【ノーコードで実現】AIがメール内容を解析し、自動返信する方法

AIでメール内容を解析し、自動返信するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの内容をAIで解析し、適切な回答を生成して自動返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。

• Gmailをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• アプリトリガーの設定
• AI機能を使ってテキストを生成する
• Gmailでメールを送信する
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する

まず、自動化に必要なGmailとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。

(2)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(3)アカウントの選択をします。

(4)「次へ」をクリックします。

(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：アプリトリガーの設定

(1)Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。

(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！

下へ進み、絞り込みたいキーワードを入力します。
入力が完了したら、あらかじめテストメールを送信した後に「テスト」をクリックしましょう！

Gmailの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！

アウトプットについて

設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！

ステップ4：AI機能を使ってテキストを生成する

(1)次に、Yoomの機能を使って正規表現によるデータの抽出を行います。
「正規表現によるデータの抽出」をクリックします。

(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択します。
選択が完了したら「次へ」をクリックします。

「詳細設定」画面から、プロンプトを入力します。
文中に先ほど取得した値を使うことで、Gmailの情報を引用することができます！

下へ進み、言語を入力します。
今回は日本語での返信文にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、取得した値に生成結果が表示されます。
問題がなければ「保存する」をクリックしましょう！

ステップ5：Gmailでメールを送信する

(1)次に、Gmailを使ってメールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、以下の項目を候補と取得した値を使って入力します。

• From：候補から選択
• To：取得した値から選択
• 件名：取得した値または直接入力

件名は画像のように「取得した値」と固定文を入力することで部分的に使うこともできます！

本文には先ほど取得した「生成結果」を使います。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をしてみましょう。

テストが成功すると、Gmailにテストメールが届いていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Gmailで受信した内容が、自動で返信されているかを確認してみてくださいね！

自動返信機能を使ったその他のテンプレート

ここでは、自動返信機能を活用したテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。

まとめ

受信したメールの内容をAIが解析し、自動で返信する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定型的なメール返信作業から解放され、ヒューマンエラーによる返信漏れや誤送信のリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者はより複雑な問い合わせへの対応や、本来時間をかけるべき戦略的な業務に集中できるようになり、顧客満足度の向上にも繋げることができます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もしメール業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！