Gmailでメンバー情報を受信したら、AIで人事評価してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

メンバーからの活動報告や成果報告を都度確認し、人事評価を行う業務は、客観性や迅速性が求められる一方で、担当者にとっては時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、複数のメンバーからの情報を個別に処理し、評価コメントを作成して通知するプロセスは煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメンバー情報を受信した際に、AIが自動で人事評価を行い、その結果をMicrosoft Teamsへ通知するため、これらの課題を解消し、人事評価業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでメンバーからの報告を受け取り、人事評価を行っているマネージャーや人事担当者の方
• AIを活用して、人事評価の客観性を高め、コメント作成の時間を短縮したいと考えている方
• Microsoft Teamsを利用し、評価結果を迅速かつ確実にチームへ共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの情報受信からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の人事評価プロセスが自動化されるため、手作業による評価や通知作成にかかる時間を短縮できます。
• AIが設定された基準に基づいて評価を行うため、評価のばらつきを抑え、人事評価業務の標準化を促進し、属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、メンバー情報が含まれるメールを特定するためのキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。受信したメールの内容を元に、人事評価コメントを生成するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した評価コメントを指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、人事評価の対象としたいメンバーからのメールや特定の報告メールを識別するために、メールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、人事評価コメントを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。評価の観点や重視するポイント、出力するテキストのトーンなどを具体的に指示することが可能です。また、Gmailで受信したメール本文の内容など、前段階で取得した情報をプロンプト内に変数として組み込むこともできます。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知を送信するチャネルやメンションするユーザーを任意で設定できます。通知メッセージの本文も、固定のテキストだけでなく、AI機能で生成された評価コメントやGmailから取得したメンバー名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。