「問い合わせメールへの返信、定型的な内容なのに毎回作成するのが大変…」
「大量のメールに埋もれて、返信漏れや遅延が発生してしまう…」
このような、日々のメール対応業務に関する悩みをお持ちではありませんか？
特に、顧客からの問い合わせや資料請求など、迅速かつ丁寧な対応が求められるメール業務は、担当者の大きな負担となりがちです。
もし、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、適切な返信文案を生成して自動で送信する仕組みがあれば、こうした定型的な返信作業から解放され、より個別対応が必要な業務や、本来注力すべきコア業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、導入の手間も時間もかからないため、ぜひこの機会にメール業務の自動化を実現し、日々の業務をより効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIがメール内容に基づき自動返信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方
- 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
- AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用したメール自動返信の方法
AIを活用して受信したメールの内容を解析し、自動で返信する業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを活用してAIによる自動返信を実現する
GmailやOutlookなどのメールツールで受信したメールの内容をAIが解析し、その結果に基づいて自動で返信するフローを構築できます。
問い合わせ対応や資料請求への一次対応などを自動化し、メール対応業務の負担を削減しましょう！
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方
- 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
- AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
日々の業務で受信する大量の問い合わせメールに対し、一つひとつ手作業で返信するのは時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な内容のメール対応に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で解析し、返信文を生成して送信するため、メール対応業務の負担を軽減し、業務効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの定型的なメール返信作業に多くの時間を費やしている方
- AIを活用して、顧客からの問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
- メールの返信漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると、AIによる返信文の生成から送信までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 定型的な返信業務を自動化することで、対応漏れや返信内容の誤りといった人為的なミスの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの内容を元に返信文を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名に含まれるキーワードや対象のメールフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、受信したメールの本文などのアウトプットを活用して、より精度の高い返信文を生成するためのプロンプトを自由に設計できます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由に設定できます。AIが生成したテキストなどのアウトプットを活用して設定してください。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
日々Outlookに届く多くの問い合わせメールへの対応に、時間と手間がかかっていませんか。一件ずつ内容を確認し、返信文を作成する作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した問い合わせ内容をAIが解析し、自動で返信メールを送信することが可能になります。問い合わせ対応業務の効率化を実現し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用して問い合わせ対応を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
- 定型的なメール返信作業から解放され、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信後、AIが内容を解析し自動で返信するため、手作業による対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現できます。
- 担当者ごとの対応のばらつきをなくし、AIが生成した均質な内容で返信することで、問い合わせ対応の品質を標準化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容に基づいた返信文を生成させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めてメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダや、特定のキーワードを含むメールをトリガーとするように指定が可能です。
- AI機能でのテキスト生成では、どのような返信文を作成させたいか、プロンプト（指示文）や言語を自由に設定し、アウトプットを調整できます。
- Outlookから送信するメールの件名や本文は、AIが生成した内容だけでなく、固定のテキストを追加するなど、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIでメール内容を解析し、自動返信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、適切な回答を生成して自動返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- Gmailをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- AI機能を使ってテキストを生成する
- Gmailでメールを送信する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方
- 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
- AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なGmailとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントの選択をします。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方
- 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。
- AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、絞り込みたいキーワードを入力します。
入力が完了したら、あらかじめテストメールを送信した後に「テスト」をクリックしましょう！
Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：AI機能を使ってテキストを生成する
(1)次に、Yoomの機能を使って正規表現によるデータの抽出を行います。
「正規表現によるデータの抽出」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択します。
選択が完了したら「次へ」をクリックします。
「詳細設定」画面から、プロンプトを入力します。
文中に先ほど取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！
下へ進み、言語を入力します。
今回は日本語での返信文にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値に生成結果が表示されます。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：Gmailでメールを送信する
(1)次に、Gmailを使ってメールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、以下の項目を候補と取得した値を使って入力します。
- From：候補から選択
- To：取得した値から選択
- 件名：取得した値または直接入力
件名は画像のように「取得した値」と固定文を入力することで部分的に使うこともできます！
本文には先ほど取得した「生成結果」を使います。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をしてみましょう。
テストが成功すると、Gmailにテストメールが届いていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信した内容が、自動で返信されているかを確認してみてくださいね！
自動返信機能を使ったその他のテンプレート
ここでは、自動返信機能を活用したテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
Gmailで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailに届く大量の問い合わせメールに対し、一件ずつ内容を確認して返信するのは手間がかかるのではないでしょうか？
重要な業務でありながらも、対応に追われて本来のコア業務に集中できないという課題を抱える方も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した問い合わせ内容をAIが自動で解析し、返信文の生成から送信までを自動化できるため、こうした対応業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当の方
- AIを活用して、顧客への一次返信の速度と質を向上させたいチームリーダーの方
- 手作業による返信対応でのミスや、対応の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの問い合わせ受信をトリガーに、AIによる返信文の生成と送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 手動での返信作業が不要になることで、担当者の負担を軽減し、返信漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、受信したメール内容をもとに返信文を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションで、生成された文章を本文としてメールを自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動返信の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：「問い合わせ」「質問」など）を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、生成する文章の文字数や、返信文のトーンなどを指示するプロンプト、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレスや件名、本文に含める署名などを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、一つひとつ手作業で返信メールを作成していませんか。
そうした作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや内容の誤りといったリスクも伴います。
このワークフローならGoogleフォームへの回答をきっかけに、Difyが内容に応じた文章を自動で生成し、Gmailでフォーム回答者に返信できます。
返信業務に関する課題を解消し、迅速で確実な顧客対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、手作業での返信に手間を感じている方
- Difyを活用して、顧客へのパーソナライズされたメール返信を自動化したい方
- 生成AIを日々の業務に取り入れ、コミュニケーションの効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信から返信までを自動化するため、メール作成にかかる時間を短縮することができます。
- 返信内容の誤りや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Dify、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文章を生成させます。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Difyで生成した文章を本文に含めたメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
- Difyでチャットメッセージを送信するアクションでは、どのような文章を生成するかを指示するクエリを設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答内容やDifyが生成した文章を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
Discordに投稿された文章を自動的に翻訳・校正し、返信する
試してみる
■概要
海外メンバーとのやり取りで、Discord上での翻訳や文章の校正に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、意図しない誤訳のリスクも伴います。
このワークフローは、Discordに投稿されたメッセージをChatGPTが自動で翻訳・校正し、返信までを一貫して実行します。
言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションをサポートし、対応業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外メンバーとの円滑なコミュニケーションのため、Discordでの投稿を自動翻訳したい方
- Discordでのやり取りにおける、文章の校正や品質チェックを効率化したいチームリーダーの方
- 多言語対応のコミュニティ運営で、返信対応の工数を削減したいと考えている運営担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿に対してChatGPTが自動で翻訳・校正し返信するため、手作業での対応時間を短縮することができます。
- 手動での翻訳ミスや不適切な表現での返信といったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーション品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメッセージを翻訳・校正するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するチャンネルを任意で指定してください。
特定のチャンネルのみを対象に自動化が可能です。 - ChatGPTのオペレーションでは、翻訳先の言語や校正のトーン＆マナーなど、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。
また、トリガーで取得したメッセージ内容などを変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
■注意事項
- Discord、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
試してみる
■概要
メールで受け取ったインタビューや会議の音声データを、手作業で文字起こししたり、内容を要約して関係者に共有する作業は、手間がかかり非効率に感じていませんか。 また、手作業がゆえの聞き逃しや転記ミスが発生することもあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された音声データの文字起こしから要約、さらには送信者へのメール返信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インタビューや会議の音声データをメールで受け取る機会が多い広報・マーケティング担当の方
- 音声データの文字起こしや要約作成といったノンコア業務の効率化を目指している方
- Gmailを活用して、日々のコミュニケーションや情報共有を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで音声データを受信後、文字起こしから要約、返信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による文字起こし時の聞き間違いや、要約内容の抜け漏れ、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、特定の条件（件名や差出人など）を指定します。
- 次に、オペレーションで文字起こし機能を選択し、受信したメールに添付されている音声ファイルを指定して文字起こしを実行します。
- 続けて、オペレーションで要約機能を選択し、前のステップで文字起こししたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約したテキストを元のメールの送信者へ自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、処理を開始したいメールの受信用アドレスや、件名・差出人といった起動条件を任意で設定できます。
- 文字起こし機能では、処理の対象としたい音声ファイルを任意で設定することが可能です。
- 要約機能では、要約のベースとなるテキストデータや、生成したい要約の文字数を任意で指定できます。
- Gmailでのメール送信アクションでは、宛先を任意で設定できるほか、本文に固定の文章を入れたり、文字起こしや要約の結果を変数として埋め込んだりといった柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
受信したメールの内容をAIが解析し、自動で返信する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた定型的なメール返信作業から解放され、ヒューマンエラーによる返信漏れや誤送信のリスクも低減できます。
これにより、担当者はより複雑な問い合わせへの対応や、本来時間をかけるべき戦略的な業務に集中できるようになり、顧客満足度の向上にも繋げることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしメール業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
