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AIエージェントを活用して予算管理を自動化する方法
毎年の予算策定時期になると、各部門から提出される過去実績データの集計や、算出根拠の確認に追われていませんか。
深夜に及ぶデータ整理や、経営企画と現場部門との間で繰り返される終わらない差し戻しラリーに、頭を悩ませている担当者の方も多いかもしれません。
この記事では、AIエージェントを活用して予算管理業務の負担を和らげ、より戦略的な業務に時間を使うためのアプローチについて解説します。
とにかく早く試したい方へ
記事を読む前に、まずは実際にどのような自動化ができるのか体験してみたいという方向けに、おすすめのテンプレートをご紹介します。AIエージェントをまず試したい方はこちら
前年度実績と会社方針を基に、論理的な裏付けを持つ次年度予算のドラフトを自動生成できるAIワーカーです。
このAIワーカーは、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ツールに蓄積された前年度の実績データと会社方針を基に、論理的な裏付けを持つ予算ドラフトを自動で作成します。売上予測から経費算出までを一貫して行い、算出根拠と共にシートへ出力。各部門の状況や利益率などの制約条件を遵守した精緻な予算案を提示することで、予算策定のリードタイムを短縮し、財務・経理担当者の業務負担を軽減します。
■このAIワーカーをおすすめする方
- 表計算ツールで予算管理を行っており、毎年のドラフト作成に多大な時間を費やしている財務・経理担当者の方
- 前年度実績や会社方針を反映させた精度の高い予算案を、効率的に作成したいと考えている経営企画の方
- 部門ごとの経費算出や利益率のシミュレーションを、根拠を明確にした上で自動化したい管理職の方
■AIワーカー設定の流れ
- AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 表計算ツールをYoomとマイアプリ連携し、実績データの取得や予算案の出力に使用するシートを指定します。
- 予算策定のルールや基準を「スキル」として作成・編集します。自社の運用に合わせて、算出ロジックや利益率の目標値などを詳細に定義してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント
- スキル内の「#変動費の算出ルール」という項目に、自社の経費項目に合わせた計算式（売上連動、人員数連動など）を設定してください。これにより、AIがより実務に即した精緻な経費予算を導き出せるようになります。
- スキル内の「#制約条件とガイドライン」に、会社で定められている利益率のボトムラインや、交際費・会議費の上限ルールなどを設定してください。自社独自のガイドラインを明確に示すことで、AIがルールを遵守した適切な予算案を作成します。
■注意事項
- 普段お使いの表計算ツールとYoomを連携してください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
業務フローを丸ごと自動化したい方はこちら
Google スプレッドシートのステータス更新を起点に、全社・各部門の予算案ドラフト作成からSlackへの確認依頼までを連携処理するフローボットです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 各部門の予算案作成における過去実績の集計作業に課題を感じている経営企画や経理担当者の方
- Google スプレッドシートを活用して予算管理を行っており、ステータス変更に合わせて後続の作業を自動化したい方
- AIワーカーを活用して、精度の高い予算ドラフトの作成から部門長への確認依頼までをシームレスに完結させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけにAIワーカーが予算案を自動生成するため、ドラフト作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 予算案の作成後、即座にSlackへ通知が飛ぶため、部門長への確認依頼がスムーズになり、予算策定プロセス全体の停滞を防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートの「レコードが更新されたら」アクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、全社・各部門の予算ドラフトを自動生成するためのスキルを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、予算策定の開始を判断するための特定の列やステータス値を任意で指定してください。
- AIワーカーの指示内容（プロンプト）を調整することで、自社独自の算出ルールや会社方針をより詳細に反映させた予算案の生成が可能です。
- Slackの通知先チャンネルやメッセージ内容を調整し、対象の部門長に合わせた最適な依頼文を設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
AIエージェントで予算管理を自動化するメリットと活用シーン
予算策定プロセスにAIエージェントを導入することで、具体的にどのような変化が期待できるのか、主なメリットを2点に絞ってご紹介します。1. 売上と経費両方のドラフトがスムーズに完成
前年度の複数行にわたる実績（定量データ）と、今年度の会社方針（定性データ）をAIが同時に読み込み、精緻な予算ドラフトを素早く作成してくれます。
これまで手作業で行っていた基礎データの作成工数を省けるため、経営企画側と現場側で発生するコミュニケーションや確認の手間を減らすことにつながります。
2. 人間は「一次案」の微調整と戦略的意思決定に集中できる
各部門の過去実績の集計や算出根拠の言語化といった作業は、AIエージェントに任せましょう。そうすることで、担当者は未確定の大型案件や突発的な人事異動など、現場の実情を加味した微調整や最終的な意思決定のみにリソースを集中できるようになります。
本来時間を割くべき戦略の検討に注力しやすい環境が整います。
YoomのAIエージェントで予算管理を自動化すると？
Yoomでは、まるで人のように考え働く「AIワーカー」を作ることができます。
今回紹介する「予算管理アシスタント」というAIワーカーを活用すれば、チャット画面から「予算案を作成して」と指示を投げるだけで、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどに予算案の下書きをすぐに作成してくれます！
このAIワーカーは、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ツールに蓄積された前年度の実績データと会社方針を基に、論理的な裏付けを持つ予算ドラフトを自動で作成します。売上予測から経費算出までを一貫して行い、算出根拠と共にシートへ出力。各部門の状況や利益率などの制約条件を遵守した精緻な予算案を提示することで、予算策定のリードタイムを短縮し、財務・経理担当者の業務負担を軽減します。
■このAIワーカーをおすすめする方
- 表計算ツールで予算管理を行っており、毎年のドラフト作成に多大な時間を費やしている財務・経理担当者の方
- 前年度実績や会社方針を反映させた精度の高い予算案を、効率的に作成したいと考えている経営企画の方
- 部門ごとの経費算出や利益率のシミュレーションを、根拠を明確にした上で自動化したい管理職の方
■AIワーカー設定の流れ
- AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 表計算ツールをYoomとマイアプリ連携し、実績データの取得や予算案の出力に使用するシートを指定します。
- 予算策定のルールや基準を「スキル」として作成・編集します。自社の運用に合わせて、算出ロジックや利益率の目標値などを詳細に定義してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント
- スキル内の「#変動費の算出ルール」という項目に、自社の経費項目に合わせた計算式（売上連動、人員数連動など）を設定してください。これにより、AIがより実務に即した精緻な経費予算を導き出せるようになります。
- スキル内の「#制約条件とガイドライン」に、会社で定められている利益率のボトムラインや、交際費・会議費の上限ルールなどを設定してください。自社独自のガイドラインを明確に示すことで、AIがルールを遵守した適切な予算案を作成します。
■注意事項
- 普段お使いの表計算ツールとYoomを連携してください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
▼チャット画面上での入力例
▼「予算管理アシスタント」の出力結果
▼Google スプレッドシートに予算案が自動で出力されます！
これまで手作業で数時間かかっていた予算管理業務や予算案の作成も、AIワーカーに任せれば数分程度で終わり、一気に時短できますよ！
とても簡単に設定できるので、予算管理担当のAIワーカーを作ってみようの見出しを参考にしてあなただけのAIワーカーを作ってみてくださいね。
[Yoomとは]
予算管理担当のAIワーカーを作ってみよう
ここからは、Yoomの「AIワーカー」機能を使って、予算策定の負担を軽減するアシスタントを作成する方法をご紹介します。YoomのAIワーカーを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に自分だけのAIエージェントを構築可能です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキル（マニュアル）を詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
AIワーカー設定の全体像
AIワーカーは以下のステップで簡単に設定を進められます。
- AIワーカーのコピーと基本設定
- AIワーカーの処理で使用するツールの連携設定
- 予算算出の根拠や方針を読み込ませるスキル設定
- チャットへの指示送信と動作確認
AIワーカーをコピー
まずは以下のテンプレートからAIワーカーをコピーして、ご自身のワークスペースに追加してください。「このAIワーカーと働く」をクリックするとコピーされます。
このAIワーカーは、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ツールに蓄積された前年度の実績データと会社方針を基に、論理的な裏付けを持つ予算ドラフトを自動で作成します。売上予測から経費算出までを一貫して行い、算出根拠と共にシートへ出力。各部門の状況や利益率などの制約条件を遵守した精緻な予算案を提示することで、予算策定のリードタイムを短縮し、財務・経理担当者の業務負担を軽減します。
■このAIワーカーをおすすめする方
- 表計算ツールで予算管理を行っており、毎年のドラフト作成に多大な時間を費やしている財務・経理担当者の方
- 前年度実績や会社方針を反映させた精度の高い予算案を、効率的に作成したいと考えている経営企画の方
- 部門ごとの経費算出や利益率のシミュレーションを、根拠を明確にした上で自動化したい管理職の方
■AIワーカー設定の流れ
- AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 表計算ツールをYoomとマイアプリ連携し、実績データの取得や予算案の出力に使用するシートを指定します。
- 予算策定のルールや基準を「スキル」として作成・編集します。自社の運用に合わせて、算出ロジックや利益率の目標値などを詳細に定義してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント
- スキル内の「#変動費の算出ルール」という項目に、自社の経費項目に合わせた計算式（売上連動、人員数連動など）を設定してください。これにより、AIがより実務に即した精緻な経費予算を導き出せるようになります。
- スキル内の「#制約条件とガイドライン」に、会社で定められている利益率のボトムラインや、交際費・会議費の上限ルールなどを設定してください。自社独自のガイドラインを明確に示すことで、AIがルールを遵守した適切な予算案を作成します。
■注意事項
- 普段お使いの表計算ツールとYoomを連携してください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
AIワーカーの基本設定
コピーが完了したら、AIワーカーの名前やアイコンなどを設定します。業務の内容が直感的にわかる名前にしておくと、チームメンバーも利用しやすくなります。このAIワーカーの説明や役割もすでに入力されていますので、ご自身の環境に合った内容に変更しておきましょう。
AIワーカーの使用ツール設定
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにすることを「マイアプリ連携」といいます。事前にマイアプリ連携が必要ですので、まだの方は以下のナビを参考にしてください！
上記が終わったらAIワーカーがデータを取得・書き込みできるように、ツールを連携していきましょう。
まずはAIワーカーに使用ツールの設定を依頼してみましょう。使用ツールはAIワーカーが処理を行うために必要です。
このAIワーカーには表計算系のアプリケーションとの連携が必要なので、普段お使いのアプリを思い浮かべて、チャット画面に入力してください。
今回はGoogle スプレッドシートにしています。
しばらくするとツールを追加しても良いか聞かれるので、問題がなければ「許可」をクリックしましょう。
使用ツールが自動的に連携されました！
AIワーカーのスキル設定
AIワーカーの核となるスキル（指示）を設定します。ここでのプロンプト（指示文）の精度が、出力される予算ドラフトの質を大きく左右します。
スキルにはすでに基本的な内容が記載されていますが、使用するツールによって個別で設定が必要な情報もあります。
こういった情報をスキルに追加するため、AIワーカーに「他に必要な情報はある？」と聞いてみます。
すると、以下のような回答が返ってきました。
次年度の予算案を作成するために、現在ロードしたスキル（手順書）に基づいて以下の情報や準備が必要となります。
特に、具体的な数値や算出ルールが定まっていないと論理的な予算案が作成できないため、以下の内容をご確認いただけますでしょうか。
1. スプレッドシートの準備
スキルでは、特定のスプレッドシートからデータを取得し、別のシートへ出力することを想定しています。以下のシートが含まれるスプレッドシート（またはURL）を教えてください。2. 予算算出のためのルール設定
- 前提情報の入力シート: 「全社成長目標」や「外部環境動向」が記載されたシート
- 売上実績データ: 「取引先別」「品目別」「勘定科目別」などの実績レポート
- 経費実績データ: 勘定科目ごとの経費実績レポート
- 出力先シート: 「売上予算」および「経費予算」を出力するためのシート
計算の精度を高めるために、貴社の状況に合わせて以下のルールを確定させる必要があります。
変動費の算出ルール:・ 例：仕入や販売手数料は「売上高」に連動させる制約条件とガイドライン:・例：営業利益率は最低10%を確保する
- 例：消耗品や福利厚生費は「人員数」に連動させる
まずは、「対象となるスプレッドシートのURL」と、「どの部門の予算案を作成するか」を教えていただければ、データの確認から着手いたします。もし具体的なルールが決まっていない場合は、一般的な基準で試算することも可能ですので、その旨をお伝えください。
- 例：交際費・会議費は前年実績か上限金額（例：◯◯万円）の低い方を採用する
「1.スプレッドシートの準備」、「2.予算算出のためのルール設定（どの部門の予算案を作成するか）」ともに実際に処理を行う際に都度伝えればOKなので、今回はこのまま指示を行って問題ありません。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しています。
- 収益レポート（取引先）
- 収益レポート（品目）
- 収益レポート（勘定科目）
- 次年度予算（AIワーカーが書き込むシート）
チャットに指示を送信
設定が終わったら、実際にチャット画面からどの部門の予算案を作成するかとGoogle スプレッドシートのURLを添えて、「次年度予算案を作成して」と指示を出してみましょう。
意図した通りにスプレッドシートの情報を基に予算案が出力されれば成功です。
このように、AIワーカーを使うことで、ツールの設定やスキルの更新など、処理に関わるさまざまな作業をAIワーカーに任せることができます！
AIワーカーをフローに組み込んでさらに自動化してみよう
作成したAIワーカーを「フローボット」に組み込むことで、予算管理のプロセス全体を自動で連携させることができます。複数部門の一括処理や、Slackへの自動通知によるコミュニケーションロスの防止など、実務フロー全体のシームレスな進行が実現します。
フロー設定の全体像
フローボットも、いくつかのステップを踏むだけで設定が完了します。
- テンプレートのコピー
- Google スプレッドシートのステータス更新トリガー設定
- AIワーカーによる予算ドラフト作成の設定
- Slack通知設定とトリガーON
テンプレートをコピー
以下のテンプレートを「このテンプレートを試す」からコピーして設定を始めましょう。■このテンプレートをおすすめする方
- 各部門の予算案作成における過去実績の集計作業に課題を感じている経営企画や経理担当者の方
- Google スプレッドシートを活用して予算管理を行っており、ステータス変更に合わせて後続の作業を自動化したい方
- AIワーカーを活用して、精度の高い予算ドラフトの作成から部門長への確認依頼までをシームレスに完結させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけにAIワーカーが予算案を自動生成するため、ドラフト作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 予算案の作成後、即座にSlackへ通知が飛ぶため、部門長への確認依頼がスムーズになり、予算策定プロセス全体の停滞を防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートの「レコードが更新されたら」アクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、全社・各部門の予算ドラフトを自動生成するためのスキルを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、予算策定の開始を判断するための特定の列やステータス値を任意で指定してください。
- AIワーカーの指示内容（プロンプト）を調整することで、自社独自の算出ルールや会社方針をより詳細に反映させた予算案の生成が可能です。
- Slackの通知先チャンネルやメッセージ内容を調整し、対象の部門長に合わせた最適な依頼文を設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
トリガー設定
フローが起動する条件（トリガー）を設定していきます。今回はGoogle スプレッドシートの「行が更新されたら」をトリガーとし、「前提」シート上の管理ステータス（G列）が「次年度予算策定開始」に変更されたタイミングで動くように設定します。
- 前提
- 収益レポート（取引先）
- 収益レポート（品目）
- 収益レポート（勘定科目）
- 次年度予算（AIワーカーが書き込むシート）
フローボットの「行が更新されたら」をクリックします。Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スプレッドシートID、シートIDはアプリ連携がうまくいっていればそれぞれ候補に表示されますので、そちらから選択してください。
今回は前提シートのG列が「開始」となったタイミングで作動させたいので、テーブル周りの部分は以下のように設定しています。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
この設定により、次年度予算策定が「開始」になると、それを合図にフローが自動的に起動するようになります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
AIワーカーの設定
次に、予算策定を行うAIワーカーを設定します。フローボットの「予算管理アシスタント」をクリックしてください。
予算管理担当のAIワーカーを設定していきます。
ペンマークをクリックしてください。
主な設定はAIワーカー単体で設定したときと変わりませんが、今回は使用ツールとしてSlackが追加されています。
※今回は一例としてSlackを使用していますが、AIワーカーに指示を行えば簡単に他のチャットツールに変更できます。
こちらを設定していきましょう。
※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
詳しい設定方法については、下記をご参照ください。
Slackとの連携がまだの方や、表示されているものと違うアカウントに変更したい方は「＋連携アカウントを追加」など、アカウント連携を行えるボタンから連携を行ってください。
参考：Slackのマイアプリ連携
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「AIワーカーに許可するアクション」も確認しましょう。ここでは投稿先のチャンネルIDを設定できます。
「AIが設定」になっているスライドバーをグレーアウトさせると候補にチャンネルIDの候補が表示されますので、そちらから選択してください。
設定が終わったら保存ボタンをクリックしましょう。
スキルの確認も行い、手順に参照や書き込みを行うためのシートID、タブ名などを入力する箇所があればそちらの設定も行っておきましょう。
AIモデルの設定
AIモデルを指定できます。Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できるので、適したものを選びましょう。
AIワーカーへの指示の設定
フローの中で実際にAIワーカーを動かす際の指示（プロンプト）を設定します。ここでは、トリガーで取得した「ステータス」を引用し、「「ステータス」が「開始」であれば、次年度の売上予算案と経費予算案をスキルに沿って生成してください。」といった指示を与えます。今回はデフォルトで指示が入力されているので、そちらを使用しています。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、次年度の売上予算案を作成し、Slackへの通知まで行ってくれます。
- Google スプレッドシート
- Slack
トリガーON
すべての設定が完了したら、フローのトリガーを「ON」にします。これで、ステータス変更を合図に予算案の策定から部門長への確認依頼までが自動で実行されるようになります。
導入時の注意点と運用ルール
AIを活用した自動化を進めるにあたって、安全かつ効果的に運用するためのポイントをお伝えします。1. AIの出力はあくまで「一次案（叩き台）」とする
AIが生成した予算ドラフトは論理的な裏付けを持ちますが、未確定の大型案件や突発的な人事異動など、定性的な現場情報をすべて網羅しているわけではありません。出力された結果はあくまで叩き台として扱い、最終的には人間が実情を加味して微調整・決定する運用プロセスを設けてください。2. 権限設定とアクセス範囲の管理を徹底する
予算情報は企業の機密データです。Google スプレッドシートやSlackと連携する際は、AIワーカーがアクセスできるフォルダや、通知を送信するチャンネルを必要最小限に制限し、情報管理のルールを徹底して運用しましょう。また、重要な処理には人間が介在する仕組みをルール化するのがおすすめです。
まとめ
深夜の集計作業や各部門との差し戻しラリーなど、予算策定における手作業をYoomのAIワーカーに任せることで、経営企画や経理担当者はより戦略的な意思決定に時間を使えるようになります。「まずは一次案を作成する」というプロセスを自動化するだけでも、業務の負担は目に見えて和らぐはずです。
まずは無料でYoomに登録し、業務の自動化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：AIワーカーの出力が想定と違った場合、どう修正すればいいですか？
A：
出力がうまくいかなかった場合は、AIワーカーのチャットに話しかけることで細かい修正をかけることが可能です。修正点を書き出してAIワーカーに指示を行ってみてください。
Q： 前々年以前の過去数年分のトレンドも加味して算出できますか？
A：
参照させるシートに「前々年以前の過去数年分のトレンド」を記載して、AIワーカーにプロンプトでトレンドを加味するように指示すれば可能です。ぜひお試しください。
Q： Slack通知後に修正希望があった場合は手動修正を行っても大丈夫ですか？
A：
Slack通知後に予算案の修正希望があった場合は、スプレッドシート上の数値を手動で変更して全く問題ありません。
むしろ、AIが作成する予算案はあくまで実績と方針に基づいた「論理的な叩き台」なので、現場の実情や最新の状況に合わせて人間が最終調整を行うことは、適切な運用プロセスです。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
