【ノーコードで実現】ファイルをOCRで読み取りConfluenceに情報を自動で集約する方法

ストレージサービス上のファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する

Box、Dropboxなどのストレージサービスに保存されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceに自動で連携します。
例えば、チームで共有しているストレージに契約書や議事録のスキャンデータがアップロードされた際に、その内容をテキスト化してConfluenceページを作成する、といった活用が考えられます。
従来は検索できなかったファイルの内容が検索可能になり、必要な情報へのアクセス性が向上しますね！

メールで受信したファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する

GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でOCR処理し、その内容をConfluenceに連携する活用例です。
取引先から送られてくる請求書や注文書などのPDFファイルの内容を、手動でコピー＆ペーストすることなくConfluenceに記録することが可能です。
添付ファイルの内容確認と転記作業が自動化されることで、対応漏れを防ぎ、業務の迅速化に貢献しますよ！

フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成するフローの作り方

ここでは、Yoomを使って「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」自動化フローを作成する手順の概要を解説します。
このフローを使えば、問い合わせフォームに添付された資料の内容を自動でConfluenceに記録するといったことが可能になります。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Confluenceのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォームと作成するページの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

前準備：テキスト抽出するファイルの用意

テスト用にPDFファイルか画像ファイルをご用意ください。
OCRで対象テキストを抽出し、Confluenceの新規ページ作成に用いるため、議事録や報告書といった定型項目（会議名・出席者・議題など）が含まれるファイルが適しています。
ここでは例として、下図のような議事録を使用します。

ステップ1：Confluenceのマイアプリ連携

先ずはConfluenceをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでConfluenceを検索して選択。

4. Atlassianのサインイン画面が表示されます。
   任意のアカウントでサインインしてください。

5. YoomからAtlassianへのアクセス権限を確認し、「Accept」をクリック。

「マイアプリ」の画面に戻り、Confluenceが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Confluenceの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：フォーム（トリガー）の設定

フローの起点となるトリガーアクションから設定します。

1. フォームトリガーの「フォーム」をクリック。

2. フォームには、ファイルを添付するための質問項目がデフォルトで設定されています。
   フォームのタイトルや質問項目などは自由にカスタマイズできます。
   他にもConfluenceにページを作成するにあたって必要な項目があれば、「+ 質問を追加」をクリックして質問項目を増やしましょう。
   詳しくは、こちらのヘルプページをご覧ください。

3. 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリック。

4. 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすれば、作成したフォームや完了ページのプレビューが表示されます。

5. 「取得した値」に、OCRでテキストを抽出するサンプルファイルを設定。
   ※ 赤枠部分をクリックするとファイルが選択できます。
   質問項目を追加している場合には、全ての項目に対してサンプル値を設定してください。

6. 「保存する」をクリック。

これでフォームの設定は完了です。

ステップ4：テキストの抽出

添付ファイルからConfluenceのページ作成で用いるテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

2. 任意の「アクション」を選択。
   「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 「次へ」をクリック。
4. 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で取得した「ファイル添付」が設定されています。
5. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
6. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。。
7. 「言語」を「日本語」「英語」から選択。

OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。

8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ここでは例として、デフォルトで設定されている「会議名・日時・場所・参加者・議題・決定事項・To Do・会議内容のメモ・次回の議題」を添付ファイルから抽出します。
9. テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。

10. 値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

これでファイルからテキストが抽出できました。

ステップ5：作成するページの設定

次に、Confluenceに作成するページの設定を行いましょう。

1. Confluenceの「ページを作成」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

3. 「クラウドID」の入力欄をクリックすると、連携しているConfluenceアカウントのクラウドから候補が表示されます。
   対象となるクラウドを選択してください。

4. 「スペースID」の入力欄をクリックすると、選択したクラウドから候補が表示されます。
   対象となるスペースを選択してください。

5. 「ページのステータス」を「公開済み」「下書き」から選択。
6. 「ページのタイトル」に任意の重複しないタイトルを設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
   デフォルトでは{{会議名}}が設定されていますが、ファイルから取得した値に応じて自由に変更してください。

　　　　「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。

7. 「親コンテンツID」には、新しいページを作成する親コンテンツのIDを設定。
   ※ コンテンツIDはConfluenceの対象ページURL（pages/{{ID部分}}）などで確認できます。
8. 「コンテンツの表現形式」を「ストレージ形式」「アトラスドキュメント形式」「wiki形式」から選択。
9. 「ページの内容」も「ページのタイトル」と同様に、取得した値を用いて設定していきます。

10. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
11. 「テスト成功」と表示されたら、指定した通りConfluenceにページが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
    ※ Confluenceに作成されたページ

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクがコピーできるようになります。
これで、フォームに回答が送信されるとフローが自動で稼働するようになりました。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Confluenceを活用したその他の自動化例

Confluenceはここで紹介した以外にも様々な業務自動化に応用できます。
今回紹介したOCRとの連携以外でも、チャットツールへの投稿を元にConfluenceのページを作成したり、Confluenceでのページ作成を起点として様々なアプリのアクションを実行することが可能です。
関連する自動化のヒントとなるテンプレートの一部をご紹介しますので、業務改善の参考にしてみてください。

まとめ

この記事では、ConfluenceとOCRを連携させて、画像やPDFファイル内のテキスト情報を自動でConfluenceのページやコメントとして活用する方法について解説しました。
フォーム、ストレージ、メールなど、様々な方法で受け取ったファイルに対してOCR処理を自動で行いConfluenceに連携できるため、これまで手作業で行っていた情報の転記や整理の手間を削減することにつながりますよ！

<span class="mark-yellow">Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、プログラミングの知識は不要で、直感的なインターフェースでこれらの自動化フローを構築・運用することが可能です。</span>
「書類の内容を検索できるようにしたい」「ファイルの内容確認と転記作業をなくしたい」といった課題をお持ちの場合、こうした自動化は有効な解決策の一つと考えられます。

Yoomには今回紹介した連携を実現するテンプレート以外にも、ConfluenceやOCRを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています！
まずは無料プランから、その効果を試してみてはいかがでしょうか。Confluence活用が、より便利で効率的になるかもしれません。

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