メールの受信内容をGoogle ドキュメントに自動で送信・転送する
受信した履歴書の内容を読み取って書類を発行したり、特定の件名に合致したメールの本文をGoogle ドキュメントに転記できます。
自動化することで業務の属人化が防げそうです。
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「毎回同じ書類を手作業で作っている」「フォームの内容をドキュメントにまとめるのが大変」
そんな課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
Google ドキュメントへの転記作業は時間がかかるうえ、ミスも起こりやすく、業務効率に影響します。
とはいえ、外部ツールと連携して自動化しようとすると「知識がないと難しそう…」「エンジニアが必要かも」と感じてしまいますよね。
そこでおすすめしたいのが、ノーコードツールYoomの活用です。
Yoomを使えば、専門知識がなくてもGoogle ドキュメントとのデータ連携を簡単に設定できます。
たとえば、Googleフォームで集めた回答を自動でGoogle ドキュメントに書き込めば、書類作成の手間をぐっと減らせます。
<span class="mark-yellow">転記ミスを防ぎながら、日々の業務を効率よく進められるのが大きなメリットです。</span>
本記事では、Google ドキュメントと他のアプリを組み合わせた自動化方法をご紹介します。
特に「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」フローに注目して、わかりやすく解説していきます。
YoomにはGoogle ドキュメントを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Google ドキュメントにデータを自動書き込み・転記することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle ドキュメントの自動書き込み・転記を体験できます。
フォームのデータを転記したり、データを使って書類作成ができます。
入力ミスや作業時間が削減できますね。
受信した履歴書の内容を読み取って書類を発行したり、特定の件名に合致したメールの本文をGoogle ドキュメントに転記できます。
自動化することで業務の属人化が防げそうです。
予定が作成されたら新規のGoogle ドキュメントが作成されるので、議事録やメモを予定ごとに作りたい場合に便利です。
それでは、さっそく実際にGoogle ドキュメントにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回は、Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきましょう！Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしてください。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGoogle ドキュメントと連携します。
こちらも、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
先ほどと同様、アクセス許可画面が表示されるので、確認して続行をクリックしてください。
GoogleフォームとGoogle ドキュメントの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されており、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
回答者のメールアドレスを取得するように設定してください。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここで、Googleフォームに以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GoogleフォームとGoogle ドキュメントのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
GoogleフォームはJSONPathを使って、回答を取得します。「取得する値を追加」をクリックしましょう。
ヘルプを参考に、回答を取得してください。取得が完了したら追加をクリック、保存を選択しましょう。
続いて、Googleフォームの回答をGoogle ドキュメントに書き込む設定を行なうため「文末にテキストを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。必須項目を設定しましょう。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
メールアドレスなどを手打ちで入力してしまうとそれが毎回転記されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Google ドキュメントに書き込みされるのでご注意ください。
Google ドキュメントを確認してみましょう。
無事にGoogleフォームの回答内容が書き込みされましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容がGoogle ドキュメントに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」方法でした。
Google ドキュメントとの連携を活用すれば、ドキュメント作成や共有に関する業務をさらに効率化できます。今回ご紹介した方法以外にも、さまざまなアプリと連携することで、日々の業務がぐっと楽になります。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！
Google ドキュメントへの書き込み作業を自動化することで、日々の業務がぐっとスムーズになります。
特にGoogleフォームなどと組み合わせれば、手作業の転記やミスの心配も減らせて、業務全体の質も上がります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもこうした連携が誰でも簡単に実現できます。
まずは無料で始められるので、効率化の第一歩として取り入れてみてはいかがでしょうか。
今すぐYoomに登録して、自分の業務をもっとラクにしてみませんか？
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