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企業では複数のメールアカウントを使い分ける必要があったりします。
あっちにもこっちにも大量に届くメールを即座にチェックするのって、単純な作業なんだけれども意外と大変…。
ひとつひとつを確認する時間は短いけれども毎日のこととなると、総時間数はそれなりに多くなりますよね。
どうにかしてメールをひとまとめにできないか…とお悩み中の皆様に、今回はOutlookとGmailを連携し、「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というメールの自動転送を叶える夢のような方法をお伝えします！
OutlookとGmail両方を確認しにいかずとも片方のメールチェックだけで業務が完了するため、かなりの時間節約が期待できるでしょう。
煩わしいアプリ同士の行き来の必要もなくなりますよ！ぜひ最後までチェックしてみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
では、ここからは実際に「Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。OutlookとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です！
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
右上の新規作成をクリック！検索窓に「Gmail」と入力するとGmailのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック！
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。
最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！
GmailとYoomの連携は完了したので、続けてOutlookとYoomを連携させましょう。
次はもっと簡単です。
Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。
↓
Gmailと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わる…ことなく数秒で連携が終わります。本当に早いです！
これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。
↓
Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を押します。テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！
↓
メールフォルダのIDを指定しましょう。ここで選択したメールフォルダに届いたメールのみをGmailへ転送できるようになります。
ボックス内をクリックするとフォルダが一覧表示されるので、選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしたからこそこんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！
↓
メールフォルダIDを選択したら、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。
青い「成功」が表示されたら保存を押して次へすすみます。
最後にGmailの設定をしましょう。Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
メールの設定というページに移行しますが、テンプレートを利用しフローボットを作成しているため、特に設定をしなくても問題ありません。
もし任意の内容を追加したい場合は本文のボックス内にカーソルを合わせクリックしましょう。
そうすると上記のような状態になるので、Outlookのアイコンの「メールを受信したら」をクリックし、本文に追加したい内容をどんどん選択すればOKです。
重要度、添付ファイルの有無など、メールの情報を追加できるので、カスタマイズしてみてくださいね！
↓
メールの設定が完了したらテストページに移行します。
表示されている内容に問題が無ければ、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。青い「成功」が表示されたら保存を押して終了です！
これにてOutlookとGmailを連携させるフローボットの作成は完了です。お疲れ様でした！
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
フォームの情報をもとにOutlookにイベントを登録してGmailでメールを送付したり、受信内容をもとにOutlookのイベント情報を更新することができます。
他にも、Salesforceと追加で連携して受信した名刺画像をOCRで読み取り、取引先責任者として登録した後にOutlookでお礼メールを送信することも可能です。
指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。
Difyを使って自動で回答内容を生成することで、ゼロから回答案を作成する手間が削減するかもしれません。
新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、メールの見落としや作成漏れなどを抑えられる可能性があります。
メールアカウントが異なってもひとつのツールで双方のメールチェックができるようになります。
異なるツールを行き来する手間が省けるだけでも時間の節約になるため、自動化できると嬉しいフローのひとつと言えるでしょう！
OutlookとGmailを連携するとメールのバックアップが容易になります。
万が一片方のメールツールのログが消えてしまったとしても、もう片方のメールに自動転送によるメールのログが残っていれば安心です。
特定の内容のメールだけを転送することも可能なので、必要な連絡をしっかり保存し逃しません！
メールの自動転送で一方にメールを集約すれば、会議のスケジュールなどをGoogleカレンダー、Outlookカレンダーにまとめやすくなります。
また、Outolook経由でカレンダーにイベントが登録されたらGmailに通知する、というフローを自動化することも可能です！
OutlookとGmail各々のメリットを活かしながら使い分けをしている企業は多いはずです。
しかし、異なるツールをすべてチェックしなければならないのは骨が折れます。
でもYoomなら、各ツールの強みはそのままに、メールの内容だけを1つのツールに集約させることが可能です！
しかも必要なメールのみ、必要な内容だけを転送させることができるので、メール管理が格段に簡単になることでしょう。
プログラミングの知識がなくてもOutlookとGmailを簡単に連携させることが可能なので、ぜひこの機会にYoomを試してみてくださいね！
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