【簡単設定】Google Meetにデータを自動で書き込み・転記する方法

Google Meetを開催する際は日時や参加者の情報などを確認した上で会議を作成することになりますが、開催頻度が多い場合、会議毎のデータを確認して1つ1つ作成するのって手間に感じませんか？
予定を管理しているデータベースや先方からのメールなど、どれが何のGoogle Meetのデータなのかごちゃごちゃになってしまい、整理するのに時間がかかってしまったなんてことも…。

このようなお悩みを抱えているのであれば、Google Meetを活用した自動化の導入をおすすめします！
自動化を導入すれば様々なアプリから転送したデータを基に、Google Meetを自動作成可能になります。

本記事では、プログラミングの知識がなくても自動化を導入できる方法を具体的に解説！Google Meetの自動化を活用すれば、会議をスムーズに開催しやすくなるかもしれません。自動化を簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Meetを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

試してみる

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Meetにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法

いろいろな方法で、Google Meetにデータを転記・書き込むことができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Meetの自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

メールの受信内容をもとにGoogle Meetに自動で書き込み・転記する

Gmailなどのメールアプリを起点に、Google Meetに自動で書き込み・転記するフローです。メールアプリを開くことなく、効率的に会議を作成できます。

Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

試してみる

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

試してみる

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■概要
Outlookで特定の件名が付いたメールを受信すると、自動的にGoogle Meetで会議スペースが発行される業務ワークフローです。
メール管理とGoogle Meetの書き込み機能を連携させることで、会議設定の手間を省き、迅速なミーティング開始が可能になります。
Yoomを活用したこのワークフローは、日常業務の効率化をサポートし、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでメールの件名管理を行い、業務を自動化したいビジネスユーザーの方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議スペースの設定を効率化したい方
・RPAやAPI連携を活用して業務フローを最適化したいIT担当者の方
・メールをトリガーに自動で会議を設定し、手間を削減したいチームリーダーの方
・業務プロセスの標準化とエラー防止に取り組みたい企業の管理者の方

■注意事項
・OutlookとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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チャットツールのデータをGoogle Meetに自動で書き込み・転記する

Microsoft Teamsなどのチャットアプリを起点に、Google Meetに自動で書き込み・転記するフローです。チャットのメッセージをもとに迅速に会議を設定できます。

Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらGoogle Meetを作成する

試してみる

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■概要
「Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらGoogle Meetを作成する」フローボットは、チームのコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Slackで設定した特定の条件に合致するメッセージを自動で検出し、その場でGoogle Meetの会議を自動生成します。
この自動化により、会議設定の手間を省き、迅速なミーティング開始が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に利用しているチームリーダーやメンバー
・Google Meetを頻繁に活用して会議を行うビジネスプロフェッショナル
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい管理者
・ミーティングの開始を迅速化し、業務の効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Slack、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらGoogle Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらGoogle Meetで会議スペースを作成する」ワークフローは、コミュニケーションと会議の連携を自動化する業務ワークフローです。
チーム内での重要なメッセージ投稿時に、即座にGoogle Meetの会議スペースが生成されるため、迅速な会議設定が可能になります。
これにより、手動での会議作成作業を省き、業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、会議設定の手間を減らしたいビジネスパーソンの方
・Google Meetを主要な会議ツールとして使用しているが、会議スペースの作成が煩雑だと感じているチームリーダーの方
・コミュニケーションと会議の連携を自動化し、業務フローを効率化したいIT担当者の方
・チーム内の迅速な意思決定や情報共有を促進したいプロジェクトマネージャーの方
・日々のメッセージ書き込みから自動的に会議を設定し、時間管理を最適化したい経営者の方

■注意事項
・Microsoft TeamsとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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データベース/CRMサービスのデータをもとにGoogle Meetに自動で書き込み・転記する

Airtableなどのデータを持つアプリを起点にして、Google Meetに自動で書き込み・転記するフローです。正確な会議設定が可能になり、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。

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Airtableでレコードが追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する」ワークフローは、データ管理とオンライン会議の連携を自動化します。
新しい情報がAirtableに入力されるたびに、対応するGoogle Meetの会議スペースが自動で生成されるため、手動での設定が不要になります。
これにより、業務の効率化と迅速なコミュニケーションが実現できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを活用してデータ管理を行っている方定期的にGoogle Meetでの会議を設定しているチームリーダー
・手動での会議スペース作成に時間を取られているビジネスパーソン
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者
・データ連携をスムーズに行いたい中小企業の経営者

■注意事項
・AirtableとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Meetにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle Meetにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Meetのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

試してみる

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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ステップ1：GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携

まずは、GmailとGoogle Meetをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【Gmailの場合】

(1)「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

(2)「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。

Google Meetのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

試してみる

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるGmailの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で、フローで運用したいGmailのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

(4)「ラベル」欄に受信したいラベルを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。フローの運用に使用したいラベルを、「候補」から選択しましょう。

※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けられます。詳しくは公式サイトを参考に、フィルタの作成時にラベルを付けておきましょう！

(5)フローの起動対象となるGmailアドレス宛に、仮のメールを送信しましょう。今回はプロジェクトの打ち合わせという想定で仮のメールを送信してみました！

送信後に「テスト」をクリックし、「取得した値」に送信したメールの内容やファイルが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。

※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：Google Meetのアクション設定

(1)最後に、Google Meetに会議スペースを作成する設定を行います。
テンプレートの「会議スペースを作成」をクリックしましょう。

(2)「Google Meetと連携するアカウント情報」で運用したいGoogle Meetのアカウント情報を選択します。

(3)テストを実行し、会議スペースを作成してみましょう。
「取得した値」に作成された会議スペースの内容が表示されているか確認し、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailのアクション設定

(1)最後に、Gmailにメールを送信する設定を行います。
テンプレートの「レコードを追加する」をクリックしましょう。

(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で運用したいGmailのアカウント情報を選択します。

(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）

• From：Gmailの送信元となるメールアドレス
• To：Google Meetの会議スペース作成の通知先となるメールアドレス
• CC/BCC：To以外に通知したい人のメールアドレス
• 差出人の名前：通知時に表示される送信者名

(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知時のメッセージ内容を任意で設定しましょう。
「取得した値」から、ステップ3やステップ4で設定した情報を引用できます。

(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてメールを送信してみましょう。

問題なく送信されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

Google Meetを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもGoogle Meetを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

Google Meetで会議終了後、録画データをDropboxに格納しGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
「Google Meetで会議終了後、録画データをDropboxに格納しGoogle Chatに通知する」ワークフローは、オンライン会議の録画管理を自動化する業務ワークフローです。会議の録画が終了すると、Yoomが自動的に録画データをDropboxに保存し、関係者にGoogle Chatで通知します。これにより、録画の保存や共有の手間を省き、チームのコミュニケーションを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議録画の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・録画データをDropboxで一元管理し、簡単に共有したいチームリーダー
・Google Chatを活用して、会議情報を迅速にチームに伝えたい管理者
・業務の自動化により生産性を向上させたい企業のIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを効率化したい方

■注意事項
・Google Meet、Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をMicrosoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返して文字起こしを行い、議事録を作成してMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるうえ、手作業による転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、音声の自動文字起こしからAIによる要約、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、議事録作成に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・会議の録画データから手作業で文字起こしや要約を行っている業務担当者の方
・文字起こしの精度や転記ミスをなくし、正確な議事録を作成したいと考えている方

■注意事項
・Google MeetとのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・待機するAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する」フローは、フォームの回答を受け取った際に自動でミーティングスペースを生成し、関係者に通知する業務ワークフローです。イベントの申し込みやアンケートの回答後に、手動で会議を設定する手間を省きたい方に最適です。
GoogleフォームとGoogle Meetの連携を活用することで、迅速かつ効率的に会議の準備が整います。これにより、業務のスピードアップとミスの防止が期待できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してイベントやミーティングの申し込みを管理している担当者の方
・手動でGoogle Meetの会議スペースを作成する作業に時間を取られているチームリーダー
・フォームの回答後に迅速に会議を設定し、通知したいと考えている事務担当者
・業務ワークフローの自動化を通じて業務効率を向上させたい経営者の方
・デジタルツールを活用して業務プロセスの標準化を図りたいIT担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要
Google Meetでの会議後、議事録をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に、手間や時間を取られていませんか。
このワークフローは、Google Meetでの会議が終了すると、録画された音声データからAIが自動で文字起こしを行い、要約したテキストを指定のGoogleドキュメントに追記します。
手作業による転記の手間や記載漏れのリスクをなくし、議事録作成業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで頻繁に会議を行い、Googleドキュメントへの議事録作成に手間を感じている方
・会議の文字起こしを手作業で行っており、時間短縮や精度向上を目指している担当者の方
・チーム内での迅速な情報共有を実現し、プロジェクトの進行を円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Google Meet、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

試してみる

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項‍
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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終わりに

Google Meetを活用した自動化を導入することで、ミーティングの作成がスムーズになることがお分かりいただけたかと思います！
これにより、日時や参加者など、変動しやすいデータが自動的に転記された上でミーティングが作成されるため、「情報を勘違いしたままGoogle Meetを作成してしまった！」ということが少なくなりそうですよね。

なお、今回のような自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても実現可能です！

初心者の方でもチャレンジしやすいシンプル設計で、誰でも簡単にGoogle Meetの自動化の導入ができるでしょう。
自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！

無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！