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■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
「Dropboxにアップロードした画像を、毎回手動でNotionに転記する作業にうんざり…」
「OCRソフトを使っても、結局手作業での修正が必要で時間がかかる…」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンの方、必見です！
今回は、自動でDropboxにアップロードされた画像をOCRで読み取り、Notionに追加する方法をご紹介します。
通常、この様な連携にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば誰でも簡単に実現できます。
この連携を使えば、画像転記作業から解放され、よりクリエイティブな業務に集中できるでしょう。
DropboxとNotionの連携方法から、実際の画像読み取り、Notionへのデータ追加まで、具体的な手順をわかりやすく解説しているので、
ぜひ、読み進めてみてください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使ってDropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Dropboxで画像がアップロードされたことをDropboxのAPIを利用して受け取り、分岐など必要な処理を行ったうえでNotionのAPIを用いて、Notionに追加することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
DropboxとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
次の画面が表示されたら、認証コードを入力し「続行」をクリックしてください。
連携する前に、Notionにてレコードを追加するテーブルを作成しましょう！
今回は、以下画像のようなNotionのテーブルを作成しました。
3.続いてNotionをマイアプリ登録します。
Dropboxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionを選択します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
次の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしてください。
次の画面が表示されたら、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
マイアプリにDropboxとNotionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「画像がアップロードされたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomのプランは、こちらを参照してください。
4.「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
説明に従って設定を行い、Dropboxに画像をアップロードしたあとに「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
※OCR機能は、チームプラン・サクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン・ミニプランではエラーが発生するのでご注意ください。なお、有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は制限対象のアプリやAI機能も利用できます。
2.「ファイルの添付方法」は、読み取りたい画像を選択します。入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
テンプレートとは別に読み取りたい項目がある場合は、「抽出したい項目」に入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
2.「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※項目は、前の画面で選択したデータベースIDによって異なります。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
設定が成功すると、以下画像のように、Notionにて作成したテーブルにレコードが追加されます。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
このフローでは、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、自動でNotionに追加することが可能です。この自動化によって、今まで手作業で行っていたファイル管理がスムーズになり、時間と労力を削減して作業効率を向上できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxを起点にして、その他のアプリ連携でも同じようにレコード追加することができるんです！
これらの例を紹介するので、Notion以外のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！
まずは「データベースを操作する」をkintoneに変更したときの設定です。今回の連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録からステップ5「アプリと連携する」までは同じステップになるので、そのあとの「データベースを操作する」の設定を説明していきます。
1.「アプリと連携する」までの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
2.表示された画面で必須項目を入力し、実行アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「アプリID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
3.「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
テンプレート最後の「アプリと連携する」をSlackに変更したときの設定です。今回の連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
このフローでは、Dropboxに画像をアップロードするとYoomが自動でOCR処理を行い、抽出したテキストをNotionに追加することができます。さらに、Slackでチームに通知することで情報の共有がスムーズに行えます。この自動化により、手作業の手間を減らして業務効率を向上できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録からステップ6「データベースを操作する」までは同じステップになるので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。
1.「データベースを操作する」までの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
その他にもYoomにはDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納するフローです。このフローでは、承認済みの書類をDropboxへ自動で格納することができるため、手動によるアップロード作業が不要になります。
フォームからファイルを送信することで承認依頼を自動送信することができ、必要な担当者に即座に承認依頼が送られるため、承認プロセスのスムーズな進行に繋がります。
■概要
フォームで受け取ったファイルの管理は手間がかかりませんか？担当者への承認依頼や、ファイルサーバーへの格納など、手作業で行うと確認漏れや格納ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが送信されると、承認依頼の送信から承認後のDropboxへの格納までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
2.Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、DropBoxに保存する
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、DropBoxに保存するフローです。このフローでは、手作業による圧縮と保存の手間を省くことができます。これにより、業務の効率化が図れ、貴重な作業時間を他の重要な業務に割り当てることができるでしょう。
また、圧縮された画像を一元管理することで、ファイルの見つけやすさが向上し、無駄な時間の削減が期待できます。
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することにより、業務の効率化に繋がります。
また、自動でDropboxにアップロードされるため、ファイルの一元管理が可能となり、必要な書類を探しやすくなるでしょう。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する方法をご紹介しました。
DropboxとNotionを連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。画像転記作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、DropboxとNotionの連携を試してみてくださいね。
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