Confluenceはチームの情報共有やドキュメント管理に便利なツールですが、画像ファイルやスキャンされたPDF書類に含まれる文字情報は、そのままでは検索の対象にならず、内容を確認・活用するには手間がかかります…
「この書類の内容をConfluenceページに転記しておきたい」
このような課題は、OCR（光学的文字認識）技術を活用することで解決できます！OCRを使えば、画像やPDFファイルからテキスト情報を自動で抽出することが可能です。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、フォームで受け取ったファイルやストレージサービスに保存されたファイル、メールで受信した添付ファイルなどを対象にOCRでテキストを抽出し、その結果を自動でConfluenceのページとして作成したり、既存ページにコメントとして追記したりする方法を具体的に解説します。
とにかく早く試したい方へ
今すぐテンプレートを確認したい、とりあえず操作してみたいという方は以下のテンプレートを試してみてくださいね！
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた申込書や請求書などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルからOCR機能で自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして記録できるため、こうした情報転記の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けたファイルの内容をConfluenceに手動で転記している方 OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方 Confluenceでの情報共有のスピードと正確性を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Confluenceに記録される情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、ファイルアップロードを含む任意のフォーム項目を設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取るように設定します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文などに含めてページを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、氏名や会社名などのテキスト項目や、ファイルをアップロードする項目などを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、名刺など）に合わせて、テキストを抽出する範囲を任意でカスタムできます。 Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームやOCRで取得した情報を変数として自由にマッピングしたり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
ConfluenceとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ConfluenceとOCRを組み合わせた様々な自動化例
ここでは、ファイルの種類（フォーム、メール、ストレージ）を問わず、OCRでテキストを抽出し、Confluenceにページ作成やコメント追加を自動で行う具体的な例を紹介していきます。
フォームで受け取ったファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
フォームでアンケートや申込書などのファイルを受け取る場面は多いでしょう。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた申込書や請求書などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルからOCR機能で自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして記録できるため、こうした情報転記の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けたファイルの内容をConfluenceに手動で転記している方 OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方 Confluenceでの情報共有のスピードと正確性を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Confluenceに記録される情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、ファイルアップロードを含む任意のフォーム項目を設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取るように設定します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文などに含めてページを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、氏名や会社名などのテキスト項目や、ファイルをアップロードする項目などを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、名刺など）に合わせて、テキストを抽出する範囲を任意でカスタムできます。 Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームやOCRで取得した情報を変数として自由にマッピングしたり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
ConfluenceとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する
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■概要
受け取ったファイルの内容を、一つひとつ確認してConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業でConfluenceに転記している方 ファイルの文字起こしやデータ入力におけるヒューマンエラーを防止したいと考えている方 定型的なドキュメント管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル内容の読み取り、Confluenceへのコメント追加までを自動化し、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。 手作業による文字の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」を設定し、抽出したテキストを任意のページに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り先ファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定できます。 Confluenceにコメントを追加する際、OCRで読み取ったテキストなど、前のステップで取得した情報を変数として本文に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービス上のファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
Box、Dropboxなどのストレージサービスに保存されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceに自動で連携します。
Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
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■概要
Dropboxに保存した請求書や議事録などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとConfluence間で発生する手作業での情報転記を効率化したい方 書類の情報をOCRでデータ化してConfluence上で一元管理したいと考えている方 ドキュメント管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル格納からConfluenceへのページ作成までが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスやページ作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、情報の正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 その次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文などに埋め込んでページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です。 「ページを作成」では、前段のオペレーションで取得したファイル名やOCRで読み取ったテキスト情報などを変数として自由に埋め込めます。 ■注意事項
Dropbox、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存された契約書や請求書などの内容をConfluenceに手作業で転記する際、手間や時間がかかると感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとConfluenceを利用して、書類内容のナレッジ化を行っている方 契約書や請求書などの情報を手作業で転記しており、入力ミスに課題を感じている方 定型的な情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動で実行されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 その次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとに新規ページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、文字数に応じた後続アクションの分岐や、特定の項目のみの抽出、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。 Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページの公開ステータスなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信したファイルをOCR処理し、Confluenceに連携する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でOCR処理し、その内容をConfluenceに連携する活用例です。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの添付ファイル、その内容を確認してConfluenceに手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記している方 紙の書類をPDF化し、その情報をConfluenceで管理・共有しているチームの方 請求書や申込書などの定型的な書類処理を自動化し、業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からConfluenceへのページ作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を続けるか判断します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を反映したページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無以外にも、件名や本文の内容などを条件に設定することが可能です。 OCR機能では、読み取る書類の言語や抽出したい項目、利用するAIモデルなどを任意で設定できます。 Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページのステータスなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceのページにフッターコメントを追加する
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■概要
Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Confluenceに手作業で転記する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信したら、添付ファイルからOCRでテキストを抽出し、Confluenceへコメントを追加するまでの一連の流れが自動化されるため、こうした定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などのファイルをConfluenceで管理している方 手作業でのファイル内容の確認やテキストの転記に手間を感じている方 Confluenceへの情報集約や文書管理のプロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からConfluenceへの情報反映までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。 OCRによる自動テキスト抽出とシステムによる転記を行うため、手入力による記載ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無でその後の処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」を設定し、OCR機能で取得した情報などを特定のページに自動で追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名・差出人などに含まれるキーワードを任意で指定可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、どの箇所のテキストを抽出するかといった項目を任意でカスタムできます。 Confluenceへのコメント追加時には、OutlookやOCR機能で取得した情報を変数として用いて、動的な内容を反映させることができ、固定のテキストと組み合わせることも可能です。 ■注意事項
Outlook、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成するフローの作り方
ここでは、Yoomを使って「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する 」自動化フローを作成する手順の概要を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Confluenceのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォームと作成するページの設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた申込書や請求書などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルからOCR機能で自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして記録できるため、こうした情報転記の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けたファイルの内容をConfluenceに手動で転記している方 OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方 Confluenceでの情報共有のスピードと正確性を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Confluenceに記録される情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、ファイルアップロードを含む任意のフォーム項目を設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取るように設定します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文などに含めてページを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、氏名や会社名などのテキスト項目や、ファイルをアップロードする項目などを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、名刺など）に合わせて、テキストを抽出する範囲を任意でカスタムできます。 Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームやOCRで取得した情報を変数として自由にマッピングしたり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
ConfluenceとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
前準備：テキスト抽出するファイルの用意
テスト用にPDFファイルか画像ファイルをご用意ください。
ステップ1：Confluenceのマイアプリ連携
先ずはConfluenceをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでConfluenceを検索して選択。
Atlassianのサインイン画面が表示されます。
YoomからAtlassianへのアクセス権限を確認し、「Accept」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Confluenceが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Confluenceの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた申込書や請求書などのファイル情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？目視での確認やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルからOCR機能で自動でテキストを抽出し、Confluenceに新規ページとして記録できるため、こうした情報転記の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けたファイルの内容をConfluenceに手動で転記している方 OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したいと考えている方 Confluenceでの情報共有のスピードと正確性を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や確認作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Confluenceに記録される情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、ファイルアップロードを含む任意のフォーム項目を設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取るように設定します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文などに含めてページを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、氏名や会社名などのテキスト項目や、ファイルをアップロードする項目などを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、名刺など）に合わせて、テキストを抽出する範囲を任意でカスタムできます。 Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームやOCRで取得した情報を変数として自由にマッピングしたり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
ConfluenceとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：フォーム（トリガー）の設定
フローの起点となるトリガーアクションから設定します。
フォームトリガーの「フォーム」をクリック。
フォームには、ファイルを添付するための質問項目がデフォルトで設定されています。こちらのヘルプページ
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリック。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすれば、作成したフォームや完了ページのプレビューが表示されます。
「取得した値」に、OCRでテキストを抽出するサンプルファイルを設定。
「保存する」をクリック。
これでフォームの設定は完了です。
ステップ4：テキストの抽出
添付ファイルからConfluenceのページ作成で用いるテキストを抽出しましょう。
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
任意の「アクション」を選択。
「次へ」をクリック。
「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で取得した「ファイル添付」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。こちらのヘルプページ
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。 これでファイルからテキストが抽出できました。
ステップ5：作成するページの設定
次に、Confluenceに作成するページの設定を行いましょう。
Confluenceの「ページを作成」をクリック。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「クラウドID」の入力欄をクリックすると、連携しているConfluenceアカウントのクラウドから候補が表示されます。
「スペースID」の入力欄をクリックすると、選択したクラウドから候補が表示されます。
「ページのステータス」を「公開済み」「下書き」から選択。
「ページのタイトル」に任意の重複しないタイトルを設定。
「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。
「親コンテンツID」には、新しいページを作成する親コンテンツのIDを設定。
「コンテンツの表現形式」を「ストレージ形式」「アトラスドキュメント形式」「wiki形式」から選択。
「ページの内容」も「ページのタイトル」と同様に、取得した値を用いて設定していきます。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
「テスト成功」と表示されたら、指定した通りConfluenceにページが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、作成したフォームのリンクがコピーできるようになります。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Confluenceを活用したその他の自動化例
Confluenceはここで紹介した以外にも様々な業務自動化に応用できます。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、情報管理を手作業で行っている方 ドキュメント作成後の転記作業が定型化しており、自動化で効率を上げたいと考えている方 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、正確なデータ管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでページが作成されると自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したページのタイトルやURLなどの情報を指定の列に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に記録するかを自由にカスタマイズできます。Confluenceのトリガーから取得したページのタイトル、URL、作成者といった情報を変数として設定し、指定のシートに反映させることが可能です。 ■注意事項
Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方 Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。 ■注意事項
GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
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■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 手作業による招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑な情報共有を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceに従業員が登録されると自動でConfluenceへ招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による招待メールの送り間違いや、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の基盤を構築します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの情報を検索します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、検索したユーザーのメールアドレス宛に招待を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目とキーワードを任意で設定してください。 Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待先のクラウドIDや、招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する
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■概要
Microsoft Teamsでの議論や共有事項を、後から参照できるようConfluenceにまとめる作業は重要ですが、手作業では手間がかかり抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが内容を整理しConfluenceにページを自動で作成します。議事録作成やナレッジ蓄積にかかる工数を削減し、チームの情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの議論を、手作業でConfluenceに転記している方 議事録作成や情報共有のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿内容が自動でConfluenceにページとして作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメッセージ本文を変数として利用し、ページのタイトルや要約など、抽出したい項目を自由にカスタマイズしてください。 Confluenceにページを作成する際、ページのタイトルや本文に、AIが抽出したデータや固定のテキストを変数として組み合わせて自由に設定が可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをTrelloに手動で作成する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとTrelloを併用し、タスク管理を手作業で行っている方 ドキュメント作成後のタスク起票漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたい方 チーム内の情報共有プロセスを自動化し、生産性の向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでのページ作成を起点にTrelloのカードが自動で生成されるため、手作業でのタスク起票にかかる時間を短縮できます。 手動での情報転記が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定し、フローを起動するスペースを指定します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどをカード情報に反映させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「新しいカードを作成」では、取得したConfluenceのページ情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
この記事では、ConfluenceとOCRを連携させて、画像やPDFファイル内のテキスト情報を自動でConfluenceのページやコメントとして活用する方法について解説しました。
Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、プログラミングの知識は不要で、直感的なインターフェースでこれらの自動化フローを構築・運用することが可能です。
Yoomには今回紹介した連携を実現するテンプレート以外にも、ConfluenceやOCRを活用した様々な業務自動化テンプレートが用意されています！
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