oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
oviceのスペースへのアクセス情報を手作業で記録する際、手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？特に、イベント時や日常的な利用状況の把握において、これらの情報は重要ですが、手作業での管理は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、oviceでスペースへのアクセスが発生した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるようになり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのスペース利用状況を手作業でGoogle スプレッドシートに記録している担当者の方
- イベント参加者やオフィス利用者のアクセス情報を効率的に管理したいと考えている方
- oviceとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報収集の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのスペースアクセス情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業に伴う入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定し、Yoom側で発行したWebhook URLをoviceに登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を指定したスプレッドシートの行に自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。
- Google スプレッドシートの各列に対して、oviceからWebhookで連携されたどの情報を割り当てるか、または特定の固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ovice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
oviceを利用している中で、「スペースへのアクセスログを自動で記録したい」「特定のチャット内容をトリガーにタスクを自動で作成できないか…」あるいは「oviceでのイベント発生時に、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールへリアルタイムで通知を送りたい」といったニーズを感じたことはありませんか？
手作業での情報連携や通知作業は時間がかかり、ヒューマンエラーが発生する可能性もあるため、重要な情報伝達の遅延や対応漏れにつながりかねません。
もし、oviceのWebhook機能を活用して、スペースへのアクセス情報やチャットメッセージの内容を他のSaaSへ自動的に連携したり、イベント発生時にリアルタイムで通知したりできる仕組みがあれば、これらの課題から解放され、情報共有の迅速化、業務の効率化、そしてより重要な戦略的な業務への集中が可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはoviceのWebhookで取得した情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
oviceのスペースへのアクセス情報を手作業で記録する際、手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？特に、イベント時や日常的な利用状況の把握において、これらの情報は重要ですが、手作業での管理は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、oviceでスペースへのアクセスが発生した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるようになり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのスペース利用状況を手作業でGoogle スプレッドシートに記録している担当者の方
- イベント参加者やオフィス利用者のアクセス情報を効率的に管理したいと考えている方
- oviceとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報収集の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのスペースアクセス情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業に伴う入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定し、Yoom側で発行したWebhook URLをoviceに登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を指定したスプレッドシートの行に自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。
- Google スプレッドシートの各列に対して、oviceからWebhookで連携されたどの情報を割り当てるか、または特定の固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ovice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
oviceのWebhookを活用した連携パターン
oviceのWebhook機能を利用すると、ovice内での様々なイベント（スペースへのアクセス、チャットメッセージの送信など）をトリガーとして、他のアプリケーションとの連携を自動化できます。これにより、手作業による情報伝達の手間を削減し、リアルタイムな情報共有や迅速なアクションを可能にするので、業務効率の大幅な向上が期待できます。ここでは、具体的な連携パターンの例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスに情報を自動記録する
oviceのWebhookで取得したスペースへのアクセス情報などを、Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録することができるので、アクセスログの管理や分析が容易になり、手作業での転記ミスも防ぎ、正確なデータに基づいた意思決定を支援します。
oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
oviceのスペースへのアクセス情報を手作業で記録する際、手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？特に、イベント時や日常的な利用状況の把握において、これらの情報は重要ですが、手作業での管理は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、oviceでスペースへのアクセスが発生した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるようになり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのスペース利用状況を手作業でGoogle スプレッドシートに記録している担当者の方
- イベント参加者やオフィス利用者のアクセス情報を効率的に管理したいと考えている方
- oviceとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報収集の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのスペースアクセス情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業に伴う入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定し、Yoom側で発行したWebhook URLをoviceに登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を指定したスプレッドシートの行に自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。
- Google スプレッドシートの各列に対して、oviceからWebhookで連携されたどの情報を割り当てるか、または特定の固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ovice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールに情報を自動通知する
oviceのWebhookで取得した情報を、Telegramなどのチャットツールへリアルタイムで自動通知することができるので、ovice内での重要なイベントを見逃すことなく、チーム内での迅速な情報共有と対応を促進し、コミュニケーションロスを削減します。
oviceでスペースへアクセスしたら、Telegramに通知する
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■概要
バーチャルオフィスのoviceを利用していて、特定のスペースへのアクセス状況をリアルタイムで把握したいけれど、都度の確認やチームへの連絡は手間がかかり、重要な情報を見逃してしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、oviceで特定のスペースへアクセスがあった際に、自動でTelegramに通知を送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceを利用し、スペースへのアクセス状況を迅速に共有したいと考えている方
- Telegramをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- 手作業での状況確認や通知作業から解放され、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceでのスペースアクセス情報をTelegramへ自動通知することで、確認や連絡の手間を削減し、時間をより有効に活用できます。
- 手作業による確認漏れや通知忘れを防ぎ、重要な情報共有の遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとTelegramをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定します。ovice側で設定した特定のスペースへのアクセス情報を含むWebhookをYoomが受信することでフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、通知先のチャットやグループ、通知メッセージの内容を具体的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramへの通知設定では、メッセージを送信する先のチャットやグループを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、oviceのWebhookから受け取った情報（例：ユーザーの表示名など）を変数として埋め込むことで、通知内容をより具体的にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- ovice、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
タスク管理ツールにタスクを自動作成する
oviceで特定の語句を含むパブリックチャットが送信された際に、Asanaのようなタスク管理ツールにタスクを自動で追加することができるので、チャットでの依頼事項や重要な情報をタスクとして確実に管理し、対応漏れを防ぎ、業務の進捗管理を効率化します。
oviceで特定語句を含むパブリックチャットが送信されたら、Asanaにタスクを追加する
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■概要
oviceでのコミュニケーションの中で重要な情報が埋もれてしまい、タスク化が遅れたり対応漏れが発生したりすることはありませんか？特にパブリックチャットでのやり取りは多岐にわたり、手動での確認やAsanaへの転記作業は手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、oviceで特定語句を含むパブリックチャットが送信された際に、自動でAsanaにタスクを追加でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのチャット内容をAsanaへ手動でタスク登録している担当者の方
- oviceでの議論や依頼をAsanaで確実にタスク管理し、見落としを防ぎたい方
- oviceとAsanaの連携により、情報共有とタスク実行の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのパブリックチャットを常時監視し、該当メッセージをAsanaへ自動でタスクとして起票するため、手作業による確認や入力の時間を短縮できます。
- 手動でのタスク転記に伴う入力ミスや、重要なチャットの見落としといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（パブリックチャット）」というアクションを設定し、oviceのパブリックチャットへの投稿をトリガーとします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したパブリックチャットの内容に特定の語句が含まれている場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、条件に合致したチャット情報に基づいてAsanaに新しいタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、Asanaにタスクを自動追加する条件となる、oviceのパブリックチャットに含まれる特定のキーワードやフレーズを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名、担当者、プロジェクト、期日、説明文などの各項目に対して、固定のテキストを設定したり、oviceのチャット内容から取得した情報を動的な値として割り当てたりすることが可能です。
■注意事項
- ovice、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
oviceのスペースアクセス情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、oviceでスペースへアクセスがあった際に、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- oviceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- oviceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
oviceのスペースへのアクセス情報を手作業で記録する際、手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？特に、イベント時や日常的な利用状況の把握において、これらの情報は重要ですが、手作業での管理は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、oviceでスペースへのアクセスが発生した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるようになり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのスペース利用状況を手作業でGoogle スプレッドシートに記録している担当者の方
- イベント参加者やオフィス利用者のアクセス情報を効率的に管理したいと考えている方
- oviceとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報収集の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのスペースアクセス情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業に伴う入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定し、Yoom側で発行したWebhook URLをoviceに登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を指定したスプレッドシートの行に自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。
- Google スプレッドシートの各列に対して、oviceからWebhookで連携されたどの情報を割り当てるか、または特定の固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ovice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：oviceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle スプレッドシートに、シートを作成しておきましょう！
※後続のGoogle スプレッドシートの設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなシートを作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ovice」と入力し、検索結果からoviceのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいクライアントシークレット・クライアントIDの取得方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにoviceとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
oviceのスペースへのアクセス情報を手作業で記録する際、手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることはありませんか？特に、イベント時や日常的な利用状況の把握において、これらの情報は重要ですが、手作業での管理は負担が大きいものです。このワークフローを活用すれば、oviceでスペースへのアクセスが発生した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加できるようになり、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのスペース利用状況を手作業でGoogle スプレッドシートに記録している担当者の方
- イベント参加者やオフィス利用者のアクセス情報を効率的に管理したいと考えている方
- oviceとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報収集の自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのスペースアクセス情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手作業に伴う入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（オンライン）」というアクションを設定し、Yoom側で発行したWebhook URLをoviceに登録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を指定したスプレッドシートの行に自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。
- Google スプレッドシートの各列に対して、oviceからWebhookで連携されたどの情報を割り当てるか、または特定の固定値を入力するかなど、柔軟に設定をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ovice、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：oviceのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】oviceでスペースへアクセスしたら、Google スプレッドシートに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「Webhookを受信したら（オンライン）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下の手順・注意事項に沿って、設定していきましょう。
URLをコピーしたら、oviceの画面でWebhookトリガー設定を行います。設定可能なトリガーは、こちらをご参照ください。
※オンライン/オフライン(出勤/退勤)、ルームの入室/退室(個別ルームへの出入り)など出入りで別々のフロー作成が必要になります。ご注意ください。
設定が終わったら、oviceでスペースへアクセスします。
アクセスしたら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：データベースの設定
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、「データベースの連携」の各項目を設定していきます。
ここではレコードを追加するGoogle スプレッドシートの情報を入力します。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
なお、事前に作成した【テンプレート作成用】のGoogle スプレッドシートを選択しました。
各項目を確認・入力し、「次へ」をクリックします。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目が表示されています。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
oviceを使ったその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、oviceと他のツールを連携させてコミュニケーションの見える化や情報共有を自動化できるテンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
oviceで入退室が行われたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
oviceで入退室が行われたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモートワークや仮想オフィスを導入している企業の管理者
- リモートワークの効率を高めたい経営者やチームリーダー
- 仮想オフィスの入退室情報をリアルタイムで把握したい管理者
2.従業員の稼働状況をリアルタイムで把握したい方
- リモートワークの状況を管理したい人事担当者
- チームメンバーの稼働状況を確認したいプロジェクトマネージャー
3.Microsoft Teamsを日常的に活用している方
- チームのコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを使用している企業
- Microsoft Teamsを使って効率的に情報共有を行いたい担当者
■このテンプレートを使うメリット
・仮想オフィスの入退室情報がリアルタイムでMicrosoft Teamsに通知されるため、メンバーの稼働状況を瞬時に把握することができます。
・リモートワーク中の従業員の稼働状況をリアルタイムで把握でき、チーム全体の業務効率を向上させることができるからです。
■注意事項
・ovice、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Chatで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する
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■概要
複数のコミュニケーションツールを併用していると、重要な情報を見逃してしまったり、チームへの共有が遅れてしまうことはないでしょうか。特にGoogle Chatで受け取った情報を、仮想オフィスであるoviceのメンバーに共有する場合、手作業での転記は手間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Google Chatに投稿されたメッセージをoviceへ自動で通知するため、こうした情報連携の課題を解消し、円滑なコミュニケーションを促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatとoviceを併用しており、チーム内の情報共有を効率化したいと考えている方
- 手動での通知によるタイムラグや、重要なメッセージの見逃しといった課題を解決したい方
- 部門間のコミュニケーションを活性化させ、円滑な連携を実現したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへのメッセージ投稿をきっかけにoviceへ自動で通知されるため、これまで手動で転記していた時間を削減できます。
- 人の手による作業で起こりがちだった通知の遅延や、重要な情報の伝達漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとoviceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、通知の起点としたいスペースを指定します。
- 最後に、オペレーションでoviceを選択し、「ワークスペースのメンバーに通知を送信」アクションを設定し、通知したい内容などを入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- oviceの「ワークスペースのメンバーに通知を送信」アクションでは、通知するメッセージ内容を自由に設定することが可能です。
- メッセージ内容には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったGoogle Chatのメッセージから取得した投稿者名や本文などを動的な値として組み込めます。
■注意事項
- Google Chat、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したらoviceに通知する
試してみる
■概要
Web会議とバーチャルオフィスの頻繁な行き来は、スムーズなコミュニケーションの妨げになることはありませんか？特に会議終了のタイミングを都度知らせる作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了を検知してoviceへ自動で通知できます。これにより、手作業での連絡の手間をなくし、チームの連携をよりシームレスにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議とoviceを併用し、チームの連携を強化したいと考えている方
- 会議終了後のメンバーへの周知を手作業で行い、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- オンライン環境でのコミュニケーションを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでの会議終了後、自動でoviceに通知が送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議後の円滑なコミュニケーション開始をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとoviceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作成します。
- 最後に、オペレーションでoviceの「ワークスペースのメンバーに通知を送信」アクションを設定し、任意のメッセージを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいミーティング主催者のZoomアカウント（メールアドレス）を指定してください。
- oviceへの通知アクションでは、送信するメッセージのテキスト内容や、通知を送信するメンバーなどを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
oviceでパブリックチャットが送信されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
oviceのパブリックチャットは重要な情報共有の場ですが、他の業務に追われていると、大切なメッセージを見逃してしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、oviceでパブリックチャットが送信されると、指定したOutlookのアドレスに自動で通知が届くため、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceを社内の主要なコミュニケーションハブとして活用しているチームの管理者の方
- 重要なアナウンスの見逃しを防ぎ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- Outlookを日々の業務で利用しており、通知を一つの場所に集約したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのチャットを常に監視する必要がなくなり、手動での確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 自動でOutlookに通知が届くため、重要なアナウンスやメンションの見逃しといった機会損失を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとOutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定することで、パブリックチャットへの投稿を検知します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、oviceから受け取った情報を基に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文の内容も自由にカスタマイズ可能です。固定の文言に加え、トリガーで取得したoviceのチャット内容などを変数として組み込めます。
■注意事項
- ovice、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
oviceのチャットメッセージをSlackに自動転送する
試してみる
■概要
バーチャルオフィスoviceとビジネスチャットSlackを併用する中で、それぞれのツールを確認する手間や、重要なメッセージの見逃しに課題を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、oviceにチャットメッセージが投稿された際に、その内容を自動でSlackに転送できます。
ツール間の情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceとSlackを併用しており、ツール間の情報確認に手間を感じている方
- oviceでの重要なチャットの見逃しを防ぎ、迅速な対応を実現したいチームリーダーの方
- コミュニケーションツールの連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのチャットが自動でSlackに転送されるため、アプリを往復する手間がなくなり、コミュニケーションロスを減らすことができます。
- 通知がSlackに集約されることで、重要なメッセージの見逃しや対応漏れといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送信する」アクションを設定し、oviceから受信したメッセージ内容を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackにメッセージを送信するアクションで、通知先のチャンネルを任意で指定してください。
- Slackに送信するメッセージの本文は、oviceのWebhookで受け取った送信者名やメッセージ内容などを組み合わせて、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- ovice、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
oviceのWebhookを活用して各種アプリケーションと連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたoviceからの情報転記や通知作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎ、リアルタイムな情報共有を実現できます。これにより、コミュニケーションの迅速化、タスク管理の効率化、そしてデータに基づいた迅速な意思決定が可能になり、チーム全体の業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしoviceのWebhook活用やその他の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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