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【ノーコードで実現】DX Suiteで書類から項目を抽出して、他アプリへ自動連携する方法
「請求書や領収書から特定の項目を目で確認して転記する作業、面倒だな…」
「手入力だからミスも起きやすいし、時間がかかって本来の業務が進まない…」
このように、帳票処理における手作業でのデータ入力や転記作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、DX Suiteで書類から必要な項目を自動で抽出し、Excelなどの別アプリに自動で記録できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中するための貴重な時間の確保が期待できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDX Suiteで書類からデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要DX Suiteで領収書のデータを読み取った後、Microsoft Excelの精算台帳へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに領収書をアップロードするだけで、DX Suiteによる項目抽出からMicrosoft Excelへのデータ同期までが自動で実行されるため、経費精算業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
DX Suiteで抽出したデータを自動連携する方法
普段お使いのストレージサービスなどに保存した書類をDX Suiteで読み取り、抽出したデータを他アプリへ自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上の書類から項目を抽出し、他アプリに連携する
Microsoft SharePointなどのストレージサービスに領収書や請求書といった書類ファイルがアップロードされたことをきっかけに、DX Suiteが自動で書類を読み取って項目を抽出し、その結果をMicrosoft Excelなどの別アプリに自動で記録することができるので、これまで手作業で行っていた一連の転記作業をまるごと自動化し、業務効率を向上させましょう！
■概要DX Suiteで領収書のデータを読み取った後、Microsoft Excelの精算台帳へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに領収書をアップロードするだけで、DX Suiteによる項目抽出からMicrosoft Excelへのデータ同期までが自動で実行されるため、経費精算業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
DX Suiteで書類から項目を抽出し、Excelに自動連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointに保存した領収書をDX Suiteで自動解析し、その内容をMicrosoft Excelの精算台帳へ自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DX Suite／Microsoft SharePoint／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DX Suite、Microsoft SharePoint、Microsoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定
- 分岐の設定
- DX Suiteのアクション設定
- テキスト抽出とファイル変換の設定
- Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要DX Suiteで領収書のデータを読み取った後、Microsoft Excelの精算台帳へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに領収書をアップロードするだけで、DX Suiteによる項目抽出からMicrosoft Excelへのデータ同期までが自動で実行されるため、経費精算業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
【注意事項】
- Microsoft SharePointとDX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：DX Suite、Microsoft SharePoint、Microsoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【DX Suiteのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
次の画面で、DX Suiteの新規画面が表示されるので、必須項目を入力してください。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
【Microsoft SharePoint・Microsoft Excelのマイアプリ連携】
以下のナビは、Microsoft Excelの連携方法ですが、Microsoft SharePointも同じ手順で連携できます。
ナビと注意事項をご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※マイアプリ連携の詳細は以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要DX Suiteで領収書のデータを読み取った後、Microsoft Excelの精算台帳へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに領収書をアップロードするだけで、DX Suiteによる項目抽出からMicrosoft Excelへのデータ同期までが自動で実行されるため、経費精算業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
連携するアカウント情報を確認しましょう！
アクションはそのままで、次のページに進んでください。
「トリガーの起動時間」を設定しましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
「サイトID」と「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう！
今回のフローでは、Micorosft SharePointのサイト内にある指定フォルダにファイルが作成または更新されたら起動します。
そのため、Micorosft SharePointの画面に移動し、ファイルの作成・更新を行ってください。
今回は、以下のファイルを作成しました。
Yoom画面に戻って、テストをクリックします。
取得した値を確認できたら「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※分岐オペレーションはパーソナルプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
- オペレーション：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択。
- 取得した値：「作成日時」を選択。
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は以下のように設定してください。
※アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ5：Microsoft SharePointのアクション設定
ここでは、Microsoft SharePointのファイルをダウンロードする設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、以下の項目を設定していきます。
「サイトID」と「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値を引用して設定してください。
テストに成功すると、ダウンロードボタンが表示されます。
「完了」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ6：DX Suiteのアクション設定
ここでは、レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「ファイルの添付方法」・「ファイル」は、プルダウンから選択します。
下図のように設定しましょう！
「テスト」をクリックし、テストが成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：DX Suiteのアクション設定
ここでは、レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「受付ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ8：Microsoft Excelのアクション設定
最後の設定です。
ここでは、DX Suiteで自動解析した情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
赤枠をクリックしてください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
次の画面で、連携するアカウントが合っているか確認したら、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、データベースの連携を設定します。
まずは、ファイルの保存場所をプルダウンから選択します。
ドライブIDは、枠をクリックして表示される候補から設定できます。
アイテムIDやシート名も同様に、候補から選択できます。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成しました。
そのため、テーブル範囲は「A1:H」になります。
必要な情報を入力したら「次へ」をクリックしましょう！
次の画面では、Microsoft Excelに追加する内容を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると取得した値が表示されるため、該当するものをクリックして設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Excelの画面に移り、追加されているか確認しましょう。
無事に追加されました！
以上で、フローボットの完成です。
ステップ9：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
DX Suiteと様々なアプリを連携して項目抽出やデータ転記を自動化することで、これまで手作業で行っていた帳票処理の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、空いた時間を分析や企画立案といった、より創造的な業務に充てることが見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
