OutlookとGmailを連携して、Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する

企業では複数のメールアカウントを使い分ける必要があったりします。あっちにもこっちにも大量に届くメールを即座にチェックするのって、単純な作業なんだけれども意外と大変…。ひとつひとつを確認する時間は短いけれども毎日のこととなると、総時間数はそれなりになりますよね。
どうにかしてメールをひとまとめにできないか…とお悩み中の皆様に、今回はOutlookとGmailを連携し、「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というメールの自動転送を叶える夢のような方法をお伝えします！

OutlookとGmail両方を確認しにいかずとも片方のメールチェックだけで業務が完了するため、かなりの時間節約が期待できるでしょう。煩わしいアプリ同士の行き来の必要もなくなりますよ！

OutlookとGmailを連携すると可能になること＆メリット

まず、Outlookは自動でメールを管理する機能があり、カスタマイズも簡単にできるというメリットがあります。会議の招待状を送信すると自動的にスケジュールに登録されたりなど、まさに痒い所に手が届くような機能が盛りだくさんです。

一方でGmailは直感的に操作できるシンプルさが魅力的と言えるでしょう。GoogleドライブやGoogleドキュメントとも連携されているので、業務で使用しているなら利便性は抜群と言えます！
メールを自動で暗号化するという強靭なセキュリティシステムもあるため、重要なメールも安心して送信可能です。

連携するとできること

1.メールの自動転送
‍メールアカウントが異なってもひとつのツールで双方のメールチェックができるようになります。
異なるツールを行き来する手間が省けるだけでも時間の節約になるため、自動化できると嬉しいフローのひとつと言えるでしょう！

2.メールの履歴保存
‍OutlookとGmailを連携するとメールのバックアップが容易になります。
万が一片方のメールツールのログが消えてしまったとしても、もう片方のメールに自動転送によるメールのログが残っていれば安心です。
特定の内容のメールだけを転送することも可能なので、必要な連絡をしっかり保存し逃しません！

3.スケジュールの一元管理
‍メールの自動転送で一方にメールを集約すれば、会議のスケジュールなどをGoogleカレンダー、Outlookカレンダーにまとめやすくなります。
また、Outolook経由でカレンダーにイベントが登録されたらGmailに通知する、というフローを自動化することも可能です！

OutlookとGmailをノーコードで連携する方法

では、ここからは実際に「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます！‍

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！

Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。OutlookとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です！

マイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！

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右上の新規作成をクリック！検索窓に「Gmail」と入力するとGmailのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック！
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！

GmailとYoomの連携は完了したので、続けてOutlookとYoomを連携させましょう。
次はもっと簡単です。

Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。

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Gmailと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わる…ことなく数秒で連携が終わります。本当に早いです！

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！

Outlookのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。

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Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を押します。テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！

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メールフォルダのIDを指定しましょう。ここで選択したメールフォルダに届いたメールのみをGmailへ転送できるようになります。

ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるので、選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしたからこそこんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！

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メールフォルダIDを選択したら、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。
青い「成功」が表示されたら保存を押して次へすすみます。

Gmailの設定

最後にGmailの設定をしましょう。Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
メールの設定というページに移行しますが、テンプレートを利用しフローボットを作成しているため、特に設定をしなくても問題ありません。

もし任意の内容を追加したい場合は本文のボックス内にカーソルを合わせクリックしましょう。
そうすると上記のような状態になるので、Outlookのアイコンの「メールを受信したら」をクリックし、本文に追加したい内容をどんどん選択すればOKです。

重要度、添付ファイルの有無など、メールの情報を追加できるので、カスタマイズしてみてくださいね！

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メールの設定が完了したらテストページに移行します。
表示されている内容に問題が無ければ、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。青い「成功」が表示されたら保存を押して終了です！

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これにてOutlookとGmailを連携させるフローボットの作成は完了です。お疲れ様でした！

OutlookとGmailの連携フロー【応用編】

今回は「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローを自動化してみました。これにより異なるアプリを行ったり来たりする必要がなくなる上、メールの管理もしやすくなりますよね！
Yoomでは他にも、OutlookやGmailを他のアプリと連携させるフローボットのテンプレートを用意しています。

例えば、「Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れる」というフローを自動化するのはいかがですか？

Outlookを用いてスケジュール管理をしたいなら、「指定の時間に自動的にOutlookにメールを送信する」なんていうフローボットもあります！

探してみると、自動化できるこまかいフローや、明らかに時間短縮につながりそうなフローはたくさんあるはずです。
日々向き合うタスクの中に自動化できそうなフローがないか思い浮かべながら、ぜひテンプレートギャラリーをご覧くださいませ！

テンプレートギャラリーはこちら

まとめ

OutlookとGmail各々のメリットを活かしながら使い分けをしている企業は多いはずです。しかし、異なるツールをすべてチェックしなければならないのは骨が折れます。
でもYoomなら、各ツールの強みはそのままに、メールの内容だけを1つのツールに集約させることが可能です！
しかも必要なメールのみ、必要な内容だけを転送させることができるので、メール管理が格段に簡単になることでしょう。

プログラミングの知識がなくてもOutlookとGmailを簡単に連携させることが可能なので、ぜひこの機会にYoomを試してみてくださいね！