・
チームで仕事をしている以上、ミーティングはとても重要と言えるでしょう。業務における変更点やすり合わせ、結果報告などの共有事項を把握する大切な場ですよね。
しかし、他の業務が重なってしまいミーティングに参加できなかったり、中抜けをしなければならないことはありませんか？
今回はこのようなお悩みポイントに着目し、Notionで管理や編集をしている議事録が新たに追加されたら自動で要約し、Talknoteに通知するというフローを自動化するアプリ連携について紹介していきます！
1.Notionの議事録をTalknoteに自動通知できる！
Notionに登録された議事録をAIが自動で要約し、その内容をTalknoteに通知できるようになります！
これによりNotionを開いて確認する手間が省け、重要な部分のみ要約してTalknoteに通知することも可能です。
2.外出先でも素早く把握可能！
Talknoteはシンプルな使い心地が魅力であり、また、スマホでも手軽に通知の確認が可能です。そのため、外出先でも使用しやすいというメリットが存在します。
このようなメリットは外回りが多い営業部などにとって、とても価値のあるものではないでしょうか。
今回のようにNotionの議事録を要約しTalknoteに自動で通知できるようになれば、外回り中でも、重要な共有事項の把握が素早く可能になり、変更点にも気づきやすくなるはずです。
[Yoomとは]
NotionとTalknoteの連携フローの作り方
今回は「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してTalknoteに通知する」という業務フローを自動化する、フローボットの作成手順を、画像付きで詳しく解説していきます。
今回のフローボットの作成手順は5段階です。
はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合は以下の画面が表示されるので、OKをクリックしてくださいね！
これから、NotionとTalknoteをYoomで連携するにあたり、あらかじめNotionのページを用意しておきましょう。
今回は議事録のため、以下のように作成しました。
Notionの準備が完了したら次へ進みます。
マイアプリ連携
次はNotionとTalknoteをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
↓
画面左側にメニューが表示されているので、「マイアプリ」をクリックしましょう。
右上に「新規作成」というボタンがあるのでクリックし、検索窓に「Notion」と入力しましょう。
上記のような画面に移行したら「ページを選択する」を押します。
Talknoteと連携するページを選択しましょう。
その後、「アクセスを許可する」をクリックすると、NotionとYoomの連携は完了です。
次はTalknoteとYoomの連携を行います。
先ほどと同じように「Talknote」と検索をしましょう。
クライアントIDとクライアントシークレットを設定します。
TalknoteのAPIページに発行方法が詳しく書かれているので、ぜひご覧ください。
上記の画面にクライアントIDとクライアントシークレットが入力できたら、右下の追加を押し、TalknoteとYoomのマイアプリ連携も完了となります！
以上でNotionとTalknoteの2つのアプリがYoomと連携されました。
次はフローボットの中身を設定していきましょう！
Notionのトリガー設定
画面左側のメニューよりマイプロジェクトを選択します。
フローボットテンプレートが表示されるので、先ほどコピーした「【コピー】Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してTalknoteに通知する」を選択してください。
その後、右上の「編集する」を押しましょう。
↓
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を押します。
テンプレートを利用すると、タイトルやトリガーアクションなどの必要項目の設定は完了しています。
連携するアカウント情報が正しいか確認をしたら、そのまま次へ進みましょう。
↓
NotionのデータソースIDを入力するページに移行します。
トリガーの起動間隔（起動条件となるアクションの何分後にフローボットを起動させるか）を設定しましょう。
データベースIDはNotionのURLからコピーし、上記のボックス内にペーストをしてください。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』からも対象とするID情報を選択できます。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
Notionの設定
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」を押します。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
データベースIDは、以下の画像のように『候補』から情報を選択できます。
トリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを入力し次へ進みましょう。
次のページが表示されたら、画像のように『取得した値』から【ID】を設定してください。
このように前ステップで取得した値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
要約する
次は「要約する」をクリックしましょう。
ここでは、要約対象のテキストや文字数を設定します。
以下の画像は『取得した値』から本文の情報を引用したものです。
すでに数字や条件が設定されていますが、希望がある場合は編集し、テストボタンを押しましょう。
青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
Talknoteの設定
Talknoteのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」を押します。
連携するアカウント情報をチェックし、問題が無ければ次へクリックしてください。↓
スレッドIDの設定をします。
ボックス内をクリックするとTalknoteのスレッドが一覧表示されるようになっているので、Notionと連携したいスレッドIDをクリックするだけです。
画面を下にスクロールすると、メッセージ内容を入力するボックスがあります。
クリックすると「要約結果」という項目が表示されるので、選択します。
後は、記号を活用し見やすくしましょう。
一言付け加えることによりメッセージ性が増し、確認しやすくなるのでおすすめです。
ここまで設定ができたらテストボタンを押しましょう。青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
忘れずに保存を押してくださいね。↓
フローボットの作成が完了すると、上記のように表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
ONにしておくことで、Notionに議事録が追加されるとTalknoteに通知が送信されるようになります。
以上でNotionとTalknoteを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したテンプレートは以下のものなので、気になる方はチェックしてみてくださいね。
その他のNotionとTalknoteを使った自動化の例
他にもNotionとTalknoteを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でTalknoteに通知する
Talknoteにはタスク管理機能が備わっているため、Notionで作成したタスクを通知することで、業務効率の向上が期待できます。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報共有をしている方
・タスク管理をNotionで行っているチーム
・Notionで情報を一元管理しているプロジェクトリーダー
2.業務連絡でTalknoteを使用している方
・顧客からの問い合わせでTalknoteを使用しているカスタマーサポートの担当者
・プロジェクト内のコミュニケーションツールとしてTalknoteを使用しているメンバー
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理をNotionで行っている場合、情報共有のために都度メンバーへ通知をするのは手間です。
また、手動による通知作業は共有漏れや宛先誤りといったヒューマンエラー発生のリスクがあるため、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Talknoteへの通知を自動化し本日期限のタスクを一括で共有することができます。
通知作業が自動化されることでヒューマンエラーの発生を防止することができ、作業効率を向上させることが可能です。
各メンバーにおいてもタスク確認のためにNotionを確認する手間も省けるため、チーム全体の生産性を上げることができます。
■注意事項
・Notion、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Notionで顧客からの問い合わせページが作成されたらTalknoteに通知する
手元のスマホに通知が来ることにより、どんな時でも問い合わせを確認しやすくなります。
3.NotionDBに従業員からの休暇申請が作成されたらTalknoteに通知する
休暇申請をNotionで行ってる場合、このフローボットを作成することで、Talknoteに通知が来るようになります。従業員の申請を見落とさないためにも活用してみませんか？
■概要
NotionDBに従業員からの休暇申請が作成されたらTalknote通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内業務でNotionを使用している方
・従業員情報を管理している人事担当者
・Notionで休暇申請を管理している企業
2.Talknoteを使用している企業
・社内の連絡手段としてTalknoteを使っている方
・Talknoteで休暇申請の通知をスピーディーに受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionで従業員の休暇情報を管理している場合、都度Notionを確認する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、NotionDBで休暇申請が作成されたらTalknoteに通知を出すことができます。
Talknoteを社内の連絡手段として利用している場合、休暇申請の情報をスピーディーに確認できるようになるため、都度Notionを確認する必要がなくなります。
このテンプレートの後にカレンダーアプリと連携することで、休暇情報を従業員と効率的に共有することも可能です。
■注意事項
・Notion、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回のフローボットは、大事なミーティングの議事録の見落としを防ぐためにも大変有効です。
また、Talknoteは外出先でも手軽に使用できるツールのため、議事録の内容を素早く把握したい場合にも便利でしょう。
Yoomには他にも多くのフローボットテンプレートが用意されているため、この機会にぜひご覧ください。
