「Zoomの会議リンクの作成またぎりぎりになっちゃった…」
これらの作業を自動化できれば、会議作成の手間を削減できるでしょう。ついつい忘れがちな会議作成が自動化され、人的ミスも防止できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、テンプレートを活用して設定するので、最小限の設定だけで自動化を導入できます。
とにかく早く試したい方へ YoomにはZoomを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方 フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。 ■注意事項
HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法 いろいろな方法でZoomのデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomの自動書き込み・転記を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをZoomに自動で送信・転送する フォームの情報をもとに、自動でZoomの会議を作成するフローです。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
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■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方 フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。 ■注意事項
HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスのデータをZoomに自動で送信・転送する データベース/CRMサービスのデータを起点にして、Zoomでウェビナーに登録者を追加したり会議URLを作成することができます。
Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
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■概要
Notionで顧客やプロジェクトの情報を管理しているものの、Zoom会議を設定するたびに手作業で情報をコピーしてURLを発行する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Notionのページから会議相手を選択して操作するだけで、Zoomの会議URLを自動で作成できます。会議設定の手間を省き、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで管理する情報をもとに、頻繁にZoom会議を設定する営業や採用担当の方 会議URLの発行にかかる手作業をなくし、日程調整の効率を上げたい方 Notionを中心とした業務フローを構築し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notion上の操作だけでZoomの会議URLが自動で作成されるため、手作業による発行作業の時間を短縮することができます。 手動での情報入力が不要になるため、会議名や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、会議相手の情報などを取得します。 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定することが可能です。 ID検索のアクション設定では、前のステップで取得した情報（アウトプット）を用いて、レコードの取得条件を柔軟にカスタムできます。 Zoomの設定では、会議のトピックや説明、日時などを、固定の値やNotionから取得した情報を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Notion、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
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■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールのデータをZoomに自動で送信・転送する チャットツールのデータを起点にして、Zoomに会議を自動で作成するフローです。
Slackの投稿内容をもとにZoom会議を作成する
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■概要
Slackで会議の依頼を受け、都度Zoomを開いてミーティングを作成し、URLを共有する作業を手間に感じていませんか。こうした手作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容からAIが会議情報を読み取り、Zoomミーティングを自動で作成します。会議設定に関わる一連の作業を自動化し、コミュニケーションをより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでのやり取りが多く、Zoom会議の設定を面倒に感じている方 会議のURL発行や共有作業におけるコピー＆ペーストのミスを防止したい方 チーム内の会議設定プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿だけでZoom会議が自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた会議設定とURL共有の時間を削減できます。 手作業による会議トピックや日時の転記ミス、URLの共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとZoomをYoomと連携します。 トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 次に、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から会議の議題や日時などの情報を抽出します。 最後に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに会議を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIがSlackの投稿から会議情報を抽出する際に、どのような項目（例：議題、日時、参加者など）を抜き出すかを指示するプロンプトを、自社の運用に合わせて自由に設定できます。 特定のキーワード（例：「会議設定」など）を含む投稿があった場合のみワークフローを起動させるなど、条件を細かく指定することも可能です。 ■注意事項
SlackとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成し通知する
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■概要
Microsoft Teamsでのチャット連絡を受けて、手動でZoomミーティングを設定し、参加者にURLを共有する作業は手間がかかる上に、連絡漏れなどのミスも起こりがちです。急な打ち合わせ依頼の場合、迅速な対応が求められ、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定メッセージをきっかけに、Zoomミーティングの作成からURLの通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでのコミュニケーションを起点に、Zoom会議を頻繁に実施する方 会議設定やURL共有といった手作業による定型業務に、時間的な負担を感じている方 チーム内のミーティング設定プロセスを自動化し、業務を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsの特定メッセージ投稿を起点にミーティング作成から通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やURLの共有作業が不要になるため、設定ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ、後続の処理に進むようにします。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージからミーティングの議題などを抽出します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、作成されたミーティングURLを元の投稿に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象のチャンネルIDや、フローを起動させるメッセージに含まれるキーワード（例：「MTG依頼」など）を任意に設定できます。 AI機能によるテキスト抽出では、Teamsのメッセージ本文を変数として利用し、ミーティングの議題や日時など、抽出したい項目を自由にカスタマイズ可能です。 Zoomのミーティング作成では、トピックやアジェンダといった項目に、前段のステップで取得した情報を変数として利用し、動的に内容を設定できます。 Microsoft Teamsへの通知では、返信するチャネルや本文の内容を、固定値だけでなく前段の情報を変数として利用し、柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomのデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう それでは、さっそく実際にZoomのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
今回は、HubSpotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する フローボットを作成していきます！
HubSpotとZoomをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
HubSpotのトリガー設定およびZoomのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方 フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。 ■注意事項
HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:HubSpotとZoomのマイアプリ連携
1. HubSpotの登録方法
下記画面の通り、マイアプリ→新規接続の順でクリックし、HubSpot を検索しましょう。
下記画面が表示されるので、アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしてください。
メールアドレスを入力したら、「次へ」をクリックします。
続いてパスワードを入力します。
これで、HubSpot のマイアプリ連携完了です！
2. Zoomの登録方法
先ほど同様「新規接続」をクリックしたら、Zoom を検索しましょう。こちらの記事
下記画面が表示されたら、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoom のマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからは、いよいよフローを作成していきます！
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方 フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。 ■注意事項
HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ3:HubSpotでフォームが送信されたら起動するトリガーの設定 まずは、HubSpotアイコンの「フォームが送信されたら」という項目を設定していきます。
下記画面の項目は、初期設定済みです。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。
フォームIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
続いて、HubSpotの画面を開き、テスト用にHubSpotのフォームで「会議名」「開始日時」「会議時間」を送信してください。（テスト用なので架空の情報でOKです！）
ここまで設定できたらYoomの先ほどの画面に戻ってください。こちら
ステップ4:Zoomでミーティングを作成する 今度は、Zoomアイコンの「ミーティングを作成」という項目をクリックし設定します。
下記ページも初期設定済みです！
メールアドレスは、枠外の注釈を確認し手動で設定してください。
トピックは下記画像の通り設定されています。
「開始日時」と「会議時間」も初期設定済みです。
テストを実行しテストが成功したら、設定を保存してください。
ステップ5:トリガーをONにする
ここまで設定できたら「トリガーをON」をクリックしてください。
さっそくフローを動かして、フローが正しく起動することを確認しましょう。
Zoomを使ったその他の自動化例
Zoomを使った便利な自動化例
今回紹介したフロー以外でも、Zoomでミーティングが終了したら自動でDropboxに保存することができます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとZoomを頻繁に利用しているビジネスパーソンの方 スケジュール管理とオンラインミーティングの設定作業を自動化したい方 業務効率化を図り、手動作業を減らしたい企業のIT担当者の方 チームのミーティング設定にかかる時間を削減したいリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
作業時間の短縮 ミスの防止 一貫した運用
Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けたイベント予約や面談希望に対し、都度Zoomの会議URLを発行して連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業では対応の遅れやURLの送付ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答が送信されるだけでZoomの会議作成から通知までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで受け付けた申し込みに対し、都度手動でZoom会議を作成している方 会議URLの連絡ミスや対応遅れを防ぎ、スムーズな日程調整を実現したい方 JotformとZoom、Slackを連携させ、定型業務の自動化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへの回答をトリガーにZoom会議の作成と通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による会議設定やURLのコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Jotform、Zoom、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、フォームで送信された内容を取得します。 オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとに会議を作成します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたZoom会議のURLなどを指定のチャンネルへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Jotformのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意で選択してください。フォーム内の質問項目や回答形式も自由にカスタマイズ可能です。 Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題にJotformで取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりできます。 Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルや、送信するメッセージの本文などを任意で設定してください。 ■注意事項
Jotform、Zoom、SlackとYoomを連携してください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。 Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。 ■注意事項
SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方 ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。 ■注意事項
Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちら をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご確認ください。
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後の情報共有、手作業で行っていませんか。録画を探し、議事録を作成して、Outlookでメールを作成・送信するといった一連の作業は、手間と時間がかかるものです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの定例会議が多く、議事録の作成や情報共有に手間を感じている方 手作業による情報伝達で、共有漏れや遅延などの課題を抱えているチームリーダーの方 Outlookを使った定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ミーティング後の録画共有から議事録作成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による共有内容の誤りや共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」します。 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードした録画データからテキストを抽出します。 AI機能のアクションで、文字起こししたテキストを要約し、議事録を作成します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、宛先や本文（要約した内容など）を設定し、メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションでは、ミーティングIDにトリガーで取得した値を設定してください。 音声文字起こし機能では、音声ファイルに前段のオペレーションでダウンロードしたZoomのレコーディングファイルを選択します。 AI機能で要約するテキストは、音声文字起こし機能によって出力されたテキストデータを選択してください。 Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意に設定でき、AIによる要約結果など、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。 ■注意事項
ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
Zoomの会議作成業務をもっとスマートにこなすためには、自動化フローが非常に有効になるでしょう。フォームの回答内容やデータベースの内容を基に、Zoomで会議を自動作成することで、作成漏れやミスを防止できます。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちら
この機会にテンプレートを試してみて、手間のかかる作業を短縮しましょう！
