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「毎回同じ書類を手作業で作っている」「フォームの内容をドキュメントにまとめるのが大変」
そんな課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
Google ドキュメントへの転記作業は時間がかかるうえ、ミスも起こりやすく、業務効率に影響します。
とはいえ、外部ツールと連携して自動化しようとすると「知識がないと難しそう…」「エンジニアが必要かも」と感じてしまいますよね。
そこでおすすめしたいのが、ノーコードツールYoomの活用です。
Yoomを使えば、専門知識がなくてもGoogle ドキュメントとのデータ連携を簡単に設定できます。
たとえば、Googleフォームで集めた回答を自動でGoogle ドキュメントに書き込めば、書類作成の手間をぐっと減らせます。
転記ミスを防ぎながら、日々の業務を効率よく進められるのが大きなメリットです。
本記事では、Google ドキュメントと他のアプリを組み合わせた自動化方法をご紹介します。
特に「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」フローに注目して、わかりやすく解説していきます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle ドキュメントを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに書き込む業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を減らし、情報の一元管理を実現します。
これにより、フォームの回答内容を効率的に整理・共有できるため、作業時間の短縮とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数の回答を集めている方
・回答内容をGoogleドキュメントで整理・共有したいと考えている方
・手作業でのデータ転記に時間や労力をかけたくない業務担当者
・チーム内でフォームの回答内容を簡単に共有・参照したいリーダー
・データの一元管理を図り、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Google ドキュメントにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Google ドキュメントにデータを自動書き込み・転記することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle ドキュメントの自動書き込み・転記を体験できます。
フォームのデータをGoogle ドキュメントに自動で送信・転送する
フォームのデータを転記したり、データを使って書類作成ができます。
入力ミスや作業時間が削減できますね。
■概要
「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに書き込む業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を減らし、情報の一元管理を実現します。
これにより、フォームの回答内容を効率的に整理・共有できるため、作業時間の短縮とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数の回答を集めている方
・回答内容をGoogleドキュメントで整理・共有したいと考えている方
・手作業でのデータ転記に時間や労力をかけたくない業務担当者
・チーム内でフォームの回答内容を簡単に共有・参照したいリーダー
・データの一元管理を図り、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogle ドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogle ドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
・申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
・フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの受信内容をGoogle ドキュメントに自動で送信・転送する
受信した履歴書の内容を読み取って書類を発行したり、特定の件名に合致したメールの本文をGoogle ドキュメントに転記できます。
自動化することで業務の属人化が防げそうです。
■概要
「Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogle ドキュメントで書類を発行する」フローは、採用業務を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届く履歴書を自動で解析し、Google ドキュメントに書き込みを行います。
これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速かつ正確に書類を作成できます。
採用担当者の作業負担を軽減し、業務全体の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して大量の履歴書を管理している人事担当者の方
・Google ドキュメントを活用して採用書類を自動生成したい方
・履歴書の内容を正確に書類化し、手作業のミスを減らしたいチームリーダーの方
・採用プロセスの自動化を推進し、業務効率を向上させたい経営者の方
・AIやOCR技術を活用して業務フローを最適化したいIT担当者の方
■注意事項
・GmailとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google ドキュメントに追加する」フローは、メール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
Outlookで特定の件名を持つメールを受信すると、自動的にその内容がGoogle ドキュメントに書き込まれ、情報の一元管理が可能になります。
このワークフローを活用することで、手動での転記作業を省き、作業効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・Google ドキュメントに情報を自動的に書き込み、ドキュメント作成の手間を減らしたい方
・複数のメールを手作業で整理する時間を削減したいチームリーダー
・メールの内容をすばやく共有ドキュメントに反映させたい事務担当者
・業務ワークフローを自動化し、日常業務の効率化を図りたい経営者
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スケジュールツールのデータをGoogle ドキュメントに自動で送信・転送する
予定が作成されたら新規のGoogle ドキュメントが作成されるので、議事録やメモを予定ごとに作りたい場合に便利です。
■概要
「Outlookにイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
会議の予定がOutlookに追加されると、関連するGoogle ドキュメントが自動的に生成され、専用のドキュメントが作成されます。
これにより、手動でのドキュメント作成の手間を省き、業務開始前の準備をスムーズに行うことができます。Yoomを活用することで、日常の業務プロセスが一層効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用しており、スケジュール管理を効率化したい方
・Google ドキュメントの作成を自動化したいビジネスパーソン
・会議の準備にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中したい方
・手動でのドキュメント作成によるミスを減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を検討している中小企業の経営者
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用し、Googleカレンダーに新しい予定が追加されると、指定された名称でGoogleドキュメントに自動的に作成されます。
これにより、手間を省き、作業の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に使用し、予定管理を効率化したいビジネスパーソンの方
・自動的にドキュメント作成を完了したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのGoogleドキュメント作成作業を減らし、業務の自動化を目指している方
・業務ワークフローの一環として、スケジュールとドキュメントの連携を強化したい管理者の方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Google ドキュメントにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle ドキュメントにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに書き込む業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を減らし、情報の一元管理を実現します。
これにより、フォームの回答内容を効率的に整理・共有できるため、作業時間の短縮とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数の回答を集めている方
・回答内容をGoogleドキュメントで整理・共有したいと考えている方
・手作業でのデータ転記に時間や労力をかけたくない業務担当者
・チーム内でフォームの回答内容を簡単に共有・参照したいリーダー
・データの一元管理を図り、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきましょう！Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしてください。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGoogle ドキュメントと連携します。
こちらも、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択しましょう。
先ほどと同様、アクセス許可画面が表示されるので、確認して続行をクリックしてください。
GoogleフォームとGoogle ドキュメントの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに書き込む業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を減らし、情報の一元管理を実現します。
これにより、フォームの回答内容を効率的に整理・共有できるため、作業時間の短縮とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数の回答を集めている方
・回答内容をGoogleドキュメントで整理・共有したいと考えている方
・手作業でのデータ転記に時間や労力をかけたくない業務担当者
・チーム内でフォームの回答内容を簡単に共有・参照したいリーダー
・データの一元管理を図り、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されており、必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
回答者のメールアドレスを取得するように設定してください。
ステップ3:Googleフォームのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここで、Googleフォームに以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GoogleフォームとGoogle ドキュメントのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
GoogleフォームはJSONPathを使って、回答を取得します。「取得する値を追加」をクリックしましょう。
ヘルプを参考に、回答を取得してください。取得が完了したら追加をクリック、保存を選択しましょう。
ステップ4:Google ドキュメントに書き込む設定
続いて、Googleフォームの回答をGoogle ドキュメントに書き込む設定を行なうため「文末にテキストを追加」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。必須項目を設定しましょう。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
メールアドレスなどを手打ちで入力してしまうとそれが毎回転記されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Google ドキュメントに書き込みされるのでご注意ください。
Google ドキュメントを確認してみましょう。
無事にGoogleフォームの回答内容が書き込みされましたね。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容がGoogle ドキュメントに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Googleフォームの回答内容をGoogle ドキュメントに追加する」方法でした。
Google ドキュメントを使ったその他の自動化例
Google ドキュメントとの連携を活用すれば、ドキュメント作成や共有に関する業務をさらに効率化できます。今回ご紹介した方法以外にも、さまざまなアプリと連携することで、日々の業務がぐっと楽になります。気になる連携があれば、ぜひ一度試してみてください！
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
・手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
・反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を迅速に関係者に共有したいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
終わりに
Google ドキュメントへの書き込み作業を自動化することで、日々の業務がぐっとスムーズになります。
特にGoogleフォームなどと組み合わせれば、手作業の転記やミスの心配も減らせて、業務全体の質も上がります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもこうした連携が誰でも簡単に実現できます。
まずは無料で始められるので、効率化の第一歩として取り入れてみてはいかがでしょうか。
今すぐYoomに登録して、自分の業務をもっとラクにしてみませんか？
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