Microsoft SharePointに保存した領収書をDX Suiteで自動解析し、Microsoft Excelの精算台帳へ同期する
Microsoft SharePointに保存した領収書をDX Suiteで自動解析し、Microsoft Excelの精算台帳へ同期する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Microsoft Excel
と
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
DX Suiteで領収書のデータを読み取った後、Microsoft Excelの精算台帳へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに領収書をアップロードするだけで、DX Suiteによる項目抽出からMicrosoft Excelへのデータ同期までが自動で実行されるため、経費精算業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DX Suiteで項目抽出した後のデータを手作業でMicrosoft Excelに転記している経理担当者の方
- Microsoft SharePointを活用した経費精算フローの効率化を目指している情報システム部門の方
- 領収書のデータ化や転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書をMicrosoft SharePointに保存するだけで、DX Suiteでの解析からMicrosoft Excelへの転記までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでDX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、DX Suiteの「レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定しファイル変換アクションで任意のファイル名に変換ます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、DX Suiteで取得した読み取り結果を任意の列に同期します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、領収書の保存先となるサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてサブドメインや受付IDを設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、転記先となるファイルのアイテムIDやシート名を指定し、DX Suiteで取得したどの項目をどの列に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DX Suite、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePoint、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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ワークシート情報を取得
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行方向に範囲を取得
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