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HRMOSの情報を元にNDAの作成や送信を行っている場合、手動で操作を行うと情報の転記ミスや宛先誤りが発生する可能性があり、業務に支障が出る恐れがあります。
Yoomを活用してHRMOSとfreeeサインを連携させることで、HRMOSの情報をもとにし、NDA（秘密保持契約）の作成から送付にかかる作業を自動化できます。
情報の正確性を維持したままNDAの送付が行えるようになるので、ヒューマンエラーを未然に防止できます。
担当者の負担を軽減し、従来の作業時間を短縮できるので、業務効率の向上も期待できます。
本記事では、HRMOSの情報を用いてNDAを作成し、その後freeeサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、契約手続きの迅速な遂行と人的エラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
この自動化フローでHRMOS内の管理情報を活用することで、従業員の情報をHRMOS側で一元管理し、NDA作成に必要な情報を取得できます。
作業の自動化で手入力が不要になり、人的エラーの発生を最小限に抑えることができます。
例えば、新入社員の入社前のプロセスにおいて、HRMOS内の管理情報がそのままNDAに反映されるので、freeeサイン側で都度入力する手間を省略できます。
個人名や住所情報などの重要項目を手入力する必要がなくなるので、異なる従業員の情報を入力しNDAを送付してしまうなどといったトラブルを減少できるでしょう。
作業の自動化により、HRMOS側で操作を行うだけで、NDAの作成からfreeeサインを用いて契約書を送付するまでの作業を自動化できるので、社員入社時の契約手続きがスピーディに行われます。
例えば、従業員加入時、NDA送付が迅速に行われることで、新入社員は契約書に対し素早くアクションを起こすことができ、スムーズに業務を開始できるようになります。
NDA作成から手続き完了までの時間が短縮されることで、人事担当者や新入社員の責任者はより効率的に必要タスクの処理を行えるようになるかもしれません。
HRMOSを活用してNDAの情報を自動的に抽出し、契約書を生成することで、手作業でのデータ入力や書類作成の手間を削減できます。
例えば、中途入社の社員に対しNDAを送信する場合、HRMOS上で一貫して書類の作成と送付までの処理ができるので、人事担当者が都度freeeサインにアクセスして作業を行う、などの作業負担が軽減されます。
従来の作業行程が省略されることで、担当者は他の重要な業務にリソースを充てられるようになるかもしれません。
では、「HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
HRMOSの情報をChrome拡張機能トリガーとHRMOSのAPIを利用して受け取り、freeeサインの提供するAPIを用いてHRMOSの情報をもとにNDAを作成しfreeeサインでその内容を送付することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはHRMOSをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHRMOSを検索してください。
(2)HRMOSのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)連携するHRMOSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のHRMOSが接続できました。
HRMOSのアプリ連携の方法については、こちらのページも確認しましょう。
(4)次にfreeeサインのアプリ連携を行います。
HRMOSのマイアプリ登録と同様に、freeeサインを選択します。
(5)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、HRMOSのChrome拡張機能トリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HRMOSの情報を用いてNDAを作成しfreeeサインで送付する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクションである、Chrome拡張機能のアイコンの「社員詳細ページから起動」をクリックします。
(3)上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。
(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、HRMOSと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で社員詳細ページからフローボットを起動し、業務基本情報を取得します。
「起動ページのURLサンプル」にテストを実施する HRMOSのURLを入力します。
入力後は［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
なお、このステップでHRMOSに事前に格納されている情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
※拡張機能のインストールは、テンプレートの右上からでも行えます。
(1)次に、2つ目のアクション「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックします。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。
(3)次の画面で「契約書タイトル」や「使用する契約書テンプレートのID」の項目を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように、アカウントの内容から該当する情報が『候補』として展開されます。
任意の情報を選択し、設定しましょう。
(4)『入力項目』の項目は、注釈に沿って情報を入力していきます。
もし、入力する値に日付を指定したい場合には、入力バーをクリック後、【日付をクリック】→【該当する日付の矢印をクリック】→【展開した書式の該当する情報を選択】すると、日付情報を入力・設定できます。
（以下の画面は例として、今日の日付をXXXX-XX-XXの書式で設定したものです。）
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(6)最後に、3つ目のアクション「契約書を送信」をクリックします。
(7)アカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
(8)次の画面で「契約書ID」や「契約書の送信者となるユーザーのID」の項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアカウントに基づく情報やアウトプットを引用できます。
(9)『送り先情報』の項目でも、アウトプットを活用しましょう。
以下の画面は、前ステップで取得したアウトプット【メールアドレス】を引用したものです。
(10)「相手方の複数承認を利用するかどうか」などの項目は、プルダウンから希望する内容を選択できます。
(11)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張トリガーを起動することで、NDAの作成とクラウドサインからの送付までの作業を自動化できます。
HRMOS社員詳細ページからフローを起動できるため、従業員の入退社のタイミングに合わせてNDAの作成や送信を行うことができ、担当者の作業負担を軽減できます。
■概要
採用候補者や業務委託先とのNDA締結において、個別に契約書を作成し、送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業での情報入力は、多忙な中で行うとミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用して、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
さらに、HRMOSの社員情報をもとにNDAを自動で作成し、クラウドサインで送付までを完結させることができ、契約締結業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この自動化フローを導入することで、HRMOSに従業員情報を登録したタイミングでフローを起動できます。
NDAの作成や送付が自動化されることで、業務時間の短縮をすることが可能です。
手作業を削減することで、NDAを送信する件数が多い場合でも、人的エラーを最小限に抑えたまま業務を遂行できるでしょう。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HRMOSに従業員の入社情報を迅速かつ正確に反映させたい方におすすめのフローです。
入社手続きを迅速に行えるようになり、新入社員の業務開始をスムーズにすることができます。
また、情報の追加漏れにより、新入社員がサービスにアクセスできないといった事態を未然に防止できるでしょう。
■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、人事関連の申請承認や従業員情報の登録作業に手間を感じていませんか。特に、コラボフローで承認された内容をHRMOSに従業員情報を手作業で入力する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると、HRMOSに従業員情報が自動で登録できます。これにより、こうした定型業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したHRMOSとfreeeサインのアプリ連携で、HRMOSで管理している情報をもとにNDAの作成から送付までのプロセスが自動的に行えるようになります。
また、日常業務の自動化により、作業時の人的エラーが減少し、新入社員採用後のプロセスのスピードアップが図れます。
さらに、担当者の負担軽減もメリットの一つとしてあげられるので、業務環境の改善にも役立つことでしょう。
この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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