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■概要
デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Outlookで特定のメールを受け取ったら、関連するデザイン作業のためにCanvaにフォルダを作りたい」
「毎回手作業でCanvaにログインして、メールの件名に合わせてフォルダを作成するのが地味に手間…」
日々の業務でOutlookとCanvaを頻繁に利用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さや、入力ミスなどのヒューマンエラーに悩まされてはいませんか？
そこでOutlookで特定のメールを受信したら、Canvaに必要なフォルダが自動で作成される仕組みを構築できれば、業務の効率が大きく向上するはずです。
また、こうした定型業務から解放され、デザイン作成や企画立案などの重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで実現可能なため、ITが苦手な方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっとスマートに進めていきましょう！
YoomにはOutlookとCanvaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとCanvaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有や作業指示を自動化できます。
これにより、作業の抜け漏れや手動入力によるミスを防ぎ、業務の正確性とスピードを大幅に向上させることが可能です。
これから具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のプロジェクトやクライアントに関するメールをOutlookで受信するたびに、手動でCanvaにデザインアセット用のフォルダを作成する手間を削減できます。
この連携を設定することで、メールの件名に含まれるプロジェクト名やクライアント名を自動で抽出し、Canva内に適切な名称のフォルダを即座に作成できます。
デザイン作業への移行がスムーズになり、フォルダの命名規則も統一できます。
■概要
デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Outlookで受信したメールに添付されている請求書や発注書などのPDFファイルから、OCR（光学的文字認識）機能を使って必要な情報を自動で読み取ります。
その情報に基づいてCanvaにフォルダを作成する業務を自動化します。
このフローにより、ファイルを開いて内容を確認し、手動でフォルダ名を入力する一連の作業が不要になり、作業時間が短縮ができそうですね。
■概要
Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを開き、内容を確認してCanvaでフォルダを作成する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容に基づいたフォルダをCanvaに作成できます。これにより、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にOutlookとCanvaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとCanvaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
1.右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
2.サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
3.アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
4.「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
1.同様に、新規接続ボタンをクリックします。
2.検索ボックスに「Canva」と入力し、左上のCanvaのアイコンをクリックします。
3.以下のような画面が出たら、「許可」を選択します。
4.Yoom画面にて以下のような表示が出たら、連携は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
デザイン制作などでCanvaを利用する際、Outlookで受け取った依頼ごとに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。特に複数の案件を同時に進めていると、こうした管理業務が負担になることもあります。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信するだけで、Canvaに自動でフォルダを作成します。手作業による非効率を解消し、CanvaとOutlookを連携させたスムーズな制作フローの構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定の件名のメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
Outlookに進み、メールを送信しておきましょう。
※今回は、以下のようなメールを送信しました。
Yoomの設定に戻ります。
メールフォルダIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のメールフォルダIDを選択しましょう！
送信したメールの件名に含まれる言葉をキーワードとして設定しましょう！
このキーワードが件名に含まれる場合にのみフローボットが稼働します。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してください。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
2番目の赤枠をクリックします。
変換タイプが送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを設定しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
抽出したい項目を指定します。
複数ある場合はカンマで区切って指定できます。
また、任意で指示内容を細かく設定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「保存する」をクリックしておきましょう！
最後の赤枠をクリック
アクションは「フォルダを作成」のままで、アカウント名を確認します。
特に問題がなければ、「次へ」ボタンで次の設定へ進みます。
メール本文から抽出した値でフォルダ名を設定します。
このように設定することで、フローボットが稼働するたびに変動した値をフォルダ名とすることができます。
親フォルダIDを手動で設定します。
特定のフォルダ内にフォルダを作成したい場合は、Canvaを開いた際に上部に表示されるURLの部分からフォルダIDを設定できます。
※赤枠の部分がフォルダIDです。
今回は下記のように設定しています。
設定が済んだらテストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示されたら、Canva上で新しくフォルダが作成されています！
最後に設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやCanvaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信や指定日時をトリガーとして、外部データベースへのデータ自動転記、CRMへのリード登録、書類の自動送付などを実現。
これにより、手作業によるデータ入力や情報連携の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止します。
ルーティンワークから解放された時間を、より戦略的な業務に充てましょう。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneから1クリックで請求書を発行しOutlookで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・企業情報や帳票作成のための情報の蓄積に利用している方
・サブテーブルを活用して請求の詳細を登録している方
2.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・取引先への帳票の送付など、連絡手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneはレコードのサブテーブルを活用して請求の詳細情報を登録し、スムーズな帳票作成に活用できます。
しかしkintoneの情報を請求書作成時に手入力しなければならないのは、非効率な働き方を継続することになります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブルの情報を引用して見積書を作成し、メールで送付までを自動で完了することができます。
請求書に関連する一連の業務を自動化し、手作業の手間や時間を省くことで、コア業務や重要なタスク解決に時間を充てることができます。
チーム全体の業務の効率化をすることで、生産性向上へと繋げます。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定した時間に自動的にOutlookでメールを送信するフローです。
定期的なメール送付業務がある場合にご活用いただけます。
また、スケジュールをより細かく設定することもでき、毎日●時に起動する、月末だけ起動させるといった設定も可能です。
Outlookメールの宛先や本文の内容、起動タイミングは自由に設定いただけす。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
顧客管理、タスク管理、フォーム回答など、他のツールでのアクションをトリガーとして、Canvaで作業用のフォルダを自動生成。
これにより、手作業によるデザイン制作の準備作業を削減し、チームがより創造的な活動に集中できる環境を整えます。
情報の一元化と連携を自動化することで、プロジェクトの開始を迅速化し、全体の生産性を向上させましょう。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するクリエイティブを保管するためにCanvaで都度フォルダを作成する作業は手間がかかるものです。この繰り返し作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると同時に、Canvaに指定したフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、クリエイティブ制作を円滑に開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理し、それに基づいてCanvaでデザイン用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。単純作業でありながら時間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでCanvaにフォルダが自動で作成され、手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで収集したクリエイティブ制作依頼やイベント申し込みなどの情報をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？件数が増えるほど作業は煩雑になり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーとしてCanvaに自動でフォルダを作成し、受付から制作準備までをスムーズに連携させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho Formsでアンケートや申込フォームの回答を受け取った後、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると同時にCanvaにフォルダが自動作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要なクリエイティブ業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで新しい製品情報を登録するたびに、Canvaでデザインアセットを管理するためのフォルダを手作業で作成していませんか？
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、HubSpotに製品が作成されると同時に、Canvaに指定したフォルダが自動で作成され、製品管理とデザイン制作の連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
OutlookとCanvaの連携を自動化することで、特定のメール受信をトリガーに、手動でCanvaにフォルダを作成していた一連の作業を削減できます。
これにより、単純なフォルダ管理業務から解放され、デザイン制作やクリエイティブな企画といった、本来注力すべきコア業務に集中できる生産性の高い環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に作成できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
