OutlookとGmailの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/07/29

Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する方法

a.ohta

企業では複数のメールアカウントを使い分ける必要があったりします。
あっちにもこっちにも大量に届くメールを即座にチェックするのって、単純な作業なんだけれども意外と大変…。
ひとつひとつを確認する時間は短いけれども毎日のこととなると、総時間数はそれなりに多くなりますよね。
どうにかしてメールをひとまとめにできないか…とお悩み中の皆様に、今回はOutlookとGmailを連携し、「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というメールの自動転送を叶える夢のような方法をお伝えします!

OutlookとGmail両方を確認しにいかずとも片方のメールチェックだけで業務が完了するため、かなりの時間節約が期待できるでしょう。
煩わしいアプリ同士の行き来の必要もなくなりますよ!ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。

こんな方におすすめ

  • OutlookとGmailを活用している方
  • OutlookとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
  • OutlookとGmailを連携して、メール確認業務の手間を削減したい方
  • OutlookとGmailを連携して、作業時間の短縮を目指す方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

OutlookとGmailをノーコードで連携する方法

では、ここからは実際に「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です!

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください!

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です!

Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。OutlookとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です!

マイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択!

     ↓

右上の新規作成をクリック!検索窓に「Gmail」と入力するとGmailのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。

アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック!
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです!

GmailとYoomの連携は完了したので、続けてOutlookとYoomを連携させましょう。
次はもっと簡単です。

Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。

     ↓

Gmailと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わる…ことなく数秒で連携が終わります。本当に早いです!

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう!

Outlookのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」をクリック!右上の編集するを押しましょう。

     ↓

Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を押します。テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック!

     ↓

メールフォルダのIDを指定しましょう。ここで選択したメールフォルダに届いたメールのみをGmailへ転送できるようになります。

ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるので、選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしたからこそこんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね!

     ↓

メールフォルダIDを選択したら、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。
青い「成功」が表示されたら保存を押して次へすすみます。

Gmailの設定

最後にGmailの設定をしましょう。Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
メールの設定というページに移行しますが、テンプレートを利用しフローボットを作成しているため、特に設定をしなくても問題ありません。

もし任意の内容を追加したい場合は本文のボックス内にカーソルを合わせクリックしましょう。
そうすると上記のような状態になるので、Outlookのアイコンの「メールを受信したら」をクリックし、本文に追加したい内容をどんどん選択すればOKです。

重要度、添付ファイルの有無など、メールの情報を追加できるので、カスタマイズしてみてくださいね!

     ↓

メールの設定が完了したらテストページに移行します。
表示されている内容に問題が無ければ、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。青い「成功」が表示されたら保存を押して終了です!

これにてOutlookとGmailを連携させるフローボットの作成は完了です。お疲れ様でした!

OutlookとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

OutlookとGmailのその他の自動化例

フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録してGmailでメールを送付したり、受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新することができます。
他にも、Salesforceと追加で連携して受信した名刺画像をOCRで読み取り、取引先責任者として登録した後にOutlookでお礼メールを送信することも可能です。

Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する

Difyを使って自動で回答内容を生成することで、ゼロから回答案を作成する手間が削減するかもしれません。

Gmailを活用した自動化例

新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する

新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。

Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する

受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、メールの見落としや作成漏れなどを抑えられる可能性があります。

OutlookとGmailを連携するメリット

1.メールの自動転送

メールアカウントが異なってもひとつのツールで双方のメールチェックができるようになります。
異なるツールを行き来する手間が省けるだけでも時間の節約になるため、自動化できると嬉しいフローのひとつと言えるでしょう!

2.メールの履歴保存

OutlookとGmailを連携するとメールのバックアップが容易になります。
万が一片方のメールツールのログが消えてしまったとしても、もう片方のメールに自動転送によるメールのログが残っていれば安心です。
特定の内容のメールだけを転送することも可能なので、必要な連絡をしっかり保存し逃しません!

3.スケジュールの一元管理

メールの自動転送で一方にメールを集約すれば、会議のスケジュールなどをGoogleカレンダー、Outlookカレンダーにまとめやすくなります。
また、Outolook経由でカレンダーにイベントが登録されたらGmailに通知する、というフローを自動化することも可能です!

まとめ

OutlookとGmail各々のメリットを活かしながら使い分けをしている企業は多いはずです。
しかし、異なるツールをすべてチェックしなければならないのは骨が折れます。

でもYoomなら、各ツールの強みはそのままに、メールの内容だけを1つのツールに集約させることが可能です!
しかも必要なメールのみ、必要な内容だけを転送させることができるので、メール管理が格段に簡単になることでしょう。

プログラミングの知識がなくてもOutlookとGmailを簡単に連携させることが可能なので、ぜひこの機会にYoomを試してみてくださいね!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
タグ
Gmail
Outlook
連携
自動化
通知
関連アプリ
アプリ連携
No items found.
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る