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2026-08-18

生成AIの活用方法ガイド｜メール作成から資料要約まで実際に検証

Yuzuki Amano

💡生成AIを活用する主なメリット
📂職種別にみる生成AIの具体的な活用例
🚀Yoomは生成AIを活用した業務フローを自動化できます
📈生成AIを使いこなすための活用のコツ
🛠️【実践】生成AIの実用性をツール別に検証
⚠️生成AIの活用方法で注意すべきリスクと対策
📝まとめ
🤖Yoomでできること

日々の業務の中で、「もっと効率的に仕事を進めたい」「クリエイティブな企画を考えたい」と感じることはありませんか。生成AIは、私たちのそんな願いを叶える強力なパートナーになります。
この記事では、生成AIを実務でどのように活用し、成果につなげるべきかについて詳しく解説します！

💡生成AIを活用する主なメリット

生成AIを導入することで、個人だけでなく組織全体にポジティブな変化がもたらされます。
ここでは、実務において得られる具体的な恩恵について解説します。

1.業務時間の削減

生成AIの最大のメリットは、これまで人間が膨大な時間を費やしてきた「定型的な知的作業」を、短時間で進められる点にあります。
例えば、

数時間分に及ぶ会議の録音データから正確な要旨を抽出する
複雑な契約書のドラフトを作成する

といった作業は、AIが得意とする領域です。人間がゼロから資料を作成する場合と比較すると、作業時間を大幅に短縮できるケースもあります。このようにして捻出された貴重な時間を、より高度な判断や戦略立案といった、人間にしかできない付加価値の高い業務に充てることで、組織全体の生産性を飛躍的に向上させることが可能になります。

2.創作・企画の着想支援

新しい企画を立案する際、真っ白な画面を前にしてアイデアを絞り出すのは、多くのビジネスパーソンにとって苦労を伴う作業です。生成AIを「壁打ち相手」や「ブレインストーミングのパートナー」として活用することで、自分一人では決して思いつかなかったような斬新な視点や、異業種の知見を組み合わせた切り口を素早く得ることができます。
AIが提示する膨大なアイデアの種をきっかけに、人間がその妥当性を判断し、さらに磨きをかけて具体化していくという共同作業の形をとることで、企画の「質」と「スピード」を驚異的なレベルで両立させることができるようになります。

3.専門知識の補完と学習

生成AIは、たとえ自分が全くの門外漢である分野であっても、基礎概念から応用的な解決策までを素早く提示してくれる「パーソナルコーチ」のような役割を果たします。プログラミングのコード生成や難解な法律文書の解釈、高度な外国語翻訳など、従来であれば専門家に依頼するか、自身で長期間の学習を必要とした領域のハードルを劇的に下げてくれます。

学習ツールとしての側面も非常に優秀で、

「この難しい専門用語を小学生にもわかるように説明して」

といった個別のニーズに合わせた柔軟な解説も得意としています。
これにより、スキルの壁を越えて、一人で完結できる業務の範囲が大きく広がります。

📂職種別にみる生成AIの具体的な活用例

生成AIは職種を問わず、あらゆるビジネスシーンで活躍の可能性を秘めています。
具体的な活用イメージを持つことで、自身の日常業務にどう取り入れるべきかが明確になります。

▼事務・総務：定型文書作成の効率化

事務や総務の現場では、

社内への通知文や案内
慶弔関係の文書
社内規定のドラフト作成

など、定型的でありながらも礼儀や正確性が求められる文章作成が数多く発生します。生成AIを活用すれば、条件を指定するだけで瞬時に出力可能です。
また、紙の資料をスキャンしたテキストデータの整形や、複数のバラバラな情報を統合してリスト化する作業も非常に得意としています。

▼営業・企画：顧客提案資料の構成案作成

営業担当者にとって、顧客の個別課題に合わせた提案書の作成は極めて重要ですが、その骨子を組み立てる作業には多くの時間と労力を要します。

生成AIに、

ターゲット企業の業種
現在の課題
自社製品の強み

などを入力することで、説得力のあるスライド構成や刺さるキャッチコピーの案を複数パターン得ることができます。
また、商談前に「想定される厳しい質問とそれに対する回答案（FAQ）」をAIに作成させ、事前に対策を練ることで、商談の成約率向上に大きく寄与します。顧客リサーチの手間を省きつつ、提案の質を一段高めるための強力なブースターとして機能します。

▼マーケティング：広告コピーやSNS投稿の案出し

マーケティングの分野では、常に新鮮なクリエイティブや消費者の目を引くメッセージが求められます。生成AIにターゲット層の属性や商品のベネフィットを伝えると、異なる切り口の広告コピーやSNS投稿文を、一度に数十パターン生成することが可能です。

「A/Bテスト用に、訴求ポイントを変えたコピーを5つ作成して」

といった指示にも素早く応えます。
また、トレンドのキーワードに基づいたブログ記事の構成案や、メールマガジンのタイトル案を自動生成させることで、コンテンツ制作のサイクルを大幅に加速させることができます。

▼エンジニア：コードのデバッグとリファクタリング

エンジニアリングにおいては、新しいプログラムコードの生成だけでなく、既存コードの改善やエラー修正にもAIが絶大な威力を発揮します。プログラムが動かない際、エラーメッセージとともにコードをAIに貼り付ければ、考えられる原因と具体的な修正案を素早く提示してくれます。
また、

「このコードをもっと読みやすく、メモリ消費を抑えるように書き換えて（リファクタリングして）」

という指示により、保守性の高い高品質なコードへの修正も容易になります。新しいプログラミング言語の学習においても、サンプルコードの逐次解説を通じて、学習スピードを圧倒的に早めることが可能です。

🚀Yoomは生成AIを活用した業務フローを自動化できます

生成AIを活用した業務効率化は非常に便利ですが、AIからの回答をコピーして別のアプリに貼り付けたり、下書きをさらにメールソフトへ転記したりといった「アプリ間の移動」が手間になることも少なくありません。そんな問題もYoomなら解決できます！
Yoomを使えば、生成AI（ChatGPT,Claude,Geminiなど）を普段お使いのビジネスツールと直接連携させることが可能です。

[Yoomとは]

例えば、フォームに届いた問い合わせ内容をAIに解析させ、そのままSlackで通知したり、Google スプレッドシートへ自動転記したりといった一連の流れを完全に自動化できます。
まずは以下のテンプレートを使って、AIとアプリが連携する便利さを体験してみましょう！

定期的にAIワーカーでChatGPTを用いたトレンド収集を行い、ニュースレターとしてGmailで送信する

試してみる

■概要
最新情報のキャッチアップや社内共有のために、定期的なニュースレター配信は有効ですが、その作成には手間がかかるものです。特にトレンドの収集から要約、配信までを手作業で行うと、多くの時間を費やしてしまいます。このワークフローを活用すれば、AIエージェント（AIワーカー）がChatGPTで定期的にトレンド情報を収集し、要約・整形してGmailでAIニュースレターを配信する一連の流れを自動化し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
最新トレンドの収集や社内共有のプロセスに、手間や時間を要していると感じている方
AIエージェントやChatGPTを活用し、ニュースレターの作成・配信業務を効率化したいと考えている方
定期的な情報発信を通じて、チームや組織内の情報共有を活性化させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせて自動で情報収集から配信までが完了するため、手作業でニュースレターを作成していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
AIがトレンド収集と要約を担うことで、担当者のスキルに依存せず、安定した品質の情報共有が定期的に行えるため、業務の属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時や頻度を設定します。
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、トレンドの収集、内容の要約、そしてGmailでの配信を行うための一連のマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、ニュースレターを配信したいタイミングに合わせて、毎日、毎週、毎月など、フローボットが起動する日時や頻度を任意で設定してください。
AIワーカーへの指示内容は、収集したい情報のジャンルやキーワード、要約の文字数、配信先のメールアドレス、件名や本文のトーンなど、目的に応じて自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る  試してみる

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Anthropic（Claude）で要約しSlackで通知する

試してみる

■概要
日々受信する大量のメール、特に長文の内容把握に時間を要していることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をAnthropic（Claude）が自動で要約し、指定のSlackチャンネルへ通知できます。Anthropic（Claude）によるメール要約を自動化することで、情報確認の時間を短縮し、重要な内容の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
大量のメールの中から重要な情報を素早く把握したいと考えているビジネスパーソンの方
Anthropic（Claude）を活用したメール要約で、日々の情報収集を効率化したい方
チーム内での情報共有を迅速化し、対応漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信したメールを自動で要約するため、長文メールを読む手間を省き、情報確認にかかる時間を短縮できます。
Anthropic（Claude）がメールの要点を抽出して通知するため、重要な内容の見落としや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、Anthropic（Claude）、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを定めます。
次に、オペレーションでAnthropic（Claude）の「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を要約するように指示します。
最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、どのフォルダを監視するか、また件名にどのようなキーワードが含まれるメールを対象にするかを任意で設定できます。
Anthropic（Claude）での要約設定では、使用するモデルや要約の文字数、そして「箇条書きで」といった要約の指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に選択できるだけでなく、要約結果と合わせて件名や送信者などの情報も本文に含めることが可能です。
■注意事項
Outlook、Anthropic（Claude）、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る  試してみる

📈生成AIを使いこなすための活用のコツ

生成AIから期待通りの高品質な回答を得るためには、指示の出し方（プロンプト）にいくつかの重要なコツがあります。

①具体的で明確な指示（プロンプト）の作成

AIへの指示は、具体的であればあるほど意図に沿った回答を得やすくなります。
単に

「メールを書いて」

と指示するのではなく、

「30代の既存顧客に向けて、新サービスの先行予約を案内する、丁寧かつ親しみやすいトーンのメールを、300文字程度で作成して」

というように、目的・対象・トーン・文字数制限などの「制約条件」を明示することが重要です。AIに対してどのような前提知識を持たせ、どのような成果物を求めているのかを明確に定義することで、修正の手間を抑え、理想に近いアウトプットを得やすくなります。

②役割（ロール）を指定した条件付け

指示の冒頭で、AIに特定の「役割」を与える手法（ロール・プロンプティング）は非常に効果的です。

「あなたは一流の戦略コンサルタントです」
「あなたは熟練の編集者です」

といった役割を定義することで、求める観点や文体を得やすくなります。
特定の専門分野におけるアドバイスや、特定の立場からの意見を求める場面で活用しやすい手法です。

③出力形式の指定による作業効率の向上

回答の「見た目」や「構造」を指定することも、業務効率化には欠かせません。

「結果を表形式（テーブル）で整理して」
「見出しをつけてマークダウン形式で出力して」
「ステップ1、ステップ2…といった手順書の形で解説して」

といった指示を加えます。また、長文を生成させる場合には

「まずは目次案だけ提示して、私の承諾を得てから本文を書いて」

というように、段階を踏んで指示を出すことも有効なテクニックです。出力形式を厳密に指定することで、後工程での編集作業を最小限に抑えることができ、そのまま資料として活用できるレベルのデータを手に入れることができます。

🛠️【実践】生成AIの実用性をツール別に検証

実際に生成AIを使用し、どの程度の成果が得られるのかを検証しました。
今回は、代表的なツールの無料プランを用い、ビジネスで頻出する3つのシチュエーションでその精度を確認しています。

【ChatGPT】検証1：複雑なメールの返信文作成

取引先からの納期の遅延に関するクレームに対し、誠意を伝えつつも過剰な値引きなどは避ける、という絶妙なバランスが求められる返信文を作成しました。

【検証プロンプト】

あなたは、法人営業・カスタマーサポートの実務経験が豊富な担当者です。
以下の状況で、取引先への謝罪メールを作成してください。
#状況：システムの不具合により納品が1日遅延した。現在は復旧済み。再発防止策としてサーバーの増強を予定していること。
#トーン：誠実だが卑屈すぎないこと。

検証結果

ChatGPTは文脈を的確に理解し、非常に整ったメール案を生成しました。

件名から締めの挨拶まで過不足がなく、特に「再発防止策」の伝え方も論理的で、すぐに実務で使えるレベルの品質です。また、指示した「誠実だが卑屈すぎない」というトーンも適切に反映されており、プロンプトへの忠実度の高さも確認できました。

一方で、内容はやや定型的で、お手本のようなメールに仕上がっています。
そのため、プロンプトにより具体的な状況や相手との関係性などを盛り込んだり、生成されたメールをベースに人間が細かな表現を調整したりする使い方が適しているでしょう。

とはいえ、状況に応じた細やかな配慮が求められるメール作成においても、ChatGPTの実用性は非常に高いといえます。

【Claude】検証2：長文PDF資料の要約と要点抽出

約20ページの事業報告書（PDF）を読み込ませ、経営層向けの要約を作成できるか検証しました。

【検証用の事業報告書（架空）】

細かな数字などを盛り込んだ全20ページ

【検証プロンプト】

あなたは経営企画の担当者です。
添付の資料を読み込み、経営層への報告用に要約してください。
特に『今期の利益成長の要因』と『来期の懸念事項』の2点に絞り、それぞれ3つの箇条書きでまとめてください。

検証結果

素早く全体をスキャンし、重要な数値データや経営課題を見落とすことなく抽出しました。

指示通り「今期の利益成長の要因」と「来期の懸念事項」が、本文の内容と整合した3点に整理されています。勝手な推測などは入っておらず、提示した内容に沿ってまとめられています。

また、経営層向けとして専門用語の使い方や抽象度も適切で、不自然な日本語もほとんど見られません。そのまま報告書のたたき台として活用できる品質を維持していました。
大量のドキュメントを読み解く負担を軽減するツールとして、非常に頼もしい存在であることを確認できました。

【Gemini】検証3：会議の文字起こしデータからの議事録作成

1時間のWeb会議の文字起こしデータ（約1万文字）を貼り付け、議事録の形式に整理させました。

【検証用の文字起こしデータ（架空）】

計5名が参加し会話をしている約1万文字のテキスト

【検証プロンプト】

あなたはプロジェクトマネージャー（PM）です。
会議の書き起こしデータから議事録を作成してください。
項目は、日時、参加者、決定事項、保留事項、各自のネクストアクション（期限付き）としてください。
#会議の書き起こしデータ

検証結果

Geminiはテキストの中から発言者の意図を的確に汲み取り、議論の要点をきれいに整理しました。特に精度の高さを感じたのが、決定事項が議論の内容ではなく、「合意された内容」に絞って整理されている点です。

特に、誰がいつまでに何をすべきかという「ネクストアクション」の抽出精度が高く、担当者名や期限が発言内容と正しく対応しています。さらに、表で非常に見やすく整理されています。Googleドキュメントなどにそのままコピペしても読みやすい構造（見出し・箇条書き）になっているため、会議後の業務への接続もスムーズになりそうです。

手作業では長時間を要していた議事録作成の初稿が、短時間で用意できるインパクトは大きいでしょう。

ただし、注意点として会議中は社内の機密情報や未公開の事業情報などが含まれる場合も多いため、安易に送信するのは少し危険だと感じました。AIに送るデータについては、事前に確認した方がよいでしょう。

⚠️生成AIの活用方法で注意すべきリスクと対策

非常に便利な生成AIですが、ビジネスシーンで利用する際には、予期せぬトラブルを避けるための慎重さも求められます。

1.入力データの取り扱いとセキュリティ

生成AIに入力したデータの取り扱いは、サービス、プラン、アカウント種別、設定によって異なります。

個人向けプラン
入力内容がモデル改善に利用される場合がある一方、学習利用を停止できる設定を提供しているサービスもあるため、利用前に設定や規約を確認しておきましょう。
APIや法人向けプラン
入力・出力をモデル学習に使用しないことを標準としているサービスが多いが、保存期間や例外的な取り扱いを含め、各サービスの最新の規約と設定を確認する必要があります。

また、以下のような情報は安易に入力しないことが重要です。

顧客の個人情報
社内の機密情報
未公開の事業・製品情報
その他、社外への共有が禁止されている情報

必要に応じて情報を匿名化したり、社内ルールを整備したりするなど、組織的な対策を行いましょう。社内のITリテラシーを高め、何を教えてはいけないのかを明確に定義することが運用の大前提となります。

2.回答内容の正確性の確認（ハルシネーション対策）

生成AIは、学習データに基づいて確率的に文章を生成するため、もっともらしく見えても誤った情報（ハルシネーション）を出力することがあります。検索機能や外部ツールを利用できる場合でも、回答の正確性が自動的に保証されるわけではありません。
したがって、AIが提示した数値データや法律の解釈、歴史的事実などは、必ず信頼できる一次情報や公式サイトで裏取りを行う必要があります。特に外部への公開資料や重要な意思決定の根拠として利用する場合は、複数の人間によるクロスチェックが必須です。
AIは「文章の下書きを作るアシスタント」として捉え、最終的なファクトチェックの責任は常に人間が持つべきです。

3.著作権の侵害を防ぐための運用ルール

生成AIが作成した文章や画像が、既存の第三者の著作物と酷似している場合、意図せずとも著作権侵害のトラブルに発展する恐れがあります。AIは膨大な既存データを学習しているため、出力結果が特定の作品に似てしまうリスクを完全に排除することはできません。
生成物を商用利用・公開する際は、

既存の著作物との類似性を確認する
類似が疑われる場合は使用を避ける
内容を作り直す
必要に応じて専門家へ相談する

といった運用が重要です。また、利用するAIサービスの利用規約を熟読し、商用利用の権利関係がどのように定義されているかを正しく把握しておくことも、企業として身を守るために不可欠なプロセスです。

📝まとめ

生成AIは、現代のビジネスパーソンにとって欠かせない「最強の副操縦士」です。
日々の煩雑なルーチンワークや情報の整理をAIに任せ、人間はより高いレベルの創造や、感情を通わせるコミュニケーションに注力する。そんなスマートな役割分担こそが、これからの時代に求められる働き方です。リスクを正しく管理しながら、まずは小さな業務からAIとの共同作業をスタートさせてみましょう！

🤖Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。