【ラクラク設定】Zoomにデータを自動で書き込み・転記する方法

データベース/CRMサービスのデータをZoomに自動で送信・転送する

データベース/CRMサービスのデータを起点にして、Zoomでウェビナーに登録者を追加したり会議URLを作成することができます。
データベース/CRMサービスから引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ち、迅速かつ効率的に業務を進められますよ！

チャットツールのデータをZoomに自動で送信・転送する

チャットツールのデータを起点にして、Zoomに会議を自動で作成するフローです。
手動でのミーティング設定やリンクの共有といった手間を省けるため、チームの連携をより効率的に進めることができますよ！

Zoomのデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にZoomのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、HubSpotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• HubSpotとZoomをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• HubSpotのトリガー設定およびZoomのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:HubSpotとZoomのマイアプリ連携

1. HubSpotの登録方法

下記画面の通り、マイアプリ→新規接続の順でクリックし、HubSpotを検索しましょう。

下記画面が表示されるので、アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしてください。

メールアドレスを入力したら、「次へ」をクリックします。

続いてパスワードを入力します。
入力できたら「ログイン」をクリックしましょう。

これで、HubSpotのマイアプリ連携完了です！

2. Zoomの登録方法‍

先ほど同様「新規接続」をクリックしたら、Zoomを検索しましょう。
こちらの記事を参考にClient IDとClient secretを入力してください。
入力できたら「追加」をクリックして、次に進みましょう。

下記画面が表示されたら、「Allow」をクリックしてください。

これで、Zoomのマイアプリ連携完了です！

‍ステップ2:テンプレートのコピー

ここからは、いよいよフローを作成していきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ3:HubSpotでフォームが送信されたら起動するトリガーの設定

まずは、HubSpotアイコンの「フォームが送信されたら」という項目を設定していきます。

下記画面の項目は、初期設定済みです。
アクションが「フォームが送信されたら」になっているのを確認したら、そのまま次のページに進みましょう！

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！

※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。

フォームIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。

続いて、HubSpotの画面を開き、テスト用にHubSpotのフォームで「会議名」「開始日時」「会議時間」を送信してください。（テスト用なので架空の情報でOKです！）

ここまで設定できたらYoomの先ほどの画面に戻ってください。
「テスト」をクリックしテストが成功したら、アウトプットが取得されます。
正しくアウトプットが取得できていたら「保存する」をクリックしてください。
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。

ステップ4:Zoomでミーティングを作成する

今度は、Zoomアイコンの「ミーティングを作成」という項目をクリックし設定します。

下記ページも初期設定済みです！
アクションが「ミーティングを作成」になっているのを確認したら、そのまま次のページに進んでください。

メールアドレスは、枠外の注釈を確認し手動で設定してください。

トピックは下記画像の通り設定されています。
このように設定すると、HubSpotのフォームで新たに情報が送信されたら「会社名」を自動取得し、Zoomのトピックに引用することができますよ！

「開始日時」と「会議時間」も初期設定済みです。
このまま進みましょう。

テストを実行しテストが成功したら、設定を保存してください。

ステップ5:トリガーをONにする

ここまで設定できたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これで「HubSpotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する」フローの設定は完了です！

さっそくフローを動かして、フローが正しく起動することを確認しましょう。

Zoomを使ったその他の自動化例

Zoomを使った便利な自動化例

今回紹介したフロー以外でも、Zoomでミーティングが終了したら自動でDropboxに保存することができます。
また、SalesforceやGoogleカレンダーの情報をもとにZoomに自動登録することも可能ですよ！
このように、ZoomのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

終わりに

Zoomの会議作成業務をもっとスマートにこなすためには、自動化フローが非常に有効になるでしょう。
<span class="mark-yellow">フォームの回答内容やデータベースの内容を基に、Zoomで会議を自動作成することで、作成漏れやミスを防止できます。</span>
他にも、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールの内容からZoom会議を自動作成できるため、Zoomにアクセスする必要がなくなります。
「いつも忙しいから後回しにしてた…」という方に特におすすめの自動化です。

Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！

この機会にテンプレートを試してみて、手間のかかる作業を短縮しましょう！