※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
日々の業務で、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業に時間を取られていませんか？たとえば、報告書や資料請求でバラバラに届いたPDFを手作業で結合したり、順番を間違えてしまったり、どのファイルが最新版かわからなくなったりと手間がかかり、ミスも起こりやすいものです。
このような作業に追われていると、本来集中すべき業務になかなか手が回らないという方も少なくないでしょう。
もし、フォームで受け取った複数のPDFファイルを自動的に一つに結合し、指定したツールに通知したり保存したりできる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より創造的で重要な業務に取り組む時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、導入に専門知識や多くの時間は必要ないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をより効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには複数のPDFファイルを一つに結合する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Slackに通知する
試してみる
■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手作業で一つにまとめ、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
また、ファイルの処理漏れや共有忘れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されたタイミングで自動的にPDFファイルを結合し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数PDFの手作業での結合や共有に手間を感じている方
- PDFファイルの結合漏れやSlackへの通知忘れといったミスを未然に防ぎたい方
- 定型的なファイル処理と共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信されたPDFファイルの結合からSlackへの通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」を設定します。このフォームにPDFファイルが送信されると、ワークフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定したチャンネルまたはメンバーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、実際にPDFファイルの送信を受け付けるフォームを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合の対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意で指定できます。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルIDやメンバーID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
PDFを結合し、各ツールに連携する方法
ここでは、フォームで受け取ったPDFファイルなどを自動で結合し、その結果をチャットツールやメール、ストレージサービスに連携する具体的な自動化の例を紹介します。
手作業でのファイル結合や共有の手間を削減し、業務効率を向上させる方法なので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
PDFを結合してチャットツールに通知する
フォームで送信されたPDFファイルを自動で結合し、Slackのようなチャットツールに通知することで、関係者への迅速な情報共有が可能になり、確認漏れや対応遅れを防ぎます。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Slackに通知する
試してみる
■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手作業で一つにまとめ、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
また、ファイルの処理漏れや共有忘れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されたタイミングで自動的にPDFファイルを結合し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数PDFの手作業での結合や共有に手間を感じている方
- PDFファイルの結合漏れやSlackへの通知忘れといったミスを未然に防ぎたい方
- 定型的なファイル処理と共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信されたPDFファイルの結合からSlackへの通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」を設定します。このフォームにPDFファイルが送信されると、ワークフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定したチャンネルまたはメンバーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、実際にPDFファイルの送信を受け付けるフォームを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合の対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意で指定できます。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルIDやメンバーID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
PDFを結合してメールで共有する
複数のPDFファイルを一つにまとめ、Gmailなどのメールサービスを通じて自動で関係者に送信することで、手動でのメール作成や添付作業の手間を省き、確実な情報伝達を実現します。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Webフォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る業務は、その後の結合や関係者への通知に手間がかかることはありませんか？手作業でのファイル操作は時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルが自動で結合され、Gmailでスムーズに関係者へ通知されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから送信される複数のPDFファイルを手作業で結合し、メール通知している方
- PDFファイルの結合やメール送信における人的ミスを減らし、業務品質を高めたい方
- 定型的なファイル処理と通知作業を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後にPDFファイルの結合からGmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの取り違えや結合の順番ミス、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、PDFファイルを受け付けるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを選択します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名やメールアドレス、ファイルアップロードなど、任意の項目を設定してフォームを作成できます。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のPDFファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例えば申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、フォームトリガーで取得した情報や結合したPDFのファイル名などを変数として利用できるほか、固定のメッセージも設定できます。また、送信先のメールアドレスも任意で指定可能です。
■注意事項
PDFを結合してストレージサービスに保存する
フォームからアップロードされたPDFファイルを自動で結合し、Dropboxなどのオンラインストレージに自動で保存することで、ファイルの一元管理が容易になり、必要な時にすぐにアクセスできる環境を整えます。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る業務は、ファイルの管理や整理に手間がかかることがあります。特に、それらを手作業で1つにまとめ、特定のストレージへ格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけに、複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropbox内の指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取る複数のPDFファイルの結合と整理に時間を要している業務担当者の方
- Dropboxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- PDFファイルの結合漏れやファイル名の誤り、格納忘れなどのミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDFファイルの結合、Dropboxへの自動格納まで一貫して処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの取り扱いで発生しがちな、結合ミスやファイル名の誤記、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。このフォームには、PDFファイルをアップロードするための項目や、その他必要な情報を入力する項目を設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「データ変換機能」の中にある「PDFファイルを結合する」アクションを選択し、フォームトリガーで受け取った複数のPDFファイルを1つにまとめるよう設定します。
- 最後に、別のオペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを選択し、前段で結合されたPDFファイルをDropbox内の指定したフォルダに自動でアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルのアップロード項目に加えて、ファイル名に使用したい情報（例えば、取引先名、日付、案件番号など）や管理に必要な情報を取得するための項目を任意で設計することが可能です。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のPDFファイル名に、フォームトリガーで取得した情報を変数として組み込んだり、固定のテキストを追加したりして、命名規則に沿ったファイル名を自動で設定できます。
- Dropboxのファイルをアップロードするアクションでは、アップロード先のフォルダを業務内容やファイルの種別に応じて、任意のフォルダパスに指定することが可能です。
■注意事項
フォーム送信されたPDFを結合し通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、入力フォームで送信された複数のPDFファイルを一つに結合し、その結合済みファイルをSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Slackのマイアプリ登登録
- テンプレートをコピー
- トリガーとなるフォームの回答と、後に続くPDFファイルの結合、Slackへの通知設定
- トリガーをONにし、フォームからPDFファイルを送信してフローが起動するかを確認
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Slackに通知する
試してみる
■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手作業で一つにまとめ、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
また、ファイルの処理漏れや共有忘れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されたタイミングで自動的にPDFファイルを結合し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数PDFの手作業での結合や共有に手間を感じている方
- PDFファイルの結合漏れやSlackへの通知忘れといったミスを未然に防ぎたい方
- 定型的なファイル処理と共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信されたPDFファイルの結合からSlackへの通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」を設定します。このフォームにPDFファイルが送信されると、ワークフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定したチャンネルまたはメンバーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、実際にPDFファイルの送信を受け付けるフォームを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合の対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意で指定できます。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルIDやメンバーID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
ステップ1：Slackのマイアプリ登録
今回使用するSlackをYoomのマイアプリに登録します。事前にマイアプリに登録すると、今後の設定がスムーズになります。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。続いて、フローの詳細設定を行いましょう！
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Slackに通知する
試してみる
■概要
フォームを通じて複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手作業で一つにまとめ、関係部署へ共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
また、ファイルの処理漏れや共有忘れといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されたタイミングで自動的にPDFファイルを結合し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数PDFの手作業での結合や共有に手間を感じている方
- PDFファイルの結合漏れやSlackへの通知忘れといったミスを未然に防ぎたい方
- 定型的なファイル処理と共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信されたPDFファイルの結合からSlackへの通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」を設定します。このフォームにPDFファイルが送信されると、ワークフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定したチャンネルまたはメンバーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、実際にPDFファイルの送信を受け付けるフォームを任意で設定してください。
- データ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合の対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意で指定できます。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルIDやメンバーID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：ファイル送信フォームを設定する
結合したいファイルを集約するためのフォームを設定します。
テンプレートで設定されていますが、確認を行うので以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面が表示されます。
添付ファイルを送信するためのフォームが作成されています。
デフォルトでは2つの項目が設定されているので、追加したい場合は「質問を追加」をクリックして設定しましょう。
※フォーム項目の設定についてはこちらをご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
次に、フォームの表示確認と詳細設定の画面が表示されるので、確認をします。
また、取得した値の箇所にPDFファイルを添付し、「保存する」をクリックしましょう。ここにアップロードしたファイルは、この後の設定で使用します。
フロー起動後は、フォームで提出されたファイルが自動反映されるようになります。
ステップ4：PDFファイルを結合する
フォームで送信したファイルを結合するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面が表示されます。
ステップ3でアップロードしたファイルを1つのファイルに統合するため、設定を進めましょう。
結合するファイルは、フォームで提出されたものが設定されています。
統合後のファイル名をわかりやすいものに設定し、「テスト」をクリックします。
テスト成功後、実際に「ダウンロード」をクリックし、PDFファイルが統合されているか確認しましょう。
統合したファイルは取得した値として、今後の設定に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし、最後の設定に進みましょう。
ステップ5：Slackに送信する
最後にSlackに、結合したファイルを送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
チャンネルIDもしくはメンバーIDの箇所は、以下の画像の様に表示される候補から選択します。
メッセージにはSlackに送信する内容を入力しましょう。
ファイルの添付方法は以下の画面のように設定します。
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackに送信されるか確認しましょう。
送信を確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
PDFの結合機能を活用したその他の自動化テンプレート例
PDFの結合機能は、日常業務のさまざまな場面で活用できます。
たとえば、Gmailで受信したPDFの整理、NotionやGoogle スプレッドシートの更新をきっかけに自動でファイルを生成・結合して保存するなど、手間のかかる作業をスムーズに進められます。Google DriveやOneDriveと組み合わせることで、ファイル管理の効率も大幅にアップ！
以下のテンプレートを使えば、誰でもすぐに実践できます。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったPDFを結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで日々受け取る複数のPDFファイル、それらを手作業で一つにまとめ、Google Driveの所定の場所に格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業ではファイルの結合ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFファイルを自動で結合し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの結合とGoogle Driveへの保存に手間を感じている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務が多く、ファイル管理の効率化を目指している担当者の方
- 定型的なファイル処理作業を自動化し、コア業務への集中時間を増やしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業による結合漏れや保存ミス、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務の正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信を検知します。
- 続いて、オペレーションでデータの操作・変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、受信メールに添付されたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、自動化の対象としたいメールに付与されている受信ラベルを任意で設定してください。
- データの操作・変換機能におけるPDF結合の設定では、結合するファイルを具体的に指定したり、結合後のPDFファイル名を固定の文字列やアクションの結果（アウトプット）を用いて動的に設定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意で指定したり、アップロードするファイル名を他のアクションの結果（アウトプット）を利用して柔軟にカスタマイズすることができます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google スプレッドシートに行が追加されたら複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートの情報から書類を作成して格納する作業は、件数が増えると大きな手間になりませんか。
手作業による転記ミスも発生しますし、ファイルの管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに追加された情報から複数書類を作成して結合、Google Driveに格納するまでの流れを自動で実行できます。
書類管理を自動化し、定例業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を基にした書類作成を手作業で行っている方
- 複数のPDFファイルを手動で結合し、Google Driveへ格納しているご担当者様
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへのデータ追加だけで書類作成から格納までが完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの結合漏れ、格納忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、それぞれ異なる書類を作成します。
- オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」を選択し、作成した2つのPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
- 書類を発行するアクションでは、事前に用意した任意の書類テンプレートを使用でき、その変数部分にスプレッドシートから取得した値を埋め込みます。
- PDFファイルを結合するアクションでは、フロー内で作成したファイルの中から、どのファイルを結合対象にするかを選択できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダやファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームから送信されたPDFを結合し、OneDriveに格納する
試してみる
■概要
フォームからのデータ提出は便利ですが、複数のPDFを一つにまとめ、特定の場所に手作業で格納する業務は手間がかかり、時にはミスの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でPDFファイルが結合され、OneDriveの指定フォルダへ格納されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム機能を利用し、定期的にPDFファイルを受領・管理している方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合し、OneDriveへ格納している担当者の方
- ファイル管理業務を自動化し、コア業務へ集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、PDFの結合からOneDriveへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスや格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、収集したい情報に応じて質問内容を自由にカスタマイズできます。
- データ操作・変換機能のファイル結合設定では、結合対象とするファイルや、結合後のファイル名を固定値だけでなく、フォームの回答内容（アウトプット）を利用して動的に設定することが可能です。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、格納先のドライブIDやフォルダを示すアイテムIDを指定したり、ファイル名をフォームの回答内容（アウトプット）に基づいて柔軟に設定したりできます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Notionにページが作成されたら複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Notionで案件管理を行う中で、関連する見積書や発注書の作成や、ドライブに格納する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに作成されたページを基に、Google スプレッドシートの雛形から複数の書類を自動で作成・結合し、指定のGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理する案件やタスクに紐づく書類作成を手作業で行っている方
- 複数の書類を作成後に手動でPDF化し、結合・格納している業務担当者の方
- NotionとGoogle Driveを連携させ、ドキュメント管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのページ作成を起点に、書類作成から結合、格納までが自動処理されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による書類の作成漏れや、ファイル名のつけ間違い、格納先のミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ページが「作成」された場合にのみ、後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを必要数設定し、Notionから取得した情報をもとに複数の書類を作成します。
- オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、作成した複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガーでは、監視対象とするデータソースを自由に設定できます。
- 分岐条件は任意で設定でき、ページの作成・更新の分岐だけでなく、特定のプロパティの値に応じて後続の処理を分けることも可能です。
- Google スプレッドシートで発行する書類の雛形は、任意のファイルを使用できます。
この雛形の変数部分に、Notionから取得した値を埋め込みます。 - PDFファイルを結合するアクションでは、どのファイルを結合させるかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を自由に設定でき、Notionのページ情報をもとに動的な名称をつけることも可能です。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFファイルの結合と共有を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの取りまとめや送信作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、資料作成や情報共有にかかる時間を短縮し、本来集中すべきコア業務により多くのリソースを割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
