し、作業のミスを防ぎたいチームリーダー ・業務プロセスの自動化を検討しており、フォーム機能とCanvaの連携を活用したい経営者 ■注意事項 ・Zoho Forms、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
HubSpotで製品が作成されたら、Canvaにフォルダを作成する
試してみる
■概要 「HubSpotで製品が作成されたら、Canvaにフォルダを作成する」フローは、製品管理とデザイン資源の整理を自動化する業務ワークフローです。 新製品をHubSpotで登録するたびに、Canvaで対応するフォルダを手動で作成する手間を省きます。 これによりデザインチームは効率的にCanvaでファイルを管理することができ、必要なリソースに素早くアクセスできるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・HubSpotとCanvaを活用して製品とデザインを一元管理したいマーケティング担当者の方 ・製品登録時にデザインフォルダの作成を自動化したいプロジェクトマネージャーの方 ・手動でのフォルダ作成による作業負担を軽減したいデザインチームの方 ・業務ワークフローを効率化し、チームの生産性を向上させたい経営者の方 ■注意事項 ・Canva、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
OutlookとCanvaの連携を自動化することで、特定のメール受信をトリガーに、手動でCanvaにフォルダを作成していた一連の作業を削減できます。
これにより、単純なフォルダ管理業務から解放され、デザイン制作やクリエイティブな企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる生産性の高い環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に作成できます。 もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください!