フォームで受け取ったPDFから抽出してツールへ転記する
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツール経由で受け取ったPDFファイルに含まれるメールアドレスを自動で読み取り、Microsoft Excelに転記する</span>ことができます。
イベント申し込みやアンケート回答などで集めた情報をスムーズにリスト化し、その後のフォローアップなどに活用可能です！
・
PDFからメールアドレスを手作業で抽出する際、入力ミスや見落としにうんざりしていませんか？
請求書や申込書、アンケート回答などのPDFファイルから、メールアドレスを目で確認して一つひとつコピー＆ペーストでリスト化する作業、非常に手間がかかりますし、見落としや入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に大量のPDFファイルを処理する必要がある場合、その作業時間は膨大になり、他の重要な業務を圧迫してしまうことも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">PDFファイルの中からメールアドレスを自動的に読み取り、他ツールに正確に転記してくれるフロー</span>があれば、こうした繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくし、もっと戦略的な業務に時間を割くことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、専門知識がなくてもすぐに導入できるため、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと効率化しましょう！
一例として、PDFファイルから自動でメールアドレスを読み取る活用方法をMicrosoft Excelと組み合わせて紹介していきます！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルからメールアドレスを自動で抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
お使いの様々なツールに届いたPDFファイルから、自動でメールアドレスを抽出して記録する業務フローの自動化テンプレートをご紹介します！
これらのテンプレートを使えば、手作業による転記ミスや時間の浪費を防ぎ、効率的にメーリングリストを作成したり、顧客情報を整理したりすることが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信したメールに添付されたPDFファイルから自動でメールアドレスを抽出し、Microsoft Excelに転記する</span>ことができます。
問い合わせメールや資料請求メールに含まれる連絡先情報の収集・管理を効率化し、迅速な対応を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツール経由で受け取ったPDFファイルに含まれるメールアドレスを自動で読み取り、Microsoft Excelに転記する</span>ことができます。
イベント申し込みやアンケート回答などで集めた情報をスムーズにリスト化し、その後のフォローアップなどに活用可能です！
<span class="mark-yellow">OneDriveやDropboxといったオンラインストレージサービスに保存されたPDFファイルからメールアドレスを自動で検出し、Microsoft Excelに転記する</span>ことが可能です。
社内に蓄積された契約書や報告書などの文書資産から効率的に連絡先情報を抽出し、データベース化を進められます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取ったPDFファイルからOCR機能でメールアドレスを自動で抽出し、Microsoft Excelにその情報を転記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携しましょう。
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でGoogleフォームを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
マイアプリ一覧はGoogle Driveをクリックしましょう。
検索窓を使うとすぐ見つけられます。
「Sign in with Google」を選択します。
連携したいアカウントをクリックしましょう。
次へをクリックします。
続行を選択しましょう。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
注：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
先ほどと同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧はMicrosoft Excelを選択してください。
検索窓を活用すると、スムーズに見つけられます！
連携するアカウント名をクリックしましょう。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
フローボットの作成方法は、テンプレートを活用する以外に、一から作成することもできます。
ここではより簡単に設定できるテンプレートを使った方法をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定することをおすすめします。
フォームIDは注釈を確認し、入力してください。
設定したら、トリガーアクション（フォームに回答）を実行して、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、「取得する値を追加する」をクリックしましょう。
ここでGoogleフォームで取得したPDFの情報（fileidと記載されている）を追加します。
ここまでできたら保存してください。
Googleフォームの回答内容を取得する方法はこちら。
Googleフォームの添付ファイル（画像・PDFファイル）を取得しGoogle Driveに格納する方法はこちら。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
タイトルは変更可能です。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されています。
設定を確認し、次へをクリックしてください。
ファイルIDはGoogleフォームの取得した値からファイル情報を追加されている項目を選択してください。
設定後テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存してください。
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
注：OCR（文字を読み取る）は一部有料プランで利用できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）の使用が可能です。
タイトルは変更OKです。
アクションは「任意のPDF・画像ファイル(4000文字以内)」が選択されています。
文字数に応じて変更してください。
（）内のタスクを消費します。
設定後、次へをクリックしましょう。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」、「GoogleDriveからの取得ファイル」を選択します。
下記のように設定することで、メールアドレス以外も抽出したい情報がある場合に抽出できます。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、文字が読み取れたら保存しましょう。
最後の設定ステップとなりました！
「レコードを追加する」をクリックして設定を完成させましょう。
タイトルは変更できます。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを追加する」が選択されています。
ファイルの保存場所を選択します。
ドライブIDは候補から選択しましょう。
アイテムIDは候補から選択してください。
シートIDも同様に候補から選択し、テーブル範囲を入力しましょう。
設定したら、次へをクリックしてください。
追加するレコードの詳細は、「画像・PDFで読み取る」の「取得した値」から各項目を選択しましょう。
設定後テストをクリックしてください。
Microsoft Excelに情報が追加できていたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
ファイルをOCRで読み取り他ツールに転記したり、内容を通知したりできます。
自動化しておくことで、業務をスムーズに進められそうですね。
PDFファイルからメールアドレスを抽出してMicrosoft Excelに転記する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報のコピー＆ペーストや目視確認といった手間のかかる作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、抽出したメールアドレスリストを迅速かつ正確にマーケティング活動や顧客管理に活用できるようになり、ビジネスチャンスの拡大にも繋がるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.webp)
.webp)