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2026-07-23

ChatGPTで顧客向け解説文を作成！納期変更メールを作成してみた

Yuzuki Amano

💡ChatGPTで顧客向け解説文を作成するメリット
✉️Yoomは顧客向け解説文の作成を自動化できます
📝ChatGPTで顧客向け解説文を作るプロンプトの基本
🛠️シーン別｜ChatGPTで使える顧客向け解説文プロンプト例
🧪【実践】ChatGPTで顧客向け解説文を作成してみた
⚠️ChatGPTで顧客向け解説文を作る際の注意点
✅まとめ
💡Yoomでできること

ビジネスにおける顧客対応では、正確かつ丁寧な文章が求められます。しかし、複雑な状況を分かりやすく説明したり、相手の心情に配慮した謝罪文を作成したりするには、多大な時間と精神的なエネルギーを消耗します。
こうした課題を解決する強力なツールがChatGPTです。
本記事では、ChatGPTを顧客向けの解説文作成に活用し、業務効率と対応品質を同時に高める具体的な方法やプロンプトのコツを詳しく解説します！

💡ChatGPTで顧客向け解説文を作成するメリット

ChatGPTを単なる文章作成の補助ツールとしてではなく、顧客対応の質を抜本的に変えるパートナーとして活用するメリットは多岐にわたります。

① 顧客に伝わる文章を自然に補完できる

人間が作成する文章では、どうしても主観が入りすぎたり、説明が不足したりすることがあります。ChatGPTは膨大な学習データをもとに、顧客が抱えているであろう不安や疑問を踏まえながら、伝わりやすい文章へ自然に補完できます。

例えば、次のようなサポートが可能です。

説明不足になりがちな部分を補足する
顧客が気になりそうな疑問を先回りして盛り込む
箇条書きのメモから自然な文章へ整える
前後の文脈を踏まえて必要な情報を追加する

このように、単に文章を長くするのではなく、相手が理解しやすく安心できる内容へ整えられることが大きなメリットです。そのため、機械的な印象を抑えながら、温かみのある顧客対応を実現しやすくなります。

② 多言語・多文化に合わせた文章を作成できる

グローバル化が進む中、外国籍の顧客に対する案内も増えていますが、単なる直訳では意図が正しく伝わらないことも少なくありません。ChatGPTは多言語での対話と文章生成に対応しているため、顧客対応の内容を相手の言語に合わせた自然な文案として素早く組み立てられる点が強みです。
翻訳文を置き換えるだけでなく、問い合わせへの回答、案内文、お詫び文などを用途に応じて整えやすく、日本語で考えた要点をもとに別言語の顧客向け文章へ展開しやすいのも特長です。これにより、多言語対応にかかる負担を減らしながら、顧客ごとに配慮のある文面を用意しやすくなります。

③ 客観的な文章でトラブルを防げる

顧客からのクレームや厳しい要望に対応する際は、担当者の感情が文章に表れ、意図せず相手に不快な印象を与えてしまうことがあります。ChatGPTを活用すると、文章を客観的な視点で見直し、冷静で配慮のある表現へ整えやすくなります。

その結果、相手への配慮を保ちながら要点を伝えられるため、誤解や不要なトラブルを防ぎやすくなります。特にクレーム対応やお断りの連絡など、慎重な表現が求められる場面で効果を発揮します。

✉️Yoomは顧客向け解説文の作成を自動化できます

顧客向け解説文の作成は、適切な表現を選ぶために多くの時間を要する作業です。
AIを活用すれば高品質な文案を素早く生成できますが、毎回プロンプトを入力してツール間を往復する手間は依然として残ります。そんな問題もYoomなら解決できます！

[Yoomとは]

たとえば、毎日AIワーカーで休眠顧客を自動検索し、追客メールの下書き作成と通知を行うといったことも可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

毎日AIワーカーで休眠顧客を自動検索し、追客メールの下書き作成と通知を行う

試してみる

■概要
不動産営業において、休眠顧客への定期的なアプローチは重要ですが、膨大な顧客データから対象者を抽出し、一人ひとりに適した提案を用意するのは非常に手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、kintone内の顧客情報を毎日自動でチェックし、一定期間接触がない顧客に対して、希望条件に合致する最新の物件情報をAIが選定し、パーソナライズされたメールの下書き作成までを自動化できます。これにより、追客の質を維持しながら、営業担当者の負担を軽減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
kintoneに蓄積された休眠顧客の掘り起こしを手作業で行っており、効率化したい不動産営業担当者の方
顧客の希望条件に合わせた物件選定とメール文面の作成を自動化し、追客のスピードを向上させたいチーム
多忙で休眠顧客へのフォローアップが後回しになりがちな、少人数で運営している不動産店舗の責任者の方

■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間にAIが自動で顧客抽出と物件提案の下書きを行うため、営業担当者が本来注力すべき商談や案内業務に集中できる時間を創出します。
AIによるパーソナライズされたメール作成により、手作業でのミスを防ぎつつ、顧客一人ひとりのニーズに寄り添った高品質なアプローチを継続できます。

■フローボットの流れ
はじめに、kintone、Gmail、およびSlackをYoomと連携します
次に、トリガーの「スケジュール」で、フローを起動させたい曜日や時間を設定します
最後に、AIワーカーで、kintoneの「レコードを検索する」アクション、Gmailの「メールの下書きを作成する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定し、顧客情報と物件情報の抽出からメール作成・通知までを行うためのスキルを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
kintoneの抽出条件を調整することで、「最終接触から14日間」以外の任意の期間や、特定のステータスの顧客のみを対象にするといったカスタマイズが可能です。
AIワーカーへの指示（プロンプト）を変更することで、メールのトーン＆マナーを自社のブランドイメージに合わせて調整したり、特定の物件種別を優先して提案するように設定できます。
Slackでの通知先を、担当者個人へのダイレクトメッセージや、営業チーム全体のチャンネルなど、運用に合わせて自由に変更可能です。

■注意事項
kintone、Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIワーカーで顧客フィードバックを分析し返信案を生成する

試してみる

■概要
お客様から寄せられる貴重なフィードバックへの対応は重要ですが、一つ一つの内容を確認し、分析して返信を作成する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIワーカーが自動で顧客フィードバックを分析し、返信案を生成するため、こうした対応業務の初動を効率化し、より迅速で質の高い顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客からのフィードバックを管理し、手作業での分析や返信に時間を要している方
AIワーカーを活用してフィードバックの緊急度判断や要件抽出を自動化し、対応品質の向上を目指す方
顧客からの問い合わせに対する一次返信案の生成を自動化し、迅速なコミュニケーションを実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへのデータ追加を起点に、フィードバックの分析から返信案の作成までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
AIが一次分析と返信案のたたき台を作成することで、担当者ごとの対応のばらつきを抑え、業務の標準化に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでAIワーカーオペレーションを設定し、追加された行のフィードバック内容から緊急度の判定や要件の抽出、返信案を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
次に、オペレーションで担当者依頼機能を設定し、AIが生成した返信案などを担当者に確認・承認するよう依頼します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された内容をもとに顧客へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フィードバックが記録される任意のスプレッドシートIDとタブ名を設定してください
AIワーカーオペレーションでは、利用したいAIモデルを選択し、フィードバックの分析や返信案生成に関する指示（プロンプト）を任意の内容で設定してください
担当者への依頼機能では、確認を依頼する際の内容や、承認・修正を行うためのフォーム項目を任意で設定してください
Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意で設定し、本文にはAIが生成した返信案などを活用して内容を設定してください
■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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📝ChatGPTで顧客向け解説文を作るプロンプトの基本

ChatGPTから期待通りの出力を得るためには、指示の出し方（プロンプト）に明確な型を持たせることが重要です。漠然とした依頼ではなく、以下の4つの要素を組み込むことで、生成される文章の品質は格段に安定します。

1.役割（ロール）を明確にする

ChatGPTから質の高い回答を引き出すためには、まず「誰として振る舞うべきか」という役割を指定することが重要です。
例えば、

「経験豊富なカスタマーサポート担当者」
「誠実な広報担当者」

といったロールを与えることで、その立場にふさわしい語彙やトーンが選択されます。
役割を明確にすることで、生成される文章の視点が定まり、一貫性のあるプロフェッショナルな対応が可能になります。

2.目的とターゲットを指定する

文章を作成する目的が「謝罪」なのか「提案」なのか、そして相手が「既存の顧客」なのか「新規の見込み客」なのかを具体的に伝えます。目的とターゲットが曖昧だと、どこか他人行儀で心に響かない定型文になりがちです。
解決したい課題や顧客との現在の距離感を指示に含めることで、相手の心境に寄り添った、説得力のあるパーソナライズされた解説文が生成されます。

3.トーン＆マナーを指定する

企業イメージや状況に合わせて、文章の雰囲気を細かく指定します。

「親しみやすいが丁寧な口調」
「厳格で公的なスタイル」

など、求めるトーンを言葉で表現してください。
特に日本特有の敬語の使い分けや、柔らかい表現の指定などは、ChatGPTが得意とする領域です。具体的な言葉遣いのルールを共有することで、ブランドの個性を損なうことなく、状況に最適な言葉を選び出すことができます。

4.必須要素を箇条書きで伝える

プロンプトの中に、絶対に含めるべき事実やキーワードを箇条書きで明示します。
AIは文脈を作るのは得意ですが、事実関係を勝手に判断させるのは危険です。

日付
場所
特定の条件
自社ならではのルール

などを漏らさず伝えることで、正確性を担保しながら流暢な文章を作成させます。重要な要素を指示に組み込むことが、人間の意図から外れない高品質なアウトプットへの近道です。

【プロンプトのテンプレート】

あなたは【役割】です。
以下の条件で、顧客向けの解説文を作成してください。
# 目的
（例：新サービスの内容を分かりやすく案内する）
#ターゲット
（例：既存顧客／新規の見込み客）
#トーン
（例：親しみやすく丁寧な口調）
#必須要素
・（例：サービスの概要）
・（例：利用開始日）

🛠️シーン別｜ChatGPTで使える顧客向け解説文プロンプト例

実務で頻繁に遭遇する5つのシーンを想定し、前述の基本原則に基づいたプロンプト例を紹介します。これらをコピーして、状況に合わせた情報を補完するだけで、高品質な解説文が完成します。

①【謝罪】配送遅延・不具合のお詫び

配送遅延や製品の不具合は、顧客の信頼を大きく損なうリスクがある場面です。
こうした緊急時には、単なる事実報告ではなく、顧客に与えた不便への深い共感と具体的なリカバリー策を迅速に伝える必要があります。
ChatGPTに状況を伝え、誠実さが伝わる文章を生成させることで、担当者の精神的な負荷を下げつつ、誠意ある対応が可能になります。

【プロンプト例】

あなたは誠実なECサイトの運営担当者です。
配送遅延が発生した顧客に対し、謝罪と今後の対応を伝えるメールを作成してください。
#目的
配送遅延のお詫びと信頼回復
#ターゲット
商品を楽しみに待っていた個人顧客
#トーン
非常に丁寧で申し訳なさが伝わる口調
#必須要素
・配送が3日遅れること
・原因は急激な注文増加による検品作業の遅延であること
・お詫びとして次回使えるクーポンを付与すること
・今後の配送予定日

②【案内】新サービス・キャンペーンのお知らせ

新サービスの案内は、顧客に「自分だけが特別に選ばれた」と感じさせることが重要です。事務的な告知に終始せず、そのサービスを利用することで顧客の生活や業務がどう良くなるのか、ワクワクするようなベネフィットを強調する必要があります。
ChatGPTを活用すれば、ターゲットの興味を惹くキャッチーな表現と、品格のある案内文を両立させることができます。

【プロンプト例】

あなたは企業のマーケティング担当者です。
長期利用顧客に対し、新サービスの先行予約案内を送る文面を作成してください。
#目的
新サービスの認知向上と先行予約の促進
#ターゲット
5年以上自社サービスを利用しているロイヤルカスタマー
#トーン
期待感を高める明るく活気のあるトーン、かつ特別感を演出
#必須要素
・先行予約者限定の特別割引があること
・開発背景にある「顧客の声」への感謝
・予約完了までの簡単な手順

③【お断り】角を立てない断り方

顧客からの過度な要求や規定外の相談に対し、関係を壊さずにお断りするのは非常に高度なスキルを要します。直接的な拒絶は相手を不快にさせますが、ChatGPTを使えば「代替案の提示」や「やむを得ない事情の説明」を織り交ぜた、非常に柔らかい「クッション言葉」を多用した文章を作成できます。相手の顔を立てつつ、毅然とした対応が可能です。

【プロンプト例】

あなたはカスタマーサクセス担当者です。
提供範囲外のカスタマイズを強く希望する顧客に対し、お断りの連絡をしてください。
#目的
要望には応じられないことを伝えつつ、良好な関係を維持する
#ターゲット
今後も長く付き合いたい重要な取引先
#トーン
謙虚で申し訳なさを強調しつつ、論理的で納得感のある説明
#必須要素
・要望の内容を深く理解していることの表明
・現時点では品質維持のために標準機能に絞っている事情
・標準機能内での工夫による代替解決案の提案

④【操作説明】専門用語を使わない解説文

ITツールや複雑なサービスの操作説明において、専門用語の多用は顧客を置き去りにしてしまいます。初心者でも直感的に理解できるよう、身近な例え話を用いたり、難しい概念を簡単な言葉に変換したりする作業は、ChatGPTが最も得意とする分野の一つです。専門家の視点を維持したまま、顧客と同じ目線で語りかける解説文を作成し、顧客の自己解決をサポートします。

【プロンプト例】

あなたはITツールのテクニカルサポートです。
PC操作が苦手な年配の顧客に対し、パスワードリセットの手順を解説してください。
#目的
顧客が迷わずパスワードを変更できるようにする
#ターゲット
IT用語に馴染みのない一般ユーザー
#トーン
優しく、忍耐強く、一歩ずつ導くような安心感のある口調
#必須要素
・専門用語（サーバー、プロトコル等）を一切使わない
・「鍵を付け替える」ようなイメージしやすい例えを入れる
・完了した際のメリットを伝える

⑤ 【リマインド】返信がない顧客へのフォロー

見積送付後や確認事項への返信が途絶えた際、催促を強すぎるとプレッシャーになり、弱すぎると見落とされます。相手を急かしている印象を与えず、かつ重要性を再認識させる「さりげない」リマインドは、非常に繊細なバランスが求められます。
ChatGPTを使えば、相手の多忙を労う言葉を添えつつ、返信が必要な理由を自然に伝えるスマートな文面が作成できます。

【プロンプト例】

あなたは営業担当者です。
1週間前に送った見積書に対して返信がない顧客へ、リマインドの連絡をしてください。
#目的
返信を促し、商談を前に進める
#ターゲット
多忙なビジネスパーソン
#トーン
控えめで押し付けがましくない、相手の状況を慮る口調
#必須要素
・メールが迷子になっていないかの確認という体裁
・返信期限が迫っている理由（キャンペーン期間や在庫状況等）
・不明点があればいつでも相談に乗る姿勢の提示

🧪【実践】ChatGPTで顧客向け解説文を作成してみた

ここでは、実際にChatGPTを用いて、実務に即した2つの検証を行います。
基本原則である「役割」「目的」「要素」の指定が、出力にどのような影響を与えるかを具体的に確認します。

検証1：箇条書きメモからメール文を作成

事実関係のみを記した断片的なメモから、ビジネスメールとしてどれだけ整形できるかを検証します。

【検証プロンプト】

あなたはベテランの営業担当者です。
以下のメモ情報を元に、顧客への丁寧なメールを作成してください。
#目的
納期変更の合意取得
#必須要素
・商品Aの部品欠品で納期が15日から20日に・代替案として配送料は弊社負担とすること
・返信期限は明日までであること
#メモ情報
・商品A 100セット 4月15日納品で受注済み
・海外工場で使う部品Xが予想以上に出荷遅延
・現時点で最短納期は4月20日着
・お客様は4月末の展示会用に商品Aを利用予定
・今回の遅延は当社の需給予測の甘さが原因
・追加で手配する特急便の配送料は当社負担
・納期変更の可否を明日（4月10日）中にメールで回答してもらいたい
・今後は在庫管理体制を見直す予定
・相手は既存顧客で、担当者は佐藤様

検証結果

今回の出力は、実務でそのまま活用できるレベルの品質でした
断片的なメモを整理し、自然な文章の流れへ再構成できており、読み手が状況を理解しやすい内容になっています。特に、事情説明から謝罪、代替案の提示、返信依頼までが違和感なくつながっており、ビジネスメールとしての構成も十分に整っていました。

また、重要な情報も明確に記載されており、相手に伝えるべき内容が漏れなく整理されています。展示会で利用予定という背景にも触れており、単に事実を並べるだけでなく、相手への配慮が感じられる文章になっている点も実用的です。

一方で、ビジネスメールとしては完成度が高いものの、表現がやや丁寧すぎる印象もあるため、企業や顧客との関係性によっては、文章量や謝罪表現を調整するとより使いやすくなるでしょう。

総合的には、ゼロから文章を作成する手間を大きく削減できる精度であり、担当者は内容の最終確認や自社ルールに合わせた微調整に集中できると感じました。実務では、メール作成時間の短縮だけでなく、担当者ごとの文章品質のばらつきを抑える効果も期待できます！

検証2：トーン指定による文章の違い

同じ内容を伝える場合でも、指定する「印象」によってアウトプットがどう変化するかを検証しました。キャンペーンの告知を「威厳のある老舗ホテルのような格調高い口調」と「若者に人気のスタートアップのようなフレンドリーな口調」の2パターンで指示しました。
【検証プロンプト】

あなたは文章トーンの書き分けに長けたプロのコピーライターです。
以下のキャンペーン情報をもとに、顧客向けのキャンペーン告知文を作成してください。
#出力フォーマット
1つ目は「威厳のある老舗ホテルのような格調高い口調」の告知文
2つ目は「若者に人気のスタートアップのようなフレンドリーな口調」の告知文
#共通の目的
春の宿泊キャンペーンへの予約申込を増やすこと
#トーン指定
■パターンA：老舗ホテル風
・格式高い、落ち着いた、信頼感・安心感のあるトーン
■パターンB：スタートアップ風
・カジュアルで親しみやすく、テンポのよいポジティブなトーン
#キャンペーン情報
・キャンペーン名：春のプレミアムステイプラン
・内容：宿泊料金20％オフ＋朝食無料
・期間：5月1日〜5月31日
・対象：公式サイトからのオンライン予約
・特典：レイトチェックアウト（通常11時 → 13時）
・注意事項：一部除外日あり／他割引との併用不可

検証結果

出力された文章は、キャンペーン内容や割引率、期間、特典などの事実を正確に反映しており、情報の抜けや矛盾は見られませんでした。
また、指定したトーンによる表現の違いも明確に表れていました。
老舗ホテル風では、「心安らぐひとときをお過ごしいただける」「ご堪能ください」といった格式や上品さを感じさせる表現が使われており、長年の実績や信頼感を重視する高級ホテルの案内文に近い印象でした。落ち着いた滞在や特別感を求める顧客に向けた文章として、安心感やブランド価値を伝えられる内容になっています。

スタートアップ風では、「春旅するなら、今がチャンス！」などのテンポのよい表現や、記号を活用した視認性の高い構成により、親しみやすく行動を促す雰囲気が表現されていました。お得さや気軽さが前面に出ており、カジュアルに旅行を楽しみたい層に向けた訴求として適した文章になっています。

どちらの文章も、目的である予約促進につながるよう、割引や特典といったメリットを分かりやすく伝えられていました。内容は同じでも、トーンの指定によって読者に与える印象や適したターゲット層が大きく変化しており、顧客や用途に合わせた文章作成に活用できる精度の高い出力だと感じました。

⚠️ChatGPTで顧客向け解説文を作る際の注意点

ChatGPTは非常に便利なツールですが、顧客対応という責任を伴う業務で使用する以上、守るべきルールと理解しておくべき限界があります。これらを無視すると、信頼を損なうだけでなく、法的・社会的な問題に発展する恐れがあります。

▼個人情報・機密情報を入力しない

ChatGPTには、利用形態に応じたデータ管理の仕組みが用意されています。
個人向けではデータコントロールやTemporary Chatを利用でき、企業向けプランやAPIでは、入力・出力データが既定で学習に使われない設計が採用されています。とはいえ、顧客対応で扱う個人情報や機密情報は入力せず、匿名化した内容で活用する運用を徹底すると、より安心して利用できます。
名前は「〇〇様」と伏せ字にするなど、抽象化した状態で文章を作成させ、出力された後に自身の端末上で正しい情報を書き込む運用を徹底してください。

▼事実関係は必ず人が確認する

AIは非常に自信たっぷりに誤った情報を生成することがあります。
これを「ハルシネーション（幻覚）」と呼びます。特に自社製品のスペックや価格、契約条件などの正確性が求められる情報については、ChatGPTが出力した内容を鵜呑みにせず、必ず人間が一次資料と照らし合わせて確認してください。文章の形を整えるのはAIが得意ですが、その内容に責任を持つのはあくまで人間であるという認識を持つことが重要です。

【確認ポイント】

製品名・サービス名・型番に誤りはないか
価格・料金プラン・契約条件は最新情報と一致しているか
数値や日付、URLなどの事実に誤りはないか
法令や社内ルールに反する内容が含まれていないか
推測や断定的な表現になっていないか

▼自社のブランドに合わせて調整する

どれだけ優れたプロンプトを使っても、AIが生成した文章には「AIらしさ」が残ることがあります。例えば、過度に丁寧すぎたり、自社の雰囲気に合わない堅い表現が使われたりすることも少なくありません。
最終的には、以下のようなポイントを確認して調整しましょう。

普段使っている言葉遣いになっているか
自社の価値観やブランドイメージに合っているか
顧客にとって自然で親しみやすい表現になっているか

出力された文章をそのまま使うのではなく、自社らしい表現を加えて仕上げることで、より顧客に伝わる文章になります。AIを補助ツールとして活用し、最後は人の目で確認・調整することが信頼につながります。

✅まとめ

ChatGPTを顧客向け解説文の作成に活用することは、業務効率化の枠を超え、顧客対応全体の品質を底上げする可能性を秘めています。プロンプトに「役割」「目的」「トーン」「要素」を組み込む基本原則を守ることで、誰でも安定して高品質な文章を作成できます。
しかし、AIはあくまで補助ツールであり、最終的な責任とブランドの温かみを担うのは人間であることを忘れてはいけません。セキュリティやハルシネーションへの注意を払いつつ、AIを賢く使いこなすことで、顧客とのより強固な信頼関係を築いていきましょう！

💡Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。