フォームのデータをOneDriveに自動で書き込み・転記する
Outlookなどのフォームアプリを起点に、OneDriveのデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況をスムーズに把握でき、スピーディーに対応できるようになります。
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「メールに添付されたファイルから必要なファイルを探すのって大変…」
「他のストレージシステムに追加されたファイルをOneDriveに移動させるの面倒だな…」
一度でもこんな風に感じたことがあるなら、自動化の導入をおすすめします！
たとえば、メールやフォームに添付されたファイルをOneDriveに自動格納したり、他のストレージシステムに格納されたファイルをOneDriveに自動格納したりできます。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業でファイルを格納する手間が省け、ファイルの紛失防止も可能です。</span>
また、必要なファイルを確認したい場合でも、OneDriveに整理されるため、スピーディーに確認できます。
本記事では、OneDriveにファイルを自動格納する方法をご紹介しますので、最後までご覧ください！
YoomにはOneDriveを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、OneDriveにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOneDriveの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookなどのメールアプリを起点に、OneDriveのデータを更新するフローです。メールアプリを開かずに、メールの内容を手軽に確認できます。
Outlookなどのフォームアプリを起点に、OneDriveのデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況をスムーズに把握でき、スピーディーに対応できるようになります。
Dropboxなどのストレージアプリを起点に、OneDriveのデータを更新するフローです。手動でファイルを管理する手間が省けるため、業務の効率化が期待できます。
それでは、さっそく実際にOneDriveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、特定のメールに添付されたファイルをOneDriveに自動保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、OutlookとOneDriveをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Outlookの場合】
1.「Outlook」と検索し、アプリ一覧からOutlookを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上で、Outlookのアプリ連携は完了です。
【OneDriveの場合】
1. 「OneDrive」と検索し、アプリ一覧からOneDriveを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
以上で、OneDriveのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「メールフォルダID」に対象のメールフォルダのIDを入力します。
「候補」に連携したアカウント内にあるメールフォルダのリストが表示されるので、適切なものを選択しましょう。
(5)「キーワード」にフローボットの起動対象となる件名を入力しましょう。
画像のように「請求書」と設定すると、「請求書」というキーワードを含む件名のメールを受信した場合のみ、フローボットが起動します。
(6)テストが成功し、「アウトプット」にメールの情報が抽出されているか確認しましょう。
赤枠から、設定したキーワードを含む件名のメールが抽出されていることが分かります。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「メールID」に受信した特定の件名を含むメールのIDを設定しましょう。
「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」にある「メールID」を選択することで、ステップ3で受信したメールのIDを自動で引用できます。
(4)テストを実行し成功すると、「アウトプット」にメールに添付されたファイルの情報が抽出されます。
正常に抽出されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「メールID」に、「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」にある「メールID」を選択します。
(4)「ファイルID」に、「アウトプット」の「メールの添付ファイルの情報を取得する」にある「ファイルIDの一覧」を選択しましょう。
ステップ4で取得した添付ファイルのIDを自動で引用できます。
(5)テストを実行し成功すると、「Untitled」という名称のファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックしてファイルをダウンロードし、実際にメールの添付ファイルと同一ファイルか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)「OneDriveと連携するアカウント情報」で連携したいOneDriveのアカウント情報を選択します。
(3)「ドライブID」にファイルを格納するドライブのIDを入力します。
「候補」に連携したアカウントのドライブIDのリストが表示されます。運用対象のドライブ名を選択することで、ドライブIDが自動で入力されます。
(4)「格納先フォルダ名」に、次で設定する「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索するためのフォルダ名を設定します。※次に設定する「格納先フォルダのアイテムID」に対象のフォルダが表示されない場合、「格納先フォルダ名」を変更するか、未設定にしましょう。
(5)「格納先フォルダのアイテムID」を設定します。
「候補」にドライブ内にあるフォルダの一覧が表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
※「格納先フォルダ名」を設定している場合、「候補」に標示されるのは設定したキーワードが含まれたフォルダのみです。赤枠内の検索窓からキーワードを入力することでも検索可能です。
(6)「ファイル名」に格納する際のファイル名を設定します。
「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」の「ファイル名の一覧」から、メールに添付されたファイル名を自動で引用できます。
(7)「ファイルの添付方法」に「アウトプットを使用する」、「ファイル」に「取得したファイル」を選択します。
「テスト」をクリックしてテストを実行しましょう。
(8)テストが成功し、「アウトプット」にファイルの格納情報が抽出されているか確認します。
実際に、OneDriveにファイルが格納されているかも確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
OneDriveにファイルが格納されたら自動でメールやチャットに通知したり、メールやチャットに添付されたファイルを自動でOneDriveに格納したりできます！
今回ご紹介した自動化を導入すれば、ファイルの保存や転記にかかっていた時間を大幅に削減できそうですね！
特に、<span class="mark-yellow">Outlookの特定のメールに添付されたファイルをOneDriveに格納する自動化は、ファイルの紛失を防止できるだけでなく、「請求書」や「会議」など特定のキーワードを含むファイルのみの保存が可能です。</span>
このように自由にカスタマイズできるのも大きな魅力です！
また、他のストレージシステムやフォームと連携することで、ファイル管理が楽になるでしょう。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
たったの30秒で登録は完了します！
自動化を導入して、正確にファイルを管理しましょう！
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