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DropboxとHubSpotを連携して、メールの添付ファイルをDropboxにアップロードし、HubSpotのコンタクトにメモを残す方法
日々の業務で、メールに添付されたファイルを管理するのは意外と手間がかかりがちです。
そこでおすすめなのが、DropboxとHubSpotの連携です。
添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、HubSpotに記録することで、業務の効率化や情報共有がスムーズに進むでしょう。
本記事では、この連携による具体的なメリットと設定方法を紹介します。
こんな方におすすめ
- クレームや問い合わせ内容を一元管理し、情報を整理したいカスタマーサポート担当者
- HubSpotの過去のやり取りや添付ファイルをDropboxを使ってすぐに検索できるようにしたい営業担当者
- 業務プロセスを最適化し、ヒューマンエラーを減らしたいプロジェクトマネージャー
それではここからノーコードツールYoomを使って、添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す方法を説明します。
[Yoomとは]
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す方法
メールに添付ファイルがあった際に、自動でDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotのコンタクトにメモを追加できます。これにより、一連の動作を自動で行えます。通常、このような自動化を実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- DropboxとHubSpotをマイアプリ登録
- メールが届いた際の設定をする
- Dropboxと連携し、ファイルをアップロードする
- HubSpotと連携し、コンタクトにメモを追加する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：DropboxとHubSpotをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)次に、HubSpotの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHubSpotをクリックします。
(5)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにDropboxとHubSpotが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：メールが届いた際の設定をする
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
メールトリガーの「メールが届いたら」をクリックします。
(2)「メールトリガーの条件設定」画面から、赤枠に任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、トリガー条件を設定することができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メールトリガーをテスト」画面から、トリガー条件に合うメールを受信用のアドレスに送信し、
「テスト」をクリックします。
「テスト」が完了したら、「保存する」をクリックします。
ステップ3：Dropboxと連携し、ファイルをアップロードする
(1)次にDropboxと連携して、ファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、フォルダのパス、ファイル名、ファイルの添付方法を入力します。
- フォルダパス：赤線を確認の上、直接入力
- ファイル名：アウトプットから選択
- ファイルの添付方法・ファイル：プルダウンから選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：HubSpotと連携し、コンタクトにメモを追加する
(1)次にHubSpotと連携して、コンタクトにメモを追加します。
「コンタクトにメモを追加」をクリックします。
(2)HubSpotの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「コンタクトにメモを追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、コンタクトID、メモの本文、日時を入力します。
コンタクトIDの取得方法HubSpotで、CRM(顧客管理)からコンタクトページに移動します。
対象者の名前をクリック後、URLの末尾の数字がコンタクトIDです。
「API接続設定」の入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す」フローボットの完成です。
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Dropbox・HubSpotを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもDropboxやHubSpotを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする
HubSpotにコンタクトが追加されると、自動的にDropboxへファイルがアップロードされます。これにより、手間なくHubSpotの情報をDropboxで一元管理できます。
■概要HubSpotに新しいコンタクト情報を追加するたびに、関連する資料などを手動でDropboxにアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが追加されたことをきっかけに、Dropboxへ自動で特定のファイルがアップロードされるため、こうした顧客管理に付随する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
2.HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
このフローを活用することで、自動的にDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理できます。これにより、フォルダを作成する手間を省き、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、作成漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報を保管するためのDropboxフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらMicrosoft Excelで書類を発行する
このフローを導入することで、手作業で書類を作成する手間を省くことができます。これにより、手作業によるミスが減り、書類の正確性が向上するでしょう。また、手間を省くことで時間とコストの削減が期待できます。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。特に、顧客のステータスが変わるたびに発生する定型的な書類発行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを招きやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで顧客のステータスが更新されたタイミングをきっかけに、Microsoft Excelの書類発行を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの顧客ステータスに応じた書類発行を手作業で行っている営業やCS担当の方
- Microsoft Excelを使った定型書類の作成を自動化し、発行漏れなどのミスをなくしたい方
- 営業プロセスにおけるノンコア業務を削減し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステータス更新を起点に書類が自動発行されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「会社が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、取得した会社のステータスが特定のものである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を元に書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、書類発行のトリガーとしたいHubSpotの顧客ステータスなどの条件を、お使いの業務フローに合わせて任意に設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、Microsoft Excelの任意のテンプレートファイルを指定し、ファイル内のどの箇所にHubSpotのどの情報を差し込むかを設定できます。
■注意事項
- HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。特に、顧客のステータスが変わるたびに発生する定型的な書類発行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを招きやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで顧客のステータスが更新されたタイミングをきっかけに、Microsoft Excelの書類発行を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの顧客ステータスに応じた書類発行を手作業で行っている営業やCS担当の方
- Microsoft Excelを使った定型書類の作成を自動化し、発行漏れなどのミスをなくしたい方
- 営業プロセスにおけるノンコア業務を削減し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステータス更新を起点に書類が自動発行されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや書類の発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「会社が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、取得した会社のステータスが特定のものである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を元に書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、書類発行のトリガーとしたいHubSpotの顧客ステータスなどの条件を、お使いの業務フローに合わせて任意に設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、Microsoft Excelの任意のテンプレートファイルを指定し、ファイル内のどの箇所にHubSpotのどの情報を差し込むかを設定できます。
■注意事項
- HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
さらに、DropboxやHubSpotを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
DropboxとHubSpotの連携メリットと具体例
メリット1：情報の一元管理
メールに添付されたファイルをメンバー各々でPCや個別のフォルダに保存した場合、必要なときにすぐ見つからない可能性があります。特に、複数の担当者が関与する案件では、特定のファイルを探すために時間がかかることも少なくありません。
Dropboxに統一的にアップロードし、HubSpotのコンタクト情報と紐づけることで、ファイルの所在が明確になります。
例えば、顧客ごとの契約書やプレゼン資料を一括管理することで、誰でも簡単にアクセスでき、チーム間での情報共有もスムーズになるでしょう。
これにより、「あのファイルはどこにあるのか？」というやり取りが減り、スピーディーな業務遂行が可能になるでしょう。
メリット2：ファイル共有の簡便化
メールの添付ファイルを手動でダウンロードし、関係者へ個別に転送する作業は手間と時間がかかりがちです。特に、ファイルサイズが大きい場合、メール送信の制限に引っかかったり、相手の受信環境によっては開封できないこともあります。
Dropboxを利用することで、ファイルをアップロードするだけでURLを共有でき、HubSpotとの連携によって適切なコンタクトやチームメンバーが簡単にファイルを参照できるようになります。
例えば、営業担当者が受け取った製品仕様書を、カスタマーサポートチームや開発チームとすぐに共有できるため、顧客対応のスピードが向上するでしょう。
また、ファイルのバージョン管理が容易になり、最新の情報を確実に共有できる点も大きなメリットです。
メリット3：ヒューマンエラーの削減
手作業によるファイル管理では、誤ったフォルダに保存したり、添付ファイルのダウンロードを忘れたりするリスクが考えられます。
また、ファイルを保存したつもりでも、名前の付け方がバラバラだったり、どこに保存したか分からなくなる可能性があります。
DropboxとHubSpotの連携をすることで、こうしたミスを防ぐことが期待できます。
例えば、契約書の保存漏れがなくなることで、後々「契約書が見つからない」「どのバージョンが正しいのか分からない」といったトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。さらに、HubSpot上にメモを残すことで、誰がいつ受け取ったファイルなのかが明確になり、管理がしやすくなります。
まとめ
DropboxとHubSpotを連携させることで、ファイル管理と顧客情報の記録を効率化し、業務の生産性を向上できそうですね！
手作業によるミスを防ぎ、チーム内での情報共有をスムーズにすることで、よりスピーディーで正確な対応が可能になるでしょう。
営業、カスタマーサポート、マーケティング、バックオフィスなど、さまざまな業務に役立つこの仕組みを導入し、よりスマートなワークフローを実現していきましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
