企業では複数のメールアカウントを使い分ける必要があったりします。
あっちにもこっちにも大量に届くメールを即座にチェックするのって、単純な作業なんだけれども意外と大変…。
ひとつひとつを確認する時間は短いけれども毎日のこととなると、総時間数はそれなりに多くなりますよね。
どうにかしてメールをひとまとめにできないか…とお悩み中の皆様に、今回はOutlookとGmailを連携し、「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というメールの自動転送を叶える夢のような方法をお伝えします！
OutlookとGmail両方を確認しにいかずとも片方のメールチェックだけで業務が完了するため、かなりの時間節約が期待できるでしょう。
煩わしいアプリ同士の行き来の必要もなくなりますよ！ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
OutlookとGmailを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
送信を自動化する便利なテンプレート
Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメールをもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、メール内容から自動的に複数の書類を生成し、一括でPDF化。その後、Gmailを使用して指定の宛先へ送信します。
これにより、手作業の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
- 書類作成やメール送信に多くの時間を費やしている事務担当者
- PDFの一括作成と自動送信で業務プロセスを効率化したい企業の担当者
- 手動作業によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
- 業務ワークフローの標準化を図りたいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの一括作成で作業時間を短縮**：複数の書類を一度に自動作成しPDF化することで、作業時間を削減できます。
- 自動送信によるミスの防止：Gmailでの自動送信により、送信ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
- 業務プロセスの標準化と効率化：統一されたワークフローにより、誰でも同じ手順で作業でき、業務の一貫性と効率が向上します。
Outlookで特定の件名のメールを受信したらGmailで自動転送する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したらGmailに自動転送する」ワークフローは、メール管理を効率化し、重要なメッセージを見逃さないための自動化プロセスです。OutlookとGmailの連携を活用することで、必要なメールを瞬時に転送し、作業の手間を省くことができます。
日常業務で多くのメールを扱う方にとって、手動での転送作業を自動化するこのフローは非常に便利です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを日常的に使用しており、メールの自動整理を希望するビジネスパーソン
- 特定の件名のメールを見逃さずに管理したいマーケティング担当者
- 手動でのメール転送に時間を取られている事務担当者
- メールの自動化によって業務効率を向上させたい中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定の件名のメールを受信したら自動でGmailに転送するため、手動入力の手間を省けます。
また、キーワードを設定して重要なメールを自動的に整理することで、必要な情報を素早く確認できます。
この自動化によって、ヒューマンエラーを防ぎ、情報管理を効率化します。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルをGmailで自動送信する
試してみる
■概要
「指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルをGmailに自動送信する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
毎日大量のメールをやり取りする中で、必要な添付ファイルを手動で転送するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、指定した条件に合うOutlookのメールから自動的に添付ファイルを抽出し、Gmailに送信できます。
これにより、メール管理がスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用しており、メールの添付ファイル管理に時間を取られている方
- 複数のSaaSアプリを利用している中で、メール連携を効率化したいと考えているビジネスユーザー
- 手動でのファイル転送に伴うミスを減らし、業務効率を向上させたいIT担当者
- 定期的に特定の添付ファイルを共有する必要があり、自動化を検討しているチームリーダー
- メール連携を通じて、業務フロー全体の自動化を目指している経営者
■このテンプレートを使うメリット
指定条件に合致したOutlookメールの添付ファイルが自動的にGmailに送信されるため、手動転送の手間を省けます。
また、条件を指定することで自動でメールを整理でき、必要な情報に素早くアクセスできます。
これにより、自動的に転送することで人為的なミスを防ぎ、添付ファイルの確実な送信を実現します。
通知を自動化する便利なテンプレート
Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailとOutlookを併用していると、複数の受信トレイを確認する手間や、重要なメールを見落としてしまうリスクが気になりませんか。特に、異なるツール間での情報共有が手作業だと、非効率を感じる場面も少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でOutlookに通知できます。これにより、メーラー間の確認作業を効率化し、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 主にOutlookを使いつつ、Gmailに届く特定メールの確認も必要な方
- OutlookとGmailを併用しており、メールの確認漏れを防止したいと考えている方
- 複数のメールアカウントの管理に手間を感じ、情報集約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した特定のメールが自動でOutlookに通知されるため、都度メーラーを切り替えて確認する手間を省き、時間を有効活用できます
- 手動での確認作業が不要になることで、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、迅速な対応を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの内容を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名、送信者、本文など）を任意で設定してください
- Outlookでメールを送るアクションを設定する際に、通知を送付したい宛先メールアドレスを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Outlookで通知する
試してみる
■概要
GmailとOutlookを併用していると、アカウントを何度も切り替えてメールを確認する手間がかかり、重要な連絡を見落としてしまうことはないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した特定のメールの内容をAIが自動で要約し、その結果をOutlookに通知するものです。この設定により、OutlookとGmail間の情報確認の手間を省き、メール対応の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 業務でOutlook、個人用でGmailを使い分け、メール確認の手間を省きたい方
- 複数のGmailアカウントに届く重要メールを、メインのOutlookで一元的に把握したい方
- OutlookとGmail間の情報連携を自動化し、スムーズな対応を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailにログインせずともOutlookで要約を確認できるため、複数アカウントをチェックする時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
- 指定したキーワードを含む重要なメールを自動で通知するため、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の遅れをなくします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「要約する」機能を選択し、受信したメールの本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のメールアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいキーワードを任意で設定してください。「請求書」や特定のプロジェクト名など、業務に応じたキーワードの指定が可能です。
- Outlookでメールを送るアクションを設定する際に、通知を受け取りたい送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した内容をAIで要約して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメール、特に長文の内容を確認し関係者へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、その結果をGmailで指定の宛先に通知します。これにより、情報共有を迅速化し、これまで手間のかかっていた要約作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容確認と共有に多くの時間を費やしている方
- AIを活用して長文メールの要点を素早く把握し、情報共有を迅速化したい方
- Gmailなど別のツールへの手動での転記や通知作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールをAIが自動で要約しGmailへ通知するため、手作業での内容確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動での要約作成やメール転送時に起こりがちな、内容の誤りや伝え漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約された内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを対象にしたり、フローが起動する時間の間隔を任意で設定したりすることが可能です。
- AI機能による要約では、生成する文字数の上限や、「箇条書きで」といった要約の条件、言語などを細かく指定できます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、AIによって要約されたテキストなどの情報を本文に差し込んで通知できます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでメールを受信したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
OutlookとGmailを併用していると、両方の受信トレイを常に確認する手間が発生し、重要なメールを見落としてしまうことはありませんか？特に業務用のOutlookと、個人用やプロジェクト用のGmailを使い分けている場合に課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容を自動でGmailに通知することができ、メールチェックの一元化と対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用しており、メールチェックの手間を減らしたいと考えている方
- 業務で利用するOutlookへの重要な通知を、個人のGmailでも確認したい方
- 複数のメールアカウント管理を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信を自動でGmailに通知するため、複数アプリを開く手間が省け、メール確認に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での転送作業が不要になるため、重要なメールの見逃しや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの内容を指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい先のメールアドレスを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでメールを受信したら内容を翻訳して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客とのやり取りで、Outlookに届く外国語のメール内容を確認し、翻訳する作業に手間を感じていませんか？また、普段はGmailをメインで使っているため、複数のツールを確認するのが煩わしいと感じることもあるかもしれません。このワークフローは、Outlookでメールを受信した際に、その内容を自動で翻訳し、指定したGmailアカウントへ通知できます。これにより、言語の壁を感じさせないスムーズな情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く海外からのメールを、普段利用するGmailで確認したい方
- 英文メールなどの翻訳作業に時間を取られ、迅速な対応に課題を感じている方
- 複数のメールアカウントを使い分けており、情報の一元管理をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信をトリガーに、翻訳からGmailへの通知までを自動化することで、手作業による翻訳やコピペにかかっていた時間を短縮します
- 翻訳の抜け漏れや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なコミュニケーションの実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで翻訳機能を選択し、「翻訳する」アクションで受信メールの本文を翻訳するように設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、翻訳された内容を指定のメールアドレスに送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 翻訳機能のオペレーションでは、日本語以外にも英語や中国語など、任意の言語を翻訳先として設定できます
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を受け取りたいメールアドレスを自由に設定することが可能です
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
返信を自動化する便利なテンプレート
Gmailで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせに対し、一件ずつOutlookを開いて手動で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。定型的な返信にも関わらず、対応漏れがないか常に気を配る必要があり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、Outlookから定型文を自動で返信できます。メールの一次対応を自動化し、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOutlookを使って、顧客や社内からの問い合わせ対応を行っている方
- 手動での定型メール返信に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方
- 対応漏れや返信遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質を安定させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに特定のメールが届くと自動で一次返信が完了するため、これまで手作業で行っていた定型的なメール対応の時間を短縮します。
- 自動化によって、多忙な際の返信漏れや定型文のコピー＆ペーストミスといった、人為的なミスの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を利用し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分けるための条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、自動返信するメールの宛先や本文を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを自動化の対象とするか、またフローを起動する間隔を任意で指定できます。
- 分岐機能では、受信したメールの件名や本文に含まれる特定の文字列などを条件として設定し、条件に合致した場合のみメールを送信する、といった制御が可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定できます。また、トリガーで取得した差出人のアドレスや名前などを本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
OutlookとGmailをノーコードで連携する方法
では、ここからは実際に「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとGmailをマイアプリ設定
Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。OutlookとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！
テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Outlookのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
(基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！)
4.メールフォルダのIDを指定しましょう。ここで選択したメールフォルダに届いたメールのみをGmailへ転送できるようになります。
ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるので、選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしたからこそこんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！
5.実際にOutlookでテスト用のメールを受信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Gmailに送信する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、下にスクロールしましょう。
3.続いて、入力欄下の注釈を参考に用途に合わせて入力お願いします！
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
- 「件名」→任意の件名を入力。
- 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。
※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました！
5.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Gmailに送信できていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
これにてOutlookとGmailを連携させるフローボットの作成は完了です。お疲れ様でした！
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、
素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。
■注意事項
・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
OutlookとGmailのその他の自動化例
フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録してGmailでメールを送付したり、受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新することができます。
他にも、Salesforceと追加で連携して受信した名刺画像をOCRで読み取り、取引先責任者として登録した後にOutlookでお礼メールを送信することも可能です。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 名刺交換を行う機会が多い方
- 日々多くの名刺交換を行い、手動での情報入力に時間を取られている営業担当者
- 名刺交換後のアプローチをスムーズに行いたい方
2. 顧客の名刺データを効率的に管理したい方
- 名刺情報の活用により、迅速なフォローアップを進めたい方
- Salesforceでの顧客情報の一元管理を実現したい方
- 顧客管理の効率改善とデジタルトランスフォーメーションを推進している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、Gmailの受信メールに添付された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびOutlookでのお礼メール送信が自動化されます。
Salesforceのデータ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。
画像の撮影やスキャンとメール送信だけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の作業負担が軽減されます。
営業やカスタマーサポートの担当者は、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。
Gmailの受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った会議やアポイントの日程調整メールを、手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すればGmailで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りOutlookのイベント情報を更新するため、手作業による予定の転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOutlookを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
- メールからの予定転記ミスをなくし、スケジュール管理の精度を向上させたい方
- 日々の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からOutlookの予定更新までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる、日時や参加者の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにイベント内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、件名、日時、場所、参加者などの項目を指定できます。
- Outlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションでは、更新するイベントのタイトルや詳細などに、固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録して、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた申し込みや予約情報を手作業でカレンダーに登録し、都度メールを作成・送付していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでOutlookへのイベント登録とGmailでのメール通知が自動で完了するため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を手作業でOutlookのカレンダーに登録している方
- イベントや面談の申し込み者へ、手動でGmailから案内メールを送付している方
- フォーム受付から日程調整、連絡までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のカレンダー登録やメール送信が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、登録情報の入力ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、フォームから取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの内容をもとに作成したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションでは、イベントのタイトルや説明欄に、フォームで取得した氏名や予約内容などの情報を動的な値として設定することが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。本文にフォームで取得した情報を埋め込み、パーソナライズされた案内メールを自動で作成することも可能です。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを活用した自動化例
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
- Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
- フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
- 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
- Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
- 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です
■注意事項
- Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
ZendeskとOutlookを連携すると作成されたチケットをカスタムして内容をOutlookに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookに送信する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、ZendeskそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し通知する
Difyを使って自動で回答内容を生成することで、ゼロから回答案を作成する手間が削減するかもしれません。
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookでお問い合わせ対応を行っている企業
・お問い合わせの対応速度に課題を感じている方
2.DifyでAIアプリを構築している企業
・他のアプリとDifyを連携させて業務効率化を図りたい方
3. 社内のチャットツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを利用して情報共有を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知するフローを導入することで、問い合わせ対応をスピーディに行うことができます。
これにより、顧客に対して迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
また、自動化された回答作成により、手作業による入力ミスを防ぐことができ、正確な情報提供が可能となります。
Google Chatでの通知により、チームメンバーへの情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの円滑化と連携強化につながるでしょう。
■注意事項
・Outlook、Dify、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しDiscordに通知する
試してみる
■概要
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookでお問い合わせの連絡を受け取っている企業
・お問い合わせの対応速度や質に不満を抱えている方
2.DifyでAIアプリを構築している企業
・他のアプリとDifyを連携させて業務効率化を図りたい方
3. Discordを社内のコミュニケーションツールとして活用している企業
・重要な情報を見逃さずに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しDiscordに通知することには、いくつかのメリットが得られます。
まず、問い合わせメールを見逃す心配がなくなり、迅速な対応が可能になります。
迅速な対応は顧客満足度の向上につながり、信頼を得やすくなります。
また、Difyを使って自動で回答内容を生成することで、ゼロから回答案を作成する手間が削減し、業務効率が向上します。
これにより、従業員は他の重要な業務に集中できるようになります。
■注意事項
・Outlook、Dify、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知する
試してみる
■概要
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しTelegramに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookを日常的に利用している企業
・Outlookでお問い合わせ対応をしているが、返信までに時間がかかってしまう方
2. Difyを利用してチャットボットのアプリを構築いる企業
・顧客対応のためにチャットボットをさらに効果的に利用したい方
3. Telegramを社内のコミュニケーションツールとして活用している企業
・迅速な顧客対応を実現するために、お問い合わせ内容をチャットに通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
OutlookとDify、Telegramを組み合わせることで、問い合わせメールの回答作成が自動化され、迅速かつ効率的な対応が可能になります。
これにより、問い合わせに対する応答時間が短縮され、顧客の満足度が向上します。
さらに、Difyが生成する回答内容をTelegramで迅速に通知されるため、担当者はすぐに対応ができ、チーム全体のコミュニケーションも円滑になります。
手作業での入力や確認作業が減ることで、業務効率が向上し、重要な業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■注意事項
・Outlook、Dify、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Gmailを活用した自動化例
新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する
新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する
受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、メールの見落としや作成漏れなどを抑えられる可能性があります。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートで問い合わせやリード情報を手動で管理している方
- メールからのデータ転記作業をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から「テキストからデータを抽出する」アクションで必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキストなどを指定の条件で要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・要約したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、メールをチェックする間隔を任意で指定してください。
- OCR機能では、メール本文のどのテキストから、どのような項目（例：会社名、氏名など）を抽出するかを自由に設定できます。
- AI機能では、要約対象のテキストや文字数を指定できるほか、「箇条書きで」といった要約の条件や言語も設定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のシートやタブ、テーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを設定します。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く特定のメール、例えばバグ報告などを確認し、手動でGitHubにIssueを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、自動的にGitHubに課題が追加されるため、手作業による手間や対応漏れを防ぎ、開発プロセスをよりスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGitHubを連携させて、バグ報告や機能要望の管理を効率化したい開発者の方
- ユーザーからの問い合わせメールを基に、手動でGitHubのIssueを作成している方
- メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に自動でGitHubに課題が追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力ミスや、重要なメールの見落としによる対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを対象にするか、またフローを起動する間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、対象とするテキスト（メール本文など）や、そこから抽出したい項目を任意で指定できます。
- GitHubでIssueを作成するアクションでは、課題を追加するオーナー名やリポジトリ名、Issueのタイトルや本文などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
- 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
- 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。
- OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。
- Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
OutlookとGmail各々のメリットを活かしながら使い分けをしている企業は多いはずです。
しかし、異なるツールをすべてチェックしなければならないのは骨が折れます。
でもYoomなら、各ツールの強みはそのままに、メールの内容だけを1つのツールに集約させることが可能です！
しかも必要なメールのみ、必要な内容だけを転送させることができるので、メール管理が格段に簡単になることでしょう。
プログラミングの知識がなくてもOutlookとGmailを簡単に連携させることが可能なので、ぜひこの機会にYoomを試してみてくださいね！
関連記事：【簡単設定】GmailのデータをOutlookに自動的に連携する方法
よくあるご質問
Q：特定のメールだけを転送できますか？
A：はい、可能です。
Outlookのアプリトリガーを「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」に設定することで、フィルタリングしたメールのみGmailに送信する設定をすることができます。
Q：GmailからOutlookへの逆方向の転送もできますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する設定など様々なテンプレートを準備していますので、ぜひ活用してみてください。
Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
