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日々の業務で、メールに添付されたファイルを管理するのは意外と手間がかかりがちです。
そこでおすすめなのが、DropboxとHubSpotの連携です。
添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、HubSpotに記録することで、業務の効率化や情報共有がスムーズに進むでしょう。
本記事では、この連携による具体的なメリットと設定方法を紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す方法を説明します。
[Yoomとは]
メールに添付ファイルがあった際に、自動でDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotのコンタクトにメモを追加できます。これにより、一連の動作を自動で行えます。通常、このような自動化を実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)次に、HubSpotの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHubSpotをクリックします。
(5)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにDropboxとHubSpotが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。
(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、トリガー条件を設定することができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、トリガー条件に合うメールを受信用のアドレスに送信し、
「テスト」をクリックします。
「テスト」が完了したら、「保存する」をクリックします。
(1)次にDropboxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、フォルダのパス、ファイル名、ファイルの添付方法を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にHubSpotと連携して、コンタクトにメモを追加します。
「コンタクトにメモを追加」をクリックします。
(2)HubSpotの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「コンタクトにメモを追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンタクトID、メモの本文、日時を入力します。
コンタクトIDの取得方法HubSpotで、CRM(顧客管理)からコンタクトページに移動します。
対象者の名前をクリック後、URLの末尾の数字がコンタクトIDです。
「API接続設定」の入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す」フローボットの完成です。
■概要
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像やPDFデータの管理を任されているか方
・営業アシスタントや部門長
・帳票類を管理している経理担当や総務担当者
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・自動でフローボットが起動する為、定型業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomでは他にもDropboxやHubSpotを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする
HubSpotにコンタクトが追加されると、自動的にDropboxへファイルがアップロードされます。これにより、手間なくHubSpotの情報をDropboxで一元管理できます。
■概要
HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxに格納されている請求書のファイルを自動で連携し、管理したいチーム
・ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、請求書情報を一元管理したいチーム
3.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動で請求書のファイルがHubSpotのコンタクトに連携されるため、迅速にドキュメント整理をすることができます。
・別アプリから顧客情報をHubSpotに移行する際、効率的に移行作業をすることができます。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
このフローを活用することで、自動的にDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理できます。これにより、フォルダを作成する手間を省き、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらMicrosoft Excelで書類を発行する
このフローを導入することで、手作業で書類を作成する手間を省くことができます。これにより、手作業によるミスが減り、書類の正確性が向上するでしょう。また、手間を省くことで時間とコストの削減が期待できます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。特に、顧客のステータスが変わるたびに発生する定型的な書類発行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを招きやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで顧客のステータスが更新されたタイミングをきっかけに、Microsoft Excelの書類発行を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
さらに、DropboxやHubSpotを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
メールに添付されたファイルをメンバー各々でPCや個別のフォルダに保存した場合、必要なときにすぐ見つからない可能性があります。特に、複数の担当者が関与する案件では、特定のファイルを探すために時間がかかることも少なくありません。
Dropboxに統一的にアップロードし、HubSpotのコンタクト情報と紐づけることで、ファイルの所在が明確になります。
例えば、顧客ごとの契約書やプレゼン資料を一括管理することで、誰でも簡単にアクセスでき、チーム間での情報共有もスムーズになるでしょう。
これにより、「あのファイルはどこにあるのか？」というやり取りが減り、スピーディーな業務遂行が可能になるでしょう。
メールの添付ファイルを手動でダウンロードし、関係者へ個別に転送する作業は手間と時間がかかりがちです。特に、ファイルサイズが大きい場合、メール送信の制限に引っかかったり、相手の受信環境によっては開封できないこともあります。
Dropboxを利用することで、ファイルをアップロードするだけでURLを共有でき、HubSpotとの連携によって適切なコンタクトやチームメンバーが簡単にファイルを参照できるようになります。
例えば、営業担当者が受け取った製品仕様書を、カスタマーサポートチームや開発チームとすぐに共有できるため、顧客対応のスピードが向上するでしょう。
また、ファイルのバージョン管理が容易になり、最新の情報を確実に共有できる点も大きなメリットです。
手作業によるファイル管理では、誤ったフォルダに保存したり、添付ファイルのダウンロードを忘れたりするリスクが考えられます。
また、ファイルを保存したつもりでも、名前の付け方がバラバラだったり、どこに保存したか分からなくなる可能性があります。
DropboxとHubSpotの連携をすることで、こうしたミスを防ぐことが期待できます。
例えば、契約書の保存漏れがなくなることで、後々「契約書が見つからない」「どのバージョンが正しいのか分からない」といったトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。さらに、HubSpot上にメモを残すことで、誰がいつ受け取ったファイルなのかが明確になり、管理がしやすくなります。
DropboxとHubSpotを連携させることで、ファイル管理と顧客情報の記録を効率化し、業務の生産性を向上できそうですね！
手作業によるミスを防ぎ、チーム内での情報共有をスムーズにすることで、よりスピーディーで正確な対応が可能になるでしょう。
営業、カスタマーサポート、マーケティング、バックオフィスなど、さまざまな業務に役立つこの仕組みを導入し、よりスマートなワークフローを実現していきましょう！
