「Zoomの会議リンクの作成またぎりぎりになっちゃった…」
「手作業でのミーティング作成面倒だな…」
誰しも1度はこんな風に感じたことがあるのではないでしょうか？
日々の業務に追われる中で、Zoomの会議作成は後回しになりがちですよね。
これらの作業を自動化できれば、会議作成の手間を削減できるでしょう。
たとえば、HubSpotのフォーム内容からZoomミーティングを作成したり、データベースの内容から会議URLを作成したりできます。
これにより、ついつい忘れがちな会議作成が自動化され、人的ミスも防止できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、テンプレートを活用して設定するので、最小限の設定だけで自動化を導入できます。
会議の作成を自動化に任せて、少しでも負担を軽減してくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」ワークフローは、会議の作成作業を効率化します。
作業時間が短縮されるため、業務効率化を図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客情報の管理やマーケティング活動を行っている方
・Hubspotを使ってフォームデータを収集し、その情報を自動的に活用したいと考える方
・Zoomを使用して顧客とのミーティングを頻繁に行っている方
・毎回手動でZoomミーティングを設定する手間を減らし、スピーディにミーティングを設定したい方
・社内ツールとしてZoomとHubspotを活用している企業やチーム
■注意事項
・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法でZoomのデータを自動で書き込み・転記することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomの自動書き込み・転記を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータをZoomに自動で送信・転送する
フォームの情報をもとに、自動でZoomの会議を作成するフローです。
手動による会議作成作業を効率化でき、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止することができますよ！
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」ワークフローは、会議の作成作業を効率化します。
作業時間が短縮されるため、業務効率化を図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客情報の管理やマーケティング活動を行っている方
・Hubspotを使ってフォームデータを収集し、その情報を自動的に活用したいと考える方
・Zoomを使用して顧客とのミーティングを頻繁に行っている方
・毎回手動でZoomミーティングを設定する手間を減らし、スピーディにミーティングを設定したい方
・社内ツールとしてZoomとHubspotを活用している企業やチーム
■注意事項
・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスのデータをZoomに自動で送信・転送する
データベース/CRMサービスのデータを起点にして、Zoomでウェビナーに登録者を追加したり会議URLを作成することができます。
データベース/CRMサービスから引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ち、迅速かつ効率的に業務を進められますよ！
Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
チャットツールのデータをZoomに自動で送信・転送する
チャットツールのデータを起点にして、Zoomに会議を自動で作成するフローです。
手動でのミーティング設定やリンクの共有といった手間を省けるため、チームの連携をより効率的に進めることができますよ！
Slackの投稿内容をもとにZoom会議を作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとにZoom会議を作成する」ワークフローは、会議の作成の手間を削減してくれるでしょう。
Zoomに直接アクセスすることなく、チャット上での操作で完了するため業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用してチームコミュニケーションを行っている方
・SlackのメッセージをもとにスピーディにZoom会議を設定したい方
・プロジェクトがタイトなスケジュールで進行しており、迅速に会議を設定して効率よく話し合いたい方
・オンライン会議ツールとしてZoomを日常的に利用している方
・SlackとZoomを日常的に利用していて、両者を連携させた効率的なフローを探している方
■注意事項
・SlackとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成し通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成し通知する」フローは、コミュニケーションと会議の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
例えば、Teams内で特定のキーワードが含まれたメッセージが投稿された際に、自動的にZoomミーティングを作成し、そのミーティングリンクを通知することで、迅速な会議設定が可能になります。
これにより、手動でのミーティング設定やリンクの共有といった手間を省き、チームの連携をより効率的に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとZoomを日常的に活用しているチームリーダーや管理者の方
・チャット内での特定のトリガーに応じて迅速に会議を設定したいと考えているビジネスユーザー
・手動でのミーティング設定やリンク共有に時間を取られ、業務効率化を図りたいと感じている方
・チーム内のコミュニケーションをスムーズにし、迅速な意思決定を促進したい経営者やプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Microsoft Teams、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。tuuti
Zoomのデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、HubSpotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- HubSpotとZoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- HubSpotのトリガー設定およびZoomのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」ワークフローは、会議の作成作業を効率化します。
作業時間が短縮されるため、業務効率化を図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客情報の管理やマーケティング活動を行っている方
・Hubspotを使ってフォームデータを収集し、その情報を自動的に活用したいと考える方
・Zoomを使用して顧客とのミーティングを頻繁に行っている方
・毎回手動でZoomミーティングを設定する手間を減らし、スピーディにミーティングを設定したい方
・社内ツールとしてZoomとHubspotを活用している企業やチーム
■注意事項
・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:HubSpotとZoomのマイアプリ連携
1. HubSpotの登録方法
下記画面の通り、マイアプリ→新規接続の順でクリックし、HubSpotを検索しましょう。
下記画面が表示されるので、アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしてください。
メールアドレスを入力したら、「次へ」をクリックします。
続いてパスワードを入力します。
入力できたら「ログイン」をクリックしましょう。
これで、HubSpotのマイアプリ連携完了です！
2. Zoomの登録方法
先ほど同様「新規接続」をクリックしたら、Zoomを検索しましょう。
こちらの記事を参考にClient IDとClient secretを入力してください。
入力できたら「追加」をクリックして、次に進みましょう。
下記画面が表示されたら、「Allow」をクリックしてください。
これで、Zoomのマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからは、いよいよフローを作成していきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」ワークフローは、会議の作成作業を効率化します。
作業時間が短縮されるため、業務効率化を図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを利用して顧客情報の管理やマーケティング活動を行っている方
・Hubspotを使ってフォームデータを収集し、その情報を自動的に活用したいと考える方
・Zoomを使用して顧客とのミーティングを頻繁に行っている方
・毎回手動でZoomミーティングを設定する手間を減らし、スピーディにミーティングを設定したい方
・社内ツールとしてZoomとHubspotを活用している企業やチーム
■注意事項
・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ3:HubSpotでフォームが送信されたら起動するトリガーの設定
まずは、HubSpotアイコンの「フォームが送信されたら」という項目を設定していきます。
下記画面の項目は、初期設定済みです。
アクションが「フォームが送信されたら」になっているのを確認したら、そのまま次のページに進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。
フォームIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
続いて、HubSpotの画面を開き、テスト用にHubSpotのフォームで「会議名」「開始日時」「会議時間」を送信してください。（テスト用なので架空の情報でOKです！）
ここまで設定できたらYoomの先ほどの画面に戻ってください。
「テスト」をクリックしテストが成功したら、アウトプットが取得されます。
正しくアウトプットが取得できていたら「保存する」をクリックしてください。
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。
ステップ4:Zoomでミーティングを作成する
今度は、Zoomアイコンの「ミーティングを作成」という項目をクリックし設定します。
下記ページも初期設定済みです！
アクションが「ミーティングを作成」になっているのを確認したら、そのまま次のページに進んでください。
メールアドレスは、枠外の注釈を確認し手動で設定してください。
トピックは下記画像の通り設定されています。
このように設定すると、HubSpotのフォームで新たに情報が送信されたら「会社名」を自動取得し、Zoomのトピックに引用することができますよ！
「開始日時」と「会議時間」も初期設定済みです。
このまま進みましょう。
テストを実行しテストが成功したら、設定を保存してください。
ステップ5:トリガーをONにする
ここまで設定できたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これで「HubSpotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」フローの設定は完了です！
さっそくフローを動かして、フローが正しく起動することを確認しましょう。
Zoomを使ったその他の自動化例
Zoomを使った便利な自動化例
今回紹介したフロー以外でも、Zoomでミーティングが終了したら自動でDropboxに保存することができます。
また、SalesforceやGoogleカレンダーの情報をもとにZoomに自動登録することも可能ですよ！
このように、ZoomのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成することが可能です。この自動化によって、ミーティング設定の手間を減らし、時間を有効に活用することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとZoomを頻繁に利用しているビジネスパーソンの方
・スケジュール管理とオンラインミーティングの設定作業を自動化したい方
・業務効率化を図り、手動作業を減らしたい企業のIT担当者の方
・チームのミーティング設定にかかる時間を削減したいリーダーの方
■注意事項
・GoogleカレンダーとZoomをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する
試してみる
■概要
「Jotformの回答をもとに、Zoomの会議を作成し、通知する」ワークフローは、フォーム入力からZoom会議の自動設定までをスムーズに行う業務ワークフローです。
イベント登録やミーティング予約時にJotformで収集した情報をもとに、Zoomの会議が自動的に生成され、参加者に迅速に通知されます。
これにより、手間をかけずに効率的な会議運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・JotformとZoomを連携して会議運営を効率化したい方
・イベントやセミナーの参加登録から自動的にZoom会議を設定したい運営者
・フォーム入力内容に基づいて迅速にZoomミーティングを作成したいビジネスパーソン
・手動での会議設定に時間を取られたくないチームリーダー
・エントリーフォームからのデータを活用して自動通知を行いたいマーケティング担当者
■注意事項
・Jotform、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録を自動でOutlookに共有するワークフローです。会議の内容を迅速にチームに伝達し、情報の共有漏れを防ぐことができます。また、手間のかかる手作業を自動化し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとOutlookを日常的に使用しており、会議後の情報共有に時間をかけているビジネスパーソン
・チーム内での議事録や録画リンクの共有プロセスを標準化・自動化したいと考えている管理者
・情報共有のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている企業のIT担当者
■注意事項
・ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
Zoomの会議作成業務をもっとスマートにこなすためには、自動化フローが非常に有効になるでしょう。
フォームの回答内容やデータベースの内容を基に、Zoomで会議を自動作成することで、作成漏れやミスを防止できます。
他にも、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールの内容からZoom会議を自動作成できるため、Zoomにアクセスする必要がなくなります。
「いつも忙しいから後回しにしてた…」という方に特におすすめの自動化です。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
この機会にテンプレートを試してみて、手間のかかる作業を短縮しましょう！
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