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「契約書や請求書の内容をシステムに手入力する作業、時間がかかって他の業務に手が回らない状況に…」
「スキャンした大量の資料から必要な情報を探し出すのに一苦労…」
このように、紙媒体や画像ファイルに記載された文字情報を扱う業務において、手作業によるデータ入力や確認作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">クラウドストレージに保存された請求書や議事録、画像ファイルなどから自動で文字情報を抽出し、そのデータを必要な場所に転記・保存したり、通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの反復作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に貴重な時間を振り向けることができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。専門的な知識や複雑な準備も必要ないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">クラウド上のファイルをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCR技術を活用して、クラウドストレージ上の様々なファイルから文字情報を抽出し、そのデータを普段お使いのチャットツール、メール、データベースなどに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、面倒な手入力作業から解放され、業務効率が格段に向上し、抽出した情報は自動で共有・蓄積されるため、気になる方はぜひ試してみてください！
<span class="mark-yellow">Dropboxのようなクラウドストレージにアップロードされたファイルを自動でOCR処理し、その結果をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができます。
関連メンバーへの迅速な情報共有や、内容確認の初動を早めることに繋がり、業務のスピードアップが期待できます！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのクラウドストレージに保存されたファイルをOCRでテキスト化し、抽出した情報をZoho Mailといったメールツールで特定の宛先に自動送信する</span>ことができるため、関係者への報告業務や、OCR結果の定期的な共有などを自動化し、コミュニケーションコストを削減します！
<span class="mark-yellow">OneDriveのようなクラウドストレージに置かれた画像やPDFファイルをOCR処理し、そのテキストデータをNotionなどのデータベースサービスに自動で記録・蓄積する</span>ことが可能です。
手作業でのデータ入力の手間を省き、情報の整理や検索性を向上させます！
それではここから代表的な例として、Dropboxに特定のファイルがアップロードされた際に、そのファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出されたテキスト情報をSlackの指定チャンネルに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。Dropboxのアカウント情報を入力する画面に切り替わります。
連携するアカウント情報を入力すると、アクセス権限の確認に進みます。
「許可」をクリックすると、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
検索結果からアプリ名をクリックします。Slackのサインイン画面に移ります。
ワークスペースのURLを入力し、『続行』をクリック。YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックし、連携完了です。
Slack公式：ワークスペースの管理
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Dropboxの指定したフォルダ内で、新規のファイルが追加されたことを定期的に検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
設定ができたら、指定したフォルダにテスト用PDFファイルをアップロードしてください。ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。
今回のテストでは、請求書をアップロードしました。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、以下のような結果が表示されます。
これは、YoomがDropboxに正しくつながり、指定のPDFファイルの情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、指定のフォルダにアップロードされたファイル・フォルダをダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得したPDFファイルから、通知に必要な情報を抽出する設定を行います。設定済みアイコン（水色のサークル）が点灯していますが、中身を確認しましょう。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
設定ができたら下へスクロールします。
設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、レコーディングの音声から文字起こし結果が表示されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値（アウトプット）を使って、Slackへファイル情報を通知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
編集ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、Slackのチャンネルにメッセージが投稿されます。
テストができたら、忘れず保存に進んでくださいね。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
OCR技術を使えば、クラウドに届いた書類や画像から文字情報を抽出し、日々の業務を効率化できます。
たとえば、GmailやOutlookの添付ファイルをOCRで読み取ってMicrosoft ExcelやMediumに反映したり、契約書や名刺データをMicrosoft TeamsやGoogle スプレッドシートに自動登録したりすることも可能です。
Yoomに用意されたテンプレートを活用すれば、誰でも簡単にこうしたフローを構築でき、煩雑な入力作業から解放されます。
クラウドストレージ上のファイルをOCRで自動的に読み取れば、その結果を様々なツールにスムーズに連携できます。<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた書類や画像からの文字起こし、データ入力といった定型業務から解放され、入力ミスを削減しつつ、情報共有のスピードの向上につながるでしょう。</span>
これにより、本来注力すべきコア業務により多くの時間を割けるようになり、組織全体の業務効率改善に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
もしOCR機能をはじめとする自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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