Zoomの会議リンクをMicrosoft Teamsに毎日通知する方法

Zoom会議が多い職場では、情報共有や準備に時間がかかり、業務効率が低下しがちではないですか？
そこで、ZoomとMicrosoft Teamsを連携し、毎日のZoom会議情報をMicrosoft Teamsに通知する方法があります。
この連携によって、会議情報が自動的にMicrosoft Teamsに届き、チームメンバーはワンストップで情報にアクセスできます。会議前の確認ミスが減り、準備や連絡がスムーズになることで、チーム全体のコミュニケーションや生産性が向上するでしょう。
本記事では、この連携による具体的なメリットや連携方法を紹介します。

こんな方におすすめ

・会議が多く、スケジュール管理に追われている管理職やリーダー

・国際チームで異なるタイムゾーンのメンバーと連携している人

・リモートワークやハイブリッドワークをしているチーム

ZoomとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：情報共有のスピードアップ

ZoomとMicrosoft Teamsを連携することで、会議情報の通知が自動化され、メンバーがすぐに必要な情報にアクセスできるようになります。会議のリンクや議題を手動でコピー・貼り付けしてMicrosoft Teamsに送る作業が発生していましたが、この連携により一度の設定で毎回通知が自動化されます。たとえば、朝のミーティング前に参加者全員にリンクを送る手間が省け、準備を整えやすくなります。特に、頻繁に会議が開催される職場では、通知する手間を減らすことで、業務効率が高まることが期待できます。また、情報の共有ミスや遅れが減少することで、プロジェクト全体の進行がスムーズになるでしょう。

メリット2：情報管理の一元化

Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに統合することで、会議データやリンクが一か所で管理され、必要な情報がすぐに見つけやすくなるでしょう。日々の業務で複数のアプリやメッセージツールを使っていると、情報の分散が課題になりますが、Microsoft Teamsで一元管理されることで、検索機能も活用しやすくなることがメリットです。
たとえば、過去の会議資料や議事録が必要なときも、Microsoft Teamsの検索機能で「Zoomミーティング」や「日付」を入力するだけで必要な情報を簡単に取り出せるでしょう。
会議関連情報が分散せず、チームの生産性向上が期待できます。

メリット3：スムーズなリモートワーク環境の構築

リモートワークが増える中、円滑なコミュニケーション手段の確保は重要です。Zoomの会議情報がTeamsに通知されることで、リモートワーカーも一貫した情報をスピーディーに受け取れ、リモートでもオフィスと同等の作業環境が維持されます。たとえば、時差がある海外チームでも、適時に会議のリンクや議題を把握できるため、スピーディーに会議参加や事前準備が可能です。これにより、距離に関係なくチームの連携がスムーズに行えるため、リモートワーク環境がさらに向上するでしょう。

[Yoomとは]

ZoomとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：ZoomとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomをクリックします。
(3)「Zoom（OAuth）の新規登録」画面から、Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。
Client IDとClient secretの取得方法は以下のサイトをご参照ください。

Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法

(4)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Teamsをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにZoomとMicrosoft Teamsが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：通知時間の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「毎日9時になったら」をクリックします。

(2)「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定より通知する日時を指定します。
今回は曜日指定で月曜日から金曜日の９時に通知が送られるように設定しています。

設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Zoomと連携してミーティング一覧を取得する

(1)次は、Zoomと連携してミーティング一覧を取得します。
「ミーティングの一覧を取得」をクリックします。

(2)Zoomの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zoom（OAuth）と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ミーティングの一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、Zoomアカウントのメールアドレスを入力します。
取得開始日、取得終了日は直接入力もしくは日付から選択します。
画像の赤枠は月初から取得するように設定しています。

ステップ4：Microsoft Teamsと連携してメッセージを設定する

(1)次は、Microsoft Teamsと連携してチャネルにメッセージを送る設定をします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容が、Microsoft Teamsに通知される内容になります。

以降の項目は必須項目ではありません。必要な箇所に入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。

ZoomとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもZoomとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する

ミーティング終了後に自動で文字起こしと要約し、その内容をMicrosoft Teamsに通知します。これにより、人手による作業時間を節約することが期待できます。Zoomを利用してオンライン会議を頻繁に行われている方におすすめです。

2.Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知

このフローを活用すると、チーム全体へのレコーディングURLの共有漏れを防ぐことが期待できます。これにより、ミーティングに参加できなかったメンバーも情報をスムーズに共有することができるでしょう。通知先や通知文は自由にアレンジすることが可能です。

3.指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をMicrosoft Teamsに通知する

このフローを活用することで、手作業でミーティング作成する手間を省き、作成漏れや連絡漏れを防ぐことが期待できます。特に頻繁にZoomミーティングを作成している方や定例会議が多い方におすすめです。

さらに、ZoomとMicrosoft Teamsを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Zoomを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ZoomとMicrosoft Teamsの連携は、会議情報の一元管理や迅速な情報共有を実現し、チームのコミュニケーション改善に役立ちそうです。自動通知により会議準備の手間が減り、出席率や参加の質が向上し、リモートワークや複数ツールを利用するチームでは、リンクや議題がMicrosoft Teamsに集約され、見落としや混乱が少なくなります。また、会議前に必要な情報を一箇所で確認できることで、チーム全員が同じ理解のもとで効率的にプロジェクトを進められることが期待できます。ZoomとMicrosoft Teamsの連携は、ビジネスの生産性を高める手段と言えるでしょう。