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DeepLは、多言語コミュニケーションを楽にするツールです。 英語はもちろん、他の言語もスムーズに翻訳できるから、海外の情報収集ややりとりが楽になりますよね？
でも、実際に仕事で使うとなると、手間がかかることもあります…
例えば、海外のクライアント向けに見積書を作成する場合、日本語で見積もりを作成し、それを翻訳し、さらにフォーマットに落とし込んで送付する……と、意外とやることが多いですよね。
そこで、DeepLとYoomを連携させることで、フォームに入力された見積もりをDeepLで自動翻訳して、そのまま見積書を発行＆送付が可能です！
本記事では、DeepLで多言語翻訳し、見積書を発行するメリットや、設定方法について解説します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外企業向けの見積書の作成を担当している方
・日本語から外国語への翻訳作業を効率化したい方
・手動で行っている見積書の作成や送付の作業を自動化したい方
■注意事項
・DeepLとYoomを連携してください。
DeepLで見積書を多言語翻訳する連携パターン
DeepLで見積もりを翻訳・見積書を発行した後に各種サービスに通知や格納が可能です。
この自動化により、手作業での翻訳や翻訳後のデータ追加の手間が省け、作業負担を大幅に短縮できます。
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳・見積書を発行しメールで送付する
Yoomのフォームで回答を受信したら起動するトリガー機能を使用し、書類を発行したのち、DeepLのAPIを用いて翻訳したファイルをメールで送信することで実現が可能です。
これにより、見積書の確認漏れ防止につながります。
■概要
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外企業向けの見積書の作成を担当している方
・日本語から外国語への翻訳作業を効率化したい方
・手動で行っている見積書の作成や送付の作業を自動化したい方
■注意事項
・DeepLとYoomを連携してください。
フォームに回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳・見積書を発行・送付しストレージサービスに保存する
フォームで受け取った見積りをDeepLで翻訳・見積書を発行した後、見積書の保存を自動化するテンプレートです。
書類の格納までを自動化できるので、書類の紛失防止にも便利です！
■概要
フォームに回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付してBoxに保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語の見積書の作成作業を効率化したい方
・見積書の管理をBoxで行っている方
・DeepLによる外国語への翻訳作業を効率化し翻訳内容に統一性を持たせたい方
■注意事項
・DeepL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してデータベースに追加する
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
データベースに翻訳後の見積書のデータを追加できるため、手作業での手間が省けます。
■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方
■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
DeepLで見積書を多言語翻訳し、送信するフローを作ってみよう！
それではここから代表的な例として、フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外企業向けの見積書の作成を担当している方
・日本語から外国語への翻訳作業を効率化したい方
・手動で行っている見積書の作成や送付の作業を自動化したい方
■注意事項
・DeepLとYoomを連携してください。
ステップ1:DeepLとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はDeepLを検索して、登録していきます。
DeepLのマイアプリ登録
では、DeepLをマイアプリ登録していきましょう！入力欄にDeepLと入力するとDeepLのアイコンが表示されるので、DeepL APIというアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、API Key、ドメインを記入してください。
API Keyについては、こちらの記事を参考にしてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にDeepLとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
ここからは「フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する」のフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外企業向けの見積書の作成を担当している方
・日本語から外国語への翻訳作業を効率化したい方
・手動で行っている見積書の作成や送付の作業を自動化したい方
■注意事項
・DeepLとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:フォームで回答が来たら起動するトリガーの設定
1.まず、一番上の「PDF送信フォーム」のアイコンをクリックします。
2.見積りフォームは元から設定されています。
デフォルトでは、会社名や郵便番号など、基本的な情報が送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
特に変更する必要がなければ、何もせずそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用する会社名などを設定しておきましょう。
設定が終わったら「保存する」をクリックしましょう。
なお、プレビューページをクリックすると以下の画像のようにフォームのプレビューが表示されます。
完了ページをクリックすると以下の画像のように送信後のプレビューが表示されます。
ステップ4:DeepLで翻訳する
次に「テキストを翻訳」のアイコンをクリックします。
5.DeepLと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「テキストを翻訳」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
6.翻訳するテキストを設定します。
以下の画像のように、入力欄→見積もりフォームの順番にクリックすると、フォームで回答された内容を引用できます。
翻訳先の言語は必須項目なので、必ず設定してください。設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:書類を発行する
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
8.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
9.雛形書類の連携と発行書類を設定します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
出力ファイル名は見積りフォームの情報から引用できるので、ファイル名を設定するときに活用してくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
10.置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
11.各項目を設定していきます。入力欄をクリックして、「見積りフォーム」の欄から置換後の文字列を設定してください。
12.以下の画像のように設定すると、フォームから取得した情報をそのまま見積書に引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:メールを送る設定
1.最後に「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2.メールの設定を行います。
タイトルはわかりやすいよう自由に設定してくださいね。
3.メールの内容を設定していきます。
Toは入力欄をクリック → 赤枠を選択すると、見積りフォームで取得した情報が表示されるので、活用してください。
件名と本文を設定します。
件名や本文にも入力欄をクリックすると見積りフォームからの情報を引用できるので、適宜活用してくださいね。
添付ファイルはプルダウンから「発行した書類」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックすると、先ほど入力したメールの内容が表示されます。
問題がなければ「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する】というフローが完成しました。
ステップ7:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
こちらがフォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローでした。
書類発行機能を使ったその他の自動化例
Googleフォームの回答内容やGoogle スプレッドシートの内容を基に、書類を発行し、保存したり、通知したりできます。
他にも、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際に、書類を発行することも可能です。
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、Yoomを活用した業務ワークフローです。
Airtableに新しいレコードが追加されると、自動的に必要な書類をPDF形式で一括作成し、Gmailを通じて指定の宛先に送信します。
これにより、データ管理から文書作成、メール送信までの一連の作業がスムーズに自動化され、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用しており、手動での書類作成に時間がかかっている方
・複数の書類をPDF形式で一括作成し、効率的に管理したいビジネスパーソン
・Gmailを活用して自動的に作成書類のメール送信を行いたい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者
・書類作成やメール送信のプロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方
■注意事項
・Airtable、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信することが可能です。この自動化によって、日常の業務フローをスムーズに運用するためのサポートが実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
• Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーの登録時に自動で契約書を作成・送信したいIT担当者の方
• 契約書の作成や送信に時間を取られ、業務効率化を図りたい経営者やマネージャーの方
• Outlookを利用しており、Google Workspaceとの連携を強化したい方
• API連携や自動化ツールに興味があり、Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方
• 契約書の正確性を高め、ヒューマンエラーを減少させたい人事・法務担当者の方
• 日常業務の標準化を目指し、新しい担当者への引き継ぎを簡素化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行するフローです。
■注意事項
・HubSpotとGoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
DeepLとYoomを連携することで、フォームで入力された見積もり内容をDeepLが自動翻訳し、そのまま見積書を発行・送付できるようになりました！
これで、海外企業向けの見積書作成もスムーズになるでしょう！
「毎回同じような見積書を作っているけど、手作業が多くて時間がかかる…」「フォーマットを揃えるのが面倒…」そんなお悩み、Yoomなら解決できるかもしれません。
Yoomなら、プログラミングの知識がなくても、あらかじめ用意されたテンプレートを使えば設定が簡単に完了します。
Yoomを活用して、業務の自動化にチャレンジしてみませんか？
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