.avif)
・
「Gmailに届いた重要なメールを他のツールに手作業で転記するのが面倒…」
「特定のラベルが付いたメールの内容を、定期的にチェックして報告資料にまとめるのに時間がかかる…」
「会議の招待メールからGoogle Meetのリンクを探して参加者に別途共有するのが手間で、ミスも起こりやすい…」
このように、Gmailを中心とした日々の業務で、繰り返し発生する手作業や情報共有の煩雑さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailでのメール受信・送信、カレンダーとの連携といった定型的な操作を自動化し、関連情報を必要なSaaSアプリケーションへスムーズに連携できる仕組み</span>があれば、これらの日常的な課題から解放されるでしょう。
これにより戦略的で重要な業務に集中するための貴重な時間を生み出すことが期待できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、専門的な知識は不要です。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々のGmail業務の効率化を図りましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailでのメール送受信や情報更新を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
様々なツールでのイベント発生をきっかけに、Gmailへ自動で通知したり、メールを送信したりする方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、重要な情報を見逃さず、素早い対応や情報共有が可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">ApolloのようなCRMサービスでコンタクトが作成されたり、データベースの情報が更新されたりした際に、その内容をGmailへ自動で通知する</span>フローです。
営業活動の進捗や顧客情報の変更をリアルタイムに把握し、迅速なアクションにつなげることができます！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールで新しい予定が作成された際に、会議のリンク情報などを関係者にGmailで自動共有する</span>ことができます。
手動での情報伝達漏れを防ぎ、スムーズな会議運営をサポートします！
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに新しいファイルが追加された場合、そのファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで関係者に自動送信する</span>ことが可能です。
資料共有の迅速化や、内容確認の効率化を実現します！
それではここから代表的な例として、Apolloで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をGmailに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomと各アプリを連携しましょう。
まずはApolloとYoomを連携しましょう。
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリ一覧で、Apolloを選択します。
検索窓を使うとすぐに見つけられます！
アカウント名は「チーム名」「プロジェクト名」など任意の名称を入力してください。
アクセストークンにはAPIキーを設定しましょう。
APIキーはこちらからログインし、左上にあるAPI Keysをクリックし、APIキーをコピーしてください。
これでApolloのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で進んでください。
マイアプリ一覧は、検索窓を使いGmailをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択しましょう。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomを活用すれば、一から自由にフローボットを設定することも可能ですが、今回はより簡単に設定できるテンプレートを使った操作手順をご紹介していきます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルはコピーした時点で入力されていますが、変更できます。
Apolloと連携するアカウント情報を確認してトリガーアクション変更せずに次に進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後、トリガーアクション（コンタクトを作成）を実行して、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Apolloの情報が取得できたら保存してください。
次に「メールを送る」をクリックします。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
Toと件名を設定しましょう。
次に、本文を作成します。
Apolloの取得した値から項目を選択し、作成してください。
取得した値を使わずに手入力してしまうと、毎回同じ情報が繰り返しメール送信されることになりますので、注意しましょう！（詳細はこちらを確認してください。）
設定後、次へをクリックします。
メールの内容を確認し、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Gmailからの送信が確認できたら設定を保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、フローが正常に動作するかチェックしましょう！
これでフローボットの設定ができました。
特定条件に合致するメールをSlackへ通知したり、Google スプレッドシートのリストに基づいて一括メール送信したりと、Gmailと他サービスを連携させた自動化が簡単に実現できます。
さらに、問い合わせメールへの返信をChatGPTで生成したり、ZoomウェビナーやGoogle フォームの完了をきっかけに自動返信するなど、業務の手間や対応漏れを大幅に削減できるのが魅力です。
ノーコードで始められるテンプレートを、ぜひ活用してみてください！
Gmailに関連する様々な業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の確認、転記、通知といった繰り返し作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、重要なメールの見逃しを防ぎ、迅速な対応や情報共有が可能になるため、より創造的で価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を簡単に実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識は一切不要で、簡単な操作だけで誰でも業務フローを構築できます。
もしGmail業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomで業務効率化を体験してみてください！
.png)
.avif)
.avif)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)