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ChatGPTを人事評価に活用するには？プロンプト例や注意点、活用例を公開
人事評価の時期になると、評価コメントの作成やフィードバックの準備に多くの時間を奪われていませんか？近年、ChatGPTなどのAIツールを活用して、評価業務の負担を大幅に軽減する企業が増えています。
本記事では、ChatGPTを人事評価に活用する具体的なメリットや、そのまま使える実践的なプロンプト例、さらには活用例まで詳しく解説します。
評価業務の効率化を目指す人事担当者やマネージャーの方は、ぜひ最後までご覧ください。
🤔人事領域でも使えるChatGPTとは?
ChatGPTは、OpenAIが開発した高度な対話型AIであり、自然な言語処理を通じてさまざまな業務をサポートしてくれます。
人事領域においても、評価コメントの下書き作成や基準の整理など、多くの場面で活用が進んでいます。まずは、ChatGPTの基本的な特徴や、モデルの考え方について確認していきましょう。
ChatGPTの概要
ChatGPTは、膨大なテキストデータを学習し、人間のように自然な文章を生成することができるAIツールです。人事評価においては、AIに評価自体を決定させるのではなく、言語化や整理のサポート役として活用するのが基本です。評価者の頭の中にある事実や評価基準を入力することで、客観的でわかりやすい文章のたたき台を瞬時に作成してくれます。また、ゼロから文章を考えるストレスから解放されるため、心理的負担の軽減にもつながります。ChatGPTのモデルはどう選ぶ？用途別の考え方
ChatGPTでは、用途に応じて、応答の速さを優先するか、回答の精度を優先するかを使い分ける考え方が重要です。高性能なモデルは、ニュアンスが重要な最終評価文の推敲や、複雑な条件を指定した文章作成に適しています。一方で、軽量・高速なモデルは、応答速度が速く、大量のコメントの一次案をスピーディーに生成したい場合に活躍します。用途に合わせてモデルを選択することで、より効率的な業務が可能になるでしょう。
※ChatGPTで利用できるモデルや名称、選択方法は時期・プランによって変更される場合があります。最新の提供状況はOpenAI公式情報をご確認ください。
☝️ChatGPTを人事評価に活用するメリット
人事評価業務にChatGPTを取り入れることで、時間短縮だけでなく、評価の質を向上させるなど多くのメリットが得られます。ここでは、人事担当者やマネージャーがChatGPTを活用することで得られる具体的なメリットについて、3つの視点から解説します。
人事評価コメントの作成にかかる時間を短縮できる
最も大きなメリットは、評価コメントの作成にかかる時間を劇的に短縮できることです。部下全員分の評価文をゼロから考えるのは非常に労力がかかりますが、ChatGPTに箇条書きで事実を伝えるだけで、自然な文章にまとめてくれます。これにより、評価者は部下との面談やコミュニケーションなど、より本質的な業務に時間を割くことができるようになります。結果として、マネジメント業務全体の質向上にも寄与します。
表現を標準化し、客観的な評価ができる
複数のマネージャーが評価を行う場合、文章力や表現のばらつきが課題になることがあります。ChatGPTを活用すれば、設定したプロンプトに基づいて文章が生成されるため、表現のトーン＆マナーを統一することが可能です。特定の感情に流されないフラットな文章を作成できるため、より客観的で公平感のある評価フィードバックが実現します。評価される側の納得感も高まりやすいでしょう。
ネガティブな指摘を建設的なフィードバックに変換できる
改善を促すためのネガティブなフィードバックは、伝え方を間違えると部下のモチベーションを下げてしまう恐れがあります。ChatGPTに「この課題を前向きなアドバイスに変換して」と指示することで、受け手が納得しやすい建設的な表現に言い換えてもらうことができます。これにより、上司と部下の関係性を損なうことなく、的確な指導を行うことが可能になります。
💡Yoomは人事評価に関連する業務を自動化できます
人事評価は評価制度・基準の設計・見直しから評価スケジュールの策定と告知、実際に評価をして手続きを行うなど、様々な工程があり、全てを人の手で行うのはかなり骨の折れる作業ですよね。
Yoomは、さまざまなSaaSを連携し、日々の業務フローをノーコードで自動化できるプラットフォームです。
[Yoomとは]
人事評価のプロセスにおいても、関連するアプリをつなぐことで、情報収集から通知までのフローをスムーズに自動化し、担当者の負担を削減することができます。
■概要
メンバーからの活動報告や成果報告を都度確認し、人事評価を行う業務は、客観性や迅速性が求められる一方で、担当者にとっては時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、複数のメンバーからの情報を個別に処理し、評価コメントを作成して通知するプロセスは煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメンバー情報を受信した際に、AIが自動で人事評価を行い、その結果をMicrosoft Teamsへ通知するため、これらの課題を解消し、人事評価業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでメンバーからの報告を受け取り、人事評価を行っているマネージャーや人事担当者の方
- AIを活用して、人事評価の客観性を高め、コメント作成の時間を短縮したいと考えている方
- Microsoft Teamsを利用し、評価結果を迅速かつ確実にチームへ共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの情報受信からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の人事評価プロセスが自動化されるため、手作業による評価や通知作成にかかる時間を短縮できます。
- AIが設定された基準に基づいて評価を行うため、評価のばらつきを抑え、人事評価業務の標準化を促進し、属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、メンバー情報が含まれるメールを特定するためのキーワードを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。受信したメールの内容を元に、人事評価コメントを生成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した評価コメントを指定したチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、人事評価の対象としたいメンバーからのメールや特定の報告メールを識別するために、メールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、人事評価コメントを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。評価の観点や重視するポイント、出力するテキストのトーンなどを具体的に指示することが可能です。また、Gmailで受信したメール本文の内容など、前段階で取得した情報をプロンプト内に変数として組み込むこともできます。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知を送信するチャネルやメンションするユーザーを任意で設定できます。通知メッセージの本文も、固定のテキストだけでなく、AI機能で生成された評価コメントやGmailから取得したメンバー名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 自社の実態データに基づいた精度の高い組織診断と人事施策の立案を行いたい人事担当者の方
- AIエージェントを活用して組織の状態を継続的に可視化し、意思決定の迅速化を図りたい経営層の方
- 部署間の連携や心理的安全性の状況を客観的に把握し、職場環境を改善したいマネージャーの方
- 定期的にSlackの会話を自動で収集・分析するため、手作業では困難だった組織全体の傾向把握や課題抽出を効率的に行えます。
- AIが客観的なデータに基づき「優先度」や「期待効果」を付与した施策を提案するため、自社に最適な人事コンサルティングの内容をスムーズに実務へ反映できます。
- はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを定期的に実行するスケジュールを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、Slackの指定期間メッセージを取得して組織診断・人事コンサルティング施策提案を行い、Gmailで送信するためのマニュアル（指示）を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行する曜日や時刻（毎週月曜日朝9時など）を任意で設定してください。
- 分析対象とするSlackのチャンネルや、メッセージを取得する期間は任意で設定することが可能です。
- AIワーカーへの指示内容は、分析の観点やレポートのフォーマットなど、目的に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- AIが作成した施策の報告先メールアドレスも任意で設定できます。
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
👨💻実践！ChatGPTで人事評価コメントを作ってみた
実際にChatGPTを人事評価業務で使う際には、どのように活用できるのでしょうか。ここでは、実務で想定される活用例をご紹介します。具体的なステップを踏むことで、評価コメントのたたき台作成や表現の調整を効率よく進めやすくなります。
目的
- 箇条書きの事実から、実務でそのまま使えるレベルの評価コメントの一次案をスピーディーに作成できるか
- マネージャーという役割や自社の評価基準などの前提条件を指定し、出力の精度がどの程度向上するか
- 伝え方に悩むネガティブなフィードバックを、受け手が納得しやすい前向きで建設的な表現に変換できるか
使用環境
ChatGPT Free（無料版）ステップ1：事実を箇条書きにして評価コメントを下書きする
まずは、対象者の実績や行動事実を簡単な箇条書きにしてChatGPTに入力し、評価コメントの下書きを作成してもらいます。例えば、「AさんはプロジェクトXで目標を120%達成した」「後輩の指導を積極的に行った」などの事実を渡します。
すると、事実をもとに整った文章のたたき台を作りやすくなり、ゼロから文章を構成する手間を減らせます。AIが素早く形にしてくれるため、思考の整理がしやすくなります。
ステップ2：役割と評価基準を指定して精度を高める
AIからの出力をより自社の基準に合わせるため、ChatGPTに「あなたはIT企業のマネージャーです」「評価基準は『主体性』と『協調性』です」といった役割や前提条件を追加します。前提条件を明確にすることで、生成される文章が実務に沿った内容になりやすくなります。
単なる事実の羅列から、マネージャー視点を踏まえた文章へとブラッシュアップしやすくなります。
今回は以下のように入力しました。
あなたは[IT企業の部門マネージャー]です。
以下の事実に基づいて、[Aさん]の半期の人事評価コメントを作成してください。
・ポジティブな点を強調しつつ、期待する役割に沿った内容にしてください。
・文字数は[300]文字程度でお願いします。
【事実】
・[プロジェクトXにおいて、売上目標を120%達成]
・[若手メンバーのメンターとして、週1回の面談を実施]
・[新しいツールの導入を自発的に提案し、業務効率化に貢献]
すると下記のような出力がされます。
ステップ3：ネガティブなフィードバックを建設的な表現に言い換える
次に、改善点として「Aさんは納期遅れが目立つ」という事実を入力し、これを前向きなアドバイスに変換するよう指示します。ChatGPTは「一方で、担当業務においては納期管理に改善の余地が見られました。高い成果を追求する姿勢や新たな取り組みに積極的である反面、業務量の見積もりや進捗管理に課題が生じる場面がありました。今後は、優先順位の明確化や早めのリスク共有を意識することで、成果創出と安定した納期遵守の両立が期待されます。持ち前の主体性と実行力を発揮しながら、計画的なプロジェクト推進力をさらに高めることで、より大きな成果につながると考えています。」といったように、部下の成長を促す建設的な表現へ言い換える補助が可能です。
これにより、面談の場でも伝え方を整理しやすくなります。
ステップ4：AIの出力に人間の「ひと手間」を加える
最後に、ChatGPTが生成した文章をそのまま使うのではなく、マネージャー自身の言葉や具体的なエピソードを加筆修正します。AIはあくまで下書きを作成するアシスタントであり、最終的なニュアンスの調整や温かみを加えるのは人間の重要な役割です。この「ひと手間」を加えることで、実務に合わせた評価コメントに仕上げやすくなります。
使用してみた感想
実際にChatGPTを人事評価の業務に取り入れてみたところ、想像以上の効果を実感できました。特に、白紙の状態から文章を構成するストレスがなくなり、マネジメント業務における心理的な負担が軽減されたのが大きな収穫です。
また、感情的になりがちなネガティブな指摘をフラットで建設的なトーンに調整できるため、面談時のコミュニケーションもスムーズになりました。
一方で、AIの文章は論理的ですが少し味気ない部分もあるため、最終的には自分の言葉で具体的なエピソードやねぎらいの言葉を加筆することが不可欠だと感じています。
AIを下書き支援として割り切り、人間が温かみを加える運用が最適です。
👩🏫【コピペOK】人事評価でそのまま使えるChatGPTプロンプト例
ここでは、人事評価のさまざまなシーンですぐに使えるChatGPTのプロンプト例をご紹介します。括弧内の項目を自社の状況や対象者の情報に書き換えるだけで、質の高いテキストをスムーズに生成することができます。
評価コメントの下書き作成
評価対象者の実績や事実を入力し、評価コメントの一次案を作成するためのプロンプトです。ゼロから文章を書く負担を大きく減らすことができます。あなたは[IT企業の部門マネージャー]です。
以下の事実に基づいて、[Aさん]の半期の人事評価コメントを作成してください。
・ポジティブな点を強調しつつ、期待する役割に沿った内容にしてください。
・文字数は[300]文字程度でお願いします。
【事実】
・[プロジェクトXにおいて、売上目標を120%達成]
・[若手メンバーのメンターとして、週1回の面談を実施]
・[新しいツールの導入を自発的に提案し、業務効率化に貢献]
ネガティブフィードバックの言い換え
ストレートに伝えると角が立つ改善点を、部下のモチベーションを維持しながら伝えるための言い換えプロンプトです。
以下の改善点を、部下が前向きに受け止められるような「建設的なフィードバック」の表現に書き換えてください。
指導の目的は、[Aさんの今後のスキルアップとチーム内の連携強化]です。
【改善点】
・[資料の提出が期限ギリギリになることが多い]
・[会議での発言が少なく、受け身の姿勢が見られる]
面談準備（質問案の作成）
評価面談を有意義なものにするため、対象者の状況に合わせたヒアリング項目や質問案をAIに考えてもらうプロンプトです。明日、[Aさん]と人事評価のフィードバック面談を行います。
以下の状況を踏まえて、面談で問いかけるべき質問案を[5]つ作成してください。
【対象者の状況】
・[今期は目標を未達で終わってしまった]
・[モチベーションが少し低下しているように見える]
・[来期はリーダー候補として期待している]
評価基準・項目の整理
自社の評価基準が曖昧な場合に、一般的な基準や項目を整理して言語化してもらうためのプロンプトです。当社は[従業員50名の中小メーカー]です。
[営業部門の主任クラス]に求める評価基準と具体的な行動指針を整理したいと考えています。
以下の評価項目について、具体的な行動例をそれぞれ3つずつ箇条書きで提案してください。
【評価項目】
・[目標達成力]
・[問題解決力]
・[後輩育成力]
❗人事評価でChatGPTを活用する際の注意点
ChatGPTは非常に便利なツールですが、人事評価という機密性の高い業務で利用する際には、いくつか気をつけるべきポイントがあります。AIを安全かつ適切に活用するための注意点を3つ解説します。
個人情報や機密情報は入力しない（匿名化の徹底）
ChatGPTを利用する際、もっとも注意すべきなのが情報漏洩のリスクです。社員の実名や具体的な顧客名、社外秘のプロジェクト情報などは絶対に入力しないでください。プロンプトを作成する際は、「Aさん」や「プロジェクトX」のように情報を必ず匿名化・抽象化して入力することを徹底しましょう。なお、個人向けプランの会話は、設定をオフにしない限りモデル改善に利用される場合があるため、データ管理設定の確認や法人向けプランの利用も検討しましょう。AIの出力を鵜呑みにしない
ChatGPTが生成する文章は非常に自然ですが、内容が常に100%正確であるとは限りません。AIは入力された情報をもとに「もっともらしい文章」を作っているだけなので、文脈の矛盾や、自社の評価制度と合致しない表現が含まれる可能性があります。生成されたテキストは必ず人間が目を通し、事実関係やニュアンスを確認してください。最終的な判断と責任は人間が持つ
人事評価は、従業員のキャリアや待遇に直結する非常に重要な業務です。ChatGPTはあくまで「下書き支援」や「言語化のサポート」を行うアシスタントツールであり、評価の最終的な決定やフィードバックの責任は、すべて人間が持つべきです。AIに評価そのものを委ねることは絶対に避け、参考情報として扱うようにしましょう。📝まとめ
本記事では、人事評価におけるChatGPTの活用メリットや実践的なプロンプト例、使用時の注意点について解説しました。ChatGPTを「有能なアシスタント」として活用することで、評価コメント作成の手間を削減し、より質の高いフィードバックを実現できます。
個人情報の匿名化などセキュリティに十分配慮しながら、ぜひ日々の評価業務にAIを取り入れてみてください。
👨💻Yoomでできること
Yoomは、人事評価だけでなく、日々のさまざまな業務プロセスを自動化することができます。
例えば、複数のアプリを連携させてデータの転記を自動化したり、タスクの進捗をチャットツールに自動通知したりすることが可能です。
自社の課題に合ったテンプレートを活用して、業務効率化を進めてみませんか。
- freee人事労務の従業員情報を手作業で確認しており、効率化をしたい人事労務担当の方
- AIエージェントのような仕組みで、freee人事労務のデータ精度を向上させたいと考えている方
- 従業員情報の更新におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を高めたいチームリーダーの方
- AIエージェントがfreee人事労務の更新情報を自動で判定するため、目視確認による見落としや入力不備といった人的ミスを防ぎます。
- これまで従業員情報のチェックに費やしていた時間を短縮し、より重要度の高いコア業務に集中できる環境を構築できます。
- はじめに、freee人事労務とSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、freee人事労務から従業員情報を取得し、内容の不備や整合性を判定しSlackで通知するためのマニュアル（指示）を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーのオペレーションでは、利用したいAIモデルを任意で選択できます。用途やコストに応じて最適なモデルを設定してください。
- AIワーカーへの指示（プロンプト）は、判定したい内容に合わせて自由にカスタマイズ可能です。「住所の形式は正しいか」「必須項目に漏れはないか」など、具体的なチェック項目を設定してください。
- freee人事労務、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
■概要
社員の業務実績収集にGoogleフォームを利用し、その後の人事評価やGoogle スプレッドシートへの記録に手間を感じている方もいるかもしれません。また、AIを活用した評価に関心はあるものの、その設定や運用、既存業務への組み込みに難しさを感じていることもあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの実績送信をトリガーとしたAIによる評価とGoogle スプレッドシートへの自動記録が可能になるため、これらの課題解決を支援し業務プロセスの効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した業務実績の人事評価と記録に時間を要している人事担当者の方
- AIによる客観的な人事評価プロセスの導入や、評価基準の統一を検討している方
- Googleスプレッドシートへのデータ入力や転記作業の効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの実績送信からAI評価、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を減らすことができます。
- AIによる評価を組み込むことで評価プロセスが標準化され、属人化しがちな評価業務の負担軽減や、評価基準のばらつき抑制に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームアカウントとGoogle スプレッドシートアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答の送信をフロー起動のきっかけとします。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから送信された業務実績データを基に人事評価コメントを生成するようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とAIによる評価結果を指定のGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、プロンプトに評価の観点や出力形式などの固定値を設定したり、Googleフォームから取得した業務内容や自己評価といった情報を変数として埋め込むことで、より具体的な評価文の生成が可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、フォームの回答内容やAIによる評価結果を記録したいGoogle スプレッドシートのファイルやシートを任意で選択し、どの項目（列）にどの値を記録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
