「アンケートフォームの回答がリスト形式で送られてきて、そのままコピペすると改行されず読みにくい…」
「データベースから抽出したテキストデータに不要な改行コードが含まれていて、整形に時間がかかる…」
このように、テキストデータに含まれる改行コードの扱いに手間を感じていませんか？手作業での置換は時間がかかるだけでなく、単純なミスも起こりがちです。
もし、フォームの回答やデータベースの特定項目に含まれる改行コードを自動で検知し、指定した形式（例えば、実際の改行や特定の区切り文字）に一括で置換してくれる仕組みがあれば、データの整形作業から解放され、より重要な分析や活用に時間を割くことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してテキストデータの整形作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはテキスト内の改行コードを置換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったリスト形式の回答は、そのままでは内容を把握しづらく、共有する際に整形の手間が発生することがあるのではないでしょうか。特に手作業でDiscordなどのチャットツールに転記している場合、時間もかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でYoomのAI機能が回答内容を改行形式に変換し、Discordの指定スレッドへ通知するため、これらの課題を解消し、情報共有をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をDiscordへ手動で整形し通知している担当者の方
- リスト形式のデータを整形し、Discordで見やすく共有したいと考えているチームの方
- フォーム回答の通知作業における、手作業による手間やミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信されたリスト型の回答をAIが自動で改行形式に変換し通知するため、手作業による整形や転記の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDiscordを連携します。
- トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定し、フォームから受け取ったリスト形式の回答データを改行で区切られた分かりやすいテキスト形式に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Discord」を選択し、「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、前段のAI機能で整形されたメッセージを指定したスレッドに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの「スレッドにメッセージを送信」アクションでは、通知先のチャンネルIDやスレッドIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容には、フォームから取得した回答データ（動的な値）だけでなく、補足情報などの固定テキストを組み合わせることも可能です。
■注意事項
改行コードの自動置換を実現するフローの紹介
普段利用している様々なツールを起点に、テキストデータに含まれる改行コードを自動で置換し、整形されたデータを活用する方法を方法を紹介します！これにより、手作業での整形の手間やミスを削減し、データの可読性を高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの回答データの改行コードを置換する
Google フォームやYoomのフォームで受け付けた回答データに含まれるリスト形式のテキストなどを、指定した改行コードに自動で置換することができるため、アンケート結果の集計や問い合わせ内容の整理といった作業を効率化し、後続の対応をスムーズに進められます！
フォームで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったリスト形式の回答は、そのままでは内容を把握しづらく、共有する際に整形の手間が発生することがあるのではないでしょうか。特に手作業でDiscordなどのチャットツールに転記している場合、時間もかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でYoomのAI機能が回答内容を改行形式に変換し、Discordの指定スレッドへ通知するため、これらの課題を解消し、情報共有をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をDiscordへ手動で整形し通知している担当者の方
- リスト形式のデータを整形し、Discordで見やすく共有したいと考えているチームの方
- フォーム回答の通知作業における、手作業による手間やミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信されたリスト型の回答をAIが自動で改行形式に変換し通知するため、手作業による整形や転記の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDiscordを連携します。
- トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定し、フォームから受け取ったリスト形式の回答データを改行で区切られた分かりやすいテキスト形式に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Discord」を選択し、「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、前段のAI機能で整形されたメッセージを指定したスレッドに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの「スレッドにメッセージを送信」アクションでは、通知先のチャンネルIDやスレッドIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容には、フォームから取得した回答データ（動的な値）だけでなく、補足情報などの固定テキストを組み合わせることも可能です。
■注意事項
メール本文の改行コードを置換する
OutlookやGmailで受信したメール本文中の特定のテキストに含まれる改行コードを自動で整形し、チャットツールなどに通知する設定が可能なので、受信した情報の可読性を高め、チーム内での情報共有や確認作業をスピーディー化できます！
Outlookで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信したアンケートの回答などがリスト形式で送られてくると、内容の確認や共有のために手作業で整形し直す手間が発生していませんか。 また、その作業中に転記ミスが起こる可能性も考えられます。 このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したリスト形式のメール内容をAIが自動で改行形式に変換し、Slackへ通知するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するリスト形式の情報を手作業で整形、共有している方
- 手作業による情報整形や転記でのミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
- OutlookとSlack間の情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール内容を自動で整形しSlackに通知するため、手作業にかかる時間を削減し、より重要な業務に時間を割くことができます。
- 人の手による作業を介さないため、情報の整形ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、通知内容の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Outlookで特定のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。例えば、特定の件名や差出人アドレスを含むメールなどを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する」および「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からリスト形式の回答内容を抽出し、改行を加えた読みやすい形式に整形します。
- 最後に、オペレーションで「Slack機能」の「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、整形したテキストを指定したSlackチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- Slackに送信するメッセージ本文は、固定のテキストを設定できるほか、Outlookのメールから取得した情報（件名、本文の一部、差出人など）を変数として埋め込み、動的に内容を変更することができます。
- AI機能によるテキストの整形ルールは、受信するメールのリスト形式に合わせて、プロンプトを調整することで、より適切な形式に変換するようカスタムが可能です。
データベース/CRMサービスのデータの改行コードを置換する
Google スプレッドシートやkintoneなどのデータベース・CRMサービスに登録されたデータに含まれる改行コードを自動で置換し、整形した情報を他のツールに連携することができるので、データ移行やレポート作成時の整形作業の手間を省き、データの整合性を保ちながら活用できます！
Google スプレッドシートに行が追加されたらリスト型のレコードを改行形式に変換し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、内容を確認し、リスト形式のデータを手作業で整形してGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、重要な更新を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加された際に、リスト形式のレコードを自動で改行形式に変換し、Google Chatへ通知できるため、情報共有の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報を、Google Chatで迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのデータ整形や通知作業に時間を取られ、ミスを減らしたいと考えているチーム担当者の方
- リスト形式のデータを、より見やすい形でチームメンバーに共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、データ整形とGoogle Chatへの通知が自動で行われるため、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや通知漏れ、整形ミスを防ぎ、正確かつ見やすい形での情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートおよびGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のGoogle スプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定して、Google スプレッドシートから取得したリスト形式のデータを改行形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、整形されたメッセージ内容を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーで、監視対象とするGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「データを操作・変換する」オペレーションでは、変換対象となるGoogle スプレッドシートのテキスト項目、具体的な変換ルール（例：カンマ区切りを改行に置換など）を任意で設定してください。
- Google Chatの「スペースにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信するスペースID、認証に必要なキーやトークン、そして通知するメッセージ内容（スプレッドシートのデータを含めるなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
フォームから送信された回答データの改行コードを置換してDiscordに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで送信されたリスト型の回答内容に含まれる改行コードを適切な形式に変換し、その結果をDiscordに通知するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- Discordをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- フォームのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
フォームで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったリスト形式の回答は、そのままでは内容を把握しづらく、共有する際に整形の手間が発生することがあるのではないでしょうか。特に手作業でDiscordなどのチャットツールに転記している場合、時間もかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でYoomのAI機能が回答内容を改行形式に変換し、Discordの指定スレッドへ通知するため、これらの課題を解消し、情報共有をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をDiscordへ手動で整形し通知している担当者の方
- リスト形式のデータを整形し、Discordで見やすく共有したいと考えているチームの方
- フォーム回答の通知作業における、手作業による手間やミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信されたリスト型の回答をAIが自動で改行形式に変換し通知するため、手作業による整形や転記の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDiscordを連携します。
- トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定し、フォームから受け取ったリスト形式の回答データを改行で区切られた分かりやすいテキスト形式に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Discord」を選択し、「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、前段のAI機能で整形されたメッセージを指定したスレッドに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの「スレッドにメッセージを送信」アクションでは、通知先のチャンネルIDやスレッドIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容には、フォームから取得した回答データ（動的な値）だけでなく、補足情報などの固定テキストを組み合わせることも可能です。
■注意事項
ステップ1：Discordをマイアプリ連携
はじめに、DiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Discord」と入力し、検索結果からDiscordのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
フォームで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Discordに通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったリスト形式の回答は、そのままでは内容を把握しづらく、共有する際に整形の手間が発生することがあるのではないでしょうか。特に手作業でDiscordなどのチャットツールに転記している場合、時間もかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でYoomのAI機能が回答内容を改行形式に変換し、Discordの指定スレッドへ通知するため、これらの課題を解消し、情報共有をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をDiscordへ手動で整形し通知している担当者の方
- リスト形式のデータを整形し、Discordで見やすく共有したいと考えているチームの方
- フォーム回答の通知作業における、手作業による手間やミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信されたリスト型の回答をAIが自動で改行形式に変換し通知するため、手作業による整形や転記の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDiscordを連携します。
- トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでYoomの「AI機能」を選択し、「データを操作・変換する」アクションを設定し、フォームから受け取ったリスト形式の回答データを改行で区切られた分かりやすいテキスト形式に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Discord」を選択し、「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、前段のAI機能で整形されたメッセージを指定したスレッドに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの「スレッドにメッセージを送信」アクションでは、通知先のチャンネルIDやスレッドIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容には、フォームから取得した回答データ（動的な値）だけでなく、補足情報などの固定テキストを組み合わせることも可能です。
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：フォームのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】フォームで送信されたリスト型の回答内容を改行形式に変換し、Discordに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、フォームトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のフォームトリガー「回答フォーム」をクリックしましょう。
2.回答フォームを作成しましょう。
質問文(質問の補足分)、質問形式、必須項目にするかどうかを設定します。
2.任意で、「完了ページの設定」「アクセス制限」「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を設定します。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。
3.「取得した値」の各項目を、入力してください。
※各項目の項目名は、先ほどの質問文が表示されます。
※まだ設定が完了していないため、手動で入力する必要がありますが、設定が完了すると自動で値が入ります。
4.入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
※入力したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：データを操作・変換する設定
1.「データを操作・変換する」をクリックしましょう。
2.変換タイプは、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。内容を確認し、次へ進みましょう。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「変換ルール」は、テンプレートを使用しデフォルトのまま、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Discordの設定
1.アプリと連携する「スレッドにメッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「スレッドID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
テキストの変換・置換機能を使った便利な自動化例
Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
- 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■注意事項
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
テキストデータに含まれる改行コードを手作業で置換する作業は、地味ながらも時間と手間がかかり、時には見落としによるミスも発生しがちですが、この置換作業を自動化することで、データ整形にかかる時間を削減し、常に整った形式でデータを扱えるようになります。
これにより、データの可読性が向上し、後続の分析や活用、他システムへの連携などがスムーズに進みます！
なお、今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし改行コードの置換をはじめとするテキスト処理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
