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「メールに添付されたファイルから必要なファイルを探すのって大変…」
「他のストレージシステムに追加されたファイルをOneDriveに移動させるの面倒だな…」
一度でもこんな風に感じたことがあるなら、自動化の導入をおすすめします！
たとえば、メールやフォームに添付されたファイルをOneDriveに自動格納したり、他のストレージシステムに格納されたファイルをOneDriveに自動格納したりできます。
これにより、手作業でファイルを格納する手間が省け、ファイルの紛失防止も可能です。
また、必要なファイルを確認したい場合でも、OneDriveに整理されるため、スピーディーに確認できます。
本記事では、OneDriveにファイルを自動格納する方法をご紹介しますので、最後までご覧ください！
YoomにはOneDriveを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
特定のメールに添付された請求書や報告書などのファイルを、都度手動でOneDriveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が多いと手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに保存することが可能です。手作業による手間やミスをなくし、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法で、OneDriveにデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOneDriveの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookなどのメールアプリを起点に、OneDriveのデータを更新するフローです。メールアプリを開かずに、メールの内容を手軽に確認できます。
■概要
特定のメールに添付された請求書や報告書などのファイルを、都度手動でOneDriveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が多いと手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに保存することが可能です。手作業による手間やミスをなくし、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
Outlookなどのフォームアプリを起点に、OneDriveのデータ更新を行うフローです。フォームの回答状況をスムーズに把握でき、スピーディーに対応できるようになります。
■概要
Webフォームから受け付けた申込内容や申請データを、手作業で書類に転記し、PDF化してからOneDriveに保存していませんか？この一連の作業は定型的でありながら、件数が増えると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle ドキュメントを用いてPDF書類を自動で作成し、指定したOneDriveのフォルダへ保存までを完結させることができ、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Googleフォームの回答をPDFに変換してOneDriveに格納し、Slackに通知する」フローは、フォームで収集したデータを効率的に管理し、チーム内で素早く共有するための業務ワークフローです。
Googleフォームで集まった回答を自動的にPDF形式に変換し、OneDriveに書き込み保存してからSlackに通知を送ることで、関係者全員がすぐに情報を把握できます。
これにより、データの整理や共有にかかる手間を削減し業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxなどのストレージアプリを起点に、OneDriveのデータを更新するフローです。手動でファイルを管理する手間が省けるため、業務の効率化が期待できます。
■概要
DropboxとOneDriveを併用していると、同じファイルを両方のストレージにアップロードする手間が発生しがちではないでしょうか。手作業でのファイル管理は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にOneDriveにも同じファイルが格納されるため、ファイル管理の効率化と確実なバックアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
それでは、さっそく実際にOneDriveにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、特定のメールに添付されたファイルをOneDriveに自動保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
特定のメールに添付された請求書や報告書などのファイルを、都度手動でOneDriveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が多いと手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに保存することが可能です。手作業による手間やミスをなくし、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、OutlookとOneDriveをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Outlookの場合】
1.「Outlook」と検索し、アプリ一覧からOutlookを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上で、Outlookのアプリ連携は完了です。
【OneDriveの場合】
1. 「OneDrive」と検索し、アプリ一覧からOneDriveを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、Yoomと連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
以上で、OneDriveのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
特定のメールに添付された請求書や報告書などのファイルを、都度手動でOneDriveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が多いと手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOneDriveの指定フォルダに保存することが可能です。手作業による手間やミスをなくし、確実なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「メールフォルダID」に対象のメールフォルダのIDを入力します。
「候補」に連携したアカウント内にあるメールフォルダのリストが表示されるので、適切なものを選択しましょう。
(5)「キーワード」にフローボットの起動対象となる件名を入力しましょう。
画像のように「請求書」と設定すると、「請求書」というキーワードを含む件名のメールを受信した場合のみ、フローボットが起動します。
(6)テストが成功し、「アウトプット」にメールの情報が抽出されているか確認しましょう。
赤枠から、設定したキーワードを含む件名のメールが抽出されていることが分かります。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「メールID」に受信した特定の件名を含むメールのIDを設定しましょう。
「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」にある「メールID」を選択することで、ステップ3で受信したメールのIDを自動で引用できます。
(4)テストを実行し成功すると、「アウトプット」にメールに添付されたファイルの情報が抽出されます。
正常に抽出されていれば、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」で連携したいOutlookのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「メールID」に、「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」にある「メールID」を選択します。
(4)「ファイルID」に、「アウトプット」の「メールの添付ファイルの情報を取得する」にある「ファイルIDの一覧」を選択しましょう。
ステップ4で取得した添付ファイルのIDを自動で引用できます。
(5)テストを実行し成功すると、「Untitled」という名称のファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックしてファイルをダウンロードし、実際にメールの添付ファイルと同一ファイルか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)「OneDriveと連携するアカウント情報」で連携したいOneDriveのアカウント情報を選択します。
(3)「ドライブID」にファイルを格納するドライブのIDを入力します。
「候補」に連携したアカウントのドライブIDのリストが表示されます。運用対象のドライブ名を選択することで、ドライブIDが自動で入力されます。
(4)「格納先フォルダ名」に、次で設定する「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索するためのフォルダ名を設定します。※次に設定する「格納先フォルダのアイテムID」に対象のフォルダが表示されない場合、「格納先フォルダ名」を変更するか、未設定にしましょう。
(5)「格納先フォルダのアイテムID」を設定します。
「候補」にドライブ内にあるフォルダの一覧が表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
※「格納先フォルダ名」を設定している場合、「候補」に標示されるのは設定したキーワードが含まれたフォルダのみです。赤枠内の検索窓からキーワードを入力することでも検索可能です。
(6)「ファイル名」に格納する際のファイル名を設定します。
「アウトプット」の「特定の件名のメールを受信したら」の「ファイル名の一覧」から、メールに添付されたファイル名を自動で引用できます。
(7)「ファイルの添付方法」に「アウトプットを使用する」、「ファイル」に「取得したファイル」を選択します。
「テスト」をクリックしてテストを実行しましょう。
(8)テストが成功し、「アウトプット」にファイルの格納情報が抽出されているか確認します。
実際に、OneDriveにファイルが格納されているかも確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
OneDriveにファイルが格納されたら自動でメールやチャットに通知したり、メールやチャットに添付されたファイルを自動でOneDriveに格納したりできます！
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveに保存したファイルをチームメンバーに共有する際、都度Discordで通知するのは手間ではないでしょうか。手動での通知は、連絡漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると自動でDiscordにメッセージが送信されるため、こうした共有作業を効率化し、情報伝達の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
2.OneDriveを利用している企業やチーム
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回ご紹介した自動化を導入すれば、ファイルの保存や転記にかかっていた時間を大幅に削減できそうですね！
特に、Outlookの特定のメールに添付されたファイルをOneDriveに格納する自動化は、ファイルの紛失を防止できるだけでなく、「請求書」や「会議」など特定のキーワードを含むファイルのみの保存が可能です。
このように自由にカスタマイズできるのも大きな魅力です！
また、他のストレージシステムやフォームと連携することで、ファイル管理が楽になるでしょう。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
たったの30秒で登録は完了します！
自動化を導入して、正確にファイルを管理しましょう！
