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新しい従業員が入社した際には、契約書を交わしたり事務手続きをしたりといった定型業務が発生しますよね。1つ1つの作業は複雑ではなかったとしても、工数が多いため、「手間がかかるなぁ」と感じていませんか？
今回はこのようなお悩みを解決するAirtableとfreee人事労務のアプリ連携をご紹介します！アプリ連携をすることで事務作業の負担が軽減され、作業効率が向上するかもしれません。少しでも気になったら、ぜひチェックしてみてくださいね！
・従業員管理においてAirtableとfreee人事労務の2つのツールを活用している方
・Airtableとfreee人事労務を使用した新規従業員の入社手続きにまつわる事務作業を少しでも効率化したい方
・Airtableとfreee人事労務を活用するチームの連携を強化したいリーダー
・入力作業などの定型業務に対して自動化の導入を検討している企業
今回の連携により、Airtableに新しく登録した従業員データが、freee人事労務に自動で登録されるようになります。これにより、ヒューマンエラーによる転記ミスが最小限に抑えられる可能性があります。
また、Airtableに従業員データを登録した後、再びfreee人事労務にも登録するという二度手間の解消にもなるため、事務作業の負担軽減となることが期待できるでしょう。
複数名の新入社員がいる場合、このようなメリットは大変有益ではないでしょうか。
Airtableに登録さえすればfreee人事労務にもデータが反映されるため、「Airtableだけに従業員情報を登録し、freee人事労務への登録を忘れてしまった！」という事態も抑えられる可能性があります。
結果として、両ツールのデータは常に最新の状態を保ちやすくなり、Airtableとfreee人事労務のどちらのツールの情報が新しいものなのか迷うことが少なくなるはずです。
このメリットは、例えばAirtableを活用して人材管理を行う部署と、freee人事労務を活用して人材管理を行う部署といったように、ツールを使い分けて従業員管理をしている場合に有益です。
Airtableとfreee人事労務を連携することで、Airtableを使用している部署と、freee人事労務を使用している部署との連携がとりやすくなることが期待できます。
例えば、人事部がAirtableを用いて従業員情報を詳細に管理していて、総務部がfreee人事労務を活用し新入社員を把握している場合などが当てはまるでしょう。
人事部から総務部へ、新入社員を登録したその都度連絡をいれる必要もなくなり、スムーズな連携が実現できるのではないでしょか。これにより、後工程がスムーズになる可能性があります。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Airtableとfreee人事労務のマイアプリ連携
・Airtableの起動設定
・freee人事労務へデータを転記する設定
・トリガーボタンをONにして、Airtableとfreee人事労務の連携動作を確認
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
・姓
・名
・姓カナ
・名カナ
・生年月日→YYYY-MM-DD形式
・入社日→YYYY-MM-DD形式
・給与方式
・基本給
・Created Time（作成時間）
Created Time（作成時間）は、フィールドの検索から作成可能です。
クリックしてフィールドに追加し、「作成時間」という名称にしておきましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。クラウドサインと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、freee人事労務と連携したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにfreee人事労務と入力し、freee人事労務のアイコンをクリックします。
2.ログインする
freee人事労務にログインします。
アプリ連携の開始というページに移行します。下へスクロールしましょう。
内容を確認した後、「許可する」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Airtableで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Airtableのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ベースIDとテーブルIDを入力します。
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
6.Created Timeのフィールド名の入力
Airtableに設定したCreated Timeのフィールド名を入力してください。
今回は「作成時間」としているため、画像のように設定しました。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
freee人事労務のアイコンの「従業員の作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
画像のページに移行します。必須項目を埋めていきましょう。
まずは事業所IDの入力です。ボックスをクリックしてください。
画像のように事業所IDが表示されるため、Airtableのデータを追加したいものを選択しましょう。
その他の設定に関してはテンプレートを活用しているため完了しています。
3.テストの実行
画面を下へスクロールし、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
他にfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
今回の連携のNotionバージョンもあります。使いやすいデータ管理ツールと連携して、業務効率を向上させましょう。
2. freee人事労務で従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
新規従業員専用フォルダを自動作成することも可能です。契約書やオンボーディング書類の保管などにいかがでしょうか。
3.freee人事労務の従業員情報が更新されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表も更新する
Google スプレッドシートを活用すれば、データ更新にも対応できます。データ管理を自動化して業務負担を軽減しませんか？
Airtableとfreee人事労務の連携により、新規従業員の登録作業の負担を軽減できるようになるはずです。これにより、オンボーディングなどの後工程への流れがスムーズになることが期待できます。
ほんの少しの手間の解消であっても、定型業務にまつわる自動化は時間の節約につながるのではないでしょうか。
自動化の導入を検討しているのであれば、ノンプログラミングでアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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