チャットツールに文字起こし結果と要約を自動で通知する
会議終了後、文字起こしと要約の結果をSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知します。
会議に参加できなかったメンバーにも迅速に情報共有ができ、議論のポイントをすぐに確認することが可能です。<span class="mark-yellow">共有漏れを防ぎ、スムーズなコミュニケーションと意思決定をポートします。</span>
.png)
・
会議後の議事録の作成に、時間がかかっていませんか？
重要な議論の内容を正確に記録し、関係者へ迅速に共有することは、ビジネスを進める上で欠かせません。しかし、録音を聞き返して文字起こしを手作業で行うのは、思った以上に時間と手間がかかるものです。
特に、リモート会議が以前に比べて増え、議事録作成の負担が大きくなっている方も多いのではないでしょうか。
また、文字起こしだけでなく、その内容を要約してポイントを分かりやすくまとめる作業も必要になることがあります。
<span class="mark-yellow">本記事では、会議が終了したら、文字起こしと要約をして指定先に保存する方法をご紹介します！</span>
Google Meetなどのオンライン会議が終了すると、音声ファイルが自動で取得され、文字起こしと要約が実行されます。その内容は、指定したクラウドストレージやチャットツール、データベースへ自動で保存・共有される仕組みです。
本記事では、こうした自動化をプログラミングなしで実現する手順を詳しく解説しています。
Yoomには会議の音声文字起こしとGoogle Meetなどのコミュニケーションツールや各種ストレージ/チャット/DBサービスを連携するためのテンプレートが用意されています。
説明を読む前に、まずは実際に動かしてみたい！という方は、以下のバナーをクリックしてテンプレートを選択し、すぐに自動化を体験してみましょう。
プログラミングの知識がなくても、会議終了をきっかけに、文字起こしと要約を自動で行い様々なツールに連携できます。実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか。
会議の録画データを探したり、手作業で文字起こしや要約を作成したりする手間をなくし、重要な情報を素早く共有するためのヒントが見つかるはずです。
Google Meetの会議が終了すると、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、結果をDropboxやBoxなどのクラウドストレージに保存します。
これにより、議事録ファイルを探す手間がなくなり、チームメンバーはいつでも指定のフォルダから最新の会議内容を確認できるようになるため、<span class="mark-yellow">ファイルの整理や共有の手間が省け、情報へのアクセス性が向上します。</span>
会議終了後、文字起こしと要約の結果をSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知します。
会議に参加できなかったメンバーにも迅速に情報共有ができ、議論のポイントをすぐに確認することが可能です。<span class="mark-yellow">共有漏れを防ぎ、スムーズなコミュニケーションと意思決定をポートします。</span>
kintoneやZendeskといったデータベースやCRMツールに、会議の文字起こしと要約結果を自動で記録します。
<span class="mark-yellow">情報を一元管理することで、後から参照しやすくなるのが魅力です。</span>また、顧客との打ち合わせ記録やプロジェクトの議事録などを関連情報と紐付けて管理するのに便利です。
ここでは、例として<span class="mark-yellow">「Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてDropboxに保存する」自動化フロー</span>の設定方法をご紹介します。
このフローを使えば、会議が終わると自動的に文字起こしと要約が実行され、指定のDropboxフォルダにテキストファイルが保存されるようになります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、マイアプリの登録から始めましょう。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
まずは、「新規接続」をクリック後、アプリ一覧からGoogle Meetを検索してください。
以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択します。
アカウントを選択したら、パスワードを入力してください。
以下画面が出てきたら、アクセス情報を全てチェックです。
その後、右下の「続行」をクリックしてください。
以上でGoogle Meetのマイアプリ登録完了です！
アプリ一覧からDropboxを検索します。
以下の画面が出てきたら、Drop boxのメールアドレスを入力して続行します。
Drop boxに登録していない方はまず登録するのがおすすめです。
次にパスワードを入力して 、ログインしてください。
以上で「Dropbox」のマイアプリ登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「会議が終了したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
次にAPI接続設定です。プルダウンからトリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
設定ができたら、仮の会議を終了させてからテストを行ってください。テストが成功すると、下記のように会議の情報が取得できます。
取得した値を使用して、この後のフローボットを完成させていくので、取得した値を確認しておきましょう！
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
次に「待機する」をクリックしてください。
続いて、実行時間の設定です。
Google Driveに録画が反映されるまで時間がかかるため、大体会議時間と同じくらいの時間を指定しておくのがおすすめです。
今回は60分で設定しました。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「レコーディング情報を取得」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
API接続設定です。会議IDは、取得した値から選択してください。
テストを実行し、成功すれば「テスト成功」の画面が表示されます。
本来は値が取得できたら、取得した値の横に表示されます。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、ファイルIDを候補から選択します。
設定ができたらテストを行いましょう。
テストが成功すると、成功を示す画面が表示されるので「保存する」をクリックしてここまでの設定は終了です。
次は「音声データを文字起こしする」をクリックです。
以下画面を確認して次に進んで下さい。アクションはタスクや時間に応じて変更しておきましょう。
ファイルの添付方法などの詳細を設定しましょう。
言語を選択します。今回は「日本語」を選択しました。
設定後、テストを行い下記のように成功したら、「保存する」をクリックしてください。
「要約する」をクリックしてください。
以下の画面を確認後、次に進みます。アクションは文字数などに応じて変更しましょう。
続いて、詳細設定です。要約対象を取得した値から選択してください。
文字数を設定します。
要約の条件は設定例を参考に入力してください。箇条書きのほかに項目の指定など、後から見てわかりやすいようにするのがコツです。
設定ができたら、テストを行いましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして次に進んで下さい
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは書類の連携です。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。
ドキュメントIDは、候補から指定したいGoogle ドキュメントを選びましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダID必須も、候補から選択してください。
出力ファイル名は、出力するファイル名です。
「開始日時」は、取得した値から選択してください。今回は「MTG記録：開始日時」に設定しました。
続いて、置換条件の設定です。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をお願いします。今回はこの書類のイメージです。
置換後の文字列は、要約結果を取得した値から選択しましょう。
テストを行ってください。
ダウンロードをして、ファイルを確認してみましょう。
先程の書類の「要約結果」に反映されていれば、OKです！
「保存する」をクリックして進みましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
One driveのフォルダからフォルダパスを取得して、入力してください。
取得した値から、発行した書類を選択してください。
ファイルの添付方法は、以下のように設定しましょう。
テストを行いましょう。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
DropboxにPDFが保存されているか確認しましょう。
中身も確認して、文字起こしの内容が確認できればOKです！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Yoomでは、今回ご紹介した会議の文字起こし・要約以外にも、Google Meetや文字起こし技術を活用した様々な業務自動化を実現できます。
ここでは、関連するテンプレートの一部をご紹介します。
Google Meetの録画や会議終了のタイミングを活用して、議事録の自動作成やSlack・Notionなどへの共有が可能になります。
手動での議事録作成やURL共有の手間を省けるので、業務のスピードアップと情報共有の精度向上に役立ちます。
ZoomやDropboxにアップロードされた音声・動画データをもとに、文字起こしや要約、翻訳まで自動で処理できます。
記録作業にかかる時間を削減しつつ、必要な情報をチームに即時共有できる点が大きな魅力です。
今回は、Google Meetの会議終了をトリガーに、音声の文字起こしと要約を自動で行い、結果を各種ツールに保存・共有する方法についてご紹介しました。
会議のたびに発生していた議事録作成の手間や、情報共有のタイムラグといった課題は、自動化によって改善が期待できます。
Yoomでは、プログラミングの知識がなくても、この記事で紹介した自動化の仕組みは、手順通りに進めれば誰でもすぐに始められます。Google Meetだけでなく、様々なオンライン会議ツールや、Dropbox、Slack、kintoneといった多くのビジネスツールとの連携が可能です。
<span class="mark-yellow">テンプレートを活用すれば、数クリックで設定を開始できるため、すぐに効果を実感いただけるでしょう。</span>
日々の繰り返し作業に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けていないと感じている方は、ぜひこの機会にYoomによる業務自動化を試してみてはいかがでしょうか。
まずは無料プランから、その利便性を体験してみてください！
.png)
.png)
.webp)
.webp)