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DeepLは、多言語コミュニケーションを楽にするツールです。 英語はもちろん、他の言語もスムーズに翻訳できるから、海外の情報収集ややりとりが楽になりますよね？
でも、実際に仕事で使うとなると、手間がかかることもあります…
例えば、海外のクライアント向けに見積書を作成する場合、日本語で見積もりを作成し、それを翻訳し、さらにフォーマットに落とし込んで送付する……と、意外とやることが多いですよね。
そこで、<span class="mark-yellow">DeepLとYoomを連携させることで、フォームに入力された見積もりをDeepLで自動翻訳して、そのまま見積書を発行＆送付が可能です！</span>
本記事では、DeepLで多言語翻訳し、見積書を発行するメリットや、設定方法について解説します。
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する業務フロー</span>自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DeepLで見積もりを翻訳・見積書を発行した後に各種サービスに通知や格納が可能です。
この自動化により、手作業での翻訳や翻訳後のデータ追加の手間が省け、作業負担を大幅に短縮できます。
Yoomのフォームで回答を受信したら起動するトリガー機能を使用し、書類を発行したのち、DeepLのAPIを用いて翻訳したファイルをメールで送信することで実現が可能です。
これにより、見積書の確認漏れ防止につながります。
フォームで受け取った見積りをDeepLで翻訳・見積書を発行した後、見積書の保存を自動化するテンプレートです。
書類の格納までを自動化できるので、書類の紛失防止にも便利です！
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
データベースに翻訳後の見積書のデータを追加できるため、手作業での手間が省けます。
それではここから代表的な例として、フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はDeepLを検索して、登録していきます。
では、DeepLをマイアプリ登録していきましょう！入力欄にDeepLと入力するとDeepLのアイコンが表示されるので、DeepL APIというアイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、API Key、ドメインを記入してください。
API Keyについては、こちらの記事を参考にしてください。
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にDeepLとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
ここからは「フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する」のフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
1.まず、一番上の「PDF送信フォーム」のアイコンをクリックします。
2.見積りフォームは元から設定されています。
デフォルトでは、会社名や郵便番号など、基本的な情報が送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
特に変更する必要がなければ、何もせずそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用する会社名などを設定しておきましょう。
設定が終わったら「保存する」をクリックしましょう。
なお、プレビューページをクリックすると以下の画像のようにフォームのプレビューが表示されます。
完了ページをクリックすると以下の画像のように送信後のプレビューが表示されます。
次に「テキストを翻訳」のアイコンをクリックします。
5.DeepLと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「テキストを翻訳」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
6.翻訳するテキストを設定します。
以下の画像のように、入力欄→見積もりフォームの順番にクリックすると、フォームで回答された内容を引用できます。
翻訳先の言語は必須項目なので、必ず設定してください。設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
8.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
9.雛形書類の連携と発行書類を設定します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
出力ファイル名は見積りフォームの情報から引用できるので、ファイル名を設定するときに活用してくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
10.置換条件の設定を行います。雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。「書類を発行する」の設定方法
11.各項目を設定していきます。入力欄をクリックして、「見積りフォーム」の欄から置換後の文字列を設定してください。
12.以下の画像のように設定すると、フォームから取得した情報をそのまま見積書に引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2.メールの設定を行います。
タイトルはわかりやすいよう自由に設定してくださいね。
3.メールの内容を設定していきます。
Toは入力欄をクリック → 赤枠を選択すると、見積りフォームで取得した情報が表示されるので、活用してください。
件名と本文を設定します。
件名や本文にも入力欄をクリックすると見積りフォームからの情報を引用できるので、適宜活用してくださいね。
添付ファイルはプルダウンから「発行した書類」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックすると、先ほど入力したメールの内容が表示されます。
問題がなければ「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
こちらがフォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローでした。
Googleフォームの回答内容やGoogle スプレッドシートの内容を基に、書類を発行し、保存したり、通知したりできます。
他にも、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際に、書類を発行することも可能です。
DeepLとYoomを連携することで、フォームで入力された見積もり内容をDeepLが自動翻訳し、そのまま見積書を発行・送付できるようになりました！
これで、海外企業向けの見積書作成もスムーズになるでしょう！
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Yoomなら、プログラミングの知識がなくても、あらかじめ用意されたテンプレートを使えば設定が簡単に完了します。
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