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契約締結手続きのデジタル化が進むなか、書類の作成から対象送付先へ書類を送信するまでのプロセスの効率化は、企業にとって重要な課題といえるでしょう。
特に人事部門では、NDA（秘密保持契約）の作成や管理に多くの時間を要し、担当者の負担となっているかもしれません。
Yoomを活用したHRMOSとGMOサインのアプリ連携を業務に取り入れることで、HRMOSの情報をもとに書類が自動作成されるので、入力・転記ミスが減少します。
また、作成した書類をGMOサインで対象者に安全かつ的確に自動送付できるので、異なる従業員に重要情報を誤送付してしまうトラブルを未然に回避できます。
本記事では、HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、契約プロセスの効率化と担当者の負担軽減が実現できるのでぜひご覧ください。
HRMOSとGMOサインを連携し、HRMOSの情報をもとにNDAを作成し書類を送付するまでのプロセスを自動化することで、契約書作成から送付にかかる時間を短縮できます。
例えば、この連携により新入社員の入社手続きのプロセスなどがスムーズに運び、入社までに手続きが完了していなかったといったエラーを防ぐことができるかもしれません。
また、手続きのプロセスを自動化することで、契約書が送付できていなかったといった事態も未然に防ぐことが期待できます。
HRMOSに登録されている従業員情報を活用して、NDAを自動生成し、GMOサインで書類を送付することで手作業による入力ミスや記載漏れを防ぐことができます。
例として、社員の新規採用時に候補者へNDAを送付する際、HRMOS側の正確な情報を契約書類に自動で反映し、GMOサインで安全に送付できるので、人的エラーの発生が最小限に抑えられます。
情報の入力作業から契約書の送付までの手動プロセスを減らすことで、業務の精度向上が期待できます。
この自動化フローを導入することで、担当者が都度情報を確認し、書類を手動作成する手間を省くことができます。
例えば、入社手続きで個人にNDAを送付する場合、HRMOS側の操作をトリガーにして書類作成から、GMOサインで書類を送付するまでの作業を自動化できるので、従来の手動作業の行程が減少します。
業務負担が軽減することで、担当者は余裕をもって業務に従事できるようになるかもしれません。
では、「HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
HRMOSの情報を用いてNDAを作成したことをHRMOSのAPIを利用して受け取り、GoogleドキュメントのAPIを活用してその内容をもとに契約書を自動作成し、GMOサインの提供するAPIを用いてGMOサインでその内容を送付することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはHRMOSをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHRMOSを検索してください。
(2)HRMOSのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)連携するHRMOSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のHRMOSが接続できました。
HRMOSのアプリ連携の方法については、こちらのページも確認しましょう。
(4)次に、Googleドキュメントのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleドキュメントの接続が完了しました。
(6)次にGMOサインのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、GMOサインを選択します。
(5)「アカウント名」と「アクセストークン」に【GMO】を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
(1)まず、HRMOSのChrome拡張機能トリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクションである、Chrome拡張機能のアイコンの「社員詳細ページから起動」をクリックします。
(3)上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。
(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、HRMOSと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で社員詳細ページからフローボットを起動し、業務基本情報を取得します。
「起動ページのURLサンプル」にテストを実施する HRMOSのURLを入力しましょう。
入力後は［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
なお、このステップでHRMOSに事前に格納されている情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
※拡張機能のインストールは、テンプレートの右上からでも行えます。
(1)次に、2つ目のアクション「書類を発行する」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)「雛形書類の連携」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が『候補』として展開され、この中から該当する情報を選択できます。
(4)「発行書類」の項目にも情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(5)「書類を発行する」を利用するには、あらかじめ「Google ドキュメント」または「Googleスプレッドシート」にて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。
雛形書類をこちらの設定方法に従って、作成しておきましょう。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考に問題解消をお試しください。
(6)雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
今回は「置換対象の文字列」を【契約締結日】に指定し、「置換後の文字列」は今日の日付に置き換えるよう設定します。
入力項目にフローボットを起動する『今日』の日付情報を指定したい場合には、以下の画像のように入力バーをクリックし、展開した情報の『日付』→『今日の矢印』→希望する書式で設定を行ってください。
(7)問題なく置換条件を取得し、運用に沿った設定を行ったら、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックしてください。
(1)続いて、3つ目のアクション「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
GMOサインでの署名依頼方法は、事前にこちらをご確認ください。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「シークレットキー」と「顧客ID」の項目は、GMOサイン側で情報を取得し、入力します。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)次に、4つ目のアクション「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
(6)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「シークレットキー」や「顧客ID」などの項目に情報を入力してください。
「アクセストークン」は、入力バーをクリックすることで、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(7)「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは発行した書類に対しアウトプットを使用するように設定しています。
(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(9)最後に、5つ目のアクション「封筒への署名依頼」をクリックしてください。
(10)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「シークレットキー」や「顧客ID」などの項目に情報を入力してください。
「署名完了通知メール」や「webhookの利用」は、プルダウンから選択できます。
(11)各項目で前ステップから取得したアウトプットも活用できます。
以下の画像は、「文書コード」の項目に、前ステップから取得したアウトプット【文書コード】を引用したものです。
(12)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもHRMOSを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張トリガーを起動することで、NDAの作成とクラウドサインからの送付までの作業を自動化できます。
HRMOS社員詳細ページからフローを起動できるため、従業員の入退社のタイミングに合わせてNDAの作成や送信を行うことができ、担当者の作業負担を軽減できます。
■概要
採用候補者や業務委託先とのNDA締結において、個別に契約書を作成し、送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業での情報入力は、多忙な中で行うとミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用して、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
さらに、HRMOSの社員情報をもとにNDAを自動で作成し、クラウドサインで送付までを完結させることができ、契約締結業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新入社員や中途入社の社員をHRMOSに追加後、スピーディーにNDAの作成と送信ができるフローです。
freeeサインで自動送付することで、NDAを送信する際の宛先誤りなどのトラブルを防ぎ、担当者の負担を軽減できます。
■概要
候補者との面談や採用活動において、NDA（秘密保持契約書）の締結は不可欠ですが、HRMOSの情報を手作業で転記し、freeeサインで送付する作業は手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからChrome拡張機能を使って、ワンクリックでfreeeサインの契約書テンプレートに情報を反映させ、自動で契約書を作成・送付できます。
これにより、煩雑な書類作成業務から解放され、採用活動などのコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
NotionとHRMOSのデータ連携によって、最新情報を迅速に反映でき、情報の登録完了までのタイムラグが短縮されます。
情報の更新忘れや共有ミスなどのトラブルを未然に防止します。
今回紹介したHRMOSとGMOサインのアプリ連携で、HRMOSで管理している情報をもとにNDAの作成からGMOサインでの書類送付までのプロセスを効率化し、担当者の業務負担を軽減できます。
また、日常業務が自動化されることで、作業時の人的エラーが減少し、新入社員採用後の研修開始までのタイムラグ短縮につなげられるでしょう。
この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
