「紙の本の内容をデータ化したいけど、手入力は時間がかかりすぎる…」
「スキャンした本のPDFからテキストを抽出して、効率的に情報を整理・活用したい！」
このように、書籍の情報をデジタルデータとして扱いたいものの、その手間や方法に悩んでいませんか？
メールで受け取った書籍のPDFや、スキャンして保存した本の画像ファイルを自動でOCR処理し、テキストデータをツールに整理・記録できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、書籍から得た知識や情報をより効果的に活用できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して書籍情報の活用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには本のPDFデータをOCRする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて送られてくるPDF形式の本のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFデータをGoogle スプレッドシートで管理している方
- PDFからの情報抽出やデータ入力といった手作業に多くの時間を費やしている方
- 定型的な転記作業における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、PDFデータの読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、処理の対象としたいメールの件名や差出人などを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、PDFから抽出したい項目（書籍名、著者、出版社、価格など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、前段のAI機能で取得した各値を、どの列に書き込むかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
本のPDFデータをOCRして自動記録する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、書籍などのPDFデータをOCR処理し、その結果をツールに自動で記録する方法を紹介します！
なお、今回はデータの記録先に、例としてGoogle スプレッドシートを選択しました！もちろんその他のツールに記録、送信することも可能です。
自動化を簡単に設定できるテンプレートをいくつか用意したので、気になるものがあったらクリックではじめてくださいね！
メールで受信した書類をOCRする
GmailやOutlookなどのメールツールで受信しメールに添付された領収書や書籍のPDFデータなどを自動でOCRし、Google スプレッドシートに記録することで、メールからの転記作業の手間を大幅に削減できます。
Gmailで添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて送られてくるPDF形式の本のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFデータをGoogle スプレッドシートで管理している方
- PDFからの情報抽出やデータ入力といった手作業に多くの時間を費やしている方
- 定型的な転記作業における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、PDFデータの読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、処理の対象としたいメールの件名や差出人などを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、PDFから抽出したい項目（書籍名、著者、出版社、価格など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、前段のAI機能で取得した各値を、どの列に書き込むかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、PDF形式の添付ファイルを開き、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で入力していませんか？このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると自動で添付PDFの情報をAIが読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加できます。これにより、定型的なデータ入力作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したPDFの内容を、一つひとつ手作業で転記している方
- 本の在庫や発注情報をGoogle スプレッドシートで管理している担当者の方
- 書籍情報のデータ化や管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開き内容を確認、手入力する一連の作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定して、対象のメール件名を指定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、書籍名や著者、出版社、価格など、読み取りたい項目を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、AI機能で抽出した各データをどの列に追加するかを自由にマッピングして設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで受け付けた書類をOCRする
GoogleフォームやYoomの入力フォームなどで受け付けたファイル（領収書や書籍データなど）を自動でOCR処理し、Google スプレッドシートに整理・記録することで、フォームからのデータ入力と管理を効率化します。
Googleフォームに添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPDFの書籍データを、一つひとつ手作業で確認しGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに記録します。これにより、データ入力業務の負担を軽減し、管理業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDF書籍データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書籍情報のデータ化や管理業務を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている担当者の方
- AI-OCR機能を活用して、紙やPDF媒体からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付されたPDFの内容をAIが読み取り、自動でスプレッドシートに記録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、ダウンロードしたPDFファイルを対象に書籍情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」を選択し、抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」オペレーションでは、書籍のタイトルや著者名、出版社など、読み取りたい項目を任意で設定・変更することが可能です。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、AI機能で読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームに添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDF形式の書籍や資料の情報を、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、Google スプレッドシートにデータを直接追加できます。面倒な手作業をなくし、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けたPDFの内容を手作業でデータ入力しているご担当者の方
- 書籍情報や文献リストなどをGoogle スプレッドシートで管理している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにPDFのOCR処理と転記が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルが添付される「回答フォーム」を設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「本データを読み取る」アクションでフォームに添付されたPDFからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定で、実際に利用するフォームを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数に応じたアクションの変更や、抽出したい項目、使用するAI、書類の言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する設定では、抽出したどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するか、レコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージ上の書類をOCRする
Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスに保存された領収書や書籍のPDFファイルを自動でOCRし、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに転記することで、ファイル管理とデータ活用の連携をスムーズにします。
Google Driveに格納された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した蔵書リストや参考文献のPDFデータを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、件数が多くなると入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルを追加するだけで、OCRが自動で本データを読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、こうした手作業を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFから、Google スプレッドシートへの手動での転記作業に手間を感じている方
- 大量の書籍データなどを管理しており、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化と管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力や転記作業がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「本データを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、文字数に応じたアクションの選択や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにデータを追加するアクションでは、どのシートにどの項目（OCRで抽出したタイトル、著者など）を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存した書籍や資料のPDFデータの内容を手作業でリスト化していませんか。
このような手入力作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなることもあります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、OCR機能でPDFから文字情報を抽出します。
さらに、Google スプレッドシートへ自動で追加できるので、手作業を最小限に抑えられるようになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 書籍や文献などの情報をリスト化する際、入力ミスや作業漏れをなくしたいと考えている方
- OCRを活用した業務の自動化やファイル管理の効率化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにPDFを追加するだけで文字情報の抽出から転記までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、分岐機能で、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件を設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のスプレッドシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた条件を任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、書籍のタイトルや著者名など、特定の項目のみを抽出するように設定のカスタマイズが可能です。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際に、どの列にどの情報を格納するか、前段で取得した値を自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailに添付された本のPDFをOCRしてGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それでは、代表的な例として「Gmailに添付された本のPDFデータをOCR処理し、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフロー」を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるメールと各アクション（OCRとレコード追加）の設定
- フロー稼働の準備
Gmailで添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて送られてくるPDF形式の本のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFデータをGoogle スプレッドシートで管理している方
- PDFからの情報抽出やデータ入力といった手作業に多くの時間を費やしている方
- 定型的な転記作業における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、PDFデータの読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、処理の対象としたいメールの件名や差出人などを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、PDFから抽出したい項目（書籍名、著者、出版社、価格など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、前段のAI機能で取得した各値を、どの列に書き込むかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、レコードに追加したい本のPDFファイル（もしくは画像ファイル）と、抽出した本データを追加するGoogle スプレッドシートのファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図のPDFファイルと本データ管理シートを使用します。
※ OCRのアクションには文字数・ページ数の上限があります。
対象となる本のPDF・画像ファイルは12,000字（且つAIモデルの「Claude」を使う場合は20ページ以内）に収まるように編集してください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
先ずは、GmailとGoogle スプレッドシートのアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
- 「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていることを確認してください。
- 同様の手順で、Google スプレッドシートも連携しましょう。
「Sign in with Google」をクリックし、任意のGoogleアカウントでログインした後、YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を許可します。
- Google スプレッドシートもマイアプリに追加されたら、マイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されて送られてくるPDF形式の本のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFデータをGoogle スプレッドシートで管理している方
- PDFからの情報抽出やデータ入力といった手作業に多くの時間を費やしている方
- 定型的な転記作業における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、PDFデータの読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、処理の対象としたいメールの件名や差出人などを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、PDFから抽出したい項目（書籍名、著者、出版社、価格など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、前段のAI機能で取得した各値を、どの列に書き込むかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メールの受信）を設定していきます。
- Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として「「本データ」を含むメールを受信したら」に変更しています。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くレコードの追加が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「キーワード」にトリガーとなるメールに含まれるキーワードを設定。
ここでは例として、キーワードに「本データ」と設定します。
- テスト用に、前準備で用意したPDFファイルを添付したメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
※ 送信したメール
- フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内にキーワードを含むメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 取得したメール情報に問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、トリガーとなるメールの設定が完了しました。
ステップ4：テキストの抽出
OCRを使って、受信したメールの添付ファイルから本データを抽出しましょう。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 目的に応じて「アクション」を選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは最大文字数の12,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「添付ファイル1」が設定されています。
これがステップ3で取得した添付ファイルになりますので、変更は必要ありません。
- 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
抽出する項目を、前準備で用意したGoogle スプレッドシートの列項目に合わせることで、次のステップでのレコード追加がしやすくなります。
「著者」のようにファイル内に記載のあるテキストをそのまま抜き出すだけでなく、「概要」や「ジャンル」といった項目も、AIが自動で要約や判別を行います。
- 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
- 「言語」を、読み取るファイルの言語に合わせて「日本語」「英語」から選択。
- OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
ここでは例として、Google スプレッドシートの列項目である「タイトル,著者,概要,ジャンル」を添付ファイルから抽出します。
- テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
- 抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、添付ファイルから本データが抽出できました。
ステップ5：Google スプレッドシートへの追加
最後に、抽出した本データをGoogle スプレッドシートに追加しましょう。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認。
- データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したデータを追加したいスプレッドシートのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントからスプレッドシートの候補が表示されます。
前準備で用意したスプレッドシートを選択してください。
検索欄にスプレッドシート名を入れると検索が楽になります。
- 「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
入力欄クリック時に「スプレッドシートID」に設定したスプレッドシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。
- 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。
例として、「本データ管理シート」の場合はA1からD1までが列になっているため、「A1:D」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
- 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
- 追加するレコードを設定していきます。
※ 追加するレコードの項目は指定したテーブルの列名となっています。
入力欄をクリック後、「画像・PDFから文字を読み取る」のメニューを開くと、ステップ4で抽出した項目が表示されますので、各列に合う項目を選択してください。
選択すると、{{項目名 抽出された情報}}のような形で入力されます。
「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- 「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りGoogleスプレッドシートにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ スプレッドシートに追加されたレコード
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
ステップ3で指定したキーワードを含むメールを送信し、メールに添付されたファイルから抽出された本データがGoogle スプレッドシートのレコードとして追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
OCRを使った便利な自動化例
OCRを活用すれば様々な自動化の実現が可能です！
Yoomにはまだたくさんの業務自動化例がありますが、例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
書籍のPDFデータをOCR処理し自動で記録する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたテキストの抽出や転記作業から解放され、情報の整理と活用が格段に効率化されます。
これにより、書籍から得た知識を検索可能なデータベースとして蓄積したり、引用や分析に利用したりすることが容易になり、知的生産性を高めることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
