Confluenceはチームの情報共有やドキュメント管理に便利なツールですが、画像ファイルやスキャンされたPDF書類に含まれる文字情報は、そのままでは検索の対象にならず、内容を確認・活用するには手間がかかります…
「この書類の内容をConfluenceページに転記しておきたい」
「画像内のテキストを後で検索できるようにしたい」と思っても、手作業で行うのは非効率です。
特に、定型的な書類や会議の議事録などを扱う場合、この転記作業が負担になっているケースも少なくありません。
このような課題は、OCR（光学的文字認識）技術を活用することで解決できます！
OCRを使えば、画像やPDFファイルからテキスト情報を自動で抽出することが可能です。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、フォームで受け取ったファイルやストレージサービスに保存されたファイル、メールで受信した添付ファイルなどを対象にOCRでテキストを抽出し、その結果を自動でConfluenceのページとして作成したり、既存ページにコメントとして追記したりする方法を具体的に解説します。
とにかく早く試したい方へ
今すぐテンプレートを確認したい、とりあえず操作してみたいという方は以下のテンプレートを試してみてくださいね！
画像内のテキストをOCRでスピーディーに読み取り、Confluenceへのデータ転記に興味がある方は、以下のテンプレート詳細をご確認ください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、受信したファイルの自動処理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信された文書や画像ファイルをOCR技術で解析し、必要なデータを抽出します。
抽出された情報はConfluenceに新規ページとして自動作成されるため、手動でのデータ入力やページ作成の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャーの方
・フォーム経由で多くのファイルを受け取り、手作業でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・OCR技術を導入して文書データのデジタル化を進め、自動化を図りたいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、API連携を活用した効率化を目指す経営者の方
・Yoomを使って既存のSaaSアプリと連携し、業務ワークフローの最適化を図りたい方
■注意事項
・ConfluenceとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ConfluenceとOCRを組み合わせた様々な自動化例
ここでは、ファイルの種類（フォーム、メール、ストレージ）を問わず、OCRでテキストを抽出し、Confluenceにページ作成やコメント追加を自動で行う具体的な例を紹介していきます。
これらの連携を活用することで、手作業での情報入力や転記の手間が削減され、Confluenceでの情報活用がさらに促進されるでしょう。
業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
フォームで受け取ったファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
フォームでアンケートや申込書などのファイルを受け取る場面は多いでしょう。
この連携を使えば、送信されたファイル（画像やPDF）の内容をOCRで自動的に読み取り、Confluenceに新しいページを作成したり、コメントを追加したりすることが可能です。
ファイルを開いて内容を確認し、手動で転記する手間がなくなるため、情報の集約と共有がスムーズになりますよ！
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、受信したファイルの自動処理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信された文書や画像ファイルをOCR技術で解析し、必要なデータを抽出します。
抽出された情報はConfluenceに新規ページとして自動作成されるため、手動でのデータ入力やページ作成の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャーの方
・フォーム経由で多くのファイルを受け取り、手作業でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・OCR技術を導入して文書データのデジタル化を進め、自動化を図りたいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、API連携を活用した効率化を目指す経営者の方
・Yoomを使って既存のSaaSアプリと連携し、業務ワークフローの最適化を図りたい方
■注意事項
・ConfluenceとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する」フローは、提出されたファイルを自動的に解析し、Confluence上のドキュメントにコメントを追加する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多数のファイルを収集しているが、手動での確認作業に時間がかかっている方
・Confluenceを活用してチーム内でのドキュメント管理を行っており、自動化を図りたい方
・OCR技術を使って紙ベースの資料をデジタル化し、効率的に活用したい方
・業務プロセスの自動化を通じて、作業効率と精度の向上を目指すIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービス上のファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
Box、Dropboxなどのストレージサービスに保存されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceに自動で連携します。
例えば、チームで共有しているストレージに契約書や議事録のスキャンデータがアップロードされた際に、その内容をテキスト化してConfluenceページを作成する、といった活用が考えられます。
従来は検索できなかったファイルの内容が検索可能になり、必要な情報へのアクセス性が向上しますね！
Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理と情報共有の効率化を実現する業務ワークフローです。
Dropboxに保存されたファイルの内容をOCR技術で自動的に読み取り、Confluenceに新しいページとして反映させることで、情報の整理や検索が容易になります。
このプロセスにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとConfluenceを日常的に活用しているチームリーダーの方
・大量のドキュメント管理に手間を感じている情報管理担当者の方
・OCR技術を導入して業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・情報共有の効率化を目指しているプロジェクトマネージャーの方
・業務フローの見直しと改善を検討している経営者の方
■注意事項
・Dropbox、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、ファイルのデジタル化とドキュメント管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報を抽出します。
そのデータをもとにConfluenceで新規ページを自動生成することで、資料作成の手間を削減し、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとConfluenceを利用しており、手動でのファイル管理やページ作成に時間がかかっている方
・大量の文書データを効率的に処理したいと考えているプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を目指し、Yoomを活用してワークフローを最適化したいIT担当者
・OCR技術を導入して、データの正確性と作業効率を向上させたい企業の運営者
■注意事項
・Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信したファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でOCR処理し、その内容をConfluenceに連携する活用例です。
取引先から送られてくる請求書や注文書などのPDFファイルの内容を、手動でコピー＆ペーストすることなくConfluenceに記録することが可能です。
添付ファイルの内容確認と転記作業が自動化されることで、対応漏れを防ぎ、業務の迅速化に貢献しますよ！
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、メール添付のドキュメントを自動的にデジタルデータ化し、Confluenceに整理して保存する業務ワークフローです。
Gmailで受信したファイルを自動的にOCR処理し、必要な情報を抽出してConfluenceに新しいページとして登録するため、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
業務のスピードアップとミスの削減が期待でき、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントのデジタル化や情報整理を効率化したいチームリーダー
・Confluenceを活用してナレッジベースを構築・管理している企業のIT担当者
・OCR機能を利用して紙ベースの資料をデジタル化し、共有したい方
・業務プロセスの自動化を進め、生産性を向上させたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する
試してみる
■概要
「Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する」ワークフローは、メールで受信したファイルの内容を自動でテキスト化し、Confluenceの指定ページにコメントとして追加する業務ワークフローです。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで自動的に読み取り、Confluenceに効率的に必要な情報を追加できます。
業務の効率化と情報共有のスムーズ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソンの方
・Confluenceを活用してチーム内で情報共有を行っているプロジェクトマネージャーの方
・手動でファイル内容をConfluenceに転記する作業に時間を取られている方
・OCR技術を利用して文書のデジタル化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成するフローの作り方
ここでは、Yoomを使って「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」自動化フローを作成する手順の概要を解説します。
このフローを使えば、問い合わせフォームに添付された資料の内容を自動でConfluenceに記録するといったことが可能になります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Confluenceのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるフォームと作成するページの設定
- フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、受信したファイルの自動処理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信された文書や画像ファイルをOCR技術で解析し、必要なデータを抽出します。
抽出された情報はConfluenceに新規ページとして自動作成されるため、手動でのデータ入力やページ作成の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャーの方
・フォーム経由で多くのファイルを受け取り、手作業でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・OCR技術を導入して文書データのデジタル化を進め、自動化を図りたいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、API連携を活用した効率化を目指す経営者の方
・Yoomを使って既存のSaaSアプリと連携し、業務ワークフローの最適化を図りたい方
■注意事項
・ConfluenceとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
前準備：テキスト抽出するファイルの用意
テスト用にPDFファイルか画像ファイルをご用意ください。
OCRで対象テキストを抽出し、Confluenceの新規ページ作成に用いるため、議事録や報告書といった定型項目（会議名・出席者・議題など）が含まれるファイルが適しています。
ここでは例として、下図のような議事録を使用します。
ステップ1：Confluenceのマイアプリ連携
先ずはConfluenceをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでConfluenceを検索して選択。
- Atlassianのサインイン画面が表示されます。
任意のアカウントでサインインしてください。
- YoomからAtlassianへのアクセス権限を確認し、「Accept」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Confluenceが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Confluenceの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、受信したファイルの自動処理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信された文書や画像ファイルをOCR技術で解析し、必要なデータを抽出します。
抽出された情報はConfluenceに新規ページとして自動作成されるため、手動でのデータ入力やページ作成の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャーの方
・フォーム経由で多くのファイルを受け取り、手作業でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・OCR技術を導入して文書データのデジタル化を進め、自動化を図りたいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、API連携を活用した効率化を目指す経営者の方
・Yoomを使って既存のSaaSアプリと連携し、業務ワークフローの最適化を図りたい方
■注意事項
・ConfluenceとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：フォーム（トリガー）の設定
フローの起点となるトリガーアクションから設定します。
- フォームトリガーの「フォーム」をクリック。
- フォームには、ファイルを添付するための質問項目がデフォルトで設定されています。
フォームのタイトルや質問項目などは自由にカスタマイズできます。
他にもConfluenceにページを作成するにあたって必要な項目があれば、「+ 質問を追加」をクリックして質問項目を増やしましょう。
詳しくは、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリック。
- 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすれば、作成したフォームや完了ページのプレビューが表示されます。
- 「取得した値」に、OCRでテキストを抽出するサンプルファイルを設定。
※ 赤枠部分をクリックするとファイルが選択できます。
質問項目を追加している場合には、全ての項目に対してサンプル値を設定してください。
- 「保存する」をクリック。
これでフォームの設定は完了です。
ステップ4：テキストの抽出
添付ファイルからConfluenceのページ作成で用いるテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 任意の「アクション」を選択。
「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で取得した「ファイル添付」が設定されています。
- 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
- 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。。
- 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
ここでは例として、デフォルトで設定されている「会議名・日時・場所・参加者・議題・決定事項・To Do・会議内容のメモ・次回の議題」を添付ファイルから抽出します。
- テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
- 値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。
これでファイルからテキストが抽出できました。
ステップ5：作成するページの設定
次に、Confluenceに作成するページの設定を行いましょう。
- Confluenceの「ページを作成」をクリック。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「クラウドID」の入力欄をクリックすると、連携しているConfluenceアカウントのクラウドから候補が表示されます。
対象となるクラウドを選択してください。
- 「スペースID」の入力欄をクリックすると、選択したクラウドから候補が表示されます。
対象となるスペースを選択してください。
- 「ページのステータス」を「公開済み」「下書き」から選択。
- 「ページのタイトル」に任意の重複しないタイトルを設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
デフォルトでは{{会議名}}が設定されていますが、ファイルから取得した値に応じて自由に変更してください。
「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。
- 「親コンテンツID」には、新しいページを作成する親コンテンツのIDを設定。
※ コンテンツIDはConfluenceの対象ページURL（pages/{{ID部分}}）などで確認できます。
- 「コンテンツの表現形式」を「ストレージ形式」「アトラスドキュメント形式」「wiki形式」から選択。
- 「ページの内容」も「ページのタイトル」と同様に、取得した値を用いて設定していきます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- 「テスト成功」と表示されたら、指定した通りConfluenceにページが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
※ Confluenceに作成されたページ
ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクがコピーできるようになります。
これで、フォームに回答が送信されるとフローが自動で稼働するようになりました。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Confluenceを活用したその他の自動化例
Confluenceはここで紹介した以外にも様々な業務自動化に応用できます。
今回紹介したOCRとの連携以外でも、チャットツールへの投稿を元にConfluenceのページを作成したり、Confluenceでのページ作成を起点として様々なアプリのアクションを実行することが可能です。
関連する自動化のヒントとなるテンプレートの一部をご紹介しますので、業務改善の参考にしてみてください。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。
Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する」フローは、コミュニケーションとドキュメント管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にConfluenceに記録し、情報の一元管理を実現します。
これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとConfluenceを日常的に使用しているチームリーダー
・情報共有やドキュメント管理に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・コミュニケーション履歴を体系的に保存したいIT担当者
・業務の自動化を検討している中小企業の経営者
・チーム内の情報共有を効率化したいと考えているメンバー
■注意事項
・Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者
■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
この記事では、ConfluenceとOCRを連携させて、画像やPDFファイル内のテキスト情報を自動でConfluenceのページやコメントとして活用する方法について解説しました。
フォーム、ストレージ、メールなど、様々な方法で受け取ったファイルに対してOCR処理を自動で行いConfluenceに連携できるため、これまで手作業で行っていた情報の転記や整理の手間を削減することにつながりますよ！
Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、プログラミングの知識は不要で、直感的なインターフェースでこれらの自動化フローを構築・運用することが可能です。
「書類の内容を検索できるようにしたい」「ファイルの内容確認と転記作業をなくしたい」といった課題をお持ちの場合、こうした自動化は有効な解決策の一つと考えられます。
Yoomには今回紹介した連携を実現するテンプレート以外にも、ConfluenceやOCRを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています！
まずは無料プランから、その効果を試してみてはいかがでしょうか。Confluence活用が、より便利で効率的になるかもしれません。
アカウント発行はこちらから！
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