Dropboxの画像をOCRを活用してNotionに自動追加！手作業での転記作業から解放

ステップ1：DropboxとNotionをマイアプリ連携

DropboxとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Dropbox」と入力し、検索結果からDropboxを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。

次の画面が表示されたら、認証コードを入力し「続行」をクリックしてください。

連携する前に、Notionにてレコードを追加するテーブルを作成しましょう！
今回は、以下画像のようなNotionのテーブルを作成しました。

3.続いてNotionをマイアプリ登録します。
Dropboxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionを選択します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

次の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックしてください。

次の画面が表示されたら、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

マイアプリにDropboxとNotionが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Dropboxのトリガー設定

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「画像がアップロードされたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomのプランは、こちらを参照してください。

4.「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

説明に従って設定を行い、Dropboxに画像をアップロードしたあとに「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Dropboxのアクション設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「フォルダのパス」「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：AI OCRの設定

1.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

※OCR機能は、チームプラン・サクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン・ミニプランではエラーが発生するのでご注意ください。なお、有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は制限対象のアプリやAI機能も利用できます。
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2.「ファイルの添付方法」は、読み取りたい画像を選択します。入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
テンプレートとは別に読み取りたい項目がある場合は、「抽出したい項目」に入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Notionの設定

1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

2.「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※項目は、前の画面で選択したデータベースIDによって異なります。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

設定が成功すると、以下画像のように、Notionにて作成したテーブルにレコードが追加されます。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

Dropboxを起点にして、その他のアプリ連携でも同じようにレコード追加することができるんです！
これらの例を紹介するので、Notion以外のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！

Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、kintoneに追加する方法

まずは「データベースを操作する」をkintoneに変更したときの設定です。今回の連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録からステップ5「アプリと連携する」までは同じステップになるので、そのあとの「データベースを操作する」の設定を説明していきます。

1.「アプリと連携する」までの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。

2.表示された画面で必須項目を入力し、実行アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「アプリID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

3.「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加しSlackに通知する方法

テンプレート最後の「アプリと連携する」をSlackに変更したときの設定です。今回の連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録からステップ6「データベースを操作する」までは同じステップになるので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。

1.「データベースを操作する」までの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。

2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

その他のDropboxを使った自動化例

その他にもYoomにはDropboxを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納するフローです。このフローでは、承認済みの書類をDropboxへ自動で格納することができるため、手動によるアップロード作業が不要になります。

フォームからファイルを送信することで承認依頼を自動送信することができ、必要な担当者に即座に承認依頼が送られるため、<span class="mark-yellow">承認プロセスのスムーズな進行に繋がります。</span>

2.Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、DropBoxに保存する
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、DropBoxに保存するフローです。このフローでは、手作業による圧縮と保存の手間を省くことができます。これにより、業務の効率化が図れ、貴重な作業時間を他の重要な業務に割り当てることができるでしょう。

また、圧縮された画像を一元管理することで、<span class="mark-yellow">ファイルの見つけやすさが向上し、無駄な時間の削減が期待できます。</span>

3.Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。このフローを活用することにより、業務の効率化に繋がります。

<span class="mark-yellow">また、自動でDropboxにアップロードされるため、ファイルの一元管理が可能となり、必要な書類を探しやすくなるでしょう。</span>

まとめ

今回は、Dropboxのアップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する方法をご紹介しました。

DropboxとNotionを連携し、テンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。画像転記作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、DropboxとNotionの連携を試してみてくださいね。