作成した議事録をメールで送信する
AIが生成した議事録を<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツール経由で関係者へ自動送信する</span>ことで、社内外の関係者へ確実に情報を届け、会議内容の周知徹底を図ることが可能です！
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「会議が終わるたびに、内容を思い出しながら議事録を作成するのが大変…」
「重要な決定事項やネクストアクションを、もっと早く正確に関係者へ共有したいけれど、作成に時間がかかってしまう…」
このように、Web会議後の議事録作成に関する手間や時間に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Web会議が終了したら、AIが自動で内容を要約し、指定した形式で議事録を作成してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、議事録作成にかけていた時間を他の重要な業務に充てることができるようになります！</span>
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Web会議の内容をAIで自動的に議事録にする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議の内容をAIで自動的に議事録にし、その後の情報共有プロセスまで自動化する具体的な方法を、テンプレートを用いてご紹介します！様々なツールとの連携パターンがあるので、ご自身の業務に合わせて活用できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Web会議の内容をAIが要約し、<span class="mark-yellow">作成された議事録をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや連携の遅延を防ぎます！
AIが生成した議事録を<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツール経由で関係者へ自動送信する</span>ことで、社内外の関係者へ確実に情報を届け、会議内容の周知徹底を図ることが可能です！
AIによって作成された議事録ファイルを<span class="mark-yellow">BoxやMicrosoft SharePointなどの指定したストレージサービスへ自動で格納する</span>ことで、議事録の一元管理と後からの検索・参照を容易にし、ナレッジマネジメントを強化します！
それではここから代表的な例として、Zoomでの会議が終了した際に、AIがその内容を指定の形式で要約し、議事録としてSlackに自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索窓から「Zoom」を入力して、Zoom（OAuth）をクリックします。連携情報の入力画面が表示されます。
Client IDとClient secretは、Zoomのアカウント登録後に、Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。
＞ヘルプ：Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとZoomのマイアプリは登録完了です。
検索結果からアプリ名をクリックします。Googleドキュメントのサインイン画面に移ります。
以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認して「続行」をクリックしましょう。
検索結果からアプリ名をクリックします。Slackのサインイン画面に移ります。
ワークスペースのURLを入力し、『続行』をクリック。YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックし、連携完了です。
Slack公式：ワークスペースの管理
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、定期間隔で終了したZoomミーティングを検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
テストを行うため、Zoomのミーティングを開始して終了させておいてください。
ミーティングの終了までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の項目＋値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックします。
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、終了したミーティングIDから詳細情報を取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
確認ができたらテストボタンをクリックしましょう。成功すると、以下の項目＋値が取得できます。
保存するをクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したレコーディングファイル情報からファイルをダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
設定を確認したら、テストボタンをクリックします。成功すると、ミーティングのレコーディングファイルがダウンロードされます。
保存するボタンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作でダウンロードしたミーティングのレコーディングファイルの音声から自動文字起こしをする設定を行います。
この画面では、以下の項目が事前設定済みです。
設定を確認したら、次へをクリックします。
設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、解析結果が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの5つ目の工程をクリックします。この工程では、文字起こししたデータをAIが要約する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと文字のボリュームによって消費タスクが異なります。今すぐにピンとこない場合は、一度運用を始めた後に適宜なアクションを選んでくださいね。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
埋め込んだら、下へスクロールします。
設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、要約結果が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの6つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したアウトプットをGoogleドキュメントに落とし込んで書類化する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、下へスクロールして進みましょう。
Googleドキュメントで、要約結果を挿入するドキュメントを作成しておきます。以下はサンプルです。
置換機能を使って、書類を作成するため、{{}}の中に要素を入れます。サンプルでは、日付と内容を入れています。
発行書類を格納するフォルダを指定します。
設定が終わったら、次へをクリックします。
前の画面で指定した雛形を読み込んだ結果が表示されます。
項目それぞれに対して、紐づける引用コードを選択します。
引用コードはプルダウンメニューの中から選んでください。
埋め込みができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、書類が発行されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの7つ目の工程をクリックします。この工程では、前の工程で作成した議事録PDFをSlackの指定したチャンネルに投稿する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
設定の確認ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、Slackのチャンネルに書類とメッセージが投稿されます。
保存するをクリックしましょう。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
会議や音声データを文字起こしして議事録を自動作成するテンプレートは他にもいくつかあります。
以下のテンプレートもぜひ試してみてくださいね。
Web会議後の議事録作成をAIで自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしや要約、フォーマットへの整形といった煩雑な作業から解放され、議事録の作成時間を大幅に短縮できます。</span>
さらに、会議後すぐに正確な情報が関係者に共有されるため、認識齟齬を防ぎ、プロジェクトの円滑な進行や迅速な意思決定にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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