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チームで仕事をしている以上、ミーティングはとても重要と言えるでしょう。業務における変更点やすり合わせ、結果報告などの共有事項を把握する大切な場ですよね。
しかし、他の業務が重なってしまいミーティングに参加できなかったり、中抜けをしなければならないことはありませんか？
今回はこのようなお悩みポイントに着目し、Notionで管理や編集をしている議事録が新たに追加されたら自動で要約し、Talknoteに通知するというフローを自動化するアプリ連携について紹介していきます！
Notionに登録された議事録をAIが自動で要約し、その内容をTalknoteに通知できるようになります！
これによりNotionを開いて確認する手間が省け、重要な部分のみ要約してTalknoteに通知することも可能です。
Talknoteはシンプルな使い心地が魅力であり、また、スマホでも手軽に通知の確認が可能です。そのため、外出先でも使用しやすいというメリットが存在します。
このようなメリットは外回りが多い営業部などにとって、とても価値のあるものではないでしょうか。
今回のようにNotionの議事録を要約しTalknoteに自動で通知できるようになれば、外回り中でも、重要な共有事項の把握が素早く可能になり、変更点にも気づきやすくなるはずです。
[Yoomとは]
今回は「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してTalknoteに通知する」という業務フローを自動化する、フローボットの作成手順を、画像付きで詳しく解説していきます。
今回のフローボットの作成手順は4段階です。
はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
これから、NotionとTalknoteをYoomで連携するにあたり、あらかじめNotionのページを用意しておきましょう。
今回は議事録のため、以下のように作成しました。
Notionの準備が完了したら次へ進みます。
テンプレートのコピーが完了した表示がされたら、「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はNotionとTalknoteをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
↓
画面左側にメニューが表示されているので、「マイアプリ」をクリックしましょう。
右上に「新規作成」というボタンがあるのでクリックし、検索窓に「Notion」と入力しましょう。
上記のような画面に移行したら「ページを選択する」を押します。
Talknoteと連携するページを選択しましょう。
その後、「アクセスを許可する」をクリックすると、NotionとYoomの連携は完了です。
次はTalknoteとYoomの連携を行います。
先ほどと同じように「Talknote」と検索をしましょう。
クライアントIDとクライアントシークレットを設定します。
TalknoteのAPIページに発行方法が詳しく書かれているので、ぜひご覧ください。
上記の画面にクライアントIDとクライアントシークレットが入力できたら、右下の追加を押し、TalknoteとYoomのマイアプリ連携も完了となります！
以上でNotionとTalknoteの2つのアプリがYoomと連携されました。
次はフローボットの中身を設定していきましょう！
画面左側のメニューよりマイプロジェクトを選択します。
フローボットテンプレートが表示されるので、先ほどコピーした「【コピー】Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してTalknoteに通知する」を選択してください。
その後、右上の「編集する」を押しましょう。
↓
Notionのアイコンの「議事録が登録されたら」を押します。
テンプレートを利用すると、タイトルやトリガーアクションなどの必要項目の設定は完了しています。
そのため、連携するアカウント情報が正しいか確認をしたら、そのまま次へ進みましょう。
↓
NotionのデータベースIDを入力するページに移行します。
データベースIDはNotionのURLからコピーし、上記のボックス内にペーストをしてください。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
Notionのアイコンの「オブジェクトIDを用いて、議事録を含むプロパティ情報を取得する」を押します。
この設定に関しても必要項目は入力されているので、再びデータベースIDを入力し次へ進みましょう。
次のページが表示されたら、画像のように設定をしてください。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
次は要約する内容について設定を行います。
AIと書かれた「要約する」をクリックしましょう。そして次へを押します。
テンプレートを使用しフローボットを作成しているため、このまま完了することが可能です。
文字数などに希望がある場合は編集し、テストボタンを押しましょう。
青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
Talknoteのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」を押します。
連携するアカウント情報をチェックし、問題が無ければ次へクリックしてください。
スレッドIDの設定をします。
ボックス内をクリックするとTalknoteのスレッドが一覧表示されるようになっているので、Notionと連携したいスレッドIDをクリックするだけです。
↓
画面を下にスクロールすると、メッセージ内容を入力するボックスがあります。
クリックし、表示された一覧から画像の赤枠にある「要約する」を押しましょう。
↓
「要約する」をクリックすると「要約結果」という項目が表示されるので、選択します。
選択するとボックス内に追加されます。
これにより、Notionに議事録が追加されると、要約結果が自動で入力されるようになります！
後は、記号を活用し見やすくしましょう。
一言付け加えることによりメッセージ性が増し、確認しやすくなるのでおすすめです。
ここまで設定ができたらテストボタンを押しましょう。青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
忘れずに保存を押してくださいね。
↓
フローボットの作成が完了すると、上記のように表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
ONにしておくことで、Notionに議事録が追加されるとTalknoteに通知が送信されるようになります。
以上でNotionとTalknoteを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したテンプレートは以下のものなので、気になる方はチェックしてみてくださいね。
他にもNotionとTalknoteを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でTalknoteに通知する
Talknoteにはタスク管理機能が備わっているため、Notionで作成したタスクを通知することで、業務効率の向上が期待できます。
2.Notionで顧客からの問い合わせページが作成されたらTalknoteに通知する
手元のスマホに通知が来ることにより、どんな時でも問い合わせを確認しやすくなります。
3.NotionDBに従業員からの休暇申請が作成されたらTalknoteに通知する
休暇申請をNotionで行ってる場合、このフローボットを作成することで、Talknoteに通知が来るようになります。従業員の申請を見落とさないためにも活用してみませんか？
今回のフローボットは、大事なミーティングの議事録の見落としを防ぐためにも大変有効です。
また、Talknoteは外出先でも手軽に使用できるツールのため、議事録の内容を素早く把握したい場合にも便利でしょう。
Yoomには他にも多くのフローボットテンプレートが用意されているため、この機会にぜひご覧ください。
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