【簡単設定】Google Meetにデータを自動で書き込み・転記する方法

チャットツールのデータをGoogle Meetに自動で書き込み・転記する

Microsoft Teamsなどのチャットアプリを起点に、Google Meetに自動で書き込み・転記するフローです。チャットのメッセージをもとに迅速に会議を設定できます。

データベース/CRMサービスのデータをもとにGoogle Meetに自動で書き込み・転記する

Airtableなどのデータを持つアプリを起点にして、Google Meetに自動で書き込み・転記するフローです。正確な会議設定が可能になり、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

Google Meetにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle Meetにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Meetのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携

まずは、GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Gmailの場合】

(1)「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

(2)「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。

Google Meetのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるGmailの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいGmailのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4)「ラベル」欄に受信したいラベルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。フローの運用に使用したいラベルを、「候補」から選択しましょう。

※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けられます。詳しくは公式サイトを参考に、フィルタの作成時にラベルを付けておきましょう！

(5)フローの起動対象となるGmailアドレス宛に、仮のメールを送信しましょう。今回はプロジェクトの打ち合わせという想定で仮のメールを送信してみました！

送信後に「テスト」をクリックし、「取得した値」に送信したメールの内容やファイルが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。

※‍取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：Google Meetのアクション設定

(1)最後に、Google Meetに会議スペースを作成する設定を行います。
テンプレートの「会議スペースを作成」をクリックしましょう。

(2)「Google Meetと連携するアカウント情報」で運用したいGoogle Meetのアカウント情報を選択します。

(3)テストを実行し、会議スペースを作成してみましょう。
「取得した値」に作成された会議スペースの内容が表示されているか確認し、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailのアクション設定

(1)最後に、Gmailにメールを送信する設定を行います。
テンプレートの「レコードを追加する」をクリックしましょう。

(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で運用したいGmailのアカウント情報を選択します。

(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）

• From：Gmailの送信元となるメールアドレス
• To：Google Meetの会議スペース作成の通知先となるメールアドレス
• CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
• 差出人の名前：通知時に表示される送信者名

(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知時のメッセージ内容を任意で設定しましょう。
「取得した値」から、ステップ3やステップ4で設定した情報を引用できます。

(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてメールを送信してみましょう。

問題なく送信されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

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Google Meetを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもGoogle Meetを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに

Google Meetを活用した自動化を導入することで、ミーティングの作成がスムーズになることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、日時や参加者など、変動しやすいデータが自動的に転記された上でミーティングが作成されるため、「情報を勘違いしたままGoogle Meetを作成してしまった！」ということが少なくなりそうですよね。

なお、今回のような自動化は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！</span>

初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にGoogle Meetの自動化の導入ができるでしょう。
自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！

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