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日々の業務で、Microsoft Excelでデータをまとめ、それを手作業で加工し、関係部署やバックアップのためにOneDriveへ保存するという作業は、多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いものと言えますよね！
しかし、この一連の作業は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりやすいため、悩みの種になっている方も少なくないでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">Excelでのデータ加工からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの定型的な作業から解放され、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々の業務負担を軽減するための強力な一手となるため、ぜひこの機会に導入して、作業効率の向上を実感しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信した情報を元にMicrosoft Excelで書類を作成し、OneDriveに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとOneDriveを連携させることで、手動でのファイル操作やデータ加工に伴う様々な課題を解決できます。
例えば、特定の情報をトリガーにMicrosoft Excelファイルを自動生成し、指定したOneDriveフォルダへ保存したり、既存のMicrosoft Excelファイルの内容を更新してバックアップしたりといった作業を自動化できるため、業務の効率化はもちろん、データの正確性向上にも繋がり、よりスムーズな情報共有が実現します。
これから、具体的な自動化の例をテンプレートを交えてご紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">外部からメールやフォームで受信した情報（本文や添付ファイルなど）を元に、必要なデータを抽出・加工し、それらを基にMicrosoft Excel形式で帳票やレポートなどの書類を自動で作成、そして完成したファイルを指定のOneDriveフォルダへ自動的に保存する</span>一連のフローです！
手作業によるデータ入力、ファイル作成、そしてアップロードといった煩雑なプロセスを丸ごと自動化することで、作業時間の大幅な短縮とヒューマンエラーの削減を実現します！
それではここから代表的な例として、メールで受信したメッセージ内容を基に、その情報を加工してMicrosoft Excelで書類を作成し、最終的にOneDriveの指定フォルダへ自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Microsoft Excelの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからMicrosoft Excelを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Excelにログインしてください。
自身のマイアプリ欄に、Microsoft Excelが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
メールが届いたらトリガーを起動する設定を行うので、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「受信用アドレスの作成」を設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してくださいね！
赤枠をクリックし、メールアドレスをコピーしましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
いつも利用しているメールツールに移動し、テスト用に先ほど設定したアドレス宛てにメールを送信してください。
今回は以下のデータをMicrosoft Excelに追加したいので、このように設定しました。
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、特定のテキストをAIを利用して抽出する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されるので、変換タイプを設定しましょう。
※括弧内のタスクが消費されるので、注意してください。
「対象のテキスト」に「メールが届いたら」で取得したアウトプットから「本文」が設定されています。
「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は以下の項目を設定しましたが、お好みで設定してくださいね！
「指示内容」は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、書類を発行する設定を行うため、以下の赤枠をクリックしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Microsoft Excelに移動し、雛形書類を準備してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
雛形書類の詳細は、こちらを確認してください。
Yoom画面に戻り、「雛形書類の連携」を設定してください。
スクロールし、「アイテムID」も同様に設定しましょう。
次に、「発行書類」の設定を行ってください。
確認できたら、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
スクロールし、「置換後の文字列」を設定しましょう。
「置換対象の文字列」には雛形書類で設定した項目名が表示されます。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから項目に合うデータを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
格納先のOneDriveを開くと以下のようにファイルが作成されています。
Microsoft Excelを開くと、抽出したデータが追加されているはずです！
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがメールで受信したメッセージ内容を基に、その情報を加工してMicrosoft Excelで書類を作成し、最終的にOneDriveの指定フォルダへ自動で格納するフローでした。
他にも、Microsoft ExcelやOneDriveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Excelでのデータ加工や、その結果をOneDriveへ保存するといった一連の業務フローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた定型作業や、それに伴う手作業でのファイル管理の負担を大幅に削減し、入力ミスや保存忘れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は繰り返し作業から解放され、データの分析や活用といった、より創造的で付加価値の高いコア業務に専念できる環境が整います！
今回ご紹介したような、Microsoft Excelデータの加工からOneDriveへの連携といった業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上で各アプリのアイコンを繋いだり、設定項目を選んだりする直感的な操作だけで、簡単に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft ExcelやOneDriveを用いた業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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