【ノーコードで実現】音声データをGoogle Chatで活用する方法

フォームで収集した音声データをGoogle Chatに連携する

<span class="mark-yellow">Google フォームやYoomフォームなどを通じて音声ファイルが提出された際に、自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle Chatに通知する</span>ことも可能です。
たとえば、会議などの音声データの提出にフォームを活用している場合、フォームから音声データを提出しただけで、文字起こし・通知が完了するため、提出する側・管理する側といった双方の作業負担を軽減できるのはメリットですよね！

メールで受信した音声データをGoogle Chatに連携する

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで音声ファイルを受信した際に、その内容を自動で文字起こししてGoogle Chatに通知する</span>こともできます。
メールで受信する音声データの共有を自動化することで、迅速な対応や確認作業が実現できるでしょう。

Google Drive上の音声データをGoogle Chatに連携するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Google Driveに音声データがアップロードされたら、自動で文字起こししてGoogle Chatに通知する」フローの作成方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGoogle Chatのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

【注意点】

①音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
②チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をこの機会にぜひお試しください！
③Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、下記の説明をチェックしてみてくださいね！https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

ステップ1：Google DriveとGoogle Chatをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをYoomと連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズになりますよ！

Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を選択後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

Google DriveとYoomの連携方法

検索窓でGoogle Driveを検索し、表示された候補からGoogle Driveのアイコンをクリックします。
下図の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

次に、Yoomと連携したいアカウントを選択してください。

Yoomとのデータ共有に関する画面が表示されたら、内容を確認して「次へ」を押します。

アクセス権限付与の画面でアクセス権限を「すべて許可する」にし、「続行」をクリックしましょう。

これで、Google Driveのマイアプリ登録完了です！

Google ChatとYoomの連携方法

先ほど同様に、検索窓でGoogle Chatを検索し、表示された候補からアイコンをクリックして「Sign in with Google」をクリックしてください。
※Google Chatは「Google Chat(OAuth)」の使用が推奨されています。

「ClientID」と「Client Secret」を入力して「登録する」をクリックします。
※詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。

これで、Google Chatのマイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、使用するテンプレートをコピーしましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

クリックするとテンプレートが自動的にお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
※テンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

まずは、Google Driveに音声データがアップロードされたらフローボットが自動的に起動するようにするため、アプリトリガーの設定を行います。

1.コピーしたテンプレートを開く

Yoom画面左側にある「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、「OK」を押してすぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いてくださいね！）

2.設定項目を開く

テンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。

3.連携アカウントとアクションを選択する

下記の項目を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」：使用するアカウントで間違いないか確認
「トリガーアクション」：「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択

4.アプリトリガーのAPI接続設定をする

「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにGoogle Chatへ通知したい場合は、短い間隔で設定するのがオススメです！
※プランによって設定可能な最短の起動間隔が異なるため、確認しておきましょう。

次に、音声ファイルを保存するGoogle Driveの「フォルダID」を選択します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいてフォルダの一覧が表示されるので、該当のフォルダを選択してください。

入力後、指定したフォルダ内にテスト用の音声ファイルを保存し、「テスト」ボタンを押します。
テストが成功すると、保存した音声データが「取得した値」にアウトプットとして表示されます。

※ダウンロード可能なファイルのサイズはこちらをご確認ください。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

確認できたら「保存する」をクリックしましょう！

ステップ4：Google Driveのアクション設定

1.設定項目を選択する

「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択する

下記の項目を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」：使用するアカウントで間違いないかを確認
「アクション」：「ファイルをダウンロードする」を選択

3.APIの接続設定をする

先ほど保存した音声データの「ファイルID」を、入力欄をクリックして表示される候補一覧から選びましょう。
（※すでにデータが反映された状態であれば、そのままでOKです！）

「テスト」を押して、取得した値にテスト用にアップロードした音声データが反映されていればOKです！

確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう。

ステップ5：AIによる文字起こし設定

1.設定項目を選択する

続いて、「音声データを文字起こしする」をクリックしてください。

2.アクションを選択する

「タイトル」は必要に応じて変更し、「アクション」を選びます。
動画の長さに合わせて下図赤枠内の3種類から、活用シーンに合わせて選択してください。それぞれ消費するタスク数が異なるので注意しましょう！
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。

3.詳細設定をする

まずは、「ファイルの添付方法」を選択します。
今回は、ステップ4で取得したファイルを活用したいので、「取得した値を使用」を選びます。次に、「Google Driveからの取得ファイル」を選択してください。

「言語」と「AIモデル」を活用シーンに合わせてお好みで選択し、「テスト」をクリックしましょう。
※AIモデル「ElevenLabs」は機械話者識別（speaker1、2など）がつくなど、文字起こしの精度が高いのが特徴です。

「取得した値」に文字起こし結果が表示されたら、テスト成功です！
解析結果を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
（レコーディングボタンを押した音まで文字起こししてくれていますね！（笑）もちろん文字起こしの精度もバッチリです！）

ステップ6：Google Chatの通知設定

1.設定項目を選択する

最後に、「メッセージを送信」をクリックしてGoogle Chatの通知設定を行います。

2.連携アカウントとアクションを選択する

下記の項目を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Chatと連携するアカウント情報」：使用するアカウントで合っているか確認
「アクション」：「メッセージを送信」を選択

3.APIの接続設定をする

通知先となる「スペースのリソース名」を選択します。
連携しているアカウントに紐づいた候補から選択できるので、入力欄をクリックして選びましょう！

文字起こしした内容（ステップ5で取得した値）を「メッセージ内容」に入れていきます。

【取得した値の入力方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「音声データを文字起こしする」をクリック
③「解析結果」を選択

文字起こしした結果の他にも、「Google Driveにアップロードされた音声ファイルの文字起こし結果です。」など、毎回使用する定型的な文章があれば、直接入力しましょう！

入力完了後は「テスト」を押して、Google Chatに実際に通知が届くことを確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックして、設定完了です！

ステップ7：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、全ての設定完了です。
設定したフローボットが起動するので、動作確認をしてみてくださいね！
設定、お疲れ様でした！

以上が、「Google Driveに音声データがアップロードされたら、自動的に文字起こししてGoogle Chatに通知する」フローの設定手順でした！

Google Chatや音声データを活用したその他の自動化例

Yoomには、Google Chatと音声データの連携のみならず、様々なツールと連携して業務を自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを見つけて、最適なフローを構築してみてくださいね。

Google Chatを活用したその他の自動化例

音声データの連携以外にも、データベースの更新やスケジュール、タスク情報など、様々なデータをGoogle Chatに連携することができます。手作業での通知を自動化し、スムーズな情報共有を実現しませんか？

音声データを活用したその他の自動化例

Google Chatへの通知以外にも、様々なコミュニケーションツールへの自動通知や、文字起こしした内容をデータベースに記録することも可能です。音声データを文字起こしするのって、時間も手間も結構かかりますよね…ですが、その手間は自動化で省略できますよ！
気になるテンプレートがあれば、お気軽にお試しください。

まとめ

いかがでしたか？Google Chatと音声データを連携した仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしや共有の手間を大幅に削減</span>でき、情報の迅速な伝達とチーム内のコミュニケーション活性化に期待できます。これにより、議事録作成の負担軽減や、音声によるフィードバックの即時共有などが可能になり、業務全体のスピードアップにも繋がるでしょう。

Yoomを使えば、一見複雑な設定が必要そうな自動化フローの構築も、ノーコードで簡単に実現可能になります。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。

Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。

この機会にぜひ、本記事を参考にして業務フローの自動化を取り入れて、業務効率の改善を体験してみてください。