「問い合わせメールへの返信、定型的な内容なのに毎回作成するのが大変…」
「大量のメールに埋もれて、返信漏れや遅延が発生してしまう…」
このような、日々のメール対応業務に関する悩みをお持ちではありませんか？
特に、顧客からの問い合わせや資料請求など、迅速かつ丁寧な対応が求められるメール業務は、担当者の大きな負担となりがちです。
もし、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、適切な返信文案を生成して自動で送信する仕組みがあれば、こうした定型的な返信作業から解放され、より個別対応が必要な業務や、本来注力すべきコア業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、導入の手間も時間もかからないため、ぜひこの機会にメール業務の自動化を実現し、日々の業務をより効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIがメール内容に基づき自動返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローです。YoomのAPI連携機能を活用し、メールの自動返信システムを構築することで、日常的な問い合わせ対応を効率化します。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のGmailからの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・AIを活用して顧客対応をスマートにしたい経営者の方
・定型的なメール返信業務を自動化し、人的リソースを他の業務に充てたいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用したメール自動返信の方法
AIを活用して受信したメールの内容を解析し、自動で返信する業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを活用してAIによる自動返信を実現する
GmailやOutlookなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが解析し、その結果に基づいて自動で返信するフローを構築できます。
問い合わせ対応や資料請求への一次対応などを自動化し、メール対応業務の負担を削減しましょう！
Outlookで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」ワークフローです。これにより、迅速かつ的確な対応が可能になり、顧客満足度の向上や業務効率化を実現します。AI技術を駆使して、繰り返しの対応業務を自動化することで、担当者はより重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して日々大量の問い合わせメールを受信しているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応にかかる時間を削減し、効率化を図りたい営業チームのリーダー
・AIを活用して自動応答システムを導入し、顧客対応の質を向上させたい企業のIT担当者
・繰り返しのメール対応に疲れている個人事業主や中小企業のオーナー
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローです。YoomのAPI連携機能を活用し、メールの自動返信システムを構築することで、日常的な問い合わせ対応を効率化します。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のGmailからの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・AIを活用して顧客対応をスマートにしたい経営者の方
・定型的なメール返信業務を自動化し、人的リソースを他の業務に充てたいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。その回答を自動的に返信することで、メール対応のプロセスを効率化できます。これにより、迅速な対応と業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のメールを日常的に処理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したいビジネスパーソンの方
・AIを活用して業務の自動化を図りたい企業のIT担当者の方
・Outlookを利用しているが、メール管理に課題を感じている方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIでメール内容を解析し、自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、適切な回答を生成して自動返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- Gmailをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- AI機能を使ってテキストを生成する
- Gmailでメールを送信する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローです。YoomのAPI連携機能を活用し、メールの自動返信システムを構築することで、日常的な問い合わせ対応を効率化します。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のGmailからの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・AIを活用して顧客対応をスマートにしたい経営者の方
・定型的なメール返信業務を自動化し、人的リソースを他の業務に充てたいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なGmailとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントの選択をします。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する」ワークフローです。YoomのAPI連携機能を活用し、メールの自動返信システムを構築することで、日常的な問い合わせ対応を効率化します。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数のGmailからの問い合わせ対応に時間を取られているサポート担当者の方
・メールの自動返信システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者の方
・AIを活用して顧客対応をスマートにしたい経営者の方
・定型的なメール返信業務を自動化し、人的リソースを他の業務に充てたいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、絞り込みたいキーワードを入力します。
入力が完了したら、あらかじめテストメールを送信した後に「テスト」をクリックしましょう！
Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：AI機能を使ってテキストを生成する
(1)次に、Yoomの機能を使って正規表現によるデータの抽出を行います。
「正規表現によるデータの抽出」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択します。
選択が完了したら「次へ」をクリックします。
「詳細設定」画面から、プロンプトを入力します。
文中に先ほど取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！
下へ進み、言語を入力します。
今回は日本語での返信文にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値に生成結果が表示されます。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：Gmailでメールを送信する
(1)次に、Gmailを使ってメールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、以下の項目を候補と取得した値を使って入力します。
- From：候補から選択
- To：取得した値から選択
- 件名：取得した値または直接入力
件名は画像のように「取得した値」と固定文を入力することで部分的に使うこともできます！
本文には先ほど取得した「生成結果」を使います。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をしてみましょう。
テストが成功すると、Gmailにテストメールが届いていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信した内容が、自動で返信されているかを確認してみてくださいね！
自動返信機能を使ったその他のテンプレート
ここでは、自動返信機能を活用したテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する
試してみる
■概要
「Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する」フローは、多国籍チームや国際コミュニティでのコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Discord上でやり取りされるメッセージは、多様な言語が飛び交うことが多く、翻訳や校正に時間がかかる場合があります。
このワークフローを活用すれば、投稿されたメッセージを自動的に翻訳・校正し、適切な形で返信することが可能です。
Yoomを通じて「discord chatgpt 連携」を実現し、手間を省きつつ質の高いコミュニケーションをサポートします。
これにより、言語の壁を越えてスムーズな対話が実現し、チームの生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多国籍チームや国際コミュニティでDiscordを活用している運営者
・言語の異なるメンバー同士のコミュニケーションを円滑にしたい管理者
・メッセージの翻訳・校正作業に時間を取られ、他の業務に支障をきたしている方
・AIを活用したコミュニケーション支援ツールを探しているIT担当者
・多言語対応が求められるプロジェクトのリーダーやコーディネーター
■注意事項
・Discord、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する」ワークフローは、受信メールの内容をAIが理解し、適切な自動応答を行う業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Gmailに届いた問い合わせをAIが解析し、自動的に適切な返信を送信できます。
これにより、迅速かつ一貫性のある対応が実現し、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多数の問い合わせメールをGmailで管理しているカスタマーサポート担当者の方
・メール対応にかかる時間を削減したい企業のIT担当者
・AIを活用して業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・自動応答システムを導入し、顧客満足度を向上させたいマーケティング担当者の方
・定型的な問い合わせ対応を自動化して、チームの負担を減らしたいマネージャーの方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
試してみる
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・フォームからの問い合わせ対応の効率化を検討している方
2.Difyを業務に活用している方
・顧客からの問い合わせ内容に対する回答内容の作成に活用したいと考えている方
・日ごろからDifyを業務に活用し、テキストの作成を行っている方
■注意事項
・Googleフォーム、Dify、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
まとめ
受信したメールの内容をAIが解析し、自動で返信する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた定型的なメール返信作業から解放され、ヒューマンエラーによる返信漏れや誤送信のリスクも低減できます。
これにより、担当者はより複雑な問い合わせへの対応や、本来時間をかけるべき戦略的な業務に集中できるようになり、顧客満足度の向上にも繋げることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしメール業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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