[Yoomとは]

OutlookとGmailをノーコードで連携する方法

では、ここからは実際に「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

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OutlookとGmailをマイアプリ設定

Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。OutlookとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です！

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

OutlookとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

GmailとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！

テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Outlookのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！

3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)

4.メールフォルダのIDを指定しましょう。ここで選択したメールフォルダに届いたメールのみをGmailへ転送できるようになります。

ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるので、選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしたからこそこんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！

5.実際にOutlookでテスト用のメールを受信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:Gmailに送信する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。

3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！

• 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
  ※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
• 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。

4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！

• 「件名」→任意の件名を入力。
• 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。

※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。

今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！

5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Gmailに送信できていることを確認しましょう！

6.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

これにてOutlookとGmailを連携させるフローボットの作成は完了です。お疲れ様でした！

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OutlookとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

OutlookとGmailのその他の自動化例

フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録してGmailでメールを送付したり、受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新することができます。
他にも、Salesforceと追加で連携して受信した名刺画像をOCRで読み取り、取引先責任者として登録した後にOutlookでお礼メールを送信することも可能です。

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Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する

Difyを使って自動で回答内容を生成することで、ゼロから回答案を作成する手間が削減するかもしれません。

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Gmailを活用した自動化例

新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する

新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。

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Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する

受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、メールの見落としや作成漏れなどを抑えられる可能性があります。

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まとめ

OutlookとGmail各々のメリットを活かしながら使い分けをしている企業は多いはずです。
しかし、異なるツールをすべてチェックしなければならないのは骨が折れます。

でもYoomなら、各ツールの強みはそのままに、メールの内容だけを1つのツールに集約させることが可能です！
しかも必要なメールのみ、必要な内容だけを転送させることができるので、メール管理が格段に簡単になることでしょう。

プログラミングの知識がなくてもOutlookとGmailを簡単に連携させることが可能なので、ぜひこの機会にYoomを試してみてくださいね！

関連記事：【簡単設定】GmailのデータをOutlookに自動的に連携する方法

よくあるご質問

Q：特定のメールだけを転送できますか？

A：はい、可能です。
Outlookのアプリトリガーを「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に設定することで、フィルタリングしたメールのみGmailに送信する設定をすることができます。

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Q：GmailからOutlookへの逆方向の転送もできますか？

A：はい。可能です。
Yoomでは、Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する設定など様々なテンプレートを準備していますので、ぜひ活用してみてください。

Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する

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Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。