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「Asanaで管理しているタスクの担当者や期日をまとめて変更したい…」
「プロジェクトのフェーズが変わるたびに、関連タスクのステータスを手作業で一つ一つ更新するのが面倒…」
このように、Asana上で複数のタスク情報を更新する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">スプレッドシートなどにまとめた情報を使って、特定のタイミングで複数のAsanaタスクの担当者、期日、ステータスなどを一括で更新できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要なプロジェクト管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスク情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、指定した日時になったらGoogle スプレッドシートの情報を取得し、Asanaのタスクを一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
1．Asanaのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
まずは「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
今回は、毎日朝9時にフローボットを実行するよう以下のスケジュールを設定しています。
スケジュールトリガーの設定については、以下のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
続いて、Google スプレッドシートからタスクの更新リストをまとめて取得する設定を行いましょう。
「複数のレコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報も確認しましょう。
事前準備として、Google スプレッドシート上にAsanaのタスク更新用レコードをあらかじめ作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
このシートに記載されたタスクIDを基準に、最後のステップでAsana上の該当タスクが自動的に更新される仕組みになっています。
Yoomの操作画面に戻ります。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください）
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを最大300行取得します。
取得したいレコードの条件
今回は、Google スプレッドシート上で「期日」が設定されているタスクだけを対象に処理を行うため、以下のとおり取得条件として 「期日＝空でない」 を指定しています。
この設定により、期日未入力の行を除外し、必要なタスク情報のみを最大300件まで取得できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが正しく取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに作成された、期日が空でないレコード情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得したタスクをAsanaで1件ずつ更新処理するため、「同じ処理を繰り返す」設定を行いましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
設定方法については以下のヘルプページをご確認ください。
以下の画面では、基本的に設定内容を確認するだけで問題ありません。
各オペレーションにはそれぞれ「複数のレコードを取得する」を選択し、取得した値には「タスクID」と「タスクの説明」を指定します。
この設定により、Google スプレッドシートでまとめて取得した複数のタスク情報に対して同じ処理（Asanaでタスクの更新）を順番に実行できるようになります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値（ループ変数）を利用して、Asanaでタスクを更新しましょう。
「タスクを更新」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Asanaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
更新するタスクを設定しましょう。
更新対象のタスクID
入力欄をクリックすると、前のステップでコマンドオペレーション（処理繰り返し）から取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
タスクの説明
こちらもタスクIDと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
完了にする
今回はタスクを「完了」に更新したいため、以下のとおり設定しています。
更新内容に合わせて、それぞれの項目をお好みで設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でAsanaのタスクが更新されるか確認しましょう。
テストが成功したらAsanaの画面を開き、実際にタスクが更新されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり更新されていました！
※今回の例では1行目のタスクが完了に更新され、ビューのフィルター設定により非表示になっています。
この後フローボットを起動すると、2行目・3行目のタスクも順に処理され、同様に自動で更新されていく仕組みです。
【更新前】
【更新後】
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、指定したスケジュールになったタイミングで、Google スプレッドシートなどのデータベースに登録された情報を基に、Asanaのタスクが自動で一括更新されるようになります。
実際にスケジュールトリガーを起動し、Asana上でタスクの内容が正しく更新されているかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Asanaのタスク管理や進捗報告を自動化し、各ツール間で情報を連携する仕組みです。
期日や更新内容をもとにタスクを作成・更新・完了させ、不要な項目を定期的に整理したり、進捗や完了状況を自動で通知・同期することができます。
これにより、作業の抜け漏れ防止とチーム全体の効率化を実現できるでしょう。
Asanaのタスク一括更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた複数のタスク情報の更新作業を削減し、ヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、単純な更新作業から解放され、より戦略的なタスクの計画や実行に時間を費やせるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールも使えますか？
A：はい、フローボットを構築することで、Google スプレッドシート以外のデータベースツールにも対応したフローを実現できます。
たとえば、kintoneやNotionなどでも「複数のレコードを取得」アクションを設定できます。
フローボット内でGoogle スプレッドシートのアクションを削除し、代わりにkintoneやNotionで「複数のレコードを取得」アクションを設定することで、利用中のデータベースから自動的に情報を収集・更新するフローを構築できます。
※以下はkintoneの場合の例
Q：定期実行以外のタイミングで起動できますか？
A：はい、定期実行以外のタイミングでもフローを起動できます。
フローボット内のスケジュールトリガーを削除し、代わりにGoogle スプレッドシートのアクションから「行が追加されたら」「行が更新されたら」をトリガーとして設定することで、シート上での操作をきっかけに自動でフローを開始することができます。
Q：通知が失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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