・
【ノーコードで実現】DX SuiteのAI OCRで読み取った情報を様々なアプリに連携する方法
「DX Suiteで書類を読み取った後のデータ入力、毎回手作業で大変…」
「大量の請求書や申込書を処理するのに時間がかかり、入力ミスも発生して困っている…」
このように、AI OCRツールを導入したものの、その後のデータ転記作業が手作業のままで、業務効率化に限界を感じていませんか？
もし、DX SuiteのAI OCRで読み取った請求書や契約書などのデータを、会計ソフトやCRM、Google スプレッドシートなどに自動で記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な分析業務やコア業務に集中できる時間を生み出すことが期待できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDX SuiteのAI OCRで書類を読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Boxにアップロードされた請求書や書類の内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、DX Suiteの高精度なAI OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加します。手作業による転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
■注意事項- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
DX SuiteのAI OCRと他アプリを連携する方法
普段お使いの様々なツールとDX Suiteを連携させ、AI OCRで読み取った後のデータ活用を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスと連携してDX Suiteで書類を読み取る
Boxなどのストレージサービスに請求書や申込書などのファイルがアップロードされたことをきっかけに、DX Suiteで自動的に書類を読み取ることができるので、手動でファイルをアップロードする手間が省け、書類のデータ化のプロセスを効率化することが期待できます。
■概要Boxにアップロードされた請求書や書類の内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、DX Suiteの高精度なAI OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加します。手作業による転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
■注意事項- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
DX SuiteとBox、Google スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、DX Suiteで自動で読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DX Suite／Box／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DX Suite、Box、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定とDX Suite、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Boxにアップロードされた請求書や書類の内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、DX Suiteの高精度なAI OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加します。手作業による転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
■注意事項- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
【注意事項】
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：DX Suite、Box、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下のナビ内では、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
ナビを参照して連携を行ってください。
【Boxのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【DX Suiteのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
次の画面で、DX Suiteの新規画面が表示されるので、必須項目を入力しましょう。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Boxにアップロードされた請求書や書類の内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、DX Suiteの高精度なAI OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加します。手作業による転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
■注意事項- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Boxにアップロードした書類をDX SuiteのAI OCRでデータ化し、手作業で転記している方
- DX Suiteを利用した請求書処理の自動化で、ヒューマンエラーを減らしたい経理担当者の方
- 書類のデータ化や管理業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- DX SuiteのAI OCRによる高精度なデータ読み取りと自動転記により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Box、DX Suite、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- さらに、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定し、読み取り結果を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した読み取り結果をシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動するかを任意で設定してください。
- DX Suiteで読み取ったデータのうち、どの項目をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかは、自由にマッピング設定が可能です。前段のオペレーションで取得した値を活用して、必要な情報を自動で追加できます。
- Box、DX Suite、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Box、DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「WebhookURLを登録」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
成功の表示を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Boxの画面に移ってファイルをアップロードします。
今回は、以下のファイルをアップロードしました。
アップロードしたら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Boxのアクション設定
ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
ここでは、Boxのトリガー設定で取得した値を選択してください。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
無事にダウンロードされたことを確認できたら、次に進みましょう！
ステップ5：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り依頼を実行する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「ファイルの添付方法」・「ファイル」は、プルダウンから選択します。
下図のように設定しましょう！
「テスト」をクリックし、成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ6：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り結果を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「受付ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
最後の設定です！
Google スプレッドシートにDX Suiteで解析した情報を追加する設定を行います。
それでは、赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
「候補」から選択してください。
以下のシートを使用するため「A1:N」と設定しました。
次の画面で「追加するレコードの値」を設定します。
DX Suiteのオペレーションで取得した値を引用して設定してください。
テストをクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしましょう！
追加されましたね。
以上で、フローボットの完成です！
ステップ8：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
DX Suiteと様々なツールを連携させることで、これまで手作業で行っていた書類の読み取りからデータ入力までの一連の作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務時間を短縮できます。
これにより、担当者は単純なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い分析業務や企画業務に集中することが見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：フォーマットが異なる請求書でもDX Suiteで読み取れますか？
A：
はい。DX Suiteには、請求書などの非定型帳票から必要な項目を抽出する「項目抽出」機能があります。
発行元によってレイアウトが異なる書類でも、必要な情報を抽出できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
